Låter följande scenario bekant? Du skickar filen via e-post till flera kollegor. Sedan lägger de alla till sin feedback och ger dig uppgiften att integrera indata från flera kopior av originalet.
Det finns ett bättre sätt att hantera detta. Du kan lagra filen på SharePoint eller Microsoft OneDrive och använda kommandot Dela för att låta andra läsa eller redigera. Sedan finns det bara en kopia att granska som innehåller allas feedback. (Vad de kan göra med filen beror på vilka behörigheter du ger dem.)
Här är processen.
Lägga till SharePoint eller en OneDrive plats i listan med platser i Word
-
I Word väljer du Arkiv > Spara som > Lägg till en plats.
-
Under Lägg till en plats väljer du den molnbaserade tjänst du vill använda (dvs. SharePoint, OneDrive).
-
Slutför inloggningsskärmen som kan visas. Om det behövs kontaktar du IT-avdelningen för ditt användarnamn och lösenord.
-
Observera den nya platsen som nu är tillgänglig i Word fönstret Spara som.
Spara och dela ett dokument
Du kan spara dokumentet på den tillgängliga molnplatsen. Du behöver bara göra detta en gång, varefter alla ändringar kan göras i den delade filen.
-
Välj Arkiv > Spara som i det dokument som ska delas.
-
Dubbelklicka på den plats du vill använda på sidan Spara som (t.ex. OneDrive, SharePoint/Min webbplats)
-
Ange filnamnet och välj sedan Spara. Om du kommer tillbaka till fliken Info klickar du bara på Dela igen.
-
Under Dela med Personer anger du ett namn eller en e-postadress för varje mottagare.
-
Du kan också välja Kan redigera eller Kan visa. Med det första alternativet kan dina kollegor ändra filen. Det andra är säkrare.
-
Du kan också lägga till ett meddelande i rutan under adressraden. Klicka sedan på Dela.
Dela ett redan sparat dokument
Om du redan har sparat en fil i SharePoint eller OneDrive kan du använda de här stegen.
-
Öppna det dokument som du vill dela.
-
Klicka på Arkiv > Dela > Dela med Personer
-
Ange ett namn eller en e-postadress för varje mottagare.
-
Du kan också välja Kan redigera eller Kan visa. Med det första alternativet kan dina kollegor ändra filen. Med det andra alternativet är filen bättre skyddad.
-
Alternativt kan du ange ett meddelande i rutan under adressraden och klicka på Dela.
Sluta dela med någon
Om det behövs kan du stoppa delningsåtkomsten för specifika mottagare.
-
Öppna dokumentet.
-
Välj Arkiv > Dela
-
Under Dela med Personer högerklickar du på de namn du vill ta bort och väljer sedan Ta bort användare.
Mer information om OneDrive och Microsoft 365
-
Information om hur du öppnar ett OneDrive-konto finns i Registrera dig för ett Microsoft-konto.
-
Information om hur du prenumererar på ett Microsoft 365 SharePoint-konto finns på startsidan för Microsoft 365 .
-
Om ditt företag har SharePoint och det är någonting du undrar över kontaktar du din systemadministratör.
