Ett arkivhandlingscenter ska fungera som en central lagringsplats där en organisation kan lagra och hantera alla arkivhandlingar, till exempel juridiska och finansiella dokument. Ett arkivhandlingscenter är ett stöd för hela processen med att hantera arkivhandlingar, från insamling och hantering av arkivhandlingar till kassering.
Webbplatsmallen för arkivhandlingscentret liknar andra SharePoint-webbplatser genom att den fungerar som ett allmänt centrallager för dokument och tillåter samarbete mellan webbplatsanvändare. Webbplatsmallen för arkivhandlingscentret är dock en förkonfigurerad webbplats som utformats för att hjälpa organisationer att implementera hanteringen av arkivhandlingar och program för kvarhållning. Det finns inbyggda funktioner som gör det enklare att hantera arkivhandlingar mer effektivt, exempelvis versionshantering, granskning, hantering av metadata, eDiscovery och anpassningsbar cirkulation av arkivhandlingar.
Obs!: I SharePoint har vi infört lagrings etiketter för att deklarera innehåll som poster, vilket effektivt ersätter behovet att använda Arkiv handlings Center. Om du använder Arkiv handlings Center kan du fortsätta att använda den tillsammans med behållnings etiketterna. Men för att hantera Arkiv handlingar rekommenderar vi att du använder bevarande etiketter i stället för Arkiv handlings Center.
Definiera en plan för hantering av arkivhandlingar
På den högsta nivån ingår två större steg i utformningen av en webbplats för arkivhandlingscenter för att implementera ett program för hantering av arkivhandlingar:
-
En organisation måste ta fram en strategi för hantering av arkivhandlingar samt en formell plan för hantering av arkivhandlingar. Det här är ett samarbete som kräver samordning mellan dem som hanterar arkivhandlingar, efterlevnadsansvariga, IT-personal och informationspersonal.
-
Organisationen måste sedan konfigurera en eller flera webbplatser för arkivhandlingscenter för att implementera en plan för hantering av arkivhandlingar.
I avsnitten nedan anges de huvudsakliga delarna i var och en av de här stegen.
Planera för hantering av arkivhandlingar
Innan en organisation kan konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter som en lösning för hantering av arkivhandlingar bör organisationen utveckla en formell plan för sin strategi för hantering av arkivhandlingar. Vissa delar av en formell plan för hantering av arkivhandlingar är sannolikt unika för enskilda organisationer och företag. Emellertid ingår följande dokument och processer i praktiskt taget alla planer gällande hantering av arkivhandlingar:
Arkivplan En arkivplan beskriver olika dokument eller objekt som en organisation bekräftar som officiella företagsarkivhandlingar. Den anger var dessa arkivhandlingar lagras och innehåller information som särskiljer en viss typ av arkivhandling från en annan. Arkivplanen fungerar som en omfattande samling principer, processer och riktlinjer för att skapa, lagra och hantera arkivhandlingar. En arkivplan bör omfatta alla arkivhandlingar, oavsett media, bland annat papper, bloggar, wiki-sidor, e-post och elektroniska filer. Den måste också ange hur varje arkivhandling klassificeras, skyddas och slutligen förstörs. Den bör också innehålla överväganden gällande särskilda kategorier av arkivhandlingar, till exempel en arkivhandling som är konfidentiell, viktig, privilegierad eller en företagshemlighet. Slutligen måste det i en arkivplan finnas angivet vilka personer som ansvarar för hanteringen av varje typ av arkivhandling.
Arkiv handlings bibliotek Arkiv handlings bibliotek är i stort sett dokument bibliotek som du skapar för att klassificera och lagra viktiga poster. Du skapar ett arkivhandlingsbibliotek för varje typ av arkivhandling som du vill behålla. Arkivhandlingar cirkuleras automatiskt till rätt bibliotek utifrån inställningarna i Ordna innehåll.
Innehållstyper Du skapar innehållstyper för att definiera vilka typer av arkivhandlingar som organisationen behöver lagra och identifierar unika egenskaper för varje typ av arkivhandling. Genom att definiera innehållstyper för särskilda typer av arkivhandlingar kan organisationen säkerställa att var och en av de här innehållsgrupperna hanteras på ett konsekvent sätt. Office-dokument, PDF-filer, TIFF-filer (skannade bilder), e-post, snabbmeddelandekonversationer, videor och fysiska arkivhandlingar kan alla klassificeras och lagras med de innehållstyper som du skapar. En arkivhandling som till exempel kallas "kontrakt" behandlas på samma sätt och på ett konsekvent sätt i SharePoints system för hantering av arkivhandlingar. Att använda innehållstyper för att klassificera och lagra arkivhandlingar är ett annat sätt att använda arkivhandlingsbibliotek.
Kvarhållningsschema Ett kvarhållningsschema anger hur lång tid varje arkivhandlingstyp i arkivplanen måste behållas (dess kvarhållningstid) och process för att göra sig av med den när tiden gått ut (dess kasseringsprocess). Riktlinjerna i ett kvarhållningsschema baseras vanligtvis på juridiska krav, risker för organisationen och affärsbehov. Ett kvarhållningsschema beskriver dessutom vanligtvis de riskhanteringshändelser som bestämmer kvarhållningstiden för varje arkivhandlingstyp.
Dokument med efterlevnadskrav Ett dokument med efterlevnadskrav definierar de regler som måste följas av IT-system för hantering av arkivhandlingar, vilka funktioner de måste ha och vilka typer av regelbunden övervakning de måste ha stöd för för att säkerställa efterlevnad.
-
Formell process för att upphäva dispositionen av arkivhandlingar Den här process, som ofta kallas undantag, beskriver hur en organisation upphäver kasseringen av arkivhandlingar då händelser som tvister, granskningar eller undersökningar inträffar.
-
System för att övervaka och rapportera på vilket sätt arkivhandlingar hanteras För att säkerställa att anställda arkiverar, kommer åt och hanterar arkivhandlingar enligt definierade principer och processer måste ett program för hantering av arkivhandlingar ha en process eller ett system för övervakning och rapportering om hanteringen av arkivhandlingar.
Konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter
När en organisation bedriver detaljerad planering för hantering av arkivhandlingar och utvecklar en formell plan för hantering av arkivhandlingar kan den skapa och konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter som hjälp för att implementera det här programmet.
Du ska utföra följande steg för att konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter:
-
Skapa arkivhandlingsbibliotek eller -listor för att hantera och lagra varje typ av arkivhandling som anges i arkivplanen.
-
Vi rekommenderar att du skapar ett arkivhandlingsbibliotek för varje innehållstyp i arkivplanen.
-
När arkivhandlingar skickas till arkivhandlingscentret cirkuleras de till relevant lista eller biblioteket.
-
-
Skapa kolumner för relevanta dokumentbibliotek, listor eller innehållstyper om du vill bevara och visa metadata för alla arkivhandlingstyper som är angivna i arkivplanen.
-
Ange informationshanteringsprinciper för varje arkivhandlingstyp på webbplatsen för arkivhandlingscenter. Dessa principer bör återspegla de kvarhållningstider och granskningskrav som anges i organisationens arkivplan och kvarhållningsschema.
-
Konfigurera funktionen Ordna innehåll för arkivhandlingar för att cirkulera varje arkivhandlingstyp till lämplig plats. När arkivhandlingar skickas till webbplatsen för arkivhandlingscenter, antingen manuellt eller programmässigt, använder programmet den här funktionen för att bestämma hur den ska klassificera arkivhandlingen på webbplatsen för arkivhandlingscenter och var den ska skickas.
