Čím viac e-mailov odosielate a prijímate, tým väčšia je poštová schránka Outlooku. Otvorenie a vyhľadávanie veľkých poštových schránok môže trvať dlhšie a mnohí poskytovatelia e-mailových služieb vrátane Microsoft 365 obmedzujú maximálnu veľkosť poštovej schránky. Ak sa zobrazí správa, že poštová schránka prekročila limit veľkosti, môže to pomôcť pri odstraňovaní správ a priečinkov, ale ak uložíte informácie do údajového súboru programu Outlook (.pst) alebo offline údajového súboru Outlooku (.ost), údajový súbor sa nemusí automaticky zmenšiť.
Poznámka: Ak používate konto POP, všetky informácie o e-mailovom konte vrátane priečinkov, e-mailových správ, kontaktov, kalendára a informácií o úlohách sa uložia v údajovom súbore Outlooku (.pst). Ak používate konto Microsoft 365, Exchange, IMAP alebo Outlook.com, kópia poštovej schránky sa uloží v offline údajovom súbore Outlooku (.ost).
Ak chcete zmenšiť veľkosť údajového súboru Outlooku (.pst) alebo offline údajového súboru Outlooku (.ost), údajový súbor môžete zhutniť manuálne. Nižšie vyberte svoju verziu Outlooku a zobrazia sa pokyny na zmenšenie veľkosti súboru .pst alebo .ost.
Existuje niekoľko spôsobov, ako zmenšiť veľkosť poštovej schránky.
Pomocou nástroja Na čistenie poštovej schránky môžete zobraziť veľkosť poštovej schránky a jednotlivých priečinkov. Tento nástroj vám tiež pomôže vyhľadať staršie alebo veľmi veľké správy, ktoré možno budete chcieť odstrániť alebo premiestniť do údajového súboru programu Outlook (.pst).
Príčinou veľkej poštovej schránky je často veľký priečinok Odstránené položky. Nástroj poskytuje tlačidlo na zobrazenie veľkosti priečinka Odstránené položky a vyprázdnenie priečinka Odstránené položky.
Outlook niekedy uloží konfliktné položky do priečinka s názvom Konflikty. Konflikty sa vyskytnú, keď kópia položky uloženej na e-mailovom serveri nie je synchronizovaná s kópiou položky uloženou v lokálnom počítači. Nástroj Na čistenie poštovej schránky môže tieto konflikty odstrániť za vás.
Spustenie nástroja Vyčistenie poštovej schránky
-
Kliknite na kartu Súbor.
-
Kliknite na položku Nástroje > vyčistenie poštovej schránky.
-
Vyberte položky Zobraziť veľkosť poštovej schránky, Vyhľadať položky staršie ako, Hľadať položky väčšie ako, Zobraziť veľkosť odstránených položiek, Vyprázdniť priečinok Odstránené položky , Zobraziť veľkosť konfliktov alebo Prázdne konflikty na vykonanie požadovanej úlohy.
Odstránenie nadbytočných správ pomocou funkcie Vyčistenie konverzácií
V dlhom e-mailovom vlákne sa často nachádza množstvo správ, ktoré obsahujú všetky rovnaké informácie ako predchádzajúce správy. Vyčistenie konverzácií môže tieto redundantné správy odstrániť automaticky. Ďalšie informácie nájdete v téme Odstránenie nadbytočných správ pomocou funkcie Vyčistenie konverzácií.
Vyhľadávanie veľkých správ
Z vyhľadávacieho poľa Outlooku môžete vyhľadať všetky správy väčšie ako konkrétna veľkosť. Kliknite do vyhľadávacieho poľa a zadajte: messagesize:>5 mb. Zobrazia sa všetky správy väčšie ako 5 MB. Niektoré alebo všetky tieto správy môžete odstrániť alebo premiestniť do iného údajového súboru programu Outlook (.pst). Ďalšie informácie o premiestňovaní položiek nájdete v téme Premiestnenie alebo kopírovanie správy medzi priečinkami.
Ak odstránite položky z údajového súboru Outlooku (.pst) alebo offline údajového súboru Outlooku (.ost), Outlook automaticky zhutní súbor na pozadí počas nečinnosti, keď nepoužívate počítač, ale Outlook je stále spustený.
Poznámka: Outlook zhutní súbor iba vtedy, ak sa v súbore nachádza viac ako 20 % prázdneho priestoru (nevyužité miesto).
Môžete tiež použiť nasledujúce kroky na okamžité manuálne spustenie procesu zhutnenia, čo môže trvať niekoľko minút.
-
Odstráňte všetky položky, ktoré nechcete uchovať, a vyprázdnite priečinok Odstránené položky .
-
Kliknite na položku Nastavenie konta > súbor > nastavenia konta.
-
Na karte Údajové súbory kliknite na údajový súbor, ktorý chcete zhutniť, a potom kliknite na položku Nastavenia.Poznámka: Ak používate e-mailové konto Exchange alebo Outlook.com, musíte okrem toho kliknúť na kartu Rozšírené > nastavenia údajového súboru Outlooku.
-
V dialógovom okne Údajový súbor programu Outlook kliknite na položku Zhutniť a potom kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: Po zhutnení údajového súboru outlooku nemusíte ukončiť Outlook.
