Organigram je diagram, ki ga uporabljamo za prikaz odnosov med zaposlenimi, naslovi in skupinami.
Če imate vse podatke o zaposlenih navedene v dokumentu, kot je Excelov delovni list ali imenik strežnika Exchange Server, Visio namesto vas doda oblike in povezovalnike. Če ne želite samodejno ustvariti organigrama, lahko narišete grafikon brez zunanjega vira podatkov.
Če želite zagnati čarovnika za organigram, izberite Datoteka > Novo , izberite kategorijo Organigram , nato pa izberite Ustvari.
V programu Visio 2016 izberite Datoteka > Nov > Poslovni > Organigramin nato ustvari.
Samodejno ustvarjanje grafikona iz obstoječega vira podatkov
Ko izberete ustvarjanje grafikona iz predloge, se zažene čarovnik za organigram . Na prvi strani čarovnika izberite Informacije, ki so že shranjene v datoteki ali zbirki podatkov, nato pa sledite navodilom v čarovniku.
Viri podatkov, ki jih lahko uporabite
-
Microsoft Excelov delovni list
-
Besedilna datoteka
-
Imenik v strežniku Microsoft Exchange
-
Vir podatkov, združljiv z ODBC-jem
Potrebni stolpci v viru podatkov
V viru podatkov morajo biti navedeni stolpci za ime zaposlenih, enolični identifikator in za osebo, kateri poroča zaposleni. Imena stolpcev v viru podatkov niso pomembna, saj čarovnik samodejno prepozna, kateri stolpci (ali imena polj) vsebujejo imena zaposlenih in oseb, katerim poročajo zaposleni.
-
Ime zaposlenega Način prikaza imen zaposlenih v tem polju je enak načinu prikaza oblik v organigramu.
-
Enolični identifikator Ta stolpec lahko predstavlja stolpec z imeni zaposlenih, če so vsa imena enolična. V nasprotnem primeru vključite stolpec z vrednostjo, ki enolično prepozna vsakega zaposlenega.
-
Oseba, kateri poročajo zaposleni V tem polju mora biti enolični identifikator vsakega direktorja, pa naj bo to ime ali številka ID. Za zaposlenega na vrhu organigrama pustite to polje prazno.
Primer besedilne datoteke kot vira podatkov
To besedilo je primer besedilne oblike zapisa, ločene z vejico, s petimi stolpci in štirimi vrsticami; prva vrstica predstavlja vrstico z glavo. Visio bo za vas ustvaril to vzorčno besedilno datoteko – zaženite čarovnika za organigrame, izberite Informacije, ki jih vnesem s čarovnikom , in izberite Naprej. Na naslednji strani izberite Ločeno besedilo, vnesite ime datoteke in izberite Naprej. Visio odpre urejevalnik besedila z vzorčnimi podatki.
Ime,Poroča_osebi,Naziv,Oddelek,Telefon
Joe Sampleboss, ,CEO,Executive,x5555 Jane Samplemgr, Joe Sampleboss, Vodja razvoja, Razvoj izdelkov, x6666 John Samplepos, Jane Samplemgr, razvijalec programske opreme, razvoj izdelkov, x6667
Ustvarjanje organigrama iz nove podatkovne datoteke
Če svojih podatkov še nimate v drugem programu, a bi jih želeli imeti, bo Visio odprl Excel ali urejevalnik besedil z vzorčnimi podatki v dobrem vzorčnem zapisu. Vzorčne podatke zamenjajte s svojimi in dokončajte čarovnika ter ustvarite organigram.
-
Če želite zagnati čarovnika za organigrame, izberite Datoteka > Novo in izberite kategorijo Organigram, nato pa izberite Ustvari.
V programu Visio 2016 izberite Datoteka > Nov > Poslovni > Organigramin nato ustvari.
-
Na prvi strani čarovnika izberite Informacije, ki jih vnesem s čarovnikom, nato pa izberite Naprej.
-
Izberite Excelali Ločeno besedilo, vnesite ime nove datoteke in nato izberite Naprej.Če izberete Excel, se odpre Microsoft Excelov delovni list z vzorčnim besedilom. Če pa izberete Ločeno besedilo, se odpre stran beležnice z vzorčnim besedilom.
-
Ko se odpre Excel oz. beležnica, uporabite vzorčno besedilo kot primer vrste informacij, ki jih lahko vključite, in čez obstoječe besedilo vnesite svoje informacije. Zahtevana sta stolpca »Ime zaposlenih« in »Poroča osebi«, toda lahko dodate druge ali jih izbrišete.
-
Zaprite Excel oz. beležnico in dokončajte čarovnika.
Spreminjanje postavitve in oblik ter vstavljanje slik
Predloga Organigram na trak doda zavihek Organigram. Če želite narediti korenito spremeniti videz diagrama, uporabite orodja tega zavihka.
Skupini Postavitev in Razporedi imata orodja za spreminjanje postavitve in hierarhije oblik.
Če želite izbrati slog oblik v grafikonu, uporabite galerijo Oblike. Uporabite orodja v skupini Slika, da vstavite sliko v izbrano obliko, izbrišete sliko ograde in spremenite sliko, potem ko ste jo že vstavili v obliko. Če s čarovnikom niste dodali slik v vse oblike, jih lahko dodate zdaj. Na zavihku Organigram izberite Vstavi >več slik. Slike morajo biti v eni mapi z imenom datoteke v obliki »Ime zaposlenega.Vrsta datoteke« – na primer Lovro Munda.jpg (ime se mora v celoti ujemati z imenom v viru podatkov).
V skupini Podatki organizacije so orodja za uvažanje podatkov iz zunanjega vira s čarovnikom, izvažanje podatkov organizacije v Excel ali besedilno datoteko in za primerjanje podatkov v diagramu z zunanjim virom podatkov.
Prikaz skupin z uporabo okvirja za skupine in črtkanih črt
Ko ustvarite organigram, lahko prerazporedite informacije tako, da prikazujejo odnose med navideznimi skupinami. Premaknite povezane oblike blizu druge in dodajte povezovalnike črtkanih črt, da prikažete sekundarne strukture poročanja. Ali pa označite navidezno skupino z okvirjem skupine. Povlecite obliko Okvir skupine iz okna Oblike na risbo, nato pa uporabite ročice za spreminjanje velikosti na straneh, da vključite posameznike v navidezno ekipo.
Posodobitev organigrama, ki uporablja zunanji vir podatkov
Če želite ponazoriti spremembe v strukturi organizacije, organigram osvežite ali pa ga ročno posodobite.
-
Izberite Podatki > zunanji podatki, >Osveži vse.
Če novi podatki ne ustrezajo popolnoma podatkom, s katerimi je bil ustvarjen grafikon, boste morda morali posameznike ročno premikati.
Če imate nov grafikon, uporabite Visio, da ga primerjate s starejšim grafikonom in ugotovite, kaj se je spremenilo.
-
Odprite novo ali starejšo različico organigrama.
-
Izberite Organigram, > želite primerjati > organizacije. V polju Primerjava podatkov organizacije poiščite različico, s katero želite primerjavo.
-
V razdelku Vrsta primerjave izberite situacijo glede na odprto različico.
-
V razdelku Vrsta poročila izberite želeno možnost.
-
Izberite V redu.
Če grafikona še vedno ne morete posodobiti tako, kot si želite, ga boste morda morali znova sestaviti.
