Pogrešno napisane reči, tvrdoglavi razmaci na početku, neželjeni prefiksi, neispravan slučajevi i znakovi koji se ne štampaju ostavljaju loš prvi utisak. A to čak nije kompletna lista načina na koje vaši podaci mogu da se zasprljaju. Zasuci rukave. Vreme je za veliko prolećno čišćenje radnih listova uz Microsoft Excel.
Nemate uvek kontrolu nad formatom i tipom podataka koje uvozite iz spoljnog izvora podataka, kao što je baza podataka, tekstualna datoteka ili veb stranica. Da biste mogli da analizirate podatke, često morate da ih očistite. Srećom, Excel ima mnogo funkcija koje vam pomažu da dobijete podatke u željenom formatu. Ponekad je zadatak jednostavan i postoji određena funkcija koja ga izvršava za vas. Na primer, možete lako da koristite kontrolor pravopisa da biste očistili pogrešno napisane reči u kolonama koje sadrže komentare ili opise. Ili, ako želite da uklonite duplirane redove, to možete brzo da uradite pomoću dijaloga Uklanjanje duplikata .
U drugim situacijama ćete možda morati da manipulišete jednom ili više kolona pomoću formule da biste uvezene vrednosti konvertovali u nove vrednosti. Na primer, ako želite da uklonite razmake na početku, možete da kreirate novu kolonu da biste očistili podatke pomoću formule, popunjavanjem nove kolone, konvertovanjem formula te nove kolone u vrednosti, a zatim uklanjanjem originalne kolone.
Osnovni koraci za čišćenje podataka su sledeći:
-
Uvezite podatke iz spoljnog izvora podataka.
-
Kreirajte rezervnu kopiju originalnih podataka u zasebnoj radnoj svesci.
-
Uverite se da su podaci u tabelarnom formatu redova i kolona sa: sličnim podacima u svakoj koloni, vidljivim svim kolonama i redovima i bez praznih redova unutar opsega. Za najbolje rezultate koristite Excel tabelu.
-
Prvo izvršite zadatke koji ne zahtevaju manipulisanje kolonama, kao što je provera pravopisa ili korišćenje dijaloga Pronalaženje i zamena .
-
Zatim izvršite zadatke koji zahtevaju manipulisanje kolonama. Opšti koraci za manipulisanje kolonom su:
-
Umetnite novu kolonu (B) pored originalne kolone (A) koja je potrebna za čišćenje.
-
Dodajte formulu koja će transformisati podatke na vrhu nove kolone (B).
-
Popunite formulu u novoj koloni (B). U Excel tabeli izračunata kolona se automatski kreira sa popunjenim vrednostima.
-
Izaberite novu kolonu (B), kopirajte je, a zatim nalepite kao vrednosti u novu kolonu (B).
-
Uklonite originalnu kolonu (A), koja konvertuje novu kolonu iz B u A.
-
Da biste periodično očistili isti izvor podataka, razmotrite snimanje makroa ili pisanje koda da biste automatizovali ceo proces. Postoji i nekoliko spoljnih programskih dodataka koje su napisali nezavisni proizvođači, navedeni u odeljku Nezavisni dobavljači, koje možete da koristite ako nemate vremena ili resursa da sami automatizujete proces.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Pokazuje kako da koristite komandu "Popuni ". |
|
Kreiranje i oblikovanje tabela Promena veličine tabele dodavanjem ili uklanjanjem redova i kolona Korišćenje izračunatih kolona u Excel tabeli |
Prikažite kako da kreirate Excel tabelu i dodate ili izbrišete kolone ili izračunate kolone. |
Prikazuje nekoliko načina za automatizovanje zadataka koji se ponavljaju pomoću makroa. |
Možete da koristite kontrolor pravopisa da biste pronašli ne samo pogrešno napisane reči, već i da biste pronašli vrednosti koje se ne koriste dosledno, kao što su imena proizvoda ili preduzeća, tako što ćete dodati te vrednosti u prilagođeni rečnik.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Pokazuje kako da ispravite pogrešno napisane reči na radnom listu. |
|
Korišćenje prilagođenih rečnika za dodavanje reči kontroloru pravopisa |
Objašnjava kako da koristite prilagođene rečnike. |
Duplirani redovi su uobičajeni problem prilikom uvoza podataka. Preporučuje se da prvo filtrirate jedinstvene vrednosti da biste potvrdili da su rezultati ono što želite pre nego što uklonite duplirane vrednosti.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Filtriranje u cilju pronalaženja jedinstvenih vrednosti i uklanjanje dupliranih vrednosti |
Prikazuje dve veoma povezane procedure: kako da filtrirate jedinstvene redove i kako da uklonite duplirane redove. |
Možda ćete želeti da uklonite uobičajenu početnu nisku, kao što je oznaka iza koje slede dvotačka i razmak ili sufiks, kao što je zagradska fraza na kraju niske koja je zastarela ili nepotrebna. To možete da uradite tako što ćete pronaći instance tog teksta, a zatim ga zameniti bez teksta ili drugog teksta.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Proverite da li ćelija sadrži tekst (bez velikih i malih slova)Provera da li ćelija sadrži tekst (razlikuje mala i velika slova) |
Prikažite kako da koristite komandu "Pronađi" i nekoliko funkcija za pronalaženje teksta. |
Pokazuje kako da koristite komandu "Zameni " i nekoliko funkcija za uklanjanje teksta. |
|
Prikažite kako da koristite dijalogePronalaženje i zamena. |
|
FIND, FINDB SEARCH, SEARCHB REPLACE, REPLACEB ZAMENA LEFT, LEFTB DESNOLEN, LENBMID, MIDB |
Ovo su funkcije koje možete da koristite da biste izvršili razne zadatke rukovanja niskama, kao što su pronalaženje i zamena podniske u okviru niske, izdvajanje delova niske ili određivanje dužine niske. |
Tekst ponekad dolazi u mešovitoj kesi, naročito kada je tekst u pitanju. Pomoću nekih od tri funkcije slučaja možete da konvertujete tekst u mala slova, kao što su e-adrese, velika slova, kao što su kodovi proizvoda ili odgovarajuća slova, kao što su imena ili naslovi knjiga.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Pokazuje kako da koristite tri funkcije slučaja. |
|
Konvertuje sva velika slova u tekstualnoj niski u mala slova. |
|
Ispisuje velikim slovom prvo slovo u tekstualnoj niski kao i sva ostala slova u tekstu koja su napisana posle znakova koji nisu slova. Pretvara sva ostala slova u mala. |
|
Konvertuje tekst u velika slova. |
Tekstualne vrednosti ponekad sadrže početne, na završne ili više ugrađenih znakova (Unikod skupa znakova vrednosti 32 i 160) ili znakove koji se ne štampaju (unikod skup znakova vrednosti od 0 do 31, 127, 129, 141, 143, 144 i 157). Ovi znakovi ponekad mogu da dovode do neočekivanih rezultata kada sortirate, filtrirate ili pretražirate. Na primer, u spoljnom izvoru podataka korisnici mogu napraviti tipografske greške tako što će nenamerno dodati dodatni razmak ili uvezeni tekstualni podaci iz spoljnih izvora mogu da sadrže znakove koji se neće štampati koji su ugrađeni u tekst. Pošto ovi znakovi nisu lako primećeni, možda će biti teško razumeti neočekivane rezultate. Da biste uklonili ove neželjene znakove, možete da koristite kombinaciju funkcija TRIM, CLEAN i SUBSTITUTE.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Daje numerički kôd za prvi znak u tekstualnoj niski. |
|
Uklanja prva 32 znaka koji se ne štampaju u 7-bitnom ASCII kodu (vrednosti od 0 do 31) iz teksta. |
|
Uklanja 7-bitni ASCII razmak (vrednost 32) iz teksta. |
|
Funkciju SUBSTITUTE možete da koristite da biste zamenili Unikod znakove veće vrednosti (vrednosti 127, 129, 141, 143, 144, 157 i 160) 7-bitnim ASCII znacima za koje su dizajnirane funkcije TRIM i CLEAN. |
Postoje dva glavna problema sa brojevima koji mogu zahtevati da očistite podatke: broj je nenamerno uvezen kao tekst, a negativni znak mora da se promeni u standard za vašu organizaciju.
Više informacija |
Opis |
---|---|
Pokazuje kako da konvertujete brojeve koji su oblikovani i uskladišteni u ćelijama kao tekst, što može dovesti do problema sa izračunavanjima ili dati zbunjujuće redoslede sortiranja u format broja. |
|
Konvertuje broj u tekstualni format i primenjuje simbol valute. |
|
Konvertuje vrednost u tekst u određenom formatu broja. |
|
Zaokružuje broj na navedeni broj decimala, oblikuje broj u decimalnom formatu koristeći tačku i zareze i daje rezultat kao tekst. |
|
Pretvara tekstualnu nisku koja predstavlja broj u brojnu vrednost. |
Pošto postoji mnogo različitih formata datuma i pošto ova oblikovanja mogu biti mešana sa kodovima numerisanih segmenata ili drugim niskama koje sadrže kosu crtice ili crtice, datumi i vremena često treba da se konvertuju i ponovo oblikuju.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Promena datumskog sistema, formata ili dvocifrenog tumačenja godine |
Opisuje kako funkcioniše datumski sistem u programu Office Excel. |
Pokazuje kako da konvertujete između različitih vremenskih jedinica. |
|
Pokazuje kako da konvertujete datume koji su oblikovani i uskladišteni u ćelijama kao tekst, što može dovesti do problema sa izračunavanjima ili dati zbunjujuće redoslede sortiranja u format datuma. |
|
Daje sekvencijalni redni broj koji predstavlja određeni datum. Ako je pre unošenja funkcije oblikovanje ćelije bilo podešeno na opciju Opšti format, rezultat će biti u formatu datuma. |
|
Konvertuje datum predstavljen tekstom u redni broj. |
|
Daje decimalni broj koji odgovara određenom vremenu. Ako je pre unošenja funkcije oblikovanje ćelije bilo podešeno na opciju Opšti format, rezultat će biti u formatu datuma. |
|
Pretvara vreme predstavljeno u obliku tekstualne niske u decimalni broj. Decimalni broj je vrednost u opsegu od 0 (nule) do 0,999999999 i predstavlja vreme od 0:00:00 do 23:59:59. |
Uobičajeni zadatak posle uvoza podataka iz spoljnog izvora podataka jeste objedinjavanje dve ili više kolona u jednu ili razdeljivanje jedne kolone u dve ili više kolona. Na primer, možda ćete želeti da razdelite kolonu koja sadrži puno ime na ime i prezime. Možete i da razdelite kolonu koja sadrži polje adrese u zasebne kolone ulice, grad, region i poštanski broj. Obrnuto takođe može biti tačno. Možda ćete želeti da objedinite kolonu "Ime i prezime" u kolonu "Puno ime" ili da kombinujete zasebne kolone adrese u jednoj koloni. Dodatne uobičajene vrednosti koje mogu zahtevati objedinjavanje u jednoj koloni ili razdeljivanje u više kolona uključuju kodove proizvoda, putanje datoteka i adrese internet protokola (IP).
Više informacija |
Opis |
---|---|
Kombinovanje imena i prezimena Kombinovanje teksta i brojeva Kombinovanje teksta sa datumom ili vremenom Kombinovanje dve ili više kolona pomoću funkcije |
Prikažite tipične primere kombinovanja vrednosti iz dve ili više kolona. |
Razdeljivanje teksta u kolone pomoću čarobnjaka za pretvaranje teksta u kolone |
Pokazuje kako da koristite ovaj čarobnjak za razdeljivanje kolona na osnovu različitih uobičajenih znakova za razgraničavanje. |
Pokazuje kako da koristite funkcije LEFT, MID, RIGHT, SEARCH i LEN za razdeljivanje kolone imena na dve ili više kolona. |
|
Pokazuje kako da koristite funkciju CONCATENATE, operator & (ampersand) i čarobnjak za konvertovanje teksta u kolone. |
|
Pokazuje kako da koristite komande Objedini ćelije, Objedini po iObjedini i Centriraj . |
|
Spaja dve ili više tekstualnih niski u jednu tekstualnu nisku. |
Većina funkcija analize i oblikovanja u programu Office Excel pretpostavlja da podaci postoje u jednoj, ravnoj ddimenzionalnoj tabeli. Ponekad ćete možda želeti da redovi postanu kolone, a kolone da postanu redovi. U drugim situacijama, podaci nisu čak ni strukturirani u tabelarnom formatu i potreban vam je način da transformišete podatke iz netabularnog u tabelarni format.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Daje vertikalni opseg ćelija kao horizontalni opseg ili obrnuto. |
|
Administratori baze podataka povremeno koriste Office Excel da bi pronašli i ispravili greške koje se podudaraju kada se spoje dve ili više tabela. To može da podrazumeva usklađivanje dve tabele iz različitih radnih listova, na primer, prikaz svih zapisa u obe tabele ili poređenje tabela i pronalaženje redova koji se ne podudaraju.
Dodatne informacije |
Opis |
---|---|
Prikazuje uobičajene načine za pronalaženje podataka pomoću funkcija za pronalaženje. |
|
Daje vrednost iz opsega od jednog reda ili jedne kolone ili iz niza. Funkcija LOOKUP ima dva oblika sintakse: vektorski oblik i oblik niza. |
|
Traži vrednost u gornjem redu tabele ili niza vrednosti, a zatim daje vrednost u istoj koloni iz reda koji navedete u tabeli ili nizu. |
|
Traži vrednost u prvoj koloni niza tabele i vraća vrednost u istom redu iz druge kolone u nizu tabele. |
|
Daje vrednost ili referencu na vrednost iz tabele ili opsega. Postoje dva oblika funkcije INDEX: oblik niza i oblik reference. |
|
Daje relativni položaj stavke u nizu koji se podudara sa navedenom vrednošću u navedenom redosledu. Koristite funkciju MATCH umesto neke od funkcija LOOKUP kada vam je potreban položaj stavke, a ne sama stavka. |
|
Daje referencu na opseg koji predstavlja precizirani broj redova i kolona iz ćelije ili opsega ćelija. Referenca koja se dobija može biti pojedinačna ćelija ili opseg ćelija. Moguće je precizirati broj redova i kolona koji će biti dobijeni. |
Sledi delimična lista nezavisnih dobavljača koji imaju proizvode koji se koriste za čišćenje podataka na razne načine.
Napomena: Microsoft ne pruža podršku za proizvode nezavisnih proizvođača.
Dobavljač |
Proizvod |
---|---|
Programski dodatak Express Ltd. |
|
Add-Ins.com |
|
Programski dodaci |
|
WinPure |