Du kan använda Office-programmen för att spara eller konvertera filer till PDF-format så att du kan dela dem eller skriva ut dem med kommersiella skrivare. Och du behöver inte någon annan programvara eller något annat tillägg.
Använd PDF-format när du vill ha en fil som:
-
Visas på samma sätt på de flesta datorer.
-
Har en mindre filstorlek.
-
Har ett branschformat.
Exempel är meritförteckningar, juridiska dokument, nyhetsbrev, filer som är avsedda att läsas (inte redigeras) och skrivas ut samt filer som är avsedda för professionell utskrift.
:
-
Många program, bland annat Microsoft Word, kan öppna och redigera PDF-filer. Att bara dela något som en PDF-fil räcker inte för att garantera att mottagaren inte kan redigera filen.
-
När du konverterar kalkylbladet till en PDF-fil försvinner de interna länkarna i kalkylbladet under konverteringen, så länkarna måste verifieras. Externa länkar till andra källor kommer dock att bli bra.
Om du behöver stegvisa anvisningar väljer du ett Office-program i den nedrullningsbara listrutan.
-
Öppna tabellen eller rapporten som du vill publicera som PDF.
-
Välj PDF eller XPS i gruppen Exportera på fliken Externa data.
-
Skriv eller välj ett namn för dokumentet i fältet Filnamn .
-
Välj PDF (*.pdf) i listan Filformat.
-
Om dokumentet kräver hög utskriftskvalitet väljer du Standard (publicera online och skriva ut) .
-
Om filstorlek är viktigare än utskriftskvalitet väljer du Minsta storlek (publicera online).
-
-
Välj Alternativ om du vill ange vilken sida som ska skrivas ut, välja om markeringar ska skrivas ut eller välja utdataalternativ. Välj OK .
-
Välj Publicera.
-
Om filen har sparats tidigare väljer du Arkiv > Spara en kopia.Om filen inte har sparats väljer du Arkiv > Spara som.
-
Välj Bläddra för att välja den plats på datorn där du vill spara filen.
-
Välj PDF i listrutan.
-
Välj Spara.
Välj Fler alternativ > Alternativ för att anpassa PDF-filen.
-
Om du bara vill skapa en PDF-fil från några av sidorna i dokumentet väljer du ett alternativ under Sidintervall.
-
Om du vill ta med spårade ändringar i PDF-filen går du till Publicera vad och väljer Dokument som visar markeringar. I annat fall kontrollerar du att Dokument är markerat.
-
Om du vill skapa en uppsättning bokmärken i PDF-filen väljer du Skapa bokmärken med. Välj sedan Rubriker eller, om du har lagt till bokmärken i dokumentet, Word Bokmärken.
-
Om du vill ta med dokumentegenskaper i PDF-filen kontrollerar du att Dokumentegenskaper är markerat.
-
Om du vill göra dokumentet enklare att läsa i skärmläsarprogram väljer du Taggar för dokumentstruktur för tillgänglighet.
-
ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) Det här alternativet återger PDF-dokumentet som version 1.7 PDF som är en arkiveringsstandard. PDF/A hjälper till att säkerställa att ett dokument ser likadant ut när det öppnas i framtiden på en annan dator.
-
Bitmappstext när teckensnitt kanske inte är inbäddade Om teckensnitt inte kan bäddas in i dokumentet använder PDF-filen bitmappsbilder av texten så att PDF-filen ser likadan ut som det ursprungliga dokumentet. Om det här alternativet inte är markerat och filen använder ett teckensnitt som inte kan bäddas in kan PDF-läsaren ersätta det med ett annat teckensnitt.
-
Kryptera dokumentet med ett lösenord Välj det här alternativet om du vill begränsa åtkomsten så att bara personer med lösenordet kan öppna PDF-filen. När du väljer OK Word öppnar rutan Kryptera PDF-dokument, där du kan skriva och ange ett lösenord igen.
Öppna och kopiera innehåll från en PDF-fil i Word
Du kan kopiera valfritt innehåll ur en PDF-fil genom att öppna den i Word.
Gå till Arkiv > Öppna och bläddra till PDF-filen. PDF-innehållet öppnas i en ny fil i Word. Du kan kopiera valfritt innehåll från filen, även bilder och diagram.
Följ de här enkla stegen om du vill spara filen som en PDF-fil i Office för Mac:
-
Välj Arkiv.
-
Välj Spara som.
-
Välj Filformat längst ned i fönstret.
-
Välj PDF i listan med tillgängliga filformat.
-
Ge filen ett namn, om den inte redan har ett, och välj sedan Exportera.
: När du använder Bäst för utskrift kanske hyperlänkarna inte konverteras korrekt. Det här är ett känt problem i Word för Mac.
:
-
När du använder onlinetjänsten är det bara teckensnitt som Microsoft har juridiska rättigheter att använda. Om dokumentationen innehåller anpassat teckensnitt ersätts det och kan orsaka problem. Detta kan undvikas genom att bädda in teckensnitten i dokumentet.
-
Läs mer om att bädda in teckensnitt genom att besöka:
Du kan använda Word, PowerPoint och OneNote för webben för att konvertera dokumentet till en PDF-fil.
-
Välj Arkiv > Skriv ut > Skriv ut (i PowerPoint väljer du ett av tre format).
-
I den nedrullningsbara menyn under Skrivare väljer du Spara som PDF och sedan Spara.
-
I Utforskaren-menyn som öppnas kan du namnge PDF-filen och välja var du vill spara den och sedan välja Spara.
Detta skapar en enkel PDF-fil som bevarar det ursprungliga dokumentets layout och format.
Om du behöver mer kontroll över alternativen för PDF-filen, till exempel lägga till bokmärken, kan du använda skrivbordsappen för att konvertera dokumentet till en PDF-fil. Välj Öppna i skrivbordsappen i verktygsfältet i PowerPoint och OneNote för att börja använda skrivbordsappen. Välj listrutan Redigering först i Word och välj sedan Öppna i skrivbordsappen .
Om du inte äger skrivbordsappen kan du prova eller köpa Microsoft 365.
Om du vill exportera Word-dokument eller Excel-arbetsbok till PDF-format i iOS trycker du på knappen Arkiv längst upp till vänster, väljer Exportera och sedan PDF.
PDF (Portable Document Format) bevarar dokumentformatering och möjliggör delning av dokument. PDF-formatet bibehåller det format som du skapade när filen visas eller skrivs ut. PDF-formatet är också användbart för dokument som ska mångfaldigas med externa tryckmetoder. PDF accepteras av många byråer och organisationer och det finns visningsprogram för fler plattformar än för XPS.
XML Paper Specification (XPS) är ett elektroniskt filformat som skyddar dokumentformatering och möjliggör fildelning. Med XPS-formatet ser du till att filen behåller exakt det format som du har tänkt dig och gör det är svårt att ändra data i filen, när den visas online eller skrivs ut.
: De flesta moderna webbläsare kan öppna och visa en PDF-fil. Om du har ett äldre operativsystem kanske du måste ha en PDF-läsare installerad på enheten, till exempel Acrobat Reader, tillgänglig från Adobe Systems.
