Ustvarjanje preproste poizvedbe za izbiranje

Prednosti uporabe poizvedbe

S poizvedbo lahko izvajate ta opravila:

• Ogledate si lahko podatke iz polj, ki si jih želite ogledati. Ko tabelo odprete, vidite vsa polja. Poizvedba je priročen način, kako shranite izbor polj.

  Opomba: Poizvedba na podatke le kaže, ne shranjuje jih. Ko poizvedbo shranite, ne shranjujete kopije podatkov.

• Kombinirate lahko podatke iz več virov podatkov. Tabela običajno prikazuje le podatke, ki jih shranjuje. S poizvedbo lahko izberete polja iz različnih virov, nato pa določite, kako bodo informacije kombinirane.

• Izraze lahko uporabite kot polja. Na primer funkcijo za datum lahko uporabite kot polje, lahko pa uporabite tudi funkcijo za oblikovanje s poljem in tako nadzorujete način, kako so podatki iz polja oblikovani v rezultatih poizvedbe.

• Ogledate si lahko zapise, ki izpolnjujejo pogoje, ki jih navedete. Ko odprete tabelo, vidite vse zapise. Poizvedba je priročen način, kako shranite izbor zapisov.

Osnovna navodila za ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

Poizvedbo za izbiranje lahko ustvarite s čarovnikom za poizvedbe ali med delom v pogledu načrta. Nekateri elementi načrta niso na voljo, ko uporabite čarovnika, vendar lahko te elemente pozneje dodate s pogledom načrta. Čeprav se ta načina nekoliko razlikujeta drug od drugega, so osnovna navodila v osnovi enaka:

1. Izberite tabele ali poizvedbe, ki jih želite uporabiti kot vire podatkov.

2. Navedite polja, ki jih želite vključiti iz virov podatkov.

3. Lahko tudi navedete pogoje, s katerimi omejite zapise, ki jih poizvedba vrne.

Ko ustvarite poizvedbo za izbiranje, jo zaženete, da si ogledate rezultate. Če želite zagnati poizvedbo za izbiranje, jo odprite v pogledu podatkovnega lista. Če poizvedbo shranite, jo lahko kadar koli znova uporabite, na primer kot vir podatkov za obrazec, poročilo ali drugo poizvedbo.

Pred začetkom

Če uporabljate polja iz virov podatkov, ki med seboj niso povezana, vas čarovnik za poizvedbe vpraša, ali želite ustvariti relacije. Čarovnik za vas odpre okno z relacijami, vendar morate znova zagnati čarovnika, če želite urediti katero koli od relacij. Preden zaženete čarovnika, ustvarite morebitne relacije, ki jih poizvedba potrebuje.

Če želite več informacij o ustvarjanju relacij tabele, glejte članek Vodnik po relacijah tabel.

Uporaba čarovnika za poizvedbe

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Čarovnik za poizvedbe. 

   

2. V pogovornem oknu Nova poizvedba kliknite Čarovnik za preproste poizvedbe in nato še V redu.

3. Nato dodajte polja. Dodate lahko največ 255 polj iz 32 tabel ali poizvedb.

   Za vsako polje izvedite ta koraka:

   1. V razdelku Tabele/poizvedbe kliknite tabelo ali poizvedbo s poljem.

   2. V razdelku Razpoložljiva polja dvokliknite polje, da ga dodate na seznam Izbrana polja. Če želite v poizvedbo dodati vsa polja, kliknite gumb z dvema desnima puščicama (>>).

   3. Ko dodate vsa želena polja, kliknite Naprej.

      

4. Če niste dali nobenega številskega polja (polja s številskimi podatki), skočite na korak 9. Če ste morda dodali številsko polje, vas bo čarovnik vprašal, ali želite, da poizvedba vrne podrobnosti ali povzetek.

   Naredite nekaj od tega:

   1. Če si želite ogledati posamezne zapise, kliknite Podrobnosti, nato pa kliknite Naprej. Skočite na korak 9.

   2. Če si želite ogledati povzete številske podatke, na primer povprečja, kliknite Povzetek, nato pa še Možnosti povzetka.

      

5. V pogovornem oknu Možnosti povzetka določite, katera polja želite vključiti v povzetek in kako želite povzeti podatke. Navedena so samo številska polja.

   Za vsako številsko polje izberite eno od teh funkcij:

   1. Sum    Poizvedba vrne povzetek vseh vrednosti polja.

   2. Avg    Poizvedba vrne povprečje vrednosti polja.

   3. Min    Poizvedba vrne najmanjšo vrednost polja.

   4. Max    Poizvedba vrne največjo vrednost polja.

   

6. Če želite, da rezultati poizvedbe vključujejo število zapisov v viru podatkov, izberite ustrezno potrditveno polje Preštej zapise v imenu vira podatkov.

7. Kliknite V redu, da zaprete potrditveno polje Možnosti povzetka.

8. Če v poizvedbo niste dodali polja z datumom/uro, skočite na korak 9. Če ste v poizvedbo dodali polje z datumom/uro, vas čarovnik za poizvedbe vpraša, kako želite zbrati datumske vrednosti. Recimo, da ste v poizvedbo dodali številsko polje (»Cena«) in polje z datumom/uro (»Ura_transakcije«), nato pa v pogovornem oknu Možnosti poizvedbe določili, da želite povprečno vrednost številskega polja »Cena«. Ker ste vključili polje z datumom/uro, lahko izračunate vrednosti povzetka za vsako enolično vrednost datuma/ure za vsak dan, za vsak mesec, za vsako četrtletje ali za vsako leto.

   

   Izberite časovno obdobje, ki ga želite uporabiti za združevanje vrednosti datuma/ure, nato pa kliknite Naprej.

   Opomba: V pogledu načrta lahko uporabite izraz za združevanje poljubnega časovnega obdobja, vendar pa čarovnik ponudi le te možnosti.

9. Na zadnji strani čarovnika navedite naslov za poizvedbo, določite, ali želite poizvedbo odpreti ali spremeniti, nato pa kliknite Dokončaj.

   Če se odločite poizvedbo odpreti, prikaže ta izbrane podatke v pogledu podatkovnega lista. Če želite poizvedbo spremeniti, se odpre v pogledu načrta.

Na vrh strani

Samodejno združevanje

Ko dodate vire podatkov, so te relacije samodejno dodate v poizvedbo kot združitve, če so med viri že ustvarjene relacije. Združitve določajo, kako bodo kombinirani podatki iz povezanih virov. Access poleg tega samodejno ustvari združitev med dvema tabelama, če so v njunih poljih združljive vrste podatkov, eno polje pa je primarni ključ.

Združitve, ki jih ustvari Access, boste morda želeli prilagoditi. Odločitev, katera vrsta združitve bo ustvarjena, Access določi na podlagi relacij, ki jih združitev predstavlja. Če Access ustvari združitev, vendar ni določene relacije, Access ustvari notranje združevanje.

Če Access samodejno ustvari ustrezne združitve, ko dodate vire podatkov, lahko skočite na 3. korak: Dodajanje izhodnih polj.

Večkratna uporaba istega vira podatkov

V nekaterih primerih boste morda želeli združiti dve kopiji iste tabele ali poizvedbe, imenovano samozdruževanje, ki kombinira zapise iz iste tabele, ko so v združenih poljih ujemajoče se vrednosti. Recimo, da imate tabelo zaposlenih, v kateri polje »Nadrejena oseba« za vsak zapis zaposlenega namesto imena prikaže ID nadrejenega. Uporabite lahko samozdruževanje in v vsakem zapisu zaposlenega prikažete ime vodje.

Ko vir podatkov dodate drugič, Access imenu drugega primerka doda _1. Če ste na primer dvakrat dodali tabelo zaposlenih, bo drugi primerek poimenovan Zaposleni_1.

Dodajanje združitve

• Če želite dodati združitev, povlecite polje iz enega vira podatkov v ustrezno polje v drugem viru podatkov.

  Access prikaže črto med dvema poljema in s tem pokaže, da je bila ustvarjena združitev.

  

Spreminjanje združevanja

1. Dvokliknite združitev, ki ga želite spremeniti.

   Odpre se pogovorno okno Lastnosti stika.

   

2. V pogovornem oknu Lastnosti združitve preglejte možnosti.

3. Kliknite možnost, ki jo želite uporabiti, in nato V redu.

Ko so združitve pripravljene, dodajte izhodna polja – polja s podatki, ki jih želite med rezultati poizvedbe.

Uporaba izraza kot izhodnega polja

Če želite izvesti izračune ali uporabiti funkcijo za ustvarjanje izhoda poizvedbe, lahko uporabite izraz kot izhodno polje. Izraz lahko uporabi podatke iz katerega koli vira podatkov poizvedbe in funkcije, kot sta Oblika ali InStr, lahko pa vsebuje tudi konstante in aritmetične operatorje.

1. V praznem stolpcu mreže načrta poizvedbe z desno tipko miške kliknite vrstico Polje, nato pa v priročnem meniju kliknite Povečava.

2. V polje Povečava vnesite izraz ali ga vanj prilepite. Pred izraz dodajte ime, ki ga želite uporabiti za izhod izraza, temu pa naj sledi dvopičje. Če želite, da ima izraz oznako »Nazadnje posodobljeno«, začnite izraz z Nazadnje posodobljeno:.

   Opomba: Z izrazi lahko naredite najrazličnejše stvari. V tem članku ni temeljite razlage izrazov. Več informacij o ustvarjanju izrazov najdete v članku Ustvarjanje izraza.

Določite pogoje za izhodno polje

1. V mrežo načrta poizvedbe v vrstico Pogoj polja z vrednostmi, ki jih želite omejiti, vnesite izraz, ki ga morajo vrednosti polja izpolniti, da so vključena med vaše rezultate. Če želite poizvedbo na primer omejiti le na zapise, v katerih je vrednost polja »Mesto« Las Vegas, vnesite Las Vegas v vrstico Pogoj pod tem poljem.

   Za številne primere pogojev poizvedbe za različne vrste podatkov glejte članek Primeri pogojev poizvedb.

2. Določite drug pogoj v vrstici Ali pod vrstico Pogoj.

   Če določite druge pogoje, lahko vrednost polja izpolnjuje katerega koli od navedenih pogojev in je vključena v rezultate poizvedbe.

Več pogojev polja

Pogoje lahko uporabite z več polji. Ko to naredite, mora biti vrednost vseh pogojev v dani vrstici Pogoj ali Ali »true«, da je zapis vključen.

Navajanje pogoja s poljem, za katerega ne želite izhodne vrednosti

V načrt poizvedbe lahko dodate polje in v izhod poizvedbe ne vključite podatkov polja. To naredite, če želite uporabiti vrednosti polja za omejevanje rezultatov poizvedbe, ne želite pa videti vrednosti polja.

1. Dodajte polje v mrežo načrta.

2. Odstranite kljukico iz potrditvenega polja v vrstici Pokaži za polje.

3. Določite pogoje, kot bi to naredili za izhodno polje.