Få din presentation att fungera med en skärmläsare

Vissa personer som är blinda eller som har mycket nedsatt syn använder en skärmläsare på sin dator. I stället för att läsa text visuellt och se grafik navigerar de genom innehållet så att det läses upp eller presenteras i blindskrift. Så här gör du för att få din presentation att fungera med en skärmläsare:

1. Kontrollera stavningen så att skärmläsaren kan uttala allt innehåll korrekt. Knappen Stavning på menyfliken Hjälpmedel går igenom alla stavfel i presentationen, förutom i alternativtext och beskrivningar. Kontrollera stavningen även på de platserna.

2. Ta med en unik och beskrivande rubrik på varje bild. Användare med skärmläsare förlitar sig på att veta var i presentationen de befinner sig. Använd knappen Bildrubrik på menyfliken Hjälpmedel:

   • Om du inte har något objekt markerat och väljer knappen Bildrubrik markeras rubrikobjektet och textredigeringsläget aktiveras så att du kan ändra rubriken om du vill.

   • Om det inte finns något rubrikobjekt skapas en ny med knappen Bildrubrik och textredigeringsläget aktiveras så att du kan skriva rubriken. Om du inte vill att rubriken ska visas på bilden när du presenterar flyttar du bara rubrikobjektet så att det ligger utanför bildbundna gränser.

   • Om du vill ta en annan textruta eller figur och göra rubriken, markerar du objektet och väljer sedan knappen Bildrubrik. Du kan göra detta även om det redan finns ett rubrikobjekt. Observera att grupper och objekt i en grupp inte kan göras till en rubrik.

   • Välj den nedrullningsbara pilen bredvid knappen Bildrubrik för fler alternativ.

     Tips: Växla till dispositionsvyn för att kontrollera att bilden har den rubrik du vill använda. Rubriken visas i fetstil till höger om bildikonen.

3. Kontrollera att objekten på bilden är i en logisk läsordning. Annars kanske innehållet inte blir meningsfullt för användare med skärmläsare. Välj knappen Markeringsfönster på fliken Hjälpmedel i menyfliksområdet. När skärmläsaren läser den här bilden läser den objekten i omvänd ordning så att de visas i markeringsfönstret. Om du vill ändra läsordningen drar och släpper du objekt till den nya platsen.

4. Lägg till alternativtext för alla grafiska objekt, inklusive bilder, SmartArt, diagram och grupper. Användare med skärmläsare förlitar sig på alternativtexten för att förstå innehållet eftersom de inte kan se det. Lägg till alternativtext:

   1. Välj knappen Alternativtext på fliken Hjälpmedel i menyfliksområdet.

   2. Skriv en beskrivning för objektet. Mer information finns i Allt du behöver veta för att skriva effektiv alternativtext.

5. Om objekten bara är av visuellt intresse och inte är informativa markerar du dem som dekorativa i stället för att lägga till alternativtext. När du läser bilden i Bildspel med en skärmläsare hoppas objekten över. Markera ett eller flera objekt och välj sedan knappen Markera som dekorativ .

6. Om du har ett diagram eller en illustration som har gjorts av många objekt grupperar du objekten och lägger sedan till alternativtext för gruppen. Markera objekten och välj knappen Gruppera på fliken Hjälpmedel i menyfliksområdet. Skärmläsarens användare kan förstå innehållet mycket bättre med en beskrivning av helheten istället för alla delar. Det tar dessutom mindre tid att beskriva hela delen och inte alla delar.

7. För tabeller anger du kolumnrubrikinformation så att den blir lättare att läsa med en skärmläsare. Välj Infoga rubrikrad för att infoga en ny rad i början och göra den till rubrik. Om du bara vill placera den första raden i rubriken väljer du objektet Rubrikrad i listrutan bredvid knappen Infoga rubrikrad . Listrutan innehåller även kommandona Infoga kolumn i sidhuvud och Rubrikkolumn . Använd även en enkel struktur utan sammanfogade eller delade celler. Du kan behöva använda Sammanfoga celler ellerDela celler enligt beskrivningen i Sammanfoga, dela eller ta bort tabellceller för att återställa tabellen till en enkel struktur. 

8. Lägg till relevant hyperlänktext. Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. I stället för att länka till texten Markera här kan du till exempel ta med den fullständiga rubriken på målsidan. Du kan till och med använda webbadressen till sidan om den är kort och beskrivande, till exempel www.microsoft.com. Markera hyperlänken och välj knappen Länktext på menyfliken Hjälpmedel för att ange hyperlänktexten.