Dobro načrtovana zbirka podatkov ne pomaga le zagotoviti celovitost podatkov, ampak jo je lažje ohranjati in posodabljati. Accessova zbirka podatkov ni datoteka v enakem smislu kot Microsoft Wordov dokument ali Microsoft PowerPointov komplet diapozitivov. Namesto tega je to zbirka predmetov – tabel, obrazcev, poročil, poizvedb in tako naprej – ki morajo delovati skupaj, če želite pravilno delovati.
Uporabniki vnesejo podatke predvsem s kontrolniki. Kaj naredite z danim kontrolnikom, je odvisno od nabora podatkovnih tipov za polje temeljne tabele, vseh lastnosti, nastavljenih za to polje, in lastnosti, ki so nastavljene za kontrolnik. Uporabite lahko tudi dodatne tehnike zbirke podatkov, kot so preverjanje veljavnosti, privzete vrednosti, seznami in iskanja ter kaskadne posodobitve.
Če želite več informacij o posodabljanju podatkov z mesta pogleda uporabnika, glejte Načini za dodajanje, urejanje in brisanje zapisov.
V tem članku
Kako načrt zbirke podatkov vpliva na vnos podatkov
Podatki, ki jih hranite v zbirki podatkov, so shranjeni v tabelah, ki vsebujejo podatke o določenem predmetu, na primer o sredstvih ali stikih. Vsak zapis v tabeli vsebuje informacije o enem elementu, na primer določenem stiku. Zapis je sestavljen iz polj, kot so ime, naslov in telefonska številka. Zapis pogosto imenujemo vrstica, polje pa se pogosto imenuje stolpec. Ti predmeti morajo upoštevati nabor načel načrtovanja, sicer bo zbirka podatkov delovala slabo ali pa v celoti ne bo delovala. Ta načela oblikovanja pa vplivajo na vnos podatkov. Upoštevajte to:
-
Tabele Access shrani vse podatke v eno ali več tabel. Število tabel, ki jih uporabljate, je odvisno od načrta in kompleksnosti zbirke podatkov. Čeprav si lahko podatke ogledate v obrazcu, poročilu ali v rezultatih, ki jih vrne poizvedba, Access shrani podatke le v tabele, drugi predmeti v zbirki podatkov pa so zgrajeni na vrhu teh tabel. Vsaka tabela mora biti osnovana na eni zadevi. Tabela s podatki o poslovnih stikih na primer ne sme vsebovati podatkov o prodaji. Če jih, lahko iskanje in urejanje pravilnih informacij postane težavno, če ne nemogoče.
-
Podatkovni tipi Po navadi vsako polje v tabeli sprejme le eno vrsto podatkov. Zapiskov na primer ne morete shraniti v polje, ki je nastavljeno tako, da sprejema številke. Če poskušate vnesti besedilo v tako polje, Access prikaže sporočilo o napaki. Vendar pa to ni težko in hitro pravilo. Številke (kot so poštne številke) lahko na primer shranite v polje, ki je nastavljeno na podatkovni tip »Kratko besedilo«, ne morete pa izvajati izračunov teh podatkov, ker Ga Access obravnava kot del besedila.
Z nekaterimi izjemami bi morala polja v zapisu sprejeti le eno vrednost. V polje z naslovom lahko na primer vnesete več kot en naslov. To je v nasprotju z Microsoft Excelom, ki vam omogoča, da v eno celico vnesete poljubno število imen, naslovov ali slik, razen če to celico nastavite tako, da sprejema omejene vrste podatkov.
-
Polja z več vrednostmi V Accessu je na voljo funkcija, imenovana polje z več vrednostmi, s katero enemu zapisu priložite več delov podatkov in ustvarite sezname, ki sprejemajo več vrednosti. Seznam z več vrednostmi lahko vedno prepoznate, ker Access prikaže potrditveno polje ob vsakem elementu seznama. Zapisu v zbirki podatkov lahko na primer priložite Microsoft PowerPointovo zbirko diapozitivov in poljubno število slik. Ustvarite lahko tudi seznam imen in po potrebi izberete poljubno število teh imen. Morda je videti, da uporaba polj z več vrednostmi prekrši pravila načrta zbirke podatkov, ker lahko shranite več zapisov na polje tabele. Toda Access uveljavi pravila »v ozadju«, tako da shrani podatke v posebne, skrite tabele.
-
Uporaba obrazcev Obrazce običajno ustvarite, ko želite poenostaviti uporabo zbirke podatkov in zagotoviti, da uporabniki pravilno vnesejo podatke. Način uporabe obrazca za urejanje podatkov je odvisen od načrta obrazca. Obrazci lahko vsebujejo poljubno število kontrolnikov, na primer sezname, polja z besedilom, gumbe in celo podatkovne liste. Posledično vsak kontrolnik na obrazcu prebere podatke iz polja temeljne tabele ali zapiše podatke v polje temeljne tabele.
Če želite več informacij, glejte Osnove načrtovanja zbirkepodatkov in Ustvarjanje tabele in dodajanje polj.
Nastavitev privzete vrednosti za polje ali kontrolnik
Če ima veliko število zapisov enako vrednost za dano polje, na primer mesto ali državo/regijo, lahko prihranite čas tako, da nastavite privzeto vrednost za kontrolnik, ki je vezan na to polje ali samo polje. Ko odprete obrazec ali tabelo, da ustvarite nov zapis, je privzeta vrednost prikazana v tem kontrolniku ali polju.
V tabeli
-
Odprite tabelo v pogledu načrta.
-
Na vrhu pogleda izberite polje.
-
Na dnu pogleda izberite zavihek Splošno.
-
Lastnost Privzeta vrednost nastavite na želeno vrednost.
V obrazcu
-
Odprite obrazec v pogledu postavitve ali načrta.
-
Z desno tipko miške kliknite kontrolnik, s katerim želite delati, in nato kliknite Lastnosti.
-
Na zavihku Podatki nastavite lastnost Privzeta vrednost na želeno vrednost.
Uporaba veljavnostnih pravil za omejitev podatkov
Z veljavnostnimi pravili lahko preverjate veljavnost podatkov v Accessovih namiznih zbirkah podatkov, medtem ko jih vnašate. Pravila preverjanja lahko nastavite v pogledu načrta tabele ali podatkovnega lista tabele. V Accessu so na voljo so tri vrste pravil za preverjanje veljavnosti:
-
Veljavnostno pravilo polja Veljavnostno pravilo polja lahko uporabite za določanje pogoja, ki ga morajo izpolnjevati vse veljavne vrednosti polja. Ne nastavljajte trenutnega polja kot del pravila, razen če uporabljate to polje v funkciji. Omejitve glede vrste znakov, ki jih lahko vnesete v polje, lahko lažje nastavite z vnosno masko. Polje z datumom ima lahko na primer veljavnostno pravilo, ki ne dovoljuje vrednosti v preteklosti.
-
Veljavnostno pravilo zapisa Veljavnostno pravilo zapisa lahko uporabite za določanje pogoja, kateremu morajo ustrezati vsi veljavni zapisi. Z veljavnostnim pravilom zapisa lahko primerjate vrednosti v različnih poljih. Zapis z dvema poljema z datumom lahko na primer zahteva, da so vrednosti enega polja vedno pred vrednostmi drugega polja (na primer ZačetniDatum je pred poljem »KončniDatum«).
-
Preverjanje veljavnosti v obrazcu Z lastnostjo Veljavnostno pravilo lahko za kontrolnik v obrazcu določite pogoj, kateremu morajo ustrezati vse vrednosti vnosa v ta kontrolnik. Lastnost kontrolnika Veljavnostno pravilo deluje kot »Veljavnostno pravilo polja«. Običajno uporabite veljavnostno pravilo namesto veljavnostnega pravila polja, če je bilo pravilo specifično le za ta obrazec in ne ta tabelo, ne glede na to, kje je bilo uporabljeno.
Če želite več informacij, glejte Omejevanje vnosa podatkov z veljavnostnimi pravili.
Delo s seznami vrednosti in polji za iskanje
V Accessu sta na voljo dve vrsti podatkov seznama:
-
Seznami vrednosti V njih je zakodden nabor vrednosti, ki jih vnesete ročno. Vrednosti so v lastnosti »Vir vrstice « polja.
-
Polja za iskanje S poizvedbo pridobite vrednosti iz druge tabele. Lastnost »Vir vrstice« polja vsebuje poizvedbo namesto težkokodnega seznama vrednosti. Poizvedba pridobi vrednosti iz ene ali več tabel v zbirki podatkov. Polje za iskanje privzeto prikaže te vrednosti v obliki seznama. Glede na to, kako nastavite polje za iskanje, lahko izberete enega ali več elementov s tega seznama.
Opomba Polja za iskanje lahko zmedejo nove Accessove uporabnike, ker se na enem mestu prikaže seznam elementov (seznam, ki ga Access ustvari iz podatkov v polju za iskanje), vendar so podatki lahko na drugem mestu (v tabeli s podatki).
Access privzeto prikaže podatke seznama v kontrolniku kombiniranega polja, čeprav lahko določite kontrolnik polja s seznamom. Odpre se kombinirano polje, ki predstavlja seznam, nato pa se zapre, ko izberete. Polje s seznamom je privzeto vedno odprto.
Če želite urediti sezname, lahko zaženete tudi ukaz Uredi elemente seznama ali pa uredite podatke neposredno v lastnosti Vir vrstic v izvorni tabeli. Ko posodobite podatke v polju za iskanje, posodobite izvorno tabelo.
Če je lastnost Vrsta vira vrstice za polje s seznamom ali kombinirano polje nastavljena na Seznam vrednosti, lahko urejate seznam vrednosti, ko je obrazec odprt v pogledu obrazca – tako vam ni treba preklopiti v pogled načrta ali postavitve, odpirate list z lastnostmi in urejate lastnost Vir vrstice za kontrolnik vsakič, ko želite spremeniti seznam. Če želite urediti seznam vrednosti, mora biti lastnost Dovoli urejanje seznama vrednosti za polje s seznamom ali kombinirano polje nastavljena na Da.
Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje seznama izbir s poljem s seznamom ali kombinirano polje.
Preprečevanje urejanja seznama vrednosti v pogledu obrazca
-
Z desno tipko miške kliknite obrazec v podoknu za krmarjenje in kliknite Pogled načrta aliPogled postavitve.
-
Kliknite kontrolnik, da ga izberete, in nato pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi.
-
Na zavihku Podatki lista z lastnostmi nastavite lastnost Dovoli urejanje seznama vrednosti na Ne.
-
Kliknite Datoteka in nato Shrani ali pritisnite Ctrl+S
Navajanje drugega obrazca za urejanje seznama vrednosti
Access privzeto ponudi vgrajen obrazec za urejanje seznama vrednosti. Če imate drug obrazec, ki ga želite uporabiti za ta namen, lahko v lastnost List Items Edit Form vnesete ime obrazca tako:
-
Z desno tipko miške kliknite obrazec v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknite Pogled načrta ali Pogled postavitve.
-
Kliknite kontrolnik, da ga izberete, in nato pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi.
-
Na zavihku Podatki lista z lastnostmi kliknite puščico spustnega seznama v polju z lastnostmi Obrazec za urejanje elementov seznama.
-
Kliknite obrazec, ki ga želite uporabiti za urejanje seznama vrednosti.
-
Kliknite Datoteka in nato Shrani ali pritisnite Ctrl+S
Preglejte polje za iskanje v obrazcu
-
Odprite obrazec v pogledu postavitve ali načrta.
-
Z desno tipko miške kliknite kontrolnik polja s seznamom ali kombiniranega polja in kliknite Lastnosti.
-
Na listu z lastnostmi kliknite zavihek Vse in poiščite lastnosti Vrsta vira vrstice in Vir vrstice. Lastnost Vrsta vira vrstice mora vsebovati seznam vrednosti ali tabelo/poizvedbo, lastnost Vir vrstice pa mora vsebovati seznam elementov, ki so med seboj ločeni s podpičji ali s poizvedbo. Če želite več prostora, z desno tipko miške kliknite lastnost in izberite Povečava ali pritisnite Shift+F2.
Seznami vrednosti običajno uporabljajo to osnovno sintakso: »element«;«.element";"element"
V tem primeru je seznam nabor elementov, obdan z dvojnimi narekovaji in ločen s podpičji.
Poizvedbe za izbiranje uporabljajo to osnovno sintakso: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].
V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in polje v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi stavek se sklicuje le na tabelo ali poizvedbo. Tukaj je ključna točka, ki si jo morate zapomniti: stavkom SELECT ni treba vsebovati imena tabele ali poizvedbe, čeprav je to priporočeno, poleg tega pa morajo vsebovati ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo. Tako lahko vedno poiščete izvorno tabelo ali izvorno poizvedbo za polje za iskanje tako, da berete stavek FROM.
-
Naredite nekaj od tega.
-
Če uporabljate seznam vrednosti, uredite elemente na seznamu. Vsak element obdajte z dvojnimi narekovaji in vsak element ločite s podpičjem.
-
Če se poizvedba na seznamu za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (z desno tipko miške kliknite poizvedbo v podoknu za krmarjenje in kliknite Pogled načrta). Zabeležite si ime tabele, ki se prikaže v zgornjem razdelku načrtovalca poizvedbe, nato pa pojdite na naslednji korak.
Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zabeležite ime tabele in nadaljujte z naslednjim korakom.
-
-
Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista in nato po potrebi uredite elemente seznama.
Preglejte polje za iskanje v tabeli
-
Odprite tabelo v pogledu načrta.
-
V zgornjem delu mreže načrta poizvedbe v stolpcu Podatkovni tip kliknite ali drugače postavite fokus v poljubno polje Besedilo, Število ali Da/ne.
-
V spodnjem delu mreže načrta tabele kliknite zavihek Iskanje in si oglejte lastnosti Vrsta vira vrstice in Vir vrstice.
Lastnost Vrsta vira vrstice mora prebrati Seznam vrednosti aliTabela/poizvedba. Lastnost Vir vrstice mora vsebovati seznam vrednosti ali poizvedbo.
Seznami vrednosti uporabljajo to osnovno sintakso: "element";"element";"element"
V tem primeru je seznam nabor elementov, obdan z dvojnimi narekovaji in ločen s podpičji.
Poizvedbe za izbiranje običajno uporabljajo to osnovno sintakso: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].
V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in polje v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi stavek se sklicuje le na tabelo ali poizvedbo. Tukaj je ključna točka, ki si jo morate zapomniti: stavkom SELECT ni treba vsebovati imena tabele ali poizvedbe, čeprav je to priporočeno, poleg tega pa morajo vsebovati ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo. Tako lahko vedno poiščete izvorno tabelo ali izvorno poizvedbo za polje za iskanje tako, da berete stavek FROM.
-
Naredite nekaj od tega.
-
Če uporabljate seznam vrednosti, uredite elemente na seznamu. Vsak element obdajte z dvojnimi narekovaji in vsak element ločite s podpičjem.
-
Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, v podoknu za krmarjenje odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (z desno tipko miške kliknite poizvedbo in kliknite Pogled načrta). Zabeležite si ime tabele, ki se prikaže v zgornjem razdelku načrtovalca poizvedbe, nato pa pojdite na naslednji korak.
Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zabeležite ime tabele in nadaljujte z naslednjim korakom.
-
-
Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista in nato po potrebi uredite elemente seznama.
Brisanje podatkov s seznama vrednosti ali polja za iskanje
Elementi na seznamu vrednosti so v isti tabeli kot druge vrednosti v zapisu. Nasprotno pa so podatki v polju za iskanje v eni ali več drugih tabelah. Če želite odstraniti podatke s seznama vrednosti, odprite tabelo in uredite elemente.
Za odstranjevanje podatkov s seznama iskanja so potrebni dodatni koraki, ki se razlikujejo glede na to, ali poizvedba za sezname iskanja črpa podatke iz tabele ali druge poizvedbe. Če poizvedba za seznam iskanja temelji na tabeli, poiščite to tabelo in polje, ki vsebuje podatke, prikazane na seznamu. Nato odprite izvorno tabelo in uredite podatke v tem polju. Če poizvedba za seznam iskanja temelji na drugi poizvedbi, morate odpreti to drugo poizvedbo, poiskati izvorno tabelo in polje, od koder druga poizvedba črpa podatke, in spremeniti vrednosti v tej tabeli.
Odstranjevanje podatkov s seznama vrednosti
-
Odprite tabelo v pogledu načrta.
-
V zgornjem delu mreže načrta izberite polje tabele, ki vsebuje seznam vrednosti.
-
V spodnjem delu mreže kliknite zavihek Iskanje, nato pa poiščite lastnost Vir vrstic.
Privzeto so na začetku in na koncu elementov na seznamu vrednosti dvojni narekovaji, posamezni elementi pa so ločeni s podpičji: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
-
Po potrebi odstranite elemente s seznama. Ne pozabite izbrisati narekovajev, na začetku in na koncu vsakega posameznega izbrisanega elementa. Odstranite tudi začetno podpičje, ne pustite parov podpičja skupaj (;;) in če odstranite zadnji element na seznamu, izbrišite končno podpičje.
Pomembno Če izbrišete element s seznama vrednosti, pri čemer zapisi v tabeli že uporabljajo ta izbrisani element, ostane izbrisani element del zapisa, dokler ga ne spremenite. Denimo na primer, da ima vaše podjetje skladišče v mestu A, nato pa stavbo proda. Če s seznama skladišč odstranite »mesto A«, bo »mesto A« prikazano v tabeli, dokler ne spremenite teh vrednosti.
Odstranjevanje podatkov iz polja za iskanje
-
Odprite tabelo v pogledu načrta.
-
V zgornjem delu mreže načrta izberite polje za iskanje.
-
V spodnjem delu mreže načrta kliknite zavihek Iskanje, nato pa poiščite lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic.
Lastnost Vrsta vira vrstic mora prikazovati Tabela/poizvedba, lastnost Vir vrstic pa mora vsebovati poizvedbo, ki se sklicuje na tabelo ali drugo poizvedbo. Poizvedbe za polja za iskanje se vedno začnejo z besedo SELECT.
Ponavadi (ne pa vedno) izbrana poizvedba uporablja to osnovno sintakso: SELECT [ime_tabele_ali_poizvedbe].[ime_polja] FROM [ime_tabele_ali_poizvedbe].
V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo in na polje v tej tabeli, medtem ko se nasprotno drugi stavek sklicuje le na tabelo. Zapomnite si: Stavek FROM vam vedno razkrije ime izvorne tabele ali poizvedbe. Stavki SELECT morda ne vsebujejo vedno imena tabele ali poizvedbe, čeprav pa vedno vsebujejo ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo.
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, kliknite gumb Zgradi (na zavihku Podatki lista z lastnostmi kliknite
-
Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zabeležite ime te tabele in nadaljujte s 5. korakom.
-
-
Odprite izvorno tabelo v pogledu podatkovnega lista.
-
Poiščite polje, ki vsebuje podatke na seznamu iskanja, nato pa po potrebi uredite te podatke.
Kako podatkovni tipi vplivajo na način vnašanje podatkov
Ko načrtujete tabelo zbirke podatkov, izberete podatkovni tip za vsako polje v tej tabeli, postopek, ki pomaga zagotoviti natančnejši vnos podatkov.
Ogled podatkovnih tipov
Naredite nekaj od tega:
Uporaba pogleda podatkovnega lista
-
Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.
-
Na zavihku Polja v skupini Oblikovanje si oglejte vrednost na seznamu Podatkovni tip. Ko postavite kazalec v različna polja v tabeli, se vrednost spremeni:
Uporaba pogleda načrta
-
Odprite tabelo v pogledu načrta.
-
Oglejte si mrežo načrta. Zgornji del mreže prikazuje ime in podatkovni tip vsakega polja v tabeli.
Kako podatkovni tipi vplivajo na vnos podatkov
Podatkovni tip, ki ga nastavite za vsako polje v tabeli, zagotavlja prvo raven nadzora nad tem, katera vrsta podatkov je dovoljena v polju. V nekaterih primerih, na primer v polje »Dolgo besedilo«, lahko vnesete želene podatke. V drugih primerih, na primer v polju »Samoštevilo«, vam nastavitev podatkovnega tipa za polje preprečuje vnos katerih koli informacij. V spodnji tabeli so navedeni podatkovni tipi, ki Access, in opisuje, kako vplivajo na vnos podatkov.
Če želite več informacij, glejte Podatkovni tipi za Accessove namizne zbirke podatkov in Spreminjanje ali spreminjanje nastavitve podatkovnega tipa za polje.
|
Vrsta podatkov |
Učinek na vnos podatkov |
|---|---|
|
Kratko besedilo |
Polja »Kratko besedilo« sprejmejo besedilne ali številske znake, vključno z ločenimi seznami elementov. Polje z besedilom sprejme manjše število znakov kot polje »Dolgo besedilo« – od 0 do 255 znakov. V nekaterih primerih lahko s funkcijami pretvorbe izvajate izračune podatkov v polju »Kratko besedilo«. |
|
Dolgo besedilo |
V to vrsto polja lahko vnesete velike količine besedila in številskih podatkov do 64.000 znakov. Polje nastavite tudi tako, da podpira oblikovanje obogatenega besedila, zato lahko uporabite vrste oblikovanja, ki jih običajno najdete v programih za urejanje besedila, kot je Word. Za določene znake v besedilu lahko na primer uporabite različne pisave in velikosti pisav ter jih spremenite v krepko ali ležeče in tako naprej. V podatke lahko dodate tudi oznake HTML. Če želite več informacij, glejte Vstavljanje ali dodajanje polja z obogatenim besedilom. Poleg tega imajo polja »Dolgo besedilo« lastnost, imenovano Le prilaganje. Ko omogočite to lastnost, lahko polju »Dolgo besedilo« dodate nove podatke, ne morete pa spreminjati obstoječih podatkov. Funkcija je namenjena uporabi v aplikacijah, kot so zbirke podatkov za sledenje težavam, kjer boste morda morali ohraniti trajen zapis, ki ostane nespremenjen. Ko postavite kazalec v polje »Dolgo besedilo« z omogočeno lastnostjo Samo dodaj, privzeto izgine besedilo v polju. Oblikovanja ali drugih sprememb besedila ni mogoče uporabiti. Podobno kot polja s kratkim besedilom lahko tudi funkcije pretvorbe zaženete glede na podatke v polju »Dolgo besedilo«. |
|
število |
V to vrsto polja lahko vnesete le številke, vrednosti v polju Število pa lahko izračunate. |
|
Velika številka Podatkovni tipi »velika številka« so na voljo le v različici Microsoft 365 naročniško različico Accessa. |
V to vrsto polja lahko vnesete le številke, vrednosti v polju »Velika številka« pa lahko izračunate. za več informacij glejte Uporaba podatkovnega tipa »velika številka«. |
|
Datum in ura |
V to vrsto polja lahko vnesete le datume in ure. Za polje lahko nastavite vnosno masko (niz dobesednih znakov in znakov označbe mesta, ki se prikažejo, ko izberete polje), morate vnesti podatke v presledke in obliko zapisa maske. Če na primer vidite masko, kot MMM_DD_YYYY, morate vnesti 11. oktober 2017 v navedene presledke. Ne morete vnesti celotnega imena meseca ali dvomestne letne vrednosti. Če želite več informacij, glejte Nadzor oblik vnosa podatkov z vnosnimi maskami. Če ne ustvarite vnosne maske, lahko vnesete vrednost v kateri koli veljavni obliki zapisa datuma ali ure. Vnesete lahko na primer 11. oktober 2017, 10/11/17, 11. oktober 2017 in tako naprej. Za polje lahko uporabite tudi obliko prikaza. Če vnosna maska ni na voljo, lahko vnesete vrednost v skoraj kateri koli obliki zapisa, vendar Access prikaže datume v skladu z obliko prikaza. Vnesete lahko na primer 11. 10. 2017, vendar bo oblika prikaza morda nastavljena tako, da bo vrednost prikazana kot 11.01.2017. Če želite več informacij , glejte Vstavljanje današnjega datuma. |
|
Valuta |
V to vrsto polja lahko vnesete le vrednosti valute. Poleg tega vam ni treba ročno vnesti simbola valute. Access v področnih nastavitvah sistema Windows privzeto uporabi simbol valute ( ¥, £, $in tako naprej). Ta simbol valute lahko po potrebi spremenite tako, da odraža drugo valuto. |
|
Samoštevilo |
Podatkov v tej vrsti polja ni mogoče vnesti ali spremeniti kadar koli. Access poveča vrednosti v polju »Samoštevilo«, kadar koli dodate nov zapis v tabelo. |
|
Izračunano |
Podatkov v tej vrsti polja ni mogoče vnesti ali spremeniti kadar koli. Rezultati tega polja so določeni z izrazom, ki ga določite. Access posodobi vrednosti v izračunanem polju vsakič, ko dodate ali uredite nov zapis v tabeli. |
|
Da/ne |
Ko kliknete polje, ki je nastavljeno na ta podatkovni tip, Access prikaže potrditveno polje ali spustni seznam, odvisno od tega, kako oblikujete polje. Če polje oblikujete tako, da prikaže seznam, lahko na seznamu izberete Da ali Ne,True ali False ali Vklopljeno ali Izklopljeno, odvisno od oblike zapisa, uporabljene za polje. Vrednosti ni mogoče vnesti na seznam ali jih spreminjati neposredno iz obrazca ali tabele. |
|
Predmet OLE |
To vrsto polja uporabite, če želite prikazati podatke iz datoteke, ustvarjene z drugim programom. V polju »Predmet OLE« lahko na primer prikažete besedilno datoteko, Excelov grafikon ali PowerPointovo komplet diapozitivov. Priloge omogočajo hitrejši, preprostejši in bolj prilagodljiv način za ogled podatkov iz drugih programov. |
|
Hiperpovezava |
V to vrsto polja lahko vnesete poljubne podatke, Access pa jih prelomi v spletni naslov. Če na primer vnesete vrednost v polje, Access besedilo obda z http://www.Your_text .com. Če vnesete veljaven spletni naslov, bo povezava delovala. V nasprotnem primeru bo povezava prikazala sporočilo o napaki. Urejanje obstoječih hiperpovezav je lahko težavno, ker s klikom polja hiperpovezave z miško zaženete brskalnik in se povežite z mestom, ki je navedeno v povezavi. Če želite urediti polje hiperpovezave, izberite sosednje polje, s tabulatorko ali puščičnimi tipkami premaknite fokus na polje hiperpovezave, nato pa pritisnite F2, da omogočite urejanje. |
|
Priloga |
Tej vrsti polja lahko priložite podatke iz drugih programov, ne morete pa vnesti ali drugače vnesti besedila ali številskih podatkov. Če želite več informacij, glejte Prilaganje datotek in grafik zapisom v zbirki podatkov. |
|
Čarovnik za iskanje |
Čarovnik za iskanje ni podatkovni tip. S čarovnikom lahko ustvarite dve vrsti spustnih seznamov: seznam vrednosti in polja za iskanje. Seznam vrednosti uporablja ločeno seznam elementov, ki ga ročno vnesete, ko uporabite čarovnika za iskanje. Te vrednosti so lahko neodvisne od drugih podatkov ali predmetov v zbirki podatkov. Nasprotno pa polje za iskanje uporablja poizvedbo za pridobivanje podatkov iz ene ali več drugih tabel v zbirki podatkov. Polje za iskanje nato prikaže podatke na spustnem seznamu. Čarovnik za iskanje privzeto nastavi polje tabele na podatkovni tip »Število«. Polja za iskanje lahko delate neposredno v tabelah, pa tudi v obrazcih in poročilih. Vrednosti v polju za iskanje so privzeto prikazane v vrsti kontrolnika seznama, ki se imenuje kombinirano polje – seznam s puščico spustnega seznama:
Če si želite ogledati več elementov, lahko uporabite tudi polje s seznamom, v katerem je prikazanih več elementov z drsnim trakom:
Odvisno od tega, kako nastavite polje za iskanje in kombinirano polje, lahko uredite elemente na seznamu in dodate elemente na seznam tako, da izklopite lastnost Omeji na seznam polja za iskanje. Če ne morete neposredno urejati vrednosti na seznamu, morate dodati ali spremeniti podatke na vnaprej določenem seznamu vrednosti ali v tabeli, ki deluje kot vir za polje za iskanje. Ko ustvarite polje za iskanje, ga lahko po želji nastavite tako, da podpira več vrednosti. Ko to naredite, se na nastalem seznamu prikaže potrditveno polje ob vsakem elementu seznama in po potrebi lahko izberete ali počistite poljubno število elementov. Ta slika prikazuje tipičen seznam z več vrednostmi:
Če želite informacije o ustvarjanju polj za iskanje z več vrednostmi in uporabi nastalo polje, glejte Ustvarjanje ali brisanje polja z več vrednostmi. |
Kako lastnosti polja tabele vplivajo na način vnašanje podatkov
Poleg načel načrtovanja, ki nadzirajo strukturo zbirke podatkov in podatkovnih tipov, ki nadzorujejo vnose v dano polje, lahko na način vnašanja podatkov v Accessovo zbirko podatkov vpliva tudi več lastnosti polja.
Ogled lastnosti polja tabele
V Accessu sta na voljo dva načina za ogled lastnosti polja tabele.
V pogledu podatkovnega lista
-
Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.
-
Kliknite zavihek Polja in uporabite kontrolnike v skupini Oblikovanje, da si ogledate lastnosti za vsako polje tabele.
V pogledu načrta
-
Odprite tabelo v pogledu načrta.
-
V spodnjem delu mreže kliknite zavihek Splošno , če še ni izbran.
-
Če si želite ogledati lastnosti polja za iskanje, kliknite zavihek Iskanje.
Kako lastnosti vplivajo na vnos podatkov
V spodnji tabeli so navedene lastnosti, ki imajo največji vpliv na vnos podatkov, in razloženo, kako vplivajo na vnos podatkov.
|
Lastnost |
Mesto v mreži načrta tabele |
Možne vrednosti |
Način delovanja pri vnosu podatkov |
|---|---|---|---|
|
Velikost polja |
Zavihek Splošno |
0-255 |
Omejitev znakov velja le za polja, ki so nastavljena na podatkovni tip »Besedilo«. Če poskušate vnesti več znakov, kot je določeno, jih polje odreže. |
|
Obvezno |
Zavihek Splošno |
Da/ne |
Ko je ta lastnost vklopljena, vas prisili, da vnesete vrednost v polje, Access pa ne dovoli shranjevanja novih podatkov, dokler ne dokončate zahtevanega polja. Ko je polje izklopljeno, sprejme ničelne vrednosti, kar pomeni, da polje lahko ostane prazno. Ničelna vrednost ni enaka ničelni vrednosti. Nič je števka, »null« pa manjka, ni določen ali neznana vrednost. |
|
Dovoli nize ničelne dolžine |
Zavihek Splošno |
Da/ne |
Ko je funkcija vklopljena, lahko vnesete nize ničelne dolžine – nize, ki ne vsebujejo znakov. Če želite ustvariti niz ničelne dolžine, v polje ("") vnesite dva dvojna narekovaja. |
|
Indeksirano |
Zavihek Splošno |
Da/ne |
Ko indeksinite polje tabele, vam Access prepreči dodajanje podvojenih vrednosti. Indeks lahko ustvarite tudi iz več polj. Če to naredite, lahko podvojite vrednosti v enem polju, ne pa v obeh poljih. |
|
Vnosna maska |
Zavihek Splošno |
Vnaprej določeni nabori ali nabori znakov po meri za dobesedne znake in označbe mesta |
Vnosna maska vas prisili, da vnesete podatke v vnaprej določeni obliki zapisa. Maske se prikažejo, ko izberete polje v tabeli ali kontrolnik v obrazcu. Recimo, da kliknete polje »Datum« in si ogledate ta nabor znakov: MMM-DD-YYYY. To je vnosna maska. Prisili vas, da vnesete vrednosti meseca kot trimestne okrajšave, na primer OCT, in vrednost leta s štirimi števkami – na primer OCT-15-2017. Vnosne maske nadzirajo le način vnosa podatkov, ne pa tudi, kako Access shranjuje ali prikazuje te podatke. Če želite več informacij, glejte Nadzor oblik vnosa podatkov z vnosnimi maskami in Oblikovanje polja za datum in čas. |
|
Omeji na seznam |
Zavihek »Iskanje « |
Da/ne |
Omogoči ali onemogoči spremembe elementov v polju za iskanje. Uporabniki včasih poskusijo ročno spremeniti elemente v polju za iskanje. Ko Access prepreči spreminjanje elementov v polju, je ta lastnost nastavljena na Da. Če je ta lastnost omogočena in želite spremeniti elemente na seznamu, morate odpreti seznam (če želite urediti seznam vrednosti) ali tabelo z izvornimi podatki za seznam (če želite urediti polje za iskanje) in tam spremeniti vrednosti. |
|
Omogoči urejanje seznama vrednosti |
Zavihek »Iskanje « |
Da/ne |
Omogoči ali onemogoči ukaz Uredi elemente seznama za sezname vrednosti, ne pa tudi za polja za iskanje. Če želite omogočiti ta ukaz za polja za iskanje, vnesite veljavno ime obrazca v lastnost List Items Edit Form . Ukaz Dovoli urejanje seznama vrednosti se prikaže v priročnem meniju, ki ga odprete tako, da z desno tipko miške kliknete polje s seznamom ali kontrolnik kombiniranega polja. Ko zaženete ukaz, se prikaže pogovorno okno Urejanje elementov seznama. Če pa v lastnosti Obrazec za urejanje elementov seznama določite ime obrazca, Access namesto prikaza pogovornega okna zažene ta obrazec. Zaženete lahko ukaz Uredi elemente seznama iz polja s seznamom in kontrolnike kombiniranega polja, ki so v obrazcih, ter kontrolnike kombiniranega polja v tabelah in naborih rezultatov poizvedbe. Obrazci morajo biti odprti v pogledu načrta ali pogledu Prebrskaj; tabele in nabori rezultatov poizvedbe morajo biti odprti v pogledu podatkovnega lista. |
|
Obrazec za urejanje elementov seznama |
Zavihek »Iskanje « |
Ime obrazca za vnos podatkov |
Če kot vrednost v tej lastnosti tabele vnesete ime obrazca za vnos podatkov, se ta obrazec odpre, ko uporabnik zažene ukaz Uredi elemente seznama. V nasprotnem primeru se prikaže pogovorno okno Urejanje elementov seznama, ko uporabniki zaženejo ukaz. |
Uporaba kaskadnih posodobitev za spreminjanje vrednosti primarnega in tujega ključa
Včasih boste morda morali posodobiti vrednost primarnega ključa. Če uporabite ta primarni ključ kot tuji ključ, lahko samodejno posodobite spremembe prek vseh primerkov tujega ključa za otroka.
Kot opomnik je primarni ključ vrednost , ki enolično identificira vsako vrstico (zapis) v tabeli zbirke podatkov. Tuji ključ je stolpec, ki se ujema s primarnim ključem. Tuji ključi so običajno v drugih tabelah in omogočajo ustvarjanje relacije (povezave) med podatki v tabelah.
Denimo, da za primarni ključ uporabite številko ID izdelka. Ena številka ID enolično identificira en izdelek. To številko ID uporabite tudi kot tuji ključ v tabeli s podatki o naročilu. Tako lahko najdete vsa naročila, ki vključujejo vsak izdelek, saj ID postane del naročila vsakič, ko nekdo da naročilo za ta izdelek.
Včasih se te ID-je (ali druge vrste primarnih ključev) spremenijo. Ko se spremeni, lahko spremenite vrednost primarnega ključa in omogočite samodejno kaskadno spreminjanje v vseh povezanih podrejenih zapisih. To delovanje omogočite tako, da vklopite referenčno integriteto in kaskadne posodobitve med dvema tabelama.
Upoštevajte ta pomembna pravila:
-
Kaskadne posodobitve lahko omogočite le za polja s primarnim ključem, ki so nastavljena na vrste podatkov »Besedilo« ali »Število«. Kaskadnih posodobitev ne morete uporabiti za polja, nastavljena na vrsto podatkov »Samoštevilo«.
-
Kaskadne posodobitve lahko omogočite le med tabelami z odnosom »ena proti mnogo«.
Če želite več informacij o ustvarjanju relacij. Glejte Vodnik po relacijah tabelin Ustvarjanje, urejanje ali brisanje relacije.
Ti postopki so povezani z roko in pojasnjujejo, kako najprej ustvarite relacijo, nato pa omogočite kaskadne posodobitve za ta odnos.
Ustvarjanje relacije
-
Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Relacije.
-
Na zavihku Načrt v skupini Relacije kliknite Dodaj tabele (Pokaži tabelo v Accessu).
-
Izberite zavihek Tabele, izberite tabele, ki jih želite spremeniti, kliknite Dodaj in nato zapri.
S tipko SHIFT lahko izberete več tabel ali pa dodate vsako tabelo posebej. Izberite le tabele na straneh relacije »ena« in »mnogo«.
-
V oknu z relacijami povlecite primarni ključ iz tabele na strani »ena« relacije in ga spustite v polje s tujim ključem tabele na strani »mnogo« relacije.
Odpre se pogovorno okno Urejanje relacij. Na spodnji sliki je prikazano pogovorno okno:
-
Potrdite polje Vzpostavi referenčno integriteto in kliknite Ustvari.
Omogočanje kaskadnih posodobitev v primarnih ključih
-
Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Relacije.
-
Prikaže se okno z relacijami in združitve (prikazane kot povezovalne črte) med tabelami v zbirki podatkov. Na tej sliki je prikazana tipična relacija:
-
Z desno tipko miške kliknite črto združitve med nadrejenimi in podrejenimi tabelami in kliknite Uredi relacijo.
Odpre se pogovorno okno Urejanje relacij. Na spodnji sliki je prikazano pogovorno okno:
-
Izberite Kaskadno posodabljanje polj v relaciji , prepričajte se , da je potrjeno potrditveno polje Vzpostavi referenčno integriteto in nato kliknite V redu.
Zakaj se zdi, da številke ID včasih preskočijo številko
Ko ustvarite polje, ki je nastavljeno na vrsto podatkov »Samoštevilo«, Access samodejno ustvari vrednost za to polje v vsakem novem zapisu. Vrednost se privzeto poveča, tako da vsak nov zapis dobi naslednjo razpoložljivo zaporedno številko. Podatkovni tip »samoštevilo« je vir vrednosti, ki je primerna za primarni ključ. Če želite več informacij, glejte Dodajanje, nastavljanje, spreminjanje ali odstranjevanje primarnega ključa.
Ko iz tabele izbrišete vrstico s poljem, ki je nastavljeno na vrsto podatkov »Samoštevilo«, vrednost v polju »Samoštevilo« za to vrstico ni vedno samodejno znova ponovna uporaba. Zaradi tega morda število, ki ga ustvari Access, ne bo število, ki ga boste videli, vrzeli pa bodo morda prikazane v zaporedju številk ID – to je privzeto. Zanašati se morate le na enoličnost vrednosti v polju s samoštevilom in ne na njihovo zaporedje.
Množično posodabljanje podatkov s poizvedbami
Poizvedbe za dodajanje, posodabljanje in brisanje so zmogljivi načini za množično dodajanje, spreminjanje ali odstranjevanje zapisov. Poleg tega so množične posodobitve preprostejše in učinkovitejše, če uporabite dobra načela načrtovanja zbirke podatkov. S poizvedbo za dodajanje, posodabljanje ali brisanje lahko prihranite čas, saj lahko poizvedbo znova uporabite.
Pomembno Preden uporabite te poizvedbe, varnostno kopirajte svoje podatke. Če imate pri roki varnostno kopijo, lahko hitro odpravite napake, ki jih morda ne boste pomoti vnesli.
Prilaganje poizvedb Uporablja se za dodajanje več zapisov v eno ali več tabel. Ena od najpogostejših uporabe poizvedbe za dodajanje je dodajanje skupine zapisov iz ene ali več tabel v izvorni zbirki podatkov v eno ali več tabel v ciljni zbirki podatkov. Recimo, da pridobite nekaj novih strank in zbirko podatkov s tabelo s podatki o teh strankah. Če se želite izogniti ročnem vnašanju novih podatkov, jih lahko dodate v ustrezno tabelo ali tabele v zbirki podatkov. Če želite več informacij, glejte Dodajanje zapisov v tabelo s poizvedbo za dodajanje.
Posodobitev poizvedb Uporablja se za dodajanje, spreminjanje ali brisanje dela (vendar ne vseh) številnih obstoječih zapisov. Poizvedbe za posodabljanje so neke vrste zmogljivo obliko pogovornega okna Najdi in zamenjaj. Vnesete pogoj za izbiranje (približno enak kot iskalni niz) in pogoj za posodobitev (grobo enakovredno nadomestnem nizu). Za razliko od pogovornega okna lahko poizvedbe za posodabljanje sprejmejo več pogojev, vam omogočajo, da posodobite veliko število zapisov z enim geslom in spremenite zapise v več kot eni tabeli. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje in zagon poizvedbe za posodabljanje.
Brisanje poizvedb Če želite hitro izbrisati veliko podatkov ali redno izbrisati nabor podatkov, je brisanje uporabno, saj poizvedbe najdejo pogoje za hitro iskanje in brisanje podatkov. Če želite več informacij, glejte Načini dodajanja, urejanja in brisanja zapisov.
