Izveštaji pružaju način za prikazivanje, oblikovanje i rezimiranje informacija Microsoft Access bazi podataka. Na primer, možete kreirati jednostavan izveštaj brojeva telefona za sve kontakte ili izveštaj sa rezimeom o ukupnoj prodaji u različitim regionima i vremenskim periodima.
Ovaj članak obezbeđuje pregled izveštaja u programu Access. Takođe ćete naučiti osnove kreiranja izveštaja, korišćenje opcija poput sortiranja, grupisanja i rezimiranja podataka, te načine pregleda i štampanja izveštaja.
U ovom članku
Pregled izveštaja u programu Access
Šta možete uraditi s izveštajem?
Izveštaj je objekat baze podataka koji je koristan kada želite da predstavite informacije u bazi podataka za neki sledećih postupaka:
-
Prikazivanje ili distribuiranje rezimea podataka.
-
Arhiviranje snimaka podataka.
-
Obezbeđivanje detalja o pojedinačnim zapisima.
-
Kreiranje nalepnice.
Delovi izveštaja
Iako je moguće kreirati "nepovezane" izveštaje koji ne prikazuju podatke, ali u svrhu ovog članka, pretpostavićemo da je izveštaj povezan sa izvorom podataka kao što je tabela ili upit. Dizajn izveštaja je podeljen na odeljke koje možete da prikažete u prikazu dizajna. Razumevanje načina na koji svaki odeljak funkcioniše može da vam pomogne da napravite bolje izveštaje. Na primer, odeljak u koji odaberete da postavite izračunatu kontrolu određuje kako Access izračunava rezultat. Sledeća lista je rezime tipova odeljaka i njihovih korišćenja:
|
Odeljak |
Kako je prikazana sekcija kada se odštampa |
Gde sekcija može da se koristi |
|---|---|---|
|
Zaglavlje izveštaja |
Na početku izveštaja. |
Zaglavlje izveštaja koristite za informacije koje bi se obično pojavile na naslovnoj stranici, na primer logotip, naslov ili datum. Kada izračunatu kontrolu koja koristi agregatnu funkciju „Zbir“ postavite u zaglavlje izveštaja, izračunava se zbir za ceo izveštaj. Zaglavlje izveštaja štampa se pre zaglavlja stranice. |
|
Zaglavlje stranice |
Na vrhu svake stranice. |
Koristite zaglavlje stranice da biste ponovili naslov izveštaja na svakoj stranici. |
|
Zaglavlje grupe |
Na početku svake nove grupe zapisa. |
Zaglavlje grupe koristite za štampanje imena grupe. Na primer, u izveštaju koji je grupisan po proizvodu koristite zaglavlje grupe za štampanje imena proizvoda. Kada izračunatu kontrolu koja koristi agregatnu funkciju „Zbir“ postavite u zaglavlje grupe, izračunava se zbir za trenutnu grupu. U izveštaju možete imati više sekcija sa zaglavljem grupe, u zavisnosti od broja nivoa grupisanja koji ste dodali. Više informacija o kreiranju zaglavlja i podnožja grupe potražite u odeljku „Dodavanje grupisanja, sortiranja ili zbirova“. |
|
Detalji |
Pojavljuje se po jednom za svaki red u izvoru zapisa. |
Ovo je mesto na koje postavljate kontrole koje čine glavno telo izveštaja. |
|
Podnožje grupe |
Na kraju svake grupe zapisa. |
Podnožje grupe koristite za štampanje sažetih informacija za grupu. U izveštaju možete imati više sekcija sa podnožjem grupe, u zavisnosti od broja nivoa grupisanja koji ste dodali. |
|
Podnožje stranice |
Na kraju svake stranice. |
Podnožje stranice koristite za štampanje brojeva stranica ili informacija o stranici. |
|
Podnožje izveštaja |
Na kraju izveštaja. Napomena: U prikazu dizajna, podnožje izveštaja se pojavljuje ispod podnožja stranice. Međutim, u svim ostalim prikazima (na primer, u prikazu rasporeda ili kada se izveštaj odštampa ili pregleda), podnožje izveštaja se pojavljuje iznad podnožja stranice, odmah nakon poslednjeg podnožja grupe ili reda sa detaljima na poslednjoj stranici. |
Podnožje izveštaja koristite za štampanje zbirova izveštaja ili drugih sažetih informacija za ceo izveštaj. |
Biće vam mnogo lakše da kreirate smislene izveštaje kada baza podataka ima dobro dizajniranu strukturu i relacije tabele. Uvod u planiranje i dizajniranje baze podataka potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.
Pravljenje izveštaja u programu Access
Izveštaje za Access baze podataka radne površine možete da kreirate tako što ćete pratiti dolenavedene korake:
1. korak: izbor izvora zapisa
Izvor zapisa izveštaja može biti tabela, imenovani upit ili ugrađeni upit. Izvor zapisa mora da sadrži sve redove i kolone podataka koje želite da prikažete u izveštaju.
-
Ako su u pitanju podaci iz postojeće tabele ili upita, izaberite tabelu ili upit u oknu za navigaciju i pređite na 2. korak.
-
Ako izvor zapisa još uvek ne postoji, uradite nešto od sledećeg:
2. korak: izbor alatke za izveštaj
Alatke za izveštaje se nalaze na kartici Kreiranje u okviru trake, u grupi Izveštaji. Sledeća tabela opisuje opcije:
|
Alatka |
Opis |
|---|---|
|
Izveštaj |
Kreira jednostavan izveštaj u obliku tabele koji sadrži sva polja izvora zapisa koji ste izabrali u oknu za navigaciju. |
|
Dizajn izveštaja |
Otvara prazan izveštaj u prikazu dizajna, u koji možete dodati potrebna polja i kontrole. |
|
Prazan izveštaj |
Otvara prazan izveštaj u prikazu rasporeda i prikazuje okno „Lista polja“, odakle možete da dodate polja u izveštaj |
|
Čarobnjak za izveštaje |
Prikazuje čarobnjak sa više koraka koji vam omogućava da navedete polja, nivoe grupisanja/sortiranja i opcije rasporeda. |
|
Nalepnice |
Prikazuje čarobnjak koji vam omogućava da izaberete standardne ili prilagođene veličine nalepnica, kao i koja polja želite da prikažete i način njihovog sortiranja. |
3. korak: kreiranje izveštaja
-
Kliknite na dugme za alatku koju želite da koristite. Ako se pojavi čarobnjak, sledite korake u čarobnjaku i kliknite na dugme Završi na poslednjoj stranici.Access prikazuje izveštaj u prikazu rasporeda.
-
Oblikujte izveštaj da biste postigli željeni izgled:
-
Promenite veličinu polja i nalepnica tako što ćete ih izabrati, a zatim prevlačiti ivice dok ne postignete željenu veličinu.
-
Premestite polje tako što ćete ga izabrati (i njegovu nalepnicu, ukoliko je prisutna), a zatim ga prevući na novu lokaciju.
-
Kliknite desnim tasterom miša na polje i koristite komande u priručnom meniju da biste objedinili ili razdelili ćelije, izbrisali ili izabrali polja i izvršili druge zadatke oblikovanja.
Pored toga, možete koristiti funkcije opisane u sledećim odeljcima kako bi izveštaj bio privlačniji i pregledniji.
-
Dodavanje grupisanja, sortiranja ili zbirova
Najbrži način dodavanja grupisanja, sortiranja ili zbirova u izveštaj baze podataka radne površine jeste da kliknete desnim tasterom miša na polje na koje želite da primenite grupu, sortiranje ili zbir, a da zatim u priručnom meniju izaberete željenu komandu.
Grupisanje, sortiranje ili zbirove možete dodati i pomoću okna „Grupa, sortiranje i ukupno“ dok je izveštaj otvoren u prikazu rasporeda ili prikazu dizajna:
-
Ako okno Grupa, sortiranje i ukupno nije već otvoreno, na kartici Dizajn izveštaja, u grupi Grupisanje i ukupne vrednosti izaberite stavku Grupisanje& sortiranje.
-
Izaberite stavku Dodaj grupu ili Dodaj sortiranje i izaberite polje po kojem želite da grupišete ili sortirate.
-
Kliknite na dugme Još u redu grupisanja ili sortiranja da biste podesili još opcija i dodali zbirove.
Detaljnije informacije o grupisanju, sortiranju i zbirovima potražite u članku Kreiranje grupisanog izveštaja ili izveštaja sa rezimeom.
Isticanje podataka uslovnim oblikovanjem
Access uključuje alatke za isticanje podataka u izveštaju. Možete da dodate pravila uslovnog oblikovanja za svaku kontrolu ili grupu kontrola, a u klijentski izveštajima možete da dodate i trake podataka za poređenje podataka.
Da biste dodali uslovno oblikovanje kontrolama:
-
Kliknite desnim tasterom miša na izveštaj u oknu za navigaciju i izaberite stavku Prikaz rasporeda.
-
Izaberite potrebne kontrole i na kartici Oblikovanje, u grupi Oblikovanje kontrole kliknite na dugme Uslovno oblikovanje.
Savet: Da biste izabrali više kontrola, držite taster CTRL i kliknite na kontrole.
-
U dijalogu Upravljač pravilima za uslovno oblikovanje kliknite na dugme Novo pravilo.
-
U dijalogu Novo pravilo za oblikovanje izaberite vrednost u okviru Izaberite tip pravila:
-
Da biste kreirali pravilo koje se procenjuje pojedinačno za svaki zapis, izaberite stavku Proveri vrednosti u trenutnom zapisu ili koristi izraz.
-
Da biste kreirali pravilo koje poredi zapise jedne sa drugima pomoću traka podataka, izaberite stavku Uporedi sa drugim zapisima.
-
-
U okviru Uredite opis pravila navedite pravilo za vreme kada treba primeniti oblikovanje, kao i za način oblikovanja koji treba primeniti, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
Da biste kreirali dodatno pravilo za istu kontrolu ili skup kontrola, ponovite ovu proceduru od 4. koraka.
Prilagođavanje boje i fontova
Isprobajte opcije Tema aplikacije da biste prilagodili boju i fontove.
-
Otvorite izveštaj u prikazu rasporeda tako što ćete u oknu za navigaciju kliknuti desnim tasterom miša na njega, a zatim izabrati stavku Prikaz rasporeda.
-
Na kartici Dizajn rasporeda izveštaja izaberite stavku Teme i postavite kursor na različite teme u galeriji da biste pregledali efekte. Kliknite na temu da biste je izabrali i sačuvajte izveštaj.
-
Galerije Boje ili Fontovi koristite za nezavisno podešavanje boja ili fontova.
Dodavanje logotipa ili slike u pozadini
U izveštaj možete dodati logotip ili sliku u pozadini, a ukoliko ažurirate sliku, ažuriranje će se automatski izvršiti na svim mestima na kojima je slika korišćena u bazi podataka.
Da biste dodali ili uklonili sliku:
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na izveštaj i izaberite stavku Prikaz rasporeda.
-
U izveštaju kliknite na mesto na koje želite da dodate sliku i na kartici Dizajn rasporeda izveštaja, u grupi Zaglavlje/podnožje izaberite stavku Logotip.
-
Pronađite sliku i kliknite na dugme Otvori. Access dodaje sliku u izveštaj.
-
Da biste uklonili sliku, kliknite desnim tasterom miša na nju i izaberite stavku „Izbriši“ iz priručnog menija.
Da biste dodali sliku u pozadini:
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na izveštaj i izaberite stavku Prikaz rasporeda.
-
Na kartici Oblikovanje, u grupi Pozadina kliknite na dugme Slika u pozadini.
-
Izaberite sliku sa liste Galerija slika ili kliknite na dugme Potraži, izaberite sliku i kliknite na dugme U redu.
Pregled i štampanje izveštaja
Pregled izveštaja
-
Kliknite desnim tasterom miša na izveštaj u oknu za navigaciju i izaberite stavku Pregled pre štampanja. Komande na kartici Pregled pre štampanja možete koristiti da biste uradili nešto od sledećeg:
-
Štampanje izveštaja
-
Podešavanje veličine stranice i rasporeda na stranici
-
Uvećanje ili umanjenje odnosno prikaz više stranica istovremeno
-
Osvežavanje podataka u izveštaju
-
Izvoz izveštaja u drugi format datoteke.
-
-
Kliknite na dugme Zatvori pregled pre štampanja.
Štampanje izveštaja
Da biste odštampali izveštaj bez pregledanja:
-
Kliknite desnim tasterom miša na izveštaj u oknu za navigaciju i izaberite stavku Odštampaj. Izveštaj se šalje podrazumevanom štampaču.
Napomena: Ako izaberete izveštaj u oknu za navigaciju i kliknete na dugme Odštampaj na kartici Datoteka, možete da izaberete dodatne opcije štampanja, npr. broj stranica i kopija, te da navedete štampač.
-
Kliknite na dugme Odštampaj da biste otvorili dijalog u kojem možete izabrati štampač, navesti broj kopija i tako dalje.
-
