Môžete to priznať – na spravovanie projektov ste používali tabuľkový hárok Microsoft Excelu a nevidíte dôvod na zmenu. Nie ste sami.
Spustenie plánu projektu v Exceli je lákavé, pretože vám pomôže rýchlo uviesť zoznam všetkých projektov, usporiadať ich podľa vašich predstáv a dokonca vytvoriť niečo, čo pripomína zobrazenie Ganttovho grafu. Pri výpočte zmien v projekte však tabuľkový hárok zaostáva.
Keď zistíte, že žonglujete s viacerými projektmi, prerušenými plánmi a zdieľanými zdrojmi, udržiavanie plánu v tabuľkovom hárku sa stáva veľkou úlohou. Vďaka dynamickému plánovaciemu nástroju, nástrojom na správu zdrojov a podpore lepšej komunikácie vám Microsoft Project pomôže udržať si prehľad.
Čo vás zaujíma?
Využite výhody správy zdrojov v celom podniku
Čo sa stane, keď sa jeden zdroj priradí k viacerým projektom, keď používate tabuľkové hárky na sledovanie projektov? Zdroje mimo projektového plánu je potrebné spravovať manuálne alebo s programom tretej strany. Zdroje často končia neúmyselne preťažením a pri pokuse o preplánovanie práce môžete stráviť veľa času.
Pomocou programu Microsoft Project Server môžu všetky projekty vo vašej organizácii čerpať z centrálneho podnikového fond zdrojov. Projektoví manažéri tak môžu pred priradením zdroja k úlohe rýchlo zobraziť dostupnosť zdroja.
Umožnenie Projectu vypočítať vplyv zmien dátumu
Povedzme, že ste sledovali projekt v tabuľkovom hárku. Tento projekt má úlohu, ktorá sa nemôže začať, kým iný projekt nevytkne konkrétnu výstup. Tento výstup je naplánovaný na 18. Teraz je 25. júna a stále na to čakáš. Ako dlho bude trvať aktualizácia tabuľkového hárka novým dátumom pre úlohu, ktorá závisí od daného výstupu? Možno nie dlho, ak sa úloha blíži ku koncu projektu, ale čo ak je blízko začiatku? A čo ak projekt obsahuje viac ako 50 úloh? Viac ako 100 úloh?
Project vám pomôže rýchlo prispôsobiť plán projektu a priradenia zdrojov pomocou jeho dynamického nástroja plánovania. Bezproblémovo spracúva zmeny dátumu a jeho účinky, pričom sa započíta všetky závislosti, výstupy a priradenia zdrojov. Project nielen automaticky prepočíta plán, ale zvýrazní aj dátumy, ktoré zmenil, aby ste mohli rýchlo vidieť vplyv každej zmeny plánu.
Používanie flexibilných metód vytvárania zostáv
O desať minút máte neplánovanú schôdzu s manažérom a prediskutujte stav projektu. Chcete priniesť správu o priebehu projektu, ale v takom krátkom čase je najlepšie, čo môžete urobiť, je vytlačiť tabuľkový hárok a dúfať, že všetky údaje sú presné. Radi by ste svojmu manažérovi poskytli robustnejšiu zostavu o projekte, ale pri používaní tabuľkového hárka to v takom krátkom čase nie je možné.
S Projectom môžete rýchlo vygenerovať vizuálnu zostavu, ktorá používa šablónu, ktorá exportuje údaje do kontingenčného diagramu v Microsoft Visio Professional. Môžete vybrať polia, ktoré chcete zvýrazniť v zostave, vrátane všetkých vlastných polí, ktoré ste nastavili pre svoj projekt, a prezentovať prehľadnú a stručnú zostavu pre schôdzu s manažmentom.
Integrácia s Excelom
Exportovaním údajov projektu do Excelu môžete naďalej používať výkonné funkcie tabuľkového hárka a zároveň využiť Project na sledovanie plánu a zdrojov projektu. Excelové údaje môžete tiež importovať alebo vložiť do plánu projektu.
