Beskrivning av hantering och lagring av arbetsbokslänkar i Excel

När excel öppnar en målarbetsbok som innehåller arbetsbokslänkar kombineras dynamiskt de delar av arbetsbokslänkarna som lagras i arbetsboken med de delar av den aktuella sökvägen till källarbetsboken som krävs för att skapa en absolut sökväg.

Det är också viktigt att observera att det som visas i formelfältet inte nödvändigtvis är det som lagras. Om källarbetsboken till exempel är stängd visas en fullständig sökväg till filen, även om endast filnamnet kan lagras.

Arbetsböcker som länkar till källarbetsböcker skapas på ett relativt sätt när det är möjligt. Det innebär att den fullständiga sökvägen till källarbetsboken inte registreras, utan snarare den del av sökvägen som gäller målarbetsboken. Med den här metoden kan du flytta arbetsböckerna utan att bryta länkarna mellan dem. Arbetsbokslänkarna förblir dock intakta, men bara om arbetsböckerna finns kvar på samma plats i förhållande till varandra. Om målarbetsboken till exempel är C:\Mydir\Destination.xlsx och källarbetsboken är C:\Mydir\Files\Source.xlsx kan du flytta filerna till D-enheten så länge källarbetsboken fortfarande finns i en undermapp som kallas "Filer".

Relativa länkar kan orsaka problem om du flyttar målarbetsboken till olika datorer och källarbetsboken finns på en central plats.

Hur arbetsbokslänkar lagras varierar på följande sätt:

Lagringstyp 1: Samma enhet med samma mapp eller undermapp

Källarbetsboken finns antingen i samma mapp eller i en underordnad mapp som målarbetsboken. I det här fallet lagrar vi den relativa filsökvägen, till exempel undermapp/source.xlsx och destination.xlsx.

Den här typen fungerar bäst för molnbaserade arbetsböcker och när båda arbetsböckerna flyttas.

Lagringstyp 2: Samma enhet men med olika mappar på samma nivå

Käll- och målarbetsböckerna finns på samma enhet, men i olika syskonmappar. I det här fallet lagrar vi en serverrelativ sökväg, till exempel /root/parent/sibling1/source.xlsx och /root/parent/syskon2/destination.xlsx.

Den här typen fungerar bäst om målarbetsboken flyttas inom samma enhet, men källarbetsboken ligger kvar på samma plats.

Lagringstyp 3: Olika enheter

Källarbetsboken finns på en annan enhet än målarbetsboken. Till exempel finns målarbetsboksmappen på C-enheten och källarbetsboksmappen finns på H-enheten. I det här fallet lagrar vi den absoluta sökvägen, till exempel H:\folder\source.xlsx eller https://tenant.sharepoint.com/teams/site/folder/source.xlsx.

Den här typen fungerar bäst om målarbetsboken flyttas, men källarbetsboken ligger kvar på samma plats. Detta förutsätter att målarbetsboken fortfarande kan komma åt källarbetsboken.

Om källarbetsboken finns i mappen XLStart, alternativ startfil eller biblioteksmapp skrivs en egenskap som anger en av dessa mappar, och endast filnamnet lagras.

Excel känner igen två xlstartmappar som automatiskt öppnar filer vid start. De två mapparna är följande:

XLStart-mappen som finns i användarens profil är XLStart-mappen som lagras som en egenskap för arbetsbokslänken. Om du använder XLStart-mappen som finns i Office-installationsmappen behandlas den XLStart-mappen som vilken mapp som helst på hårddisken.

Namnet på Office-mappen ändras mellan olika versioner av Office. Namnet på Office-mappen kan till exempel vara Office14, Office15 eller Office16, beroende på vilken version av Office du kör. Den här mappnamnsändringen gör att arbetsbokslänkar bryts om du flyttar till en dator som kör en annan version av Excel än den version där länken upprättades.

• XLStart-mappen som finns i Office-installationsmappen, till exempel C:\Program Files\Microsoft Office\<Office-mapp>\XLStart

• XLStart-mappen som finns i användarens profil, till exempel C:\Documents and Settings\<användarnamn>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart

När en källarbetsbok länkas upprättas arbetsbokslänken baserat på hur källarbetsboken öppnades. Om arbetsboken öppnades över en mappad enhet skapas arbetsbokslänken med hjälp av en mappad enhet. Arbetsbokslänken förblir så oavsett hur källarbetsboken öppnas i framtiden. Om källarbetsboken öppnas med en UNC-sökväg återgår inte arbetsbokslänken till en mappad enhet, även om det finns en matchande enhet. Om du har både UNC- och mappade enhetsarbetsbokslänkar i samma fil, och källarbetsböckerna är öppna samtidigt som målarbetsboken, kommer bara de länkar som matchar hur källarbetsboken öppnades att reagera som hyperlänk. Om du öppnar källarbetsboken via en mappad enhet och ändrar värdena i källarbetsboken uppdateras bara de länkar som skapas till den mappade enheten omedelbart.

Arbetsbokslänken som visas i Excel kan också se annorlunda ut beroende på hur arbetsboken öppnades. Arbetsbokslänken kan se ut att matcha antingen unc-rotresursen eller rotenhetsbeteckningen som användes för att öppna filen.

Det finns flera omständigheter då arbetsbokslänkar mellan arbetsböcker oavsiktligt kan peka på felaktiga platser. Följande är två av de vanligaste scenarierna.

Scenario 1

1. Du mappar en enhet under roten på en resurs. Du mappar till exempel enhet Z till \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. Du skapar arbetsbokslänkar till en källarbetsbok som lagras på den mappade platsen när du har öppnat målarbetsboken via den mappade enheten.

3. Du öppnar målarbetsboken med en UNC-sökväg.

4. Därför bryts arbetsbokslänken.

Om du stänger målarbetsboken utan att spara den ändras inte arbetsbokslänkarna. Men om du sparar målarbetsboken innan du stänger den sparar du arbetsbokslänkarna med den aktuella brutna sökvägen. Mapparna mellan resursens rot och den mappade mappen lämnas utom sökvägen. I exemplet ovan ändras länken till \\MyServer\MyFolder1. Med andra ord tas resursnamnet bort från filsökvägen.

Scenario 2

1. Du mappar en enhet under roten på en resurs. Du mappar till exempel enhet Z till \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. Du öppnar filen med en UNC-sökväg eller en mappad enhet som mappats till en annan mapp på resursen, till exempel \\MyServer\MyShare\MyFolder2.

3. Därför bryts arbetsbokslänken.

Om du stänger målarbetsboken utan att spara den ändras inte arbetsbokslänkarna. Men om du sparar målarbetsboken innan du stänger den sparar du arbetsbokslänkarna med den aktuella brutna sökvägen. Mapparna mellan resursens rot och den mappade mappen lämnas utom sökvägen. I exemplet ovan ändras länken till \\MyServer\MyFolder1. Med andra ord tas resursnamnet bort från filsökvägen.