Använda en skärmläsare för att hämta data från Excel till Access-databaser för skrivbordet

I det här avsnittet

• Förbereda Excel-kalkylbladet för import eller länkning

• Förbereda access-måldatabasen för import

• Importera data

• Skapa en länk till data i Excel

  • Starta guiden Länka kalkylblad

    • Öppna Excel-arbetsboken i Access

    • Använd dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad

  • Använda guiden Länka kalkylblad för att skapa en länk till Excel-data

Förbereda Excel kalkylblad för import eller länkning

Innan du tar data från ett Excel kalkylblad till Access bör du granska kalkylbladet och bestämma hur du vill importera data från det.

• Bestäm om du vill länka till eller importera hela kalkylbladet eller bara en del av det. Om du bara vill flytta en del av ett kalkylblad till Access kan du definiera ett namngivet område som bara innehåller de celler som du vill ta med. Instruktioner finns i Använda en skärmläsare för att namnge en cell eller ett dataområde i Excel.

• Kontrollera att det Excel kalkylbladet är i platt filformat så att guiden enkelt kan hantera data i det. Åtgärda till exempel möjliga felvärden, ta bort onödiga tomma kolumner och rader och kontrollera att varje kolumn innehåller samma datatyp på varje rad. Mer detaljerad information om hur du förbereder import eller länkning finns i avsnitten "Förbereda kalkylbladet", "Förbereda Excel-data" och "Felsöka saknade eller felaktiga värden" i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Förbereda måldatabasen Access för import

Innan du importerar data från ett Excel kalkylblad bör du kontrollera att måldatabasen Access är redo för importen och bestämma hur du vill lagra importerade data.

• Kontrollera att målet Access databas inte är skrivskyddad och att du har behörighet att göra ändringar i databasen.

• Bestäm om du vill lagra data i en ny eller befintlig tabell:

  • Om du väljer att lagra data i en ny tabell skapar Access en tabell och lägger till importerade data i den här tabellen. Om det redan finns en tabell med det angivna namnet skriver Access över innehållet i tabellen med importerade data.

  • Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs raderna i det Excel kalkylbladet till i den angivna tabellen.

• Om du bestämmer dig för att lägga till Excel data i en befintlig Access tabell kontrollerar du att inställningarna för struktur och fält i källdata i Excel överensstämmer med dem i måltabellen i Access. Öppna tabellen Access i designvyn för kontroll genom att trycka på Alt+H, W, D. Kontrollera tabellen mot checklistan i avsnittet "Förbereda måldatabasen", steg 2, i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Importera data

När du importerar data skapar Access en kopia av data i en ny eller befintlig tabell utan att ändra källan Excel kalkylbladet.

1. Om källan Excel arbetsbok är öppen stänger du den.

2. Öppna måldatabasen Access där importerade data lagras.

   Tips: Om du vill skapa en ny, tom databas trycker du på Alt+F, N, L.

3. Om du vill öppna dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad gör du något av följande beroende på vilken Access version du använder:

   • I Microsoft 365-prenumerationsversionen eller Access 2019 trycker du på Alt+X, N, 1, sedan F och X.

   • I Access 2016 trycker du på Alt+X för att gå till fliken Externa data . Tryck på Tabb tills du kommer till gruppen Importera & länk , tryck på högerpilen tills du hör "Excel " och tryck sedan på Retur.

4. Dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad öppnas. Gör något av följande för att ange den Excel fil som innehåller de data som du vill importera:

   • Om du vill flytta fokus till textfältet Filnamn trycker du på F och klistrar sedan in eller skriver sökvägen till den Excel filen.

   • Tryck på R för att bläddra efter filen. Dialogrutan Öppna öppnas. Navigera till den fil du vill använda och tryck på Retur när du står på filen för att markera den.

5. Om du vill ange hur du vill lagra importerade data gör du något av följande:

   • Om du vill lagra data i en ny tabell trycker du på I för att gå till och väljer alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen . Senare ombeds du namnge den här tabellen.

   • Om du vill lägga till data i en befintlig tabell trycker du på A för att flytta till och väljer alternativet Lägg till en kopia av posterna i tabellen . Tryck på Tabb en gång för att markera tabellen. Fokus flyttas till tabelllistan. Tryck på Alt + nedåtpilen för att expandera listan, tryck på upp- eller nedpilen tills du hör den tabell du vill använda och tryck sedan på Retur för att markera den. Det här alternativet är inte tillgängligt om databasen inte innehåller några tabeller.

6. Tryck på Tabb tills du kommer till knappen OK och tryck sedan på Retur. Guiden Importera kalkylblad startas.

   Tips: Om skärmläsaren inte läser guidefönstren automatiskt trycker du på SL-tangenten +W.

7. Om källan Excel arbetsboken bara har ett kalkylblad och inga områden kan du gå vidare till nästa steg. Om arbetsboken innehåller mer än ett kalkylblad eller ett namngivet område gör du något av följande för att markera det kalkylblad eller område som ska importeras:

   • Om du vill markera ett kalkylblad trycker du på Alt + W, trycker på Tabb en gång, trycker på nedåtpilen tills du hör det kalkylblad du vill använda och trycker sedan på Retur för att markera det.

   • Om du vill markera ett namngivet område trycker du på Alt+R, trycker på Tabb en gång, trycker på nedåtpilen tills du hör det område du vill använda och trycker sedan på Retur för att markera det.

8. Nästa guidefönster öppnas. Om den första raden i källkalkylbladet eller källområdet innehåller fältnamnen trycker du på I för att gå till och väljer alternativet Första raden innehåller kolumnrubriker . Tryck på Retur för att flytta fokus till nästa guidefönster. Om du lägger till data i en befintlig tabell kan du gå vidare till steg 12.

9. I det nya guidefönstret kan du ange information om varje fält som du importerar, om det behövs. Det första fältet i kalkylbladet eller området är markerat. Du kan göra följande:

   • Om du vill ändra namnet på det aktuella fältet trycker du på Alt+M och skriver sedan det nya namnet.

   • Om du vill ändra datatypen för fältet trycker du på Alt+T. Fokus flyttas till listan Datatyp . Tryck på Alt+nedåtpil för att expandera listan. Tryck på nedåtpilen tills du hör det värde du vill använda och tryck sedan på Tabb en gång.

   • Tryck på Alt+I om du vill ändra om fältet ska indexeras eller inte. Du hör det aktuella värdet. Tryck på Alt+nedåtpil för att expandera listan. Tryck på nedåtpilen tills du hör det värde du vill använda och tryck sedan på Tabb en gång.

   • Om du inte vill importera det aktuella fältet trycker du på Alt +S för att flytta till och väljer alternativet Importera inte fält .

10. Om du vill välja ett annat fält trycker du på F6 tills du hör "Fönster" och ber sedan en kollega att hjälpa dig att välja önskat fält. Ändra fälten enligt beskrivningen i steg 9. När du är klar trycker du på Retur för att gå till nästa guidefönster.

11. Lägg till en primärnyckel för den nya tabellen. Primärnyckeln identifierar posterna i tabellen så att du kan hämta data snabbare. Gör något av följande:

    • Tryck på A om du vill låta Access lägga till primärnyckeln.

    • Välj en egen primärnyckel genom att trycka på C. Om du vill definiera vilken tangent som ska användas trycker du på Tabb en gång. Fokus flyttas till nyckellistan. Tryck på Alt+nedåtpil för att expandera listan. Tryck på upp- eller nedpilen tills du hör den tangent du vill använda.

    • Om du inte vill använda primärnycklar trycker du på O.

    Tryck på Retur för att gå till det sista guidefönstret.

12. Det sista guidefönstret öppnas. Fokus är i rutan Importera till tabell och du hör det aktuella namnet på måltabellen. Om du vill ändra tabellnamnet skriver du ett nytt namn och trycker sedan på Retur för att slutföra importen.

    Obs!: Om du hör en varning om att tabellen redan finns och du vill skriva över den befintliga tabellen med importerade data trycker du på Y. Om du vill byta namn på tabellen trycker du på N. Tryck på Alt+I för att flytta tillbaka fokus till rutan Importera till tabell , skriv ett annat tabellnamn och tryck sedan på Retur.

13. Om importen lyckades helt eller delvis visar Access importstatus. Access uppmanar dig också att spara importstegen för att snabbt upprepa dem utan importguiden. Välj det här alternativet genom att trycka på Alt+V. Om du vill namnge importstegen trycker du på Alt + A och skriver sedan ett namn för importåtgärden. Spara importstegen genom att trycka på Alt+S. Om importen misslyckas hör du "Ett fel uppstod vid försök att importera filen" följt av filnamnet. Tryck på Retur för att avsluta aviseringsmeddelandet.

Skapa en länk till data i Excel

Använd guiden Länka kalkylblad för att skapa en länk från en Access databas till data i Excel, så att du kan använda fråge- och rapporteringsverktygen i Access utan att behöva underhålla en kopia av Excel data i databasen.

När du länkar till ett Excel kalkylblad eller ett namngivet område skapar Access en ny tabell som är länkad till källcellerna. Alla ändringar du gör i källcellerna i Excel visas i den länkade tabellen i Access. Men du kan inte redigera innehållet i motsvarande tabell i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste du göra ändringarna i källfilen Excel.

En databas kan innehålla flera länkade tabeller.

Se även

Använda en skärmläsare för att skapa tabeller i Access-skrivbordsdatabaser

Använda en skärmläsare för att skapa en fråga i Access-databaser för skrivbordet

Använda en skärmläsare för att skapa ett formulär i Access-databaser för skrivbordet

Använda en skärmläsare för att exportera en Access-tabell till en textfil

Kortkommandon i Access

Konfigurera enheten så att den fungerar med hjälpmedel i Microsoft 365

Teknisk support för kunder med funktionshinder

Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.

Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.