Du kan använda Access för att arbeta offline med data som är länkade till SharePoint-listor. Det kan till exempel vara användbart om du behöver vara borta från kontoret eller behöver fortsätta arbeta när en server inte är tillgänglig eller om du har förlorat anslutningar till servern.
Översikt
Innan du arbetar offline med data från en SharePoint-webbplats måste du först skapa länkar mellan Access-tabellerna och SharePoint-listorna. Du kan sedan ta listorna offline för att uppdatera eller analysera dem med hjälp av Access. När du ansluter igen kan du synkronisera data så att databasen och listorna uppdateras. Om databasen innehåller frågor och rapporter kan du använda dem för att analysera länkade data.
Om du uppdaterar data när du är offline kan du synkronisera ändringarna när Access ansluter till servern igen. Om datakonflikter uppstår – till exempel om någon uppdaterar en post på servern medan en annan person uppdaterar samma post offline – kan du lösa konflikten när du synkroniserar.
Du kan länka Access-tabeller till listor på flera olika sätt. Du kan till exempel flytta databasen till en SharePoint-webbplats, som även länkar tabellerna i databasen till listorna på webbplatsen. Du kan också exportera data från en lista i databladsvyn på en SharePoint-webbplats till en Access-tabell. Du kan till exempel använda en rapport i Access för att sammanfatta data. Mer information om hur du länkar till SharePoint-data från Access finns i Importera eller länka till data i en SharePoint-lista.
Arbeta offline med SharePoint-listor i Access
Från och med Access 2010 är arbetet offline med länkade SharePoint-listor mer av en automatisk process som underhålls av Access. Om Access inte kan ansluta till den SharePoint-webbplats där dina länkade SharePoint-listor finns, kanske för att du har förlorat Internetanslutningen, växlar Access till offlineläge. I statusfältet längst ned till höger i Access-fönstret visas ett meddelande om att Alla SharePoint-tabeller är frånkopplade. Om du klickar på Arkiv > Information visas också ett liknande meddelande om att du har kopplat från tabeller. När du är i offlineläge kan du fortsätta att lägga till, redigera och ta bort data i en cachelagrat lokal kopia av SharePoint-listdata.
Access fortsätter att försöka återansluta regelbundet med de länkade listorna på SharePoint-servern. När Access återupprättar en anslutning till SharePoint-webbplatsen visas ett meddelandefält under menyfliksområdet där du tillfrågas om du vill synkronisera dina offlinedata med servern.
Klicka på Synkronisera och Access återansluter till de länkade SharePoint-listorna och försöker sedan sammanfoga alla dataändringar.
Lösa dataändringar i konflikt
En konflikt uppstår när två användare gör en ändring i samma del av en listas data eller struktur. Den användare som skickar in en ändring först lyckas genomföra sina ändringar, men den andra användaren meddelas om en konflikt.
Användare A ändrar till exempel kolumnen Ort för den tredje raden från Dallas till Seattle, och samtidigt ändrar du cellen från Dallas till Houston. Användare A:s ändringar skickas först till servern, följt av ändringarna. Servern informerar dig om en konflikt och låter dig lösa konflikten.
Obs!: En konflikt uppstår även när användare redigerar olika celler på samma rad.
Du kan inte göra några ändringar i en post som har en konflikt förrän du har löst konflikten.
Om Access upptäcker datakonflikter när offlineändringarna synkroniseras med SharePoint-servern visas dialogrutan Lös konflikter .
Gör något av följande:
-
Om du vill lösa den konflikt eller det felmeddelande som visas genom att ignorera ändringarna du gjort i posten klickar du på Ignorera mina ändringar. Dina ändringar kommer att gå förlorade.
-
Om du vill lösa alla väntande konflikter och fel genom att ignorera alla ändringar i listan klickar du på Ignorera alla mina ändringar.
-
Om du vill lösa den konflikt eller det felmeddelande som visas genom att återanvända ändringarna klickar du på Försök igen. Om du och den andra användaren ändrar samma kolumn skriver ändringarna över den andra användarens ändringar. Om du redigerar olika kolumner sammanfogas ändringarna med den andra användarens ändringar.
-
Om du vill lösa alla väntande konflikter och fel genom att återanvända ändringarna klickar du på Försök igen alla mina ändringar.
-
Om du vill visa information om nästa konflikt eller fel klickar du på Nästa i det övre högra hörnet i dialogrutan.
-
Om du vill visa information om föregående konflikt eller fel klickar du på Föregående i det övre högra hörnet i dialogrutan.
-
Om du vill lösa konflikter och fel senare klickar du på Stäng i dialogrutans namnlist.
Anteckningar
-
I informationsrutnätet visas alla kolumner i den aktuella vyn. Om kolumnerna inte visas använder du den vågräta rullningslisten för att rulla eller drar i dialogrutans högerkant för att öka bredden på detaljrutnätet.
Om du vill zooma innehållet i en kolumn klickar du på kolumnen i informationsrutnätet. Dina ändringar och den andra användarens ändringar visas i dialogrutan Fältinformation . Dialogrutan är också användbar för att visa rtf-formateringsändringar.
-
I informationsrutnätet visas Borttagen rad, i stället för en rad med data, om antingen du eller den andra användaren tar bort en rad. Om den andra användaren tar bort raden visas inte namnet på användaren eller datum och tid för borttagningen i dialogrutan. Du kommer inte heller att kunna försöka göra ändringarna igen.
Ställa in alternativ för cachelagringswebbtjänst och SharePoint-tabeller
Standardinställningen för nya databaser i Access 2010 och senare är att använda cachelagringswebbtjänst och SharePoint-länkade tabeller.
-
Använd ett cacheformat som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare versioner Markera det här alternativet om du vill att Access ska cachelagra en lokal kopia av länkade data. Den här inställningen kan ge bättre prestanda när du arbetar med länkade data. Med det här alternativet går det fortare att läsa in och visa länkade data.
-
Rensa cacheminne vid stängning Markera det här alternativet om du vill att Access ska rensa alla lokalt cachelagrade data från minnet när du stänger databasen.
-
Inget cacheminne Markera det här alternativet om du vill att Access inte ska cachelagra en lokal kopia av data medan du arbetar med länkade SharePoint-datakällor.
Obs!: Alternativen Rensa cacheminne vid stängning och Inget cacheminne är inte tillgängliga om du har avmarkerat inställningen Använd ett cacheformat som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare versioner.
Kan jag arbeta offline manuellt i Access?
Om du vill ha manuell kontroll över att arbeta offline med länkade SharePoint-data i Access måste du ta bort inställningen Använd cacheformatet som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare för den aktuella databasen som finns i dialogrutan Access-alternativ. Se föregående avsnitt om hur du hittar och anger det alternativet.
Obs!: Du kanske uppmanas att stänga och öppna databasen igen när du har ändrat inställningen.
När du har rensat inställningen Använd cacheformatet som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare visas en grupp med webblänkade listor med kommandon på fliken Externa data .
Om du vill arbeta offline med dina SharePoint-listdata i det här läget klickar du på Arbeta offline.
Om du vill synkronisera dina offlinelistor med data från servern klickar du på Synkronisera.
Om du vill återansluta de länkade tabellerna när du har jobbat offline klickar du på Arbeta online.
