Konfigurácia organizátora obsahu na smerovanie dokumentov

Čo organizátor obsahu dokáže?

Organizátor obsahu dokáže automaticky vykonávať tieto úlohy:

• Smerovať dokumenty do iných knižníc alebo priečinkov    Organizátor obsahu teda funguje ako nástroj na usmerňovanie pre dokumenty. Pri každom nahratí dokumentu organizátor obsahu použije vytvorené pravidlá na určenie, kde by mal dokument premiestniť. Potom nasmeruje dokument do správnej knižnice alebo priečinka, ktorý môže byť umiestnený v inej kolekcii lokalít. Pravidlá môžu byť založené na kombinácii typov obsahu a metaúdajov.

• Nahratie všetkých dokumentov do odkladanej knižnice    Organizátor obsahu môžete nakonfigurovať na umiestnenie všetkých nahratých dokumentov do odkladacej knižnice, kde sa môžu zadať metaúdaje a dokončiť proces odosielania.

• Spravovať veľkosť priečinka    Organizátor obsahu môžete nakonfigurovať tak, aby sledoval počet položiek v priečinkoch a aby žiadny priečinok neobsahuje viac ako zadaný počet položiek. Predvolene je tento limit 2 500 položiek a po prijatí čísla položky 2501 organizátor obsahu automaticky vytvorí nový priečinok a umiestni doň dokument. Môžete určiť počet položiek, ktoré organizátor obsahu povoľuje v jednom priečinku.

• Spravovať duplicitné odoslania    Keď sa nahrá dokument, ktorý už v knižnici existuje, organizátor obsahu môže použiť SharePoint verzie alebo zmeniť názov súboru pridaním jedinečných znakov. Zabezpečí to zachovanie existujúceho dokumentu, ako aj duplikátu.

• Uchovávať denníky auditu    Organizátor obsahu môže uchovávať denníky auditu o dokumente uložené spolu s dokumentom po jeho nasmerovaní.

Aktivácia funkcie organizátora obsahu na lokalite

Musíte mať aspoň povolenia vlastníka lokality a musia byť povolené publikačné funkcie.

Aktivácia funkcie organizátora obsahu na lokalite

1. Prejdite na lokalitu, ktorú chcete konfigurovať.

2. Kliknite na položku Nastavenia a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenie lokality .

   Ak chcete SharePoint, kliknite na položku Nastavenie , kliknite na položku Obsah lokality a potom na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v skupine Akcie lokality na položku Spravovať funkcie lokality.

4. Vedľa názvu funkcie organizátor obsahu kliknite na položku Aktivovať. Keď je funkcia aktivovaná, v stĺpci Stav sa zobrazuje slovo Aktívna.

   

Konfigurácia organizátora obsahu na smerovanie dokumentov

1. Prejdite na lokalitu, v rámci ktorej chcete nakonfigurovať organizátora obsahu tak, aby sa dokumenty automaticky smerovali do určených umiestnení.

2. Kliknite na položku Nastavenia a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenie lokality .

   Ak chcete SharePoint, kliknite na položku Nastavenie , kliknite na položku Obsah lokality a potom na položku Nastavenie lokality.

3. V skupine Správa lokality vyberte položku Nastavenia organizátora obsahu.

   Poznámka: Prepojenie nastavení organizátora obsahu sa zobrazuje, iba ak je funkcia na tejto lokalite aktivovaná.

4. Ak chcete zabezpečiť organizátor obsahu, začiarknite políčko v časti Presmerovať používateľov do knižnice odovzdaných položiek. Keď sa používatelia pokúsia nahrať dokument, budú automaticky presmerovaní do odkladacej knižnice.

5. Ak chcete povoliť smerovanie dokumentov na inú lokalitu, začiarknite políčko v časti Odosiela sa do inej lokality.

6. Ak chcete, aby sa po prekročení určeného počtu položiek v umiestnení automaticky vytvárali podpriečinky, v časti Vytváranie oblastí priečinka začiarknite políčko Vytvoriť podpriečinky, ak cieľové umiestnenie obsahuje príliš veľa položiek.

   • V poli Počet položiek v jednom priečinku zadajte počet dokumentov, ktoré sa môžu uložiť do priečinka pred vytvorením nového priečinka.

   • V poli Formát názvu priečinka určite konvenciu pomenovania nových priečinkov, ktoré sa vytvoria.

7. V časti Duplicitné odoslania vyberte, či chcete v duplikátoch používať funkciu tvorby verzií alebo či duplikáty majú vždy mať k názvu súboru položky pripojené jedinečné znaky.

8. Ak chcete uložiť denníky auditu alebo metaúdaje ako položku auditu o odoslanej položke alebo dokumente, začiarknite políčko v časti Zachovanie kontextu.

9. V časti Správcovia pravidiel zadajte mená používateľov, ktorí sú správcami pravidiel vo vašej organizácii. Správcovia pravidiel musia mať povolenia na správu webovej lokality na prístup k stránke nastavenia pravidiel organizátora obsahu. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie pravidiel organizátora obsahu na smerovanie dokumentov.

10. Ak začiarknete príslušné políčka, správcom pravidiel sa budú automaticky odosielať e-mailové správy. Organizátor obsahu môže odosielať e-mailové správy, keď odoslaná položka nespĺňa pravidlo alebo keď sa mu odošle ľubovoľný obsah.

    Poznámka: E-mail musí server alebo služba konfigurovať pre server alebo službu, aby sa tieto začiarkavacie políčka povolili.

11. V časti Body odoslania zadajte informácie o iných lokalitách alebo softvéri na odosielanie e-mailov, ktoré môžu odosielať obsah na aktuálnu lokalitu.

    Tip:  V tejto časti získate URL webovej služby na odosielanie obsahu na lokalitu v prípade, že chcete vytvoriť pracovný postup alebo vlastné riešenie na odosielanie dokumentov z e-mailového systému.