Projekty sa môžu rýchlo odovzdať. Než sa nazdáte, jednoduchý stavebný projekt sa stáva kolážou menších projektov, ako je dizajn, vykopávky, základné práce a marketing. Nad projektom môžete mať väčšiu kontrolu tým, že vytvoríte menšie projekty v Projecte a potom ich prepojíte do jedného súboru Projectu, aby ste zistili, kde sa nachádzajú v hlavnom projekte.
Obsah tohto článku
Prehľad hlavných projektov
Predstavte si hlavný projekt ako kolekciu konsolidovaných projektov, ktoré zobrazujú hierarchiu medzi viacerými súvisiacimi projektmi. Projekty vložené do hlavného projektu sa nazývajú podprojekty.
Keď vložíte podprojekt do hlavného projektu, tieto dva projekty sú prepojené a môžete zobraziť všetky informácie v podprojekte z hlavného projektu.
Keď aktualizujete podprojekt z hlavného projektu, aktualizuje sa aj v zdrojovom súbore. Ak potrebujete len skombinovať súbory a vytvoriť zostavu alebo vytlačiť zobrazenie informácií o kombinovanom projekte, môžete ich tiež dočasne zlúčiť do zobrazenia.
Vytvorenie hlavného projektu a podprojektov umožňuje rozdeliť veľký projekt a delegovať jeho časti na potrebných ľudí. Z hľadiska riadenia projektov priraďovanie podprojektov týmto spôsobom dáva zodpovednosť tým, ktorí pracujú, a zodpovedá orgánu s zodpovednosťou. Z hľadiska Projectu vytváranie podprojektov v hlavnom projekte pomáha projektovým manažérom získať prístup k ich častiam plánu a kontrolovať ich časti.
Ak chcete zistiť, či by ste mali rozdeliť veľký projekt na hlavný projekt a podprojekty, zvážte nasledovné:
-
Váš projekt je veľmi veľký a podrobný. Ak projekt obsahuje viac ako niekoľko stoviek úloh, jeho rozdelenie na podprojekty môže uľahčiť správu. Ak niektoré časti projektu obsahujú prácu, ktorá je rozdelená na viac podrobností ako iné, môže mať zmysel, aby sa tieto časti rozdelili na podprojekty, aby väčšina používateľov videla len súhrnný popis podprojektu, ale zainteresované strany si ho môžu pozrieť podrobnejšie. Jeden súbor je takmer vždy rýchlejšou alternatívou, ale byť schopný sústrediť sa len na časť projektu môže stáť za kompromis.
-
Vaša organizácia nie je centralizovaná. V decentralizovanej alebo distribuovanej organizácii hlavný projekt a podprojekty poskytujú pracovníkom väčšiu kontrolu nad vlastnou prácou ako jeden centralizovaný súbor projektu.
-
Chcete zvýšiť efektivitu metód plánovania vašej organizácie. Ak sú zodpovední manažéri nižšej úrovne a vedia, ktoré úlohy sú v projekte potrebné, môže byť vhodnejšie umožniť im plánovať prácu svojich tímov a potom zlúčiť ich projektové súbory do hlavného projektu. Ak je plánovanie zhora nadol normou, môžete pôvodný plán po implementácii reorganizovať do podprojektov tak, aby jednotliví projektoví manažéri alebo tímy mali prístup k vlastným plánom a mali nad nimi kontrolu.
-
Pracujete na viacerých projektoch. Projektoví manažéri môžu mať množinu projektov, na ktorých pracujú po celý čas bez ohľadu na to, či sú projekty vzájomne prepojené alebo nie. Namiesto toho, aby ste ich otvárali po jednom, môžete pri otvorení hlavného projektu naraz otvoriť všetky podprojekty. Tento prístup tiež uľahčuje vytváranie zostáv na viacerých projektoch. Ak sú projekty vzájomne prepojené, projektový manažér môže vytvoriť závislosti úloh medzi úlohami v rôznych projektoch. Vytváranie závislostí medzi projektmi uľahčuje rôznym projektovým manažérom zistiť, ako práca iných projektových manažérov ovplyvňuje ich plány.
-
Niektoré projekty sú podriadené iným. Hierarchiu viacerých projektov môžete presne odzrkadľovať vložením rôznych projektov do iných súborov. Výsledná štruktúra podprojektov by mala odrážať priority a povinnosti členov vášho tímu, ako aj vzájomné vzťahy medzi úlohami v rôznych oblastiach a celkový termín.
-
Váš projekt môže upraviť viacero ľudí. V ideálnom prípade je súbor projektu vlastnený, spravovaný a upravený jedným projektovým manažérom. Projekt je však často súčasťou väčšieho programu, ktorý môžu správcovia vyšších úrovní potrebovať spravovať. Členovia projektového tímu sa môžu sústrediť na svoju prácu tak, že si ju prezerajú ako samostatný súbor, a projektový manažér, ktorý riadi hlavný projekt, môže koordinovať plán každého tímu podprojektu.
Medzníky hlavného projektu môžu mať zmysel riadiť medzníky každého tímu podprojektu, aby sa plány koordinovali do termínu. Medzníky môžete koordinovať vytvorením závislosti medzi medzníkmi alebo skopírovaním a prilepením úloh medzníkov z hlavného projektu do každého podprojektu.
-
Projekt obsahuje viacero účastníkov projektu, ktorým záleží na rôznych častiach projektu. Keď sa ľudia chcú pozrieť na rôzne podrobnosti, projektoví manažéri môžu umiestniť všetky súbory projektu na server a prispôsobiť rôzne zobrazenia pre rôznych účastníkov projektu. Rovnaký súbor projektu možno použiť ako podprojekt v rôznych hlavných projektoch na prispôsobenie zobrazených informácií.
-
Chcete, aby boli podprojekty určené iba na čítanie. Ďalšiu kontrolu nad časťami projektu môžete zachovať presunutím úloh do podprojektu a obmedzením prístupu ku kľúčovým osobám.
-
Okrem celkového projektu chcete analyzovať kritickú cestu pre každú fázu. Každý jednotlivý projekt obsahuje kritická cesta. Zlúčenie viacerých projektov do jedného hlavného projektu uľahčuje zobrazenie celkového obrazu ako viacerých kritických ciest v hlavnom projekte a zároveň zachováva samostatné kritické cesty pre každý podprojekt.
Ďalšie informácie
Práca s podprojektmi v hlavnom projekte
Keď vložíte podprojekt do hlavného projektu, podprojekt sa v zozname úloh zobrazí ako súhrnná úloha a v poli Indikátory sa zobrazí indikátor ikony Projektu. Podprojekt sa odsadí na úrovni prehľadu riadka, do ktorého ho vložíte, ale môžete ho odsadiť alebo zvýšiť rovnako ako akúkoľvek inú úlohu. Keďže podprojekt je vyjadrený ako súhrnná úloha, nemôžete upraviť jej súhrnné informácie, ale môžete rozbaliť prehľad tak, aby zobrazoval úlohy podprojektu a upraviť informácie o projekte v súbore hlavného projektu.
Poznámka: Formátovanie použité na súhrnné úlohy alebo pruhy Ganttovho grafu v podprojekte sa nezobrazí v hlavnom projekte. Informácie o formátovaní sú uložené v každom súbore a musia sa použiť samostatne v hlavnom projekte.
Keď uložíte hlavný projekt, zmeny podprojektu sa uložia aj v zdrojovom súbore podprojektu. Ak chcete pracovať priamo v zdrojovom súbore bez otvorenia hlavného súboru projektu, zmeny zdrojového súboru podprojektu sa automaticky aktualizujú v súbore hlavného projektu.
Poznámka: Ak už hlavný projekt a podprojekt nepotrebujete synchronizovať, môžete ich prepojiť. Ak sa potom vykonajú zmeny podprojektu alebo hlavného projektu, druhý súbor zostane nezmenený.
Ďalšie informácie
Vplyv prostriedkov pri kombinovaní súborov
Po zlúčení súborov do hlavného súboru projektu zostanú zdroje pre oba súbory samostatné, rovnako ako úlohy v podprojekte zostanú v podprojekte. Informácie o zdrojoch môžete zmeniť v hlavnom projekte a zmeny sa replikujú v zdrojovom súbore podprojektu. Všetky zdroje v hlavnom projekte a podprojektoch môžete zobraziť spoločne v zobrazení Zoznam zdrojov , ale nemôžete priradiť zdroj k žiadnemu inému projektu, než je podprojekt, z ktorého pochádza.
Poznámka: Ak sa rovnaké zdroje používajú vo viacerých podprojektoch, zobrazia sa duplicitné názvy zdrojov, pretože zdroje nie sú skombinované. Ak však chcete priradiť zdroje v rôznych podprojektoch a vyriešiť duplicitné názvy zdrojov, môžete ich skombinovať do fond zdrojov a sprístupniť ich ostatným súborom.
Ďalšie spôsoby kombinovania súborov
Hlavné projekty a podprojekty umožňujú vytvoriť hierarchiu projektov, ktorá odráža vzťah medzi nimi a v niektorých prípadoch štruktúru vašej organizácie. Môžete však mať aj iné dôvody na zlúčenie súborov projektu. Môžete ich napríklad dočasne skombinovať na rýchlu kontrolu alebo tlač.
Zlúčenie nesúvisiacich súborov
Zlúčené súbory použite, ak máte viacero súborov, ktoré chcete skombinovať v jednom okne bez ohľadu na to, či súbory navzájom súvisia alebo nie. Kombinácia nesúvisiacich súborov v konsolidovanom projekte uľahčuje zobrazenie informácií z viacerých projektov v rôznych zobrazeniach a ich tlač. Súbory projektu môžete zlúčiť, ak potrebujete sledovať množstvo prebiehajúcich projektov, napríklad pri vývoji rôznych produktov v rovnakom čase. Ak chcete vyhľadať a vyhodnotiť konkrétne potrebné informácie, môžete zoraďovať a zoskupovať podľa názvov produktov, termínov projektov a manažérov. Môžete napríklad vytlačiť zobrazenie Ganttovho grafu, ktorý obsahuje všetky vaše projekty.
Vytvorenie pracovného priestoru
Alternatívou ku zlúčeniu projektov je vytvorenie pracovného priestoru, ktorý obsahuje jednotlivé súbory projektu, pričom každý z nich sa otvorí vo vlastnom okne. Pracovný priestor použite, ak často pracujete s tými istými súbormi projektu a nechcete ich zlúčiť do jedného veľkého projektu.
Keď otvoríte súbory a potom ich uložíte ako pracovný priestor, Project uloží súbory a ich aktuálne nastavenia do jedného súboru pracovného priestoru. Keď potom otvoríte súbor pracovného priestoru, otvoria sa všetky zahrnuté súbory naraz. Každý projekt má na paneli úloh vlastné tlačidlo, vďaka čomu môžete jednoducho prejsť z jedného projektu na druhý.
Ak chcete vytvoriť pracovný priestor, vyberte alebo otvorte projektové súbory a potom vyberte položku Súbor >Uložiť pracovný priestor.
