Vytvorenie ankety plánovania v Outlooku pre Windows

Vytvorenie ankety v Outlooku

1. Vyberte nastavenia schôdze.

   1. Zobraziť všetky ankety: Kliknutím na toto prepojenie zobrazíte a spravujete všetky ankety, ktoré ste vytvorili vy.

   2. Časové pásmo: Vyberte rozbaľovaciu ponuku časového pásma a zmeňte časové pásmo schôdze.

      Poznámka: Použité časové pásmo sa načíta z nastavení organizátora, ale v zozname môžete vybrať nové. Berie sa do úvahy letný čas a schôdze po ročnom prechode zobrazujú správny čas. 

   3. Trvanie: V zozname vyberte trvanie schôdze.

   4. Hodiny schôdzí: Skontrolujte, či sa navrhovaný čas schôdze obmedzuje len na pracovné dni a pracovné hodiny.

      Poznámka: Predvolený pracovný čas sa načíta buď z nastavení organizátora (ak je k dispozícii), alebo sa použijú nastavenia exchangeu. Ak sa nenájdu žiadne nastavenia, predvolene od 8:00 do 17:00.

   5. Výber dátumu: Výber dátumu vám umožní vybrať rôzne dátumy, aby sa zobrazila časová dostupnosť. Do ankety môžete pridať časy z rôznych dátumov. Prípadne môžete pomocou tlačidiel so šípkami doľava a doprava prejsť na predchádzajúci alebo nasledujúci deň a pomocou ikony kalendára (medzi tlačidlami so šípkami) prejsť späť na dnešný deň.

2. Plánovanie ankety preskúma plány účastníkov (ak je k dispozícii) a navrhne zoznam vhodných časov schôdze. Medzi faktory, ktoré sa používajú na určenie najlepších možností, patria počet voľných účastníkov, počet požadovaných a voliteľných účastníkov, či majú konfliktní účastníci nezáväzné alebo zaneprázdnené záväzky vo svojom kalendári.

   Poznámka: Plánovanie ankety používa vaše podnikové konto Microsoft 365 na prístup ku kalendáru a kalendárom účastníkov vo vašej organizácii na určenie dostupnosti. Kalendáre, ktoré nie sú priradené ku kontu Microsoft 365, zobrazia neznámu dostupnosť účastníkov.

   1. Ľudia Ikony: Ukázaním kurzorom na ikonu osoby sa zobrazí dostupnosť účastníkov a to, či sú povinné alebo voliteľné. 

      1. Podčiarknuté: Organizátor

      2. Zelená: K dispozícii

      3. Červená: Nemám čas

      4. Fialová: Mimo pracoviska

      5. Sivá: Neznáma

   2. Tlačidlo Rozbaliť alebo zbaliť: Umožní vám zobraziť podrobný zoznam dostupnosti účastníkov a to, či sú povinní alebo voliteľní pre daný návrh času.

3. Vyberte niekoľko vhodných časov schôdze. Tlačidlo Ďalej sa povolí, ak vyberiete jednu alebo viac možností.

4. Kliknite na položku Ďalej. Pred dokončením vytvárania ankety sa zobrazí zoznam vybratých časov a nastavení ankety.
   
   

   1. Teraz môžete odstrániť všetky vybraté časy schôdze kliknutím na ikonu odstránenia v zozname Vybraté časy .

   2. Máte možnosť pridať miesto schôdze.

   3. Online schôdze sú predvolene povolené. Začiarknutím políčka Online schôdza ju vypnete. Názov nastavenia sa aktualizuje v závislosti od predvoleného poskytovateľa schôdze vybratého vašou organizáciou. Poskytovateľa schôdze môžete zmeniť v nastaveniach Outlooku.

   4. Pomocou tlačidla rozbalenia alebo zbalenia môžete zobraziť možnosti v časti Spravovať nastavenia ankety.

      1. Plán, keď účastníci dosiahnu konsenzus: Udalosť v kalendári sa automaticky naplánuje, ak všetci požadovaní účastníci hlasovali v prospech konkrétnej možnosti času. Ak je k dispozícii viacero možností, naplánuje sa najskoršia možnosť.

      2. Podržanie vybratých časov v kalendári: Nezáväzná udalosť sa umiestni do kalendára pre každú navrhnutú možnosť. Všetky blokovania vymazania sa po naplánovaní schôdze odstránia alebo sa anketa zruší.

      3. Upozornite ma na aktualizácie ankety: Pri každom hlasovaní účastníka dostanete e-mail. Správa obsahuje aktuálny stav ankety a možnosť naplánovať.

      4. Požadovať, aby účastníci overili svoju identitu: Aby sa zabránilo anonymnému hlasovaniu, účastníci sa budú musieť pred hlasovaním overiť.

      5. Uzamknúť anketu pre účastníkov: Účastníci nebudú môcť navrhovať nové časy ani upravovať iných účastníkov.

         Poznámka: Správcovia nájomníkov môžu niektoré z týchto nastavení aktualizovať aj na úrovni organizácie pomocou príslušných rutín typu cmdlet. Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich nastaveniach v
         prostredí Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
         FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled a FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled. 

5. Vyberte položku Vytvoriť anketu. Plánovanie ankety vloží podrobnosti ankety do tela e-mailu, ktorý obsahuje prepojenie na stránku hlasovania a prepojenie na všetky ankety, ktoré ste doteraz vytvorili.

6. Výberom položky Odoslať odošlete e-mail a spustíte proces hlasovania.