Osnovna opravila za namizno zbirko podatkov programa Access

V tem članku

• Izbira predloge

• Ustvarjanje zbirke podatkov od začetka

• Dodajanje tabele

• Kopiranje in lepljenje podatkov

• Uvažanje ali povezovanje s podatki

• Organiziranje podatkov z analizatorju tabel

• Naslednji koraki

Izbira predloge

Accessove predloge imajo vgrajene tabele, poizvedbe, obrazce in poročila, ki so pripravljena za uporabo. Izbira predlog je prva stvar, ki jo boste opazili, ko zaženete Access, in v spletu lahko poiščete več predlog.

1. V Accessu kliknite Datoteka > Novo.

2. Izberite predlogo namizne zbirke podatkov in vnesite ime za zbirko podatkov v razdelku Ime datoteke. (Če ne vidite predloge, ki bi delovala, uporabite polje Iskanje spletnih predlog.)

3. Uporabite lahko privzeto mesto, ki ga Access prikaže pod poljem Ime datoteke , ali pa kliknete ikono mape, da jo izberete.

4. Kliknite Ustvari.

Odvisno od predloge boste za začetek morda morali narediti nekaj od tega:

• Če Access prikaže pogovorno okno Prijava s praznim seznamom uporabnikov:

  1. Kliknite Nov uporabnik.

  2. Izpolnite obrazec Podrobnosti o uporabniku.

  3. Kliknite Shrani in zapri.

  4. Izberite uporabniško ime, ki ste ga pravkar vnesli, in kliknite Prijava.

• Če Access prikaže sporočilo Varnostno opozorilo v vrstici s sporočili in zaupate viru predloge, kliknite Omogoči vsebino. Če zbirka podatkov zahteva prijavo, se znova prijavite.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov iz predloge.

Ustvarjanje zbirke podatkov od začetka

Če vam nobena od predlog ne ustreza, začnite s prazno namizno zbirko podatkov.

1. V Accessu kliknite Nova mapa > namizno zbirko podatkov.

2. V polje Ime datoteke vnesite ime zbirke podatkov.

3. Uporabite lahko privzeto mesto, ki ga Access prikaže pod poljem Ime datoteke , ali pa kliknete ikono mape, da jo izberete.

4. Kliknite Ustvari.

Dodajanje tabele

V zbirki podatkov so vaši podatki shranjeni v več povezanih tabelah. Če želite ustvariti tabelo:

1. Ko prvič odprete zbirko podatkov, bo v pogledu podatkovnega lista prikazana prazna tabela, kamor lahko dodate podatke. Če želite dodati drugo tabelo, kliknite >tabelo. Lahko začnete vnašati podatke v prazno polje (celico) ali prilepiti podatke iz drugega vira, kot je Excelov delovni zvezek.

2. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in nato vnesite novo ime.

   Namig: Smiselna imena vam pomagajo vedeti, kaj vsebuje posamezno polje, ne da bi videli njegovo vsebino.

3. Kliknite Datoteka > Shrani.

• Če želite dodati več polj, vnesite stolpec Kliknite, če želite dodati.

• Če želite premakniti stolpec, ga izberite tako, da kliknete njegov naslov stolpca in ga nato povlečete na želeno mesto. Izberete lahko tudi neprekinjene stolpce in jih vse povlečete na novo mesto.

Če želite več informacij, glejte Uvod v tabele.

Kopiranje in lepljenje podatkov

Podatke iz drugega programa, kot je Excel ali Word, lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. To deluje najbolje, če so podatki ločeni v stolpce. Če so podatki v programu za obdelavo besedila, kot je Word, uporabite oznake za ločevanje stolpcev ali pretvorbo v obliko tabele pred kopiranjem.

1. Če je treba podatke urejati, na primer ločevanje polnih imen z imeni in priimki, to naredite najprej v izvornem programu.

2. Odprite vir in kopirajte (Ctrl + C) podatke.

3. Odprite Accessovo tabelo, v katero želite dodati podatke v pogledu podatkovnega lista, in jo prilepite (Ctrl + V).

4. Dvokliknite vsak naslov stolpca in vnesite smiselno ime.

5. Kliknite Datoteka > Shrani in poimenujte novo tabelo.

   Opomba: Access nastavi podatkovni tip vsakega polja na podlagi informacij, ki jih prilepite v prvo vrstico vsakega stolpca, zato se prepričajte, da se informacije v teh vrsticah ujemajo s prvo vrstico.

Uvažanje ali povezovanje s podatki

Podatke lahko uvozite iz drugih virov ali pa ustvarite povezavo do podatkov iz Accessa, ne da bi premaknili informacije iz mesta, kjer so shranjeni. Povezovanje je dobra možnost, če več uporabnikov posodablja podatke in se želite prepričati, da vidite najnovejšo različico ali če želite prihraniti prostor za shranjevanje. Izberete lahko, ali želite ustvariti povezavo do podatkov ali jih uvoziti za večino oblik zapisa. Če želite več informacij, glejte Uvoz ali povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov.

Postopek se rahlo razlikuje, odvisno od vira podatkov, vendar boste s temi navodili začeli:

1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezavo kliknite Nov vir podatkov in nato izberite obliko zapisa podatkov, iz katere želite uvoziti podmeni ali s katero se boste povezovali iz navedenih podmenijev.

   Opomba: Če še vedno ne najdete želene oblike zapisa, boste morda morali podatke najprej izvoziti v obliko zapisa datoteke, ki jo podpira Access (na primer v ločena besedilna datoteka ).

2. Sledite navodilom v pogovornem oknu Pridobivanje zunanjih podatkov.

Ko ustvarite povezavo, so nekatere oblike zapisa na voljo samo za branje. Tukaj so zunanji viri, iz katerega lahko uvozite podatke ali ustvarite povezavo:

Če želite več informacij, glejte Uvoz ali povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov.

Organiziranje podatkov z analizatorju tabel

S čarovnikom za analizo tabel lahko hitro prepoznate odvečne podatke. Čarovnik nato ponuja preprost način za organiziranje podatkov v ločene tabele. Access ohrani izvirno tabelo kot varnostno kopijo.

1. Odprite Accessovo zbirko podatkov s tabelo, ki jo želite analizirati.

2. Kliknite Orodja zbirke > Analiziraj tabelo.

   Prvi dve strani čarovnika vsebujeta kratko vadnico s primeri. Če vidite potrditveno polje Pokaži uvodne strani ?, potrdite polje in nato dvakrat kliknite Nazaj , da si ogledate uvod. Če uvodnih strani ne želite več videti, počistite polje Pokaži uvodne strani?

Če želite več informacij, glejte Normaliziranje podatkov z analizatorju tabel.

Na vrh strani

Naslednji koraki

Preostali del postopka načrtovanja se razlikuje glede na to, kaj želite narediti, vendar vam priporočamo, da ustvarite poizvedbe, obrazce, poročila in makre. Pomagate si lahko s temi članki:

• Uvod v tabele

• Uvod v poizvedbe

• Ustvarjanje Accessovega obrazca

• Uvod v poročila v Accessu

• Zaščita podatkov z varnostnim kopiranjem in procesi obnavljanja

Na vrh strani