I den här artikeln förklaras hur du anger ett standardvärde för ett tabellfält eller för en kontroll i ett formulär i en Access-databas. Standardvärdena som du anger visas i fältet eller kontrollen när du skapar en ny post i databasen.
Innehåll
Förstå standardvärden
Du lägger till ett standardvärde för ett tabellfält eller en formulärskontroll när du vill att ett värde automatiskt ska anges för en ny post i Access. Du kan till exempel välja att dagens datum alltid ska läggas till i nya order i Access.
Vanligtvis lägger du till ett standardvärde för dina tabellfält. Du lägger till värdet genom att öppna tabellen i designvyn och anger sedan ett värde i fältets standardvärde. Om du anger ett standardvärde för ett tabellfält, används värdet för alla kontroller i Access som baseras på det fältet. Ange ett standardvärde för dina formulärkontroller om du inte binder en kontroll till ett tabellfält eller om du länkar till data i andra tabeller.
Du kan ange ett standardvärde för tabellfält med datatyperna Kort text, Lång text, Tal, Datum/tid, Valuta, Ja/Nej och Hyperlänk. Om du inte anger något värde anges fältets värde till noll (tomt) tills du anger ett värde. När du har definierat ett standardvärde används det värdet för nya poster som du lägger till. Om du vill kan du ändra värdet i en post från standardvärdet till ett annat värde om inte ett verifieringsuttryck förhindrar detta.
Ange ett standardvärde för ett tabellfält
När du anger ett standardvärde för ett tabellfält visar alla kontroller som du binder till det fältet standardvärdet.
Ange ett standardvärde
-
Högerklicka på tabellen som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
-
Markera fältkontrollen du vill ändra.
-
Ange ett värde i egenskapsrutan Standardvärde på fliken Allmänt.
Värdet som du kan ange beror på vilken datatyp som anges för fältet. Skriv till exempel =Datum() om du vill infoga dagens datum i ett datum/tid-fält. Exempel på standardvärden finns i Exempel på standardvärden längre ned i den här artikeln.
-
Spara ändringarna.
Ange ett standardvärde för en kontroll
I vanliga fall anger du bara ett standardvärde för en kontroll om du inte binder kontrollen till ett tabellfält, eller om du länkar till data i en annan tabell.
Ange ett standardvärde
-
Högerklicka på formuläret som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
-
Högerklicka på kontrollen som du vill ändra och klicka sedan på Egenskaper eller tryck på F4.
-
Klicka på fliken Alla på egenskapssidan, leta reda på egenskapen Standardvärde och ange sedan ditt standardvärdet.
-
Spara ändringarna genom att trycka på CTRL+S.
Ange en standardrad för en listruta eller kombinationsruta
Som standard visar kontroller för listrutor och kombinationsrutor två typer av listor: värdelistor och uppslagslistor. En värdelista är en hårdkodad lista med objekt som finns i egenskapen Radkälla för en listrutekontroll eller kombinationsrutekontroll. En uppslagslista hämtar däremot data från ett uppslagsfält (ett fält som använder en fråga för att hämta data från en annan tabell) och data läses sedan in i en kombinationsrutekontroll.
Du kan ange vilka objekt som visas som standard för värdelistor och uppslagslistor, men du gör på olika sätt beroende på typen av lista. Följande anvisningar förklarar hur du anger standardvärden för en värdelista och en uppslagslista.
Ange ett standardvärde för en värdelista
-
Högerklicka på formuläret som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
-
Högerklicka på listrutekontrollen eller textrutekontrollen och klicka sedan på Egenskaper eller tryck på F4.
-
Se till att egenskapen Radkälla innehåller en lista med värden. Objekt i en värdelista omges av dubbla citattecken och avgränsas med semikolon. Du kan till exempel se en lista som ser ut så här: "Bra";"Skaplig";"Dålig".
-
Om egenskapen Radkälla innehåller en fråga (en textsträng som börjar med SELECT) går du till nästa uppsättning steg.
-
Skriv följande i egenskapen Standardvärde:
[kontrollnamn].ItemData(n)
I det här fallet är kontrollnamn listrutekontrollens eller kombinationsrutekontrollens namn och n är siffran för listobjektet som du vill ange som standardvärde. Om du inte vet vad kontrollen heter tittar du på värdet i egenskapen Namn högst upp på egenskapssidan.
Anta att du har en kombinationsrutekontroll som heter Ägare, och du vill använda det tredje värdet i listan som standardvärde. Skriv följande i egenskapsrutan Standardvärde:
[Ägare].ItemData(2)
Du skriver 2 i stället för 3 eftersom ItemData är nollbaserad, vilket innebär att den börjar räkna på noll i stället för ett.
-
Spara ändringarna och växla sedan tillbaka till formulärvyn. Ditt valda standardvärde ska visas i listrutan eller kombinationsrutan när du lägger till en post i databasen.
Ange ett standardvärde för en uppslagslista
-
Öppna tabellen som innehåller källdata för uppslagsfältet i databladsvyn.
-
Observera nyckelvärdet som har kopplats till objektet som du vill ange som standardvärde.
Obs!: Som standard döljs primär- och sekundärnyckelfält i Access. Om du inte ser nyckelfältet högerklickar du på en cell i tabellens rubrikrad, klickar på Ta fram kolumner och markerar nyckelfältet i dialogrutan Ta fram kolumner och klickar på Stäng.
-
Högerklicka på tabellen som innehåller uppslagsfältet i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
-
Markera uppslagsfältet och skriv in nyckelvärdet som du antecknade i steg 1 och 2 i egenskapsrutan Standardvärde på fliken Allmänt. Det här är värdet som motsvarar listobjektet som du vill ange som standardvärde.
Anta till exempel att du har 10 leverantörer och du vill att den mest använda leverantörens namn ska visas som standard. I så fall letar du reda på det unika nyckelvärdet som identifierar leverantören och anger det värdet i egenskapsrutan Standardvärde för fältet för sekundärnyckeln.
-
Spara ändringarna, växla till databladsvyn och ange en ny post. Ditt standardvärde visas i uppslagsfältet när du lägger till posten.
Exempel på standardvärden
I följande tabell visas och beskrivs vissa standardvärden. Du kan anpassa de här exemplen för användning med dina egna data.
|
Uttryck |
Standardfältvärde |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (observera att du måste omge värdet med citattecken om det innehåller skiljetecken) |
|
"" |
En nollängdssträng |
|
Datum( ) |
Dagens datum |
|
=Yes |
"Yes" visas på datorns lokala språk |
