Du kan komma åt en annan persons postlåda om du har beviljats rätt behörighet till postlådan.
Tänk dig följande scenarier:
-
En chef behöver en assistent som kan övervaka en specifik mapp i hans eller hennes postlåda. I det här scenariot får en assistent rätt behörighet till en mapp i en chefs postlåda, men beroende på vilka behörigheter som beviljas kan de bara svara som sig själva om de svarar på ett meddelande.
-
En chef behöver en assistent som kan övervaka e-post på hans eller hennes vägnar. I det här scenariot får en assistent rätt behörighet till en chefs mapp eller postlåda, men när de svarar på meddelanden visas deras svar som att de kommer för chefens räkning. Den här typen av delning kräver ombudsbehörigheter . Mer information om hur du konfigurerar ombudsbehörigheter finns i Tillåta att meddelanden skickas åt dig när du delar en mapp eller postlåda.
: Du kan bara dela mappar eller postlådor med ett arbets- eller skolkonto med kvalificerande Microsoft 365-prenumerationer eller arbets- eller skolkonton som hanteras av Exchange Online.
Välj ett flikalternativ nedan för den version av Outlook du använder. Vilken version av Outlook har jag?
: Om stegen under den här fliken Ny Outlook inte fungerar kanske du inte använder nya Outlook för Windows ännu. Välj den klassiska fliken Outlook och följ de stegen i stället.
Dela och komma åt en mapp eller postlåda i nya Outlook
Det finns två sätt att interagera med delade mappar: du kan vara ägare till en postlåda som vill dela en eller flera mappar eller hela postlådan.
-
Mapp- eller postlådeägare: Du äger mappen och bestämmer dig för att dela den med andra. Du anger lämpliga behörighetsnivåer för dem som du vill dela mappen med.
-
Inbjuden: När någon delar en mapp eller postlåda med dig får du en inbjudan att dela en mapp. När du accepterar inbjudan visas mappen i mappfönstret. Vad du kan göra i en delad mapp beror på vilka behörighetsnivåer som angetts.
Ägare av mapp eller postlåda: Dela en mapp eller postlåda med andra
Om du vill dela en eller flera mappar eller dela hela postlådan med andra i organisationen gör du så här:
-
Navigera till den mapp som du vill dela.
-
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
-
Om personen inte redan finns med i listan över personer som du delar med i mappfönstret i behörighetsfönstret väljer du
-
Ange namnet eller e-postadressen till den person som du ger behörighet till och välj sedan Lägg till.
-
I listan med namn i mappfönstret Behörigheter väljer du namnet på den person som du just lagt till.
-
I avsnittet Behörigheter väljer du listrutan Behörighetsnivå och väljer de behörigheter som du vill ge användaren. Om du är osäker på vilken behörighetsnivå du ska välja läser du avsnittet Alternativ för att dela en mapp nedan.
-
Bekräfta delningsinställningarna och klicka på OK. Den person som du delar med får ett e-postmeddelande om att du har delat en mapp med dem.
: Om du vill dela en undermapp måste du följa samma process, men även dela de överordnade mapparna.
Ägare av mapp eller postlåda: Ta bort delningsbehörigheter
-
Navigera till mappen du delar.
-
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
-
Välj den person du delar med och välj sedan Ta bort ikon.
Inbjuden: Acceptera och visa en mapp eller postlåda som delas med dig
När någon delar en mapp med dig skickas ett e-postmeddelande för att meddela dig. Du kan nu lägga till detta i mappfönstret så att du kan komma åt det.
-
Högerklicka på Delas med mig i mappfönstret.
-
Välj Lägg till delad mapp eller postlåda.
-
Ange e-postadressen eller namnet på den person som delade en mapp med dig och klicka på Lägg till.
-
Namnet på personen visas under noden Delas med mig. Expandera noden om du vill visa alla mappar som personen har delat med dig.
Inbjuden: Ta bort den delade mappen eller postlådan från mappfönstret
Om du bestämmer dig för att du inte längre vill se den andra personens postlåda eller mapp varje gång du öppnar nya Outlook högerklickar du på mappen och väljer Ta bort delad mapp.
Alternativ för att dela en mapp
När du delar en mapp kan du ange behörigheter som definierar vad varje användare som har åtkomst till mappen kan göra. Om du väljer ett alternativ i listrutan Behörighetsnivå utlöses behörigheterna Läsa, Skriva, Annan och Ta bort . Skärmbilden till höger visar vilken behörighetsnivå som väljs automatiskt när du väljer behörighetsnivå i Publiceringsredigeraren.
: Om du tar bort en av kryssrutorna som är kopplade till en behörighetsnivå ändras nivån till Anpassad.
I tabellen nedan beskrivs vilken typ av behörighet som beviljas beroende på vilken behörighetsnivå du har angett.
|
behörighetsnivå |
Uppgifter som en delningsanvändare kan utföra |
|---|---|
|
Ägare |
Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt i den delade mappen. Som ägare kan en användare ändra de behörigheter som andra har för mappen. |
|
Publicerande redaktör |
Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt samt skapa undermappar. |
|
Redaktör |
Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt. |
|
Publicerande författare |
Skapa och läsa objekt, skapa undermappar samt ändra och dela de objekt som du skapar. |
|
Författare |
Skapa och läsa objekt samt ändra och ta bort objekt och filer som du skapar. |
|
Icke-redigerande författare |
Skapa och läsa objekt samt ta bort objekt som du skapar. |
|
Granskare |
Endast läsa objekt. |
|
Deltagare |
Endast skapa objekt. |
|
Inga |
Det går inte att utföra någon aktivitet. Användaren står kvar på behörighetslistan men har inga behörigheter och kan inte öppna mappen. |
|
Anpassad |
Utföra aktiviteter som mappägaren har angett. |
Ägare av mapp eller postlåda: Bevilja behörigheter till en mapp
-
Högerklicka på mappen du vill dela i mappfönstret och välj sedan Egenskaper.
-
Du hittar de användare eller kontaktgrupper som du vill dela mappen med genom att gå till fliken Behörigheter och välja Lägg till under Behörigheter.
-
Markera önskade användare och kontaktgrupper i den globala adresslistan och klicka på Lägg till varje gång som du markerar en ny. Efterhand som du lägger till användare eller grupper dyker de upp i rutan till höger om knappen Lägg till. När du har lagt till användarna klickar du på OK.
-
Välj den användare du vill dela med och välj behörighetsnivå i listrutan.
-
Behörigheterna sträcker sig från Ägare (som har fullständiga rättigheter) till Deltagare (som är den mest begränsade rättighetsnivån).
-
När du har valt en behörighetsnivå kan du finjustera behörigheten genom att markera knappar eller markera och avmarkera rutor. Om du gör det ändras värdet i Behörighetsnivå till Egen för användaren eller gruppen.
I det exempel som visas här har Katarina och Anna tilldelats de fördefinierade behörighetsnivåerna Författare och Publicerande redaktör. Magnus har tilldelats nivån Redaktör, som sedan har anpassats så att han ska kunna ta bort sina egna objekt.
-
Ange olika behörigheter för andra användare eller grupper genom att upprepa steg 2 till 6.
-
Klicka på OK.
Inbjuden: Åtkomst till en annan persons mapp eller postlåda i klassiska Outlook
Om du använder den klassiska versionen av Outlook visas postlådan som du beviljats åtkomst till automatiskt i mapplistan. I exemplet nedan beviljades Adam Barr åtkomst till Kim Akers postlåda. Kims postlåda visas automatiskt i Adams mapplista.
: Om du nyligen har beviljats åtkomst till postlådan kan det ta några timmar innan den andra användarens postlåda visas i mapplistan.
Vad du kan göra i den här postlådan beror på vilka behörighetsnivåer du beviljades av den person som delade postlådan med dig.
Dela och komma åt en mapp eller postlåda i Outlook på webben
Det finns två sätt att interagera med delade mappar: du kan vara ägare till en postlåda som vill dela en eller flera mappar eller hela postlådan.
-
Mapp- eller postlådeägare: Du äger mappen och bestämmer dig för att dela den med andra. Du anger lämpliga behörighetsnivåer för dem som du vill dela mappen med.
-
Inbjuden: När någon delar en mapp eller postlåda med dig får du en inbjudan att dela en mapp. När du accepterar inbjudan visas mappen i mappfönstret. Vad du kan göra i en delad mapp beror på vilka behörighetsnivåer som angetts.
Ägare av mapp eller postlåda: Dela en mapp eller postlåda med andra
Om du vill dela en eller flera mappar eller dela hela postlådan med andra i organisationen gör du så här:
-
Navigera till den mapp som du vill dela.
-
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
-
Om personen inte redan finns med i listan över personer som du delar med i mappfönstret i behörighetsfönstret väljer du
-
Ange namnet eller e-postadressen till den person som du ger behörighet till och välj sedan Lägg till.
-
I listan med namn i mappfönstret Behörigheter väljer du namnet på den person som du just lagt till.
-
I avsnittet Behörigheter väljer du listrutan Behörighetsnivå och väljer de behörigheter som du vill ge användaren. Om du är osäker på vilken behörighetsnivå du ska välja läser du avsnittet Alternativ för att dela en mapp nedan.
-
Bekräfta delningsinställningarna och klicka på OK. Den person som du delar med får ett e-postmeddelande om att du har delat en mapp med dem.
: Om du vill dela en undermapp måste du följa samma process, men även dela de överordnade mapparna.
Ägare av mapp eller postlåda: Ta bort delningsbehörigheter
-
Navigera till mappen du delar.
-
Högerklicka på mappen och välj Delning och behörigheter.
-
Välj den person du delar med och välj sedan Ta bort ikon.
Inbjuden: Acceptera och visa en mapp eller postlåda som delas med dig
När någon delar en mapp med dig skickas ett e-postmeddelande för att meddela dig. Du kan nu lägga till detta i mappfönstret så att du kan komma åt det.
-
Högerklicka på Delas med mig i mappfönstret.
-
Välj Lägg till delad mapp eller postlåda.
-
Ange e-postadressen eller namnet på den person som delade en mapp med dig och klicka på Lägg till.
-
Namnet på personen visas under noden Delas med mig. Expandera noden om du vill visa alla mappar som personen har delat med dig.
Inbjuden: Ta bort den delade mappen eller postlådan från mappfönstret
Om du bestämmer dig för att du inte längre vill se den andra personens postlåda eller mapp varje gång du öppnar nya Outlook högerklickar du på mappen och klickar på Ta bort delad mapp.
Alternativ för att dela en mapp
När du delar en mapp kan du ange behörigheter som definierar vad varje användare som har åtkomst till mappen kan göra. Om du väljer ett alternativ i listrutan Behörighetsnivå utlöses behörigheterna Läsa, Skriva, Annan och Ta bort . Skärmbilden till höger visar vilken behörighetsnivå som väljs automatiskt när du väljer behörighetsnivå i Publiceringsredigeraren.
: Om du tar bort en av kryssrutorna som är kopplade till en behörighetsnivå ändras nivån till Anpassad.
I tabellen nedan beskrivs vilken typ av behörighet som beviljas beroende på vilken behörighetsnivå du har angett.
|
behörighetsnivå |
Uppgifter som en delningsanvändare kan utföra |
|---|---|
|
Ägare |
Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt i den delade mappen. Som ägare kan en användare ändra de behörigheter som andra har för mappen. |
|
Publicerande redaktör |
Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt samt skapa undermappar. |
|
Redaktör |
Skapa, läsa, ändra och ta bort alla objekt. |
|
Publicerande författare |
Skapa och läsa objekt, skapa undermappar samt ändra och dela de objekt som du skapar. |
|
Författare |
Skapa och läsa objekt samt ändra och ta bort objekt och filer som du skapar. |
|
Icke-redigerande författare |
Skapa och läsa objekt samt ta bort objekt som du skapar. |
|
Granskare |
Endast läsa objekt. |
|
Deltagare |
Endast skapa objekt. |
|
Inga |
Det går inte att utföra någon aktivitet. Användaren står kvar på behörighetslistan men har inga behörigheter och kan inte öppna mappen. |
|
Anpassad |
Utföra aktiviteter som mappägaren har angett. |
