Med Arkivera automatiskt kan du hantera utrymmet i postlådan eller på e-postservern som du använder genom att automatiskt flytta objekt till en arkivplats. Beroende på alternativen slutför Arkivera automatiskt en eller båda av följande alternativ:
-
Flyttar objekt från deras ursprungliga plats, vanligtvis en av dina aktiva mappar, till en arkivmapp.
Var hamnar mina objekt?
Arkivfilen är en typ av Outlook-datafil (.pst). Första gången som Arkivera automatiskt körs skapas arkivfilen automatiskt i: C:\Användare\Ditt_användarnamn\Dokument\Outlook Files\archive.pst
Jag hittar inte mapparna som listas i den här artikeln
Vissa av mapparna kan vara dolda mappar. Mer information om att visa dolda mappar i Windows finns i Visa dolda filer.
-
Tar permanent bort objekt som har passerat föråldringsperioden.
Meddelanden:
-
Om du väljer att objekt ska tas bort arkiveras de inte. Om du väljer att objekt arkiveras kan de inte tas bort med automatisk arkivering. När objekt arkiveras kan de bara tas bort manuellt.
-
Om du har flera Exchange-konton i din Outlook-profil och konfigurerar Arkivera automatiskt för ett konto kommer alla andra Exchange-konton att ha samma inställningar automatiskt.
Mer information om funktionen Arkivera automatiskt finns i Arkivera äldre objekt automatiskt.
Föråldringsperioder för Outlook-objekt
Outlook-objekt som har överskridit föråldringsperioden inkluderas i nästa automatiska arkivering, om inte objektet specifikt har markerats för att undantas. Standarföråldringsperioden för en Outlook-mapp folder är följande:
|
Mapp |
Föråldringsperiod |
|---|---|
|
Inkorgen och Utkast |
6 månader |
|
Skickat och Borttaget |
2 månader |
|
Utkorgen |
3 månader |
|
Kalender |
6 månader |
|
Uppgifter |
6 månader |
|
Anteckningar |
6 månader |
|
Journal |
6 månader |
Obs!: Mappar som du skapar som innehåller samma typ av objekt som Inkorgen, Kalender, Uppgifter, Anteckningar eller Journal har samma standard, sex månaders föråldringsperiod. Till exempel en e-postmapp som du skapar för statusrapporter som tas emot från en kollega eller en kontaktmapp som du skapar för personliga kontakter.
Fastställ åldern på ett objekt
|
Objekttyp |
När föråldringsperioden börjar |
|---|---|
|
E-postmeddelande |
Datum/tid då det togs emot eller när du senast ändrade eller sparade meddelande, vilket som än är det senare. Markerar ett meddelande som läst eller oläst är ett exempel på en meddelandeändring. |
|
Möte, händelse eller avtalad tid i kalendern |
Datumet när du senast ändrade och sparade objektet, vilket som än är det senare. Återkommande objekt arkiveras inte automatiskt. Oavsett senaste lagringsdatum arkiveras endast kalenderobjekt som redan har inträffat. |
|
Uppgift |
Slutförandedatum eller när du senast ändrade och sparade uppgiften. Uppgifter som inte markeras som slutförda arkiveras inte automatiskt. Uppgifter som tilldelats till andra personer arkiveras bara om de har markerats som slutförda. |
|
Obs! |
När du senast ändrade och sparade anteckningen. |
|
Journalpost |
Datumet när journalposten skapades eller när du senast ändrade och sparade posten. |
|
Kontakt |
Kontakter arkiveras inte som standard. Men du kan arkivera dem manuellt. |
Inställningar och alternativ för Arkivera automatiskt
I följande beskrivningar finns inställningar och alternativ som du kan använda när du anpassar Arkivera automatiskt.
Arkivera automatiskt var n dag Välj hur ofta Arkivera automatiskt körs. Arkivering av många objekt samtidigt kan inverka negativt på datorns prestanda. Därför är det bättre att använda Arkivera automatiskt oftare för att minska antalet objekt som bearbetas.
Om du vill inaktivera funktionen Arkivera automatiskt avmarkerar du kryssrutan Arkivera automatiskt var n dag.
Fråga innan Arkivera automatiskt körs Välj om du vill ha en påminnelse som visas innan Arkivera automatiskt bearbetar dina Outlook-objekt. När meddelandena visas kan du klicka på Nej i påminnelsen för att avbryta den Arkivera automatiskt-sessionen.
Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar) Det här alternativet är inaktiverat som standard. Markera den här kryssrutan för att ta bort meddelanden när föråldringsperioden har passerat.
Arkivera eller ta bort gamla objekt Välj det här alternativet om du vill ange eller ändra inställningar som följer. Om den här kryssrutan avmarkeras körs Arkivera automatiskt med standardinställningarna.
Visa arkivmapp i mapplistan Markera den här kryssrutan för att låta arkivmappen visas tillsammans med de andra arbetsmapparna i navigeringsfönstret. Om du inte använder det här alternativet kan du fortfarande öppna din arkivmapp – klicka på fliken Arkiv och gå sedan till Öppna och klicka på Öppna Outlook-datafil.
Ta bort objekt som är äldre än Ange åldern då du vill att objekt ska arkiveras, i dagar, veckor eller månader. Du kan konfigurera en period på en dag upp till max. 60 månader.
Flytta gamla objekt till Markera den här kryssrutan för att arkivera gamla objekt istället för att automatiskt ta bort dem. Standardmappen visas i rutan. Om du använder en annan mapp anger du mapplatsen i rutan eller klickar på Bläddra. När du markerar det här alternativet avmarkeras alternativet Ta bort objekt permanent.
Ta bort objekt permanent Det här alternativet tar bort inaktuella objekt. De flyttas inte och det sparas ingen arkivkopia. När du väljer det här alternativet avmarkeras alternativet Flytta gamla objekt till.
Tillämpa inställningarna på alla mappar nu Det här alternativet används för att tillämpa inställningarna för Arkivera automatiskt, inklusive dina ändringar, på alla mappar. Om du vill ange unika inställningar för en eller flera mappar, så ska du inte välja det här alternativet. Högerklicka istället på mappen, klicka på Egenskaper och gå sedan till Arkivera automatiskt för att ändra inställningar för varje mapp som du vill ändra.
