Duplicitné údaje sa často vyskytujú vtedy, keď viacerí používatelia pridávajú údaje do databázy súčasne alebo ak databáza nebola navrhnutá na kontrolu duplikátov. Ak chcete odstrániť veľa duplicitných údajov, dotaz je jednoduchšie použiť. Prvým krokom je vyhľadanie duplicitných záznamov pomocou dotazu v databáze.
Poznámka: Metódy popísané v tomto článku sa nevzťahujú na webové aplikácie Accessu.
Pred odstránením akýchkoľvek údajov
Odstránenie údajov nie je možné vrátiť späť, preto pred pokusom o odstránenie duplicitných záznamov skontrolujte, či je databáza pripravená:
-
Skontrolujte, či súbor nie je určený iba na čítanie.
-
Ak zdieľate databázu s inými používateľmi, požiadajte ich, aby zavreli objekty, s ktorými chcete pracovať, aby sa predišlo možným konfliktom údajov.
-
Ak máte povolenia na otvorenie databázy vo výhradnom režime: Kliknite na položku Súbor >Otvortea vyberte databázu. Kliknite na šípku vedľa položky Otvoriť a potom na položku Výhradný prístup.
-
A čo je najdôležitejšie, nezabudnite zálohovať databázu. Odstránené záznamy možno obnoviť iba tak, že ich obnovíte zo zálohy. Operácia odstránenia môže tiež odstrániť záznamy v súvisiacich tabuľkách.
Poznámka: Ak chcete obnoviť súbor zo zálohy, zavrite a premenujte pôvodný súbor tak, aby záložná kópia používala názov pôvodnej verzie. Priraďte názov pôvodnej verzie záložnej kópii a otvorte ju v Accesse.
Vytvorenie a spustenie odstraňovacieho dotazu
-
Kliknite na kartu Vytvoriť > návrh dotazu a dvakrát kliknite na tabuľku, z ktorej chcete odstrániť záznamy.
-
Dvojitým kliknutím na hviezdičku (*) pridajte do návrhára dotazu všetky polia tabuľky.
-
Pridajte polia, ktoré použijete na identifikáciu záznamov na odstránenie. Predpokladajme napríklad, že zákazník odíde z práce a vy budete musieť odstrániť všetky čakajúce objednávky pre daného zákazníka. Ak chcete nájsť len tieto záznamy, môžete do mriežky návrhu pridať polia ID zákazníka a Dátum objednávky.
-
Kritériá môžete pridať aj do riadka Kritériá. Môžete napríklad pridať ID zákazníka zákazníka, ktorý bol mimo prevádzky, a dátum, po ktorom sú objednávky daného zákazníka neplatné.
-
Zrušte začiarknutie políčka Zobraziť pre každé pole kritérií.
-
Na karte Návrh kliknite na položku Spustiť. Overte, či dotaz vráti záznamy, ktoré chcete odstrániť.
-
Kliknite na položku Návrhové zobrazenie a na karte Návrh kliknite na položku Odstrániť. Access zmení výberový dotaz na odstraňovací dotaz, skryje riadok Zobraziť v dolnej časti mriežky návrhu a pridá riadok Odstrániť .
-
Ešte jedno overenie pred spustením odstraňovacieho dotazu: Uistite sa, že riadok Odstrániť v stĺpci * (všetky polia) zobrazuje polia Od a Where by sa mal zobraziť v ktoromkoľvek stĺpci kritérií.
-
Na karte Návrh kliknite na položku Spustiť > Áno.
Ďalšie informácie nájdete v téme Porovnanie dvoch tabuliek a vyhľadanie záznamov bez zhody.
