Projekti lahko hitro z roko. Preden se začutite, preprost projekt gradnje postane kolaž manjših projektov, kot so načrtovanje, izkopi, delo temeljev in trženje. Več nadzora nad projektom lahko imate tako, da ustvarite manjše projekte v Projectu in jih nato povežete v eno samo Projectovo datoteko, da pokažete, kje so v glavnem projektu.
V tem članku
Pregled glavnih projektov
Predstavljajte si glavni projekt kot zbirko usklajenih projektov, ki kažejo hierarhijo med več sorodnimi projekti. Projekti, vstavljeni v glavni projekt, se imenujejo podprojekti.
Ko v glavni projekt vstavite podprojekt, sta ta dva projekta povezana in si lahko ogledate vse informacije v podprojektu iz glavnega projekta.
Ko posodobite podprojekt iz glavnega projekta, je posodobljen tudi v izvorni datoteki. Če morate le združiti datoteke, da ustvarite poročilo ali natisnete pogled informacij o kombiniranem projektu, jih lahko tudi začasno uskladite v pogledu.
Z ustvarjanjem glavnega projekta in podprojektov lahko razdelite velik projekt in dodelite njegove dele potrebnim osebam. V pogojih vodenja projektov dodeljevanje podprojektov na ta način prevzame odgovornost tistim, ki delajo in se ujemajo z odgovornostjo. V Projectovih pogojih lahko z ustvarjanjem podprojektov v glavnem projektu upraviteljem projektov omogočite dostop do njihovih delov načrta in nadzor nad njim.
Če želite ugotoviti, ali morate velik projekt razdeliti na glavni projekt in podprojekte, upoštevajte to:
-
Vaš projekt je zelo velik in podroben. Če projekt vsebuje več kot nekaj sto opravil, jih boste lažje upravljali, če jih boste razdelili na podprojekte. Če nekateri deli projekta vsebujejo delo, ki je razčlenjeno na več podrobnosti kot drugi, je morda smiselno te dele spremeniti v podprojekte, tako da večina uporabnikov vidi le zbran opis podprojekta, vendar si ga zainteresirane stranke lahko ogledajo podrobneje. Ena datoteka je skoraj vedno hitrejša alternativa, vendar se lahko osredotočite le na del projekta, vredno kompromisa.
-
Vaša organizacija ni centralizirana. V decentralizirani ali distribuirani organizaciji glavni projekt in podprojekti delavcem omogočajo večji nadzor nad lastnim delom kot ena centralizirana datoteka projekta.
-
Povečati želite učinkovitost metod načrtovanja organizacije. Če so odgovorni vodje na nižji ravni in vedo, katera opravila so potrebna v projektu, je morda bolj smiselno, da jim omogočite načrtovanje dela svojih skupin in nato usklajevanje datotek projekta v glavni projekt. Če je načrtovanje od zgoraj navzdol norma, boste morda želeli začetni načrt preuredi v podprojekte, ko ga uvedete, tako da imajo posamezni projektni vodje ali skupine dostop do svojih urnikov in nadzor nad njim.
-
Delate na več projektih. Projektni vodje imajo lahko niz projektov, na katerih ves čas delajo, ne glede na to, ali so projekti medsebojno povezani ali ne. Namesto odpiranja enega za enim lahko odprete vse podprojekte hkrati, ko odprete glavni projekt. S tem pristopom je tudi lažje ustvariti poročila o več projektih. Če so projekti medsebojno povezani, lahko vodja projekta ustvari odvisnosti opravil med opravili v različnih projektih. Z ustvarjanjem odvisnosti med projekti različnim vodjem projektov lažje vidite, kako delo drugih projektnih vodij vpliva na njihove urnike.
-
Nekateri projekti so podrejeni drugim. Hierarhijo več projektov lahko natančno prikažete tako, da vstavite različne projekte v druge datoteke. Iz tega izhaja struktura podprojektov mora odražati prednostne naloge in odgovornosti članov skupine ter razmerja med nalogami na različnih področjih in celotnim rokom.
-
Več oseb lahko spremeni vaš projekt. V idealnem razdelku je datoteka projekta v lasti, jo upravlja in spreminja en projektni vodja. Vendar je projekt pogosto del večjega programa, ki ga bodo morda morali upravljati upravitelji na najvišji ravni. Člani projektne skupine se lahko osredotočijo na svoje delo tako, da si ga ogledajo kot ločeno datoteko, vodja projekta, ki nadzira glavni projekt, pa lahko usklajuje urnik posamezne skupine podprojekta.
Morda je smiselno, da mejniki glavnega projekta vzpojijo mejnike posamezne skupine podprojekta, da bodo urniki usklajeni za rok. Mejnike lahko uskladite tako, da ustvarite odvisnost med mejniki ali tako, da kopirate in prilepite opravila mejnikov iz glavnega projekta v vsak podprojekt.
-
V vašem projektu je več zainteresiranih skupin, ki jih zanima več delov projekta. Če si želijo drugi ogledati različne podrobnosti, lahko vodje projektov vse datoteke projekta dodajo v strežnik in prilagodijo različne poglede različnim zainteresiranim skupinam. Isto datoteko projekta lahko uporabite kot podprojekt v različnih nadrejenih projektih, da prilagodite prikazane informacije.
-
Želite, da so vaši podprojekti samo za branje. Dodaten nadzor nad deli projekta lahko ohranite tako, da premaknete opravila v podprojekt in omejite dostop do ključnih oseb.
-
Poleg celotnega projekta želite analizirati kritično pot za vsako fazo. Vsak posamezen projekt vsebuje kritična pot. Če združite več projektov v en glavni projekt, lahko celotno sliko preprosto vidite kot več kritičnih poti v glavnem projektu, pri tem pa ohranite ločene kritične poti za vsak podprojekt.
Več informacij
Delo s podprojekti v glavnem projektu
Ko vstavite podprojekt v glavni projekt, je podprojekt predstavljen kot opravilo povzetka na seznamu opravil, indikator ikone projekta pa se prikaže v polju Indikatorji. Podprojekt je zamaknjen na ravni orisa vrstice, kamor ga vstavite, lahko pa ga zamaknete ali primaknete enako kot katero koli drugo opravilo. Ker je podprojekt predstavljen kot naloga s povzetkom, ne morete urejati informacij povzetka, lahko pa razširite oris, da prikažete opravila podprojekta in uredite informacije o projektu v glavni datoteki projekta.
Opomba: Oblikovanje, ki ste ga uporabili za opravila povzetka ali gantograme v podprojektu, ni prikazano v glavnem projektu. Informacije o oblikovanju so shranjene v vsaki datoteki in jih morate uporabiti ločeno za glavni projekt.
Ko shranite glavni projekt, se spremembe podprojekta shranijo tudi v izvorno datoteko podprojekta. Če želite delati neposredno v izvorni datoteki, ne da bi odprli datoteko glavnega projekta, se spremembe izvorne datoteke podprojekta samodejno posodobijo v glavni datoteki projekta.
Opomba: Če glavnega projekta in podprojekta ne želite več sinhronizirati, ju lahko odstranite. Če so nato spremembe narejene v podprojektu ali glavnem projektu, ostala datoteka ostane nespremenjena.
Več informacij
Kako vpliva na vire, ko kombinirate datoteke
Ko uskladite datoteke v glavni datoteki projekta, ostanejo viri za obe datoteki ločeni, tako kot opravila v podprojektu ostanejo v podprojektu. Informacije o virih lahko spremenite v glavnem projektu, spremembe pa bodo ponovene v izvorni datoteki podprojekta. V pogledu »List virov« si lahko ogledate vse vire v glavnem projektu in podprojektih, ne morete pa dodeliti vira kateremu koli projektu, razen podprojektu, iz katerega je bil vir.
Opomba: Če so isti viri uporabljeni v več podprojektih, boste videli podvojena imena virov, ker viri niso združeni. Če pa želite dodeliti vire v različnih podprojektih in razrešiti podvojena imena virov, jih lahko združite v mapi skupina virov in jih daste na voljo drugim datotekam.
Drugi načini za združevanje datotek
Glavni projekti in podprojekti vam omogočajo, da ustvarite hierarhijo projektov, ki odražajo odnos med njimi in v nekaterih primerih strukturo vaše organizacije. Morda pa imate tudi druge razloge za usklajevanje datotek projekta. Morda jih boste želeli začasno združiti za hiter pregled ali tiskanje.
Usklajevanje nepovezanih datotek
Če imate več datotek, ki jih želite združiti v enem oknu, ne glede na to, ali so datoteke v relaciji ali ne, uporabite usklajene datoteke. Če združite nepovezane datoteke v usklajenem projektu, boste lažje videli informacije iz več projektov v različnih pogledih in jih natisnili. Če morate slediti številnim trenutnim projektom, na primer pri razvoju različnih izdelkov hkrati, lahko morda uskladite datoteke projekta. Razvrščate in razvrščate lahko po imenih izdelkov, rokih projektov in upraviteljih, da poiščete in ocenite določene informacije, ki jih potrebujete. Natisnete lahko na primer datoteko pogled »Ganttogram« ki vključuje vse vaše projekte.
Ustvarjanje delovnega prostora
Usklajevanje projektov lahko uporabite tudi tako, da ustvarite delovni prostor, ki vsebuje posamezne datoteke projekta, vsaka se odpre v svojem oknu. Uporabite delovni prostor, če pogosto delate z istimi datotekami projekta in jih ne želite uskladiti v en velik projekt.
Ko odprete datoteke in jih nato shranite kot delovni prostor, Project shrani datoteke in njihove trenutne nastavitve v eno datoteko delovnega prostora. Ko nato odprete datoteko delovnega prostora, hkrati odprete vse vključene datoteke. Vsak projekt ima v opravilni vrstici svoj gumb, tako da lahko preprosto preklopite z enega projekta na drugega.
Če želite ustvariti delovni prostor, izberite ali odprite datoteke projekta in nato izberite Datoteka >Shrani delovni prostor.
