OLAP (Online Analytical Processing) är en teknik som används för att organisera stora affärsdatabaser och stödja business intelligence. OLAP-databaser är indelade i en eller flera kuber och varje kub ordnas och utformas av en kubadministratör för att passa det sätt som du hämtar och analyserar data så att det blir enklare att skapa och använda de pivottabellrapporter och pivotdiagramrapporter som du behöver.
I den här artikeln
Vad är business intelligence?
En affärsanalytiker vill ofta få en helhetsbild av verksamheten, se bredare trender baserat på aggregerade data och se dessa trender uppdelade efter valfritt antal variabler. Business Intelligence är processen att extrahera data från en OLAP-databas och sedan analysera dessa data för information som du kan använda för att fatta välgrundade affärsbeslut och vidta åtgärder. OLAP och Business Intelligence hjälper till exempel att besvara följande typer av frågor om affärsdata:
-
Hur jämförs den totala försäljningen av alla produkter för 2007 med den totala försäljningen från 2006?
-
Hur ser vår lönsamhet hittills ut jämfört med samma tidsperiod under de senaste fem åren?
-
Hur mycket pengar spenderade kunder över 35 år förra året, och hur har det beteendet förändrats med tiden?
-
Hur många produkter såldes i två specifika länder/regioner den här månaden jämfört med samma månad förra året?
-
Vad är uppdelningen av lönsamhet (både marginalprocent och total) efter produktkategori för varje kundålder?
-
Hitta säljare, distributörer, leverantörer, kunder, partners eller kunder.
Vad är OLAP (Online Analytical Processing)?
OLAP-databaser (Online Analytical Processing) underlättar business intelligence-frågor. OLAP är en databasteknik som har optimerats för frågor och rapportering i stället för att bearbeta transaktioner. Källdata för OLAP är OLTP-databaser (Online Transactional Processing) som ofta lagras i datalager. OLAP-data härleds från dessa historiska data och aggregeras till strukturer som tillåter avancerad analys. OLAP-data är också ordnade hierarkiskt och lagras i kuber i stället för tabeller. Det är en avancerad teknik som använder flerdimensionella strukturer för att ge snabb åtkomst till data för analys. Den här organisationen gör det enkelt för en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport att visa sammanfattningar på hög nivå, till exempel total försäljning i ett helt land eller en hel region, och även visa information om webbplatser där försäljningen är särskilt stark eller svag.
OLAP-databaser är utformade för att snabba på hämtningen av data. Eftersom OLAP-servern beräknar summerade värden i stället för Microsoft Office Excel måste färre data skickas till Excel när du skapar eller ändrar en rapport. Med den här metoden kan du arbeta med mycket större mängder källdata än du kunde om data var ordnade i en traditionell databas, där Excel hämtar alla enskilda poster och sedan beräknar summerade värden.
OLAP-databaser innehåller två grundläggande typer av data: mått, som är numeriska data, de kvantiteter och medelvärden som du använder för att fatta välgrundade affärsbeslut och dimensioner, som är de kategorier som du använder för att ordna de här måtten. OLAP-databaser hjälper till att ordna data på många detaljnivåer, med hjälp av samma kategorier som du är bekant med för att analysera data.
I följande avsnitt beskrivs varje komponent mer i detalj:
Kub En datastruktur som sammanställer måtten efter nivåer och hierarkier för var och en av de dimensioner som du vill analysera. Kuber kombinerar flera dimensioner, till exempel tid, geografi och produktlinjer, med sammanfattade data, till exempel försäljnings- eller lagersiffror. Kuber är inte "kuber" i strikt matematisk mening eftersom de inte nödvändigtvis har lika sidor. Men de är en lämplig metafor för ett komplext koncept.
Mått En uppsättning värden i en kub som baseras på en kolumn i kubens faktatabell och som vanligtvis är numeriska värden. Mått är de centrala värdena i kuben som är förbearbetade, aggregerade och analyserade. Vanliga exempel är försäljning, vinst, intäkter och kostnader.
Medlem Ett objekt i en hierarki som representerar en eller flera förekomster av data. En medlem kan vara unik eller icke-anpassad. Till exempel representerar 2007 och 2008 unika medlemmar i årsnivån för en tidsdimension, medan januari representerar icke-substantivmedlemmar på månadsnivån eftersom det kan finnas mer än en januari i tidsdimensionen om den innehåller data för mer än ett år.
Beräknad medlem En medlem i en dimension vars värde beräknas vid körning med hjälp av ett uttryck. Beräknade medlemsvärden kan härledas från andra medlemmars värden. En beräknad medlem, Till exempel Vinst, kan fastställas genom att subtrahera värdet för medlemmen, Kostnader, från värdet för medlemmen, Försäljning.
Dimension En uppsättning av en eller flera ordnade hierarkier med nivåer i en kub som en användare förstår och använder som bas för dataanalys. En geografidimension kan till exempel innehålla nivåer för Land/region, Delstat/provins och Ort. Eller så kan en tidsdimension innehålla en hierarki med nivåer för år, kvartal, månad och dag. I en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport blir varje hierarki en uppsättning fält som du kan visa och dölja för att visa lägre eller högre nivåer.
Hierarki En logisk trädstruktur som ordnar medlemmarna i en dimension så att varje medlem har en överordnad medlem och noll eller fler underordnade medlemmar. Ett barn är medlem på nästa lägre nivå i en hierarki som är direkt relaterad till den aktuella medlemmen. I en tidshierarki som till exempel innehåller nivåerna Kvartal, Månad och Dag är januari ett underordnat Qtr1. En överordnad är medlem på nästa högre nivå i en hierarki som är direkt relaterad till den aktuella medlemmen. Det överordnade värdet är vanligtvis en konsolidering av värdena för alla underordnade värden. I en tidshierarki som till exempel innehåller nivåerna Kvartal, Månad och Dag är Kv1 överordnad januari.
Nivå I en hierarki kan data ordnas i lägre och högre detaljnivåer, till exempel nivåerna År, Kvartal, Månad och Dag i en tidshierarki.
OLAP-funktioner i Excel
Hämtar OLAP-data Du kan ansluta till OLAP-datakällor precis som du gör med andra externa datakällor. Du kan arbeta med databaser som har skapats med Microsoft SQL Server OLAP Services version 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services version 2000 och Microsoft SQL Server Analysis Services version 2005, Microsoft OLAP-serverprodukterna. Excel kan också arbeta med OLAP-produkter från tredje part som är kompatibla med OLE-DB för OLAP.
Du kan bara visa OLAP-data som en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport eller i en kalkylbladsfunktion som konverterats från en pivottabellrapport, men inte som en externt dataområde. Du kan spara OLAP-pivottabellrapporter och pivotdiagramrapporter i rapportmallar och du kan skapa ODC-filer (Office Data Connection) (.odc) för att ansluta till OLAP-databaser för OLAP-frågor. När du öppnar en ODC-fil visas en tom pivottabellrapport i Excel, som du kan skapa.
Skapa kubfiler för offlineanvändning Du kan skapa en offlinekubfil (.cub) med en delmängd data från en OLAP-serverdatabas. Använd offlinekubfiler för att arbeta med OLAP-data när du inte är ansluten till nätverket. Med en kub kan du arbeta med större mängder data i en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport än vad du annars skulle kunna göra, och hämtningen av data går snabbare. Du kan bara skapa kubfiler om du använder en OLAP-provider, till exempel Microsoft SQL Analysis Services Server version 2005, som stöder den här funktionen.
Serveråtgärder En serveråtgärd är en valfri men användbar funktion som en OLAP-kubadministratör kan definiera på en server som använder en kubmedlem eller ett mått som parameter till en fråga för att hämta information i kuben eller för att starta ett annat program, till exempel en webbläsare. Excel har stöd för URL-, rapport-, rowset-, gransknings- och expanderingsåtgärder till detaljserveråtgärder, men det stöder inte proprietär, utdrag och datauppsättning.
KPI:er En KPI är ett särskilt beräknat mått som definierats på servern och som gör att du kan spåra "viktiga prestandaindikatorer" inklusive status (Uppfyller det aktuella värdet ett visst tal?) och trend (vad är värdet över tid?). När dessa visas kan servern skicka relaterade ikoner som liknar den nya Excel-ikonuppsättningen för att indikera över eller under statusnivåerna (t.ex. en Stopplampa-ikon) eller om ett värde trendar uppåt eller nedåt (till exempel en riktningspilikon).
Serverformatering Kubadministratörer kan skapa mått och beräknade medlemmar med färgformatering, teckensnittsformatering och regler för villkorsstyrd formatering, som kan betecknas som en företagsstandardregel. Ett serverformat för vinst kan till exempel vara ett talformat för valuta, en cellfärg med grönt om värdet är större än eller lika med 30 000 och rött om värdet är mindre än 30 000 och ett teckensnitt med fetstil om värdet är mindre än 30 000 och vanligt om det är större än eller lika med 30 000. Mer information finns i Designa layout och format för en pivottabellrapport.
Visningsspråk för Office En kubadministratör kan definiera översättningar för data och fel på servern för användare som behöver visa pivottabellinformation på ett annat språk. Den här funktionen definieras som en filanslutningsegenskap och användarens inställning för datorland/region måste motsvara visningsspråket.
Programvarukomponenter som du behöver för att komma åt OLAP-datakällor
En OLAP-provider Om du vill konfigurera OLAP-datakällor för Excel behöver du någon av följande OLAP-providers:
-
Microsoft OLAP-provider Excel innehåller datakällans drivrutin och klientprogramvara som du behöver för att komma åt databaser som skapats med Microsoft SQL Server OLAP Services version 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services version 2000 (8.0) och Microsoft SQL Server Analysis Services version 2005 (9.0).
-
OLAP-leverantörer från tredje part För andra OLAP-produkter måste du installera ytterligare drivrutiner och klientprogram. Om du vill använda Excel-funktionerna för att arbeta med OLAP-data måste tredjepartsprodukten följa OLE-DB för OLAP-standarden och vara Microsoft Office-kompatibel. Om du vill ha information om hur du installerar och använder en OLAP-leverantör från tredje part kontaktar du systemadministratören eller leverantören för OLAP-produkten.
Serverdatabaser och kubfiler Excel OLAP-klientprogramvaran stöder anslutningar till två typer av OLAP-databaser. Om en databas på en OLAP-server är tillgänglig i nätverket kan du hämta källdata direkt från den. Om du har en offlinekubfil som innehåller OLAP-data eller en kubdefinition fil kan du ansluta till den filen och hämta källdata från den.
Datakällor Med en datakälla får du tillgång till alla data i OLAP-databasen eller offlinekubfilen. När du har skapat en OLAP-datakälla kan du basera rapporter på den och returnera OLAP-data till Excel i form av en pivottabellrapport eller pivotdiagramrapport, eller i en kalkylbladsfunktion som konverterats från en pivottabellrapport.
Microsoft Query Du kan använda Query för att hämta data från en extern databas som Microsoft SQL eller Microsoft Access. Du behöver inte använda Query för att hämta data från en OLAP-pivottabell som är ansluten till en kubfil. Mer information finns i Använda Microsoft Query för att hämta externa data.
Funktionsskillnader mellan OLAP- och icke-OLAP-källdata
Om du arbetar med pivottabellrapporter och pivotdiagramrapporter från både OLAP- källdata och andra typer av källdata kommer du att märka vissa skillnader i funktioner.
Datahämtning En OLAP-server returnerar nya data till Excel varje gång du ändrar layouten för rapporten. Med andra typer av externa källdata kan du fråga efter alla källdata på en gång, eller så kan du ställa in alternativ för frågor endast när du visar olika rapportfilterfältobjekt. Du har också flera andra alternativ för att uppdatera rapporten.
I rapporter baserade på OLAP-källdata är fältinställningarna för rapportfilter inte tillgängliga, bakgrundsfrågan är inte tillgänglig och inställningen för optimera minne är inte tillgänglig.
Obs!: Inställningen för optimera minne är inte heller tillgänglig för OLEDB-datakällor och för pivottabellrapporter baserade på ett cellområde.
Fälttyper OLAP-källdata, dimension fält kan endast användas som rad -, kolumn- eller sidfält. Måttfält kan endast användas som värdefält. För andra typer av källdata kan alla fält användas i valfri del av en rapport.
Åtkomst till detaljdata För OLAP-källdata avgör servern vilka detaljnivåer som är tillgängliga och beräknar summeringsvärden, så de detaljposter som utgör sammanfattningsvärdena kanske inte är tillgängliga. Servern kan dock tillhandahålla egenskapsfält som du kan visa. Andra typer av källdata har inte egenskapsfält, men du kan visa underliggande information för datafältsvärden och för objekt, och du kan visa objekt utan data.
OLAP-rapportfilterfält kanske inte har ett Alla-objekt och kommandot Visa rapportfiltersidor är inte tillgängligt.
Ursprunglig sorteringsordning För OLAP-källdata visas objekten först i den ordning som OLAP-servern returnerar dem. Du kan sedan sortera eller ordna om objekten manuellt. För andra typer av källdata visas objekten i en ny rapport först sorterade i stigande ordning efter objektnamn.
Beräkningar OLAP-servrar tillhandahåller summerade värden direkt för en rapport, så du kan inte ändra sammanfattningsfunktionerna för värdefält. För andra typer av källdata kan du ändra summeringsfunktionen för ett värdefält och använda flera sammanfattningsfunktioner för samma värdefält. Du kan inte skapa beräknade fält eller beräknade element i rapporter med OLAP-källdata.
Delsummor I rapporter med OLAP-källdata kan du inte ändra summeringsfunktionen för delsummor. Med andra typer av källdata kan du ändra sammanfattningsfunktionerna för delsummor och visa eller dölja delsummor för alla rad- och kolumnfält.
För OLAP-källdata kan du inkludera eller exkludera dolda element när du beräknar delsummor och totalsummor. För andra typer av källdata kan du ta med dolda rapportfilterfältobjekt i delsummor, men dolda element i andra fält exkluderas som standard.
