Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

Kaj omogoča organizator vsebine?

Organizator vsebine lahko samodejno izvaja ta opravila:

• Usmerjanje dokumentov v različne knjižnice ali mape    Organizator vsebine je kot nekakšen čuvaj dokumentov. Vsakič, ko prenesete dokument, organizator vsebine na podlagi ustvarjenih pravil določi, kam naj se dokument premakne. Nato usmeri dokument v ustrezno knjižnico ali mapo, ki je lahko v različni zbirki mesta. Pravila lahko temeljijo na kombinaciji vrst vsebine in metapodatkov.

• Prenos vseh dokumentov v ozaljšano knjižnico    Organizatorja vsebine lahko konfigurirate tako, da shrani vse prenesene dokumente v usmerjevalno knjižnico, kjer lahko vnesete metapodatke in dokončate postopek pošiljanja.

• Upravljanje velikosti datoteke    Organizatorja vsebine lahko konfigurirate tako, da nadzoruje število elementov v mapah in tako zagotovite, da v nobeni mapi ni več elementov, kot jih določite. Privzeto je ta omejitev 2500 elementov in ko prejmete 2501 element, organizator vsebine samodejno ustvari novo mapo in vanjo shrani dokument. Določite lahko število elementov, ki jih organizator vsebine dovoli v eni mapi.

• Upravljanje podvojenih pošiljk    Ko prenesete dokument, ki že obstaja v knjižnici, lahko organizator vsebine uporabi različice SharePoint ali spremeni ime datoteke tako, da doda enolične znake. To zagotovi, da se ohranita obstoječi in podvojeni dokument.

• Ohranjanje dnevnikov nadzora    Organizator vsebine lahko hrani dnevnike nadzora o dokumentu, ki je shranjen z usmerjenim dokumentom.

Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine na mestu

Imeti morate vsaj dovoljenja lastnika mesta, funkcije za objavljanje pa morajo biti omogočene.

Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine na mestu

1. Pojdite na stran, ki jo želite konfigurirati.

2. Kliknite Nastavitve in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve mesta.

   V SharePoint kliknite Nastavitve , vsebina mesta in nato še Nastavitve mesta.

3. Na strani Nastavitve mesta v skupini Dejanja mesta kliknite Upravljanje funkcij mesta.

4. Poleg imena funkcije organizatorja vsebine kliknite Aktiviraj. Ko je funkcija aktivirana, se v stolpcu Stanje prikaže beseda Aktivno.

   

Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

1. Poiščite mesto, za katero želite konfigurirati organizatorja vsebine, ki bo dokumente samodejno usmerjal na določena mesta.

2. Kliknite Nastavitve in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve mesta.

   V SharePoint kliknite Nastavitve , vsebina mesta in nato še Nastavitve mesta.

3. V skupini Skrbništvo mesta izberite Nastavitve organizatorja vsebine.

   Opomba: Povezava nastavitev organizatorja vsebine se prikaže le, če je funkcija aktivirana za to mesto.

4. V razdelku Preusmerjanje uporabnikov v usmerjevalno knjižnico potrdite potrditveno polje, da vsilite organizatorja vsebine. S tem samodejno preusmerite uporabnike v usmerjevalno knjižnico, ko poskušajo prenesti dokument.

5. V razdelku Pošiljam na drugo mesto potrdite potrditveno polje, če želite dovoliti pravila za usmerjanje dokumentov na drugo mesto.

6. V razdelku Delitev mape potrdite polje Ustvari podmape, ko ima ciljno mesto preveč elementov, če želite samodejno ustvariti podmape, ko je na mestu doseženo določeno število elementov.

   • V polje Število elementov v posamezni mapi vnesite število dokumentov, ki jih je mogoče shraniti v mapo, preden je ustvarjena nova mapa.

   • V polju Oblika imena mape navedite konvencijo poimenovanja za vse novo ustvarjene mape.

7. V razdelku Podvojene pošiljke izberite, ali želite, da podvojeni zapisi uporabljajo SharePointovo funkcijo ustvarjanja različic, in ali naj imajo podvojeni zapisi v imenu datoteke elementa vedno enolične znake.

8. V razdelku Ohranjanje vsebine potrdite potrditveno polje, če želite dnevnike nadzora ali metapodatke shraniti kot vnose nadzora v poslanem elementu ali dokumentu.

9. V razdelek Upravitelji pravil vnesite uporabniška imena, ki so upravitelji pravil v vaši organizaciji. Upravitelji pravil morajo imeti dovoljenja za upravljanje spletnega mesta za dostop do strani z nastavitvijo pravil organizatorja vsebine. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje pravil organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov.

10. Če želite nastaviti samodejno pošiljanje e-poštnih sporočil upraviteljem pravil, potrdite ustrezno potrditveno polje. Organizator vsebine lahko pošlje e-poštno sporočilo, kadar se pošiljanje ne ujema s pravilom ali kadar je katera koli vsebina poslana organizatorju vsebine.

    Opomba: Če želite, da so ta potrditvena polja omogočena, mora SharePoint ali skrbnik omrežja konfigurirati e-pošto.

11. V razdelku Točke pošiljanja vnesite podatke o drugih mestih ali ali programski opremi za pošiljanje e-poštnih sporočil, ki omogoča pošiljanje vsebine na trenutno mesto.

    Namig:  V tem razdelku najdete spletni naslov spletne storitve za pošiljanje vsebine na mesto, če želite ustvariti potek dela ali rešitev po meri za pošiljanje dokumentov iz e-poštnega sistema.