Časovni listi so osrednji del tega, kar kot član skupine počnete v storitvi Project Online.
Kako izpolnim časovni list?
-
V vrstici za hitri zagon kliknite Časovni list.
Pogled časovnega lista vključuje dve strani in razdelilno vrstico sredi tabele.
Na levi strani so navedena vaša opravila, kakor tudi zadeve, kot sta bolniška in dopust.
Na desni strani vnašate dejanske ure, ki jih vsak dan porabite za opravila.
:
-
Povlecite razdelilnik na sredini, da prikažete več informacij na eni ali drugi strani pogleda.
-
-
-
V pogledu časovnega lista lahko naredite nekaj stvari:
-
Ko vnesete svoje ure na časovni list, ga pošljite vodji v odobritev.
Na traku kliknite zavihek Časovni list.
-
Kliknite Pošlji > Oddaj končni časovni list
: Ko izberete Oddaj končni časovni list, je časovni list zaklenjen za urejanje. Če tega niste pripravljeni sprejeti, kliknite Pošlji napredek za vsa opravila ali Pošlji napredek za izbrana opravila.
Zakaj so časovni listi pomembni?
Nihče ne izpolnjuje časovnih listov z največjim veseljem. Če istočasno sodelujete pri več različnih opravilih, je lahko težko ugotoviti, koliko časa ste porabili za vsako posamezno opravilo. Včasih je tudi težko potrditi, da ste delali več ur. Morda menite, da bi morali delati več ur ali pa se vam zdi, da delate preveč. V obeh primerih se vam morda ne ljubi ukvarjati z delovnim časom.
Pri upravljanju projektov v resnici ni v ospredju vaš odnos do dela, čeprav je seveda ta pomemben. V središču pozornosti je pravzaprav to, da se zagotovi, da bo ustrezno delo pravočasno opravljeno znotraj proračuna. Gre za to, da se zagotovi dovolj ljudi, ki bodo opravili delo, ne da bi bil pri tem kdor koli preobremenjen ali da bi organizacija porabila več denarja, kot je bilo načrtovano.
Na osnovi podatkov iz časovnih listov bodo vodje projektov lažje dodelili ustrezno število ljudi podobnim opravilom v prihodnjih projektih. Oddelek za človeške vire lahko uporabi te podatke pri dodeljevanju ustreznega števila udeležencev določenim vlogam. In da, s časovnimi liste boste lahko prešteli evre v svojem žepu, če ste plačani po urah. treba pa je vedeti, da podatki s časovnih listov niso le to. Vaši organizaciji prinašajo večjo korist, ki prinaša boljše načrtovanje in vse boljšo učinkovitost delovanja.
Koristi boljšega načrtovanja in učinkovitosti boste spoznali tudi vi, saj vam ne bo treba delati veliko nadur, da bi pravočasno dokončali delo. Pričakovanja vodje projekta bodo realistična glede tega, koliko časa je potrebnega za dokončanje nekega opravila ali koliko ljudi je dejansko potrebnih pri tem. Morda boste celo znova prosti za konec tedna!
Kako uporabljati časovne liste v storitvi Project Online?
V ozadju skrbnik za organizacijo na časovnem listu nastavi obdobja. Vsak teden je na primer lahko ločen časovni list.
Ko vas vodja projekta dodeli nekemu opravilu, je to opravilo prikazano na časovnem listu v obdobju, ko je razporejen v načrtu projekta.
Izpolnite dejanske ure, ki jih porabite za posamezno opravilo v obdobju časovnega lista, in ga pošljete.
Vsaki osebi v storitvi Project Online je dodeljen upravitelj časovnega lista (včasih jih je več). Upravitelj časovnega lista je lahko vodja projekta ali nekdo drug, npr. upravitelj virov, ki je odgovoren za ljudi v vaši organizaciji.
Upravitelj časovnega lista prejme časovni list, ki ste ga posredovali, in ga pregleda. Če je vse videti v redu, je vaš časovni list odobren. Če se zdi, da ni vse v skladu s pričakovanji, ga lahko upravitelj časovnega lista zavrne in doda opombe z razlogi za zavrnitev.
Če je časovni list odobren, se posredovani čas prišteje k skupnemu znesku za opravljeno delo na opravilu in odšteje od zneska za preostalo delo na tem opravilu. To se beleži v skupnem načrtu projekta, tako da ima vodja projekta natančen pregled nad tem, ali izvedba projekta poteka v skladu z načrtom.
NASLEDNJI KORAK ...
Sledi več o 3.koraku: Posodobitev napredovanja.
