Distribúcia zostavy

Čo vás zaujíma?

• Odoslanie zostavy pomocou príkazu E-mail

• Export zostavy do priečinka alebo knižnice dokumentov SharePointu

• Informácie o vytváraní centra zostáv v SharePointe

Odoslanie zostavy pomocou príkazu E-mail

Jedným z najrýchlejších spôsobov distribúcie zostavy je použitie príkazu E-mail. Pomocou niekoľkých kliknutí myšou Access exportuje zostavu a potom vytvorí novú e-mailovú správu s priloženým súborom.

1. Na navigačnej table vyberte zostavu, ktorú chcete odoslať.

2. Vyberte položku Externé údaje > e-mail.

3. V dialógovom okne Odoslať objekt ako vyberte výstupný formát, ktorý chcete použiť, napríklad PDF, a potom kliknite na tlačidlo OK.

   Poznámka:    Hoci môžete vybrať rôzne formáty, zvážte použitie formátu PDF (Portable Document Format), ktorý sa stal defacto štandardom, zachováva rozloženie a formát pôvodnej accessovej zostavy a obsahuje vstavané spôsoby prispôsobenia stránok na zobrazenie a tlač. Ďalšie informácie nájdete v téme Inštalácia programu Adobe Reader a tlač SÚBORU PDF.

   Access otvorí novú e-mailovú správu v Outlooku s priloženým súborom.

4. Do polí Komu a Kópia zadajte e-mailové adresy príjemcov, popis do poľa Predmet a správu v oblasti správy.

   Tip    Predvolene sa súbor, ktorý odošlete týmto spôsobom, neuloží do počítača. Ak chcete uložiť kópiu súboru do počítača, kliknite pravým tlačidlom myši na prílohu v poli Priložené a potom vyberte položku Uložiť ako.

5. Vyberte položku Odoslať.

Poznámka:    Na automatizáciu procesu môžete použiť akciu makra E-mailováDatabázaObjekt. Môžete napríklad vytvoriť makro s postupnosťou týchto akcií na odoslanie rôznych zostáv rôznym používateľom.

Na začiatok stránky

Export zostavy do priečinka alebo knižnice dokumentov SharePointu

1. Na navigačnej table vyberte zostavu, ktorú chcete exportovať.

2. Výberom položky Externé údaje > PDF alebo XPSotvorte dialógové okno Publikovať vo formáte PDF alebo XPS .

3. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • Vyhľadajte priečinok pomocou navigačnej tably.

   • Vyhľadajte lokalitu SharePoint kliknutím na sharepointovú lokalitu na navigačnej table alebo zadaním URL adresy lokality do poľa adresy v hornej časti. Príklad:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Ďalšie informácie nájdete v téme Zisťovanie obsahu na úvodnej stránke SharePointu.

4. V poli Uložiť vo formáte skontrolujte, či je vybratý typ PDF súboru.

5. Ak chcete zmeniť predvolený názov zostavy, zadajte nový názov súboru do poľa Názov súboru .

6. Ak chcete otvoriť zostavu hneď po jej exporte, začiarknite políčko Otvoriť súbor po publikovaní .

7. V časti Optimalizovať pre vykonajte niektorý z týchto krokov:

   • Ak chcete optimalizovať zostavu pre väčší súbor s vyšším rozlíšením (odporúča sa pre tlač), vyberte možnosť Štandardné.

   • Ak chcete optimalizovať zostavu pre menší súbor s nižším rozlíšením (odporúča sa na publikovanie online), vyberte možnosť Minimálna veľkosť.

8. Vyberte položku Publikovať. Access vytvorí súbor. Ak ste sa rozhodli, že Access súbor otvorí po publikovaní, adobe reader súbor zobrazí.

9. Ak chcete uložiť kroky operácie tak, aby ste mohli spustiť a naplánovať rovnakú operáciu, začiarknite políčko Uložiť kroky exportu :

   • Zadajte názov a popis krokov.

   • Ak chcete vytvoriť úlohu Outlooku, ktorá naplánuje operáciu exportu k budúcemu dátumu, začiarknite políčko Create úlohe Outlooku.

   Ďalšie informácie nájdete v téme Uloženie podrobností o operácii importu alebo exportu ako špecifikácie.

   Poznámka:    Ďalším spôsobom automatizácie procesu je použitie akcie makra ExportWithFormatting. Môžete napríklad vytvoriť zmysluplný názov súboru na základe názvu zostavy a dátumu exportu. Používateľom to pomôže nájsť správnu zostavu v knižnici sharepointovej lokality alebo v priečinku mnohých zostáv. V argumente Výstupný súbor zadajte nasledujúci výraz:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Kde RptQC5 je názov objektu zostavy, Auto_Header0 je sekcia hlavičky zostavy a vlastnosť Titulok je názov zostavy.

Na začiatok stránky

Informácie o vytváraní centra zostáv v SharePointe

Zvážte vytvorenie vyhradeného centra zostáv v knižnici dokumentov SharePointu, aby používatelia mohli jednoduchšie vyhľadať a zobraziť zostavy, ktoré potrebujú. Pridaním stĺpcov, prepojením na knižnicu z Accessu a prispôsobením knižnice dokumentov zobrazeniami môžete používateľom poskytnúť prvotriedne prostredie. Nižšie sú uvedené základné kroky, ktoré môžete vykonať.

Create knižnice dokumentov    Knižnica dokumentov je zabezpečené umiestnenie súborov, ktoré zjednodušuje spoluprácu. Do knižnice môžete pridať stĺpce, ako napríklad kategórie, osoby alebo skupiny a vypočítané stĺpce, ktoré potom môžete použiť na vytvorenie zobrazení a filtrov.

Ďalšie informácie nájdete v téme Čo je knižnica dokumentov?

Aktualizácia stĺpcov knižnice z Accessu    Prepojením knižnice s Accessom môžete aktualizovať stĺpce v knižnici dokumentov z Accessu, aby používatelia mohli nájsť požadované zostavy a poskytnúť ďalšie informácie.

Ďalšie informácie nájdete v téme Import, prepojenie alebo premiestnenie údajov do SharePointu.

Create zoradených a filtrovaných zobrazení    Namiesto odoslania zostavy z Accessu e-mailom odošlite prepojenie na príslušné zobrazenie knižnice dokumentov. Príklad:

• Zoraďte zobrazenie vo vzostupnom poradí podľa stĺpca Upravené tak, aby sa ako prvá zobrazila najaktuálnejšia zostava. Ďalšie informácie nájdete v téme Úprava zobrazenia SharePointu pomocou zoradenia.

• Ak máte v knižnici stĺpec Voľba s názvom JobFunction s tromi hodnotami: Lineworker, Foreman a Supervisor, vytvorte samostatné zobrazenia na základe výrazu filtra pre každú rolu úlohy:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Keď odošlete prepojenie na zobrazenie supervízora a používateľ naň klikne, v zobrazení sa zobrazia konkrétne správy pre nadriadených. Ak chcete získať prepojenie na zobrazenie knižnice, zobrazte zobrazenie a skopírujte URL adresu z panela s adresou.

• Ak máte v knižnici stĺpec osoby s názvom OurEmployees, vytvorte zobrazenie založené na výraze filtra, ktorý používa funkciu Ja na zobrazenie zostáv len pre aktuálneho používateľa:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Keď odošlete prepojenie na zobrazenie a používateľ naň klikne, zobrazenie zobrazí konkrétne zostavy pre daného používateľa.

Ďalšie informácie nájdete v téme Použitie filtrovania na úpravu zobrazenia SharePointu a úpravu zobrazenia zoznamu v SharePointe.

Pripojenie webových častí na modernej stránke   Môžete tiež vytvoriť modernú stránku na zobrazenie súboru na základe toho, čo používateľ vyberie v knižnici dokumentov pripojením webovej časti Zobrazovač súborov k webovej časti Knižnica dokumentov. Používatelia môžu prehľadávať zostavy a nájsť tú, ktorú chcú.

Ďalšie informácie nájdete v téme Používanie webových častí na stránkach SharePointu a Pripojenie webových častí v SharePointe Online.

Využitie služby Microsoft Flow    Používanie a spravovanie knižnice môžete automatizovať pomocou služby Microsoft Flow. Môžete napríklad zobrazovať oznámenia, odosielať denné pripomenutia, vytvoriť úlohu plánovača a archivovať súbory s uplynutou platnosťou do priečinka.

Pre vybratú položku v SharePointe vytvorte Planner úlohu s prepojením na položku SharePointu.

Ďalšie informácie nájdete v téme Create postupu pre zoznam alebo knižnicu v SharePointe Online alebo OneDrive for Business.

Na začiatok stránky