Dodatok k prehláseniu o používaní osobných údajov pre Excel

Karta Nové (kliknite na kartu Súbor a potom na položku Nové) vám môže poskytnúť aktuálnu pomoc stiahnunú z Office.com zošitov založených na šablónach. Môžete tiež odoslať pripomienky k šablónam a zadať číselné hodnotenie pre každú stiahnú šablónu.

Keď otvoríte šablónu alebo súbor založený na šablóne, kontakty Excelu (v závislosti od nastavení Pomocníka online) Office.com. Odošle ID pre danú šablónu, program a verziu, ktorú momentálne používate, spolu so štandardnými informáciami o počítači.

Identifikácia šablóny sa používa na identifikáciu pôvodnej šablóny stiahovanej z Office.com alebo zahrnutej do inštalácie Excelu. Zošit nie je jednoznačne identifikátorom. Identifikácia je rovnaká pre všetkých používateľov rovnakej šablóny.

Ak sa rozhodnete vytvoriť prepojenie na obrázok, súbor, zdroj údajov alebo iný dokument na pevnom disku alebo na serveri, cesta k danému súboru sa uloží do zošita. V niektorých prípadoch môže prepojenie obsahovať vaše meno používateľa alebo informácie o serveroch vo vašej sieti. V prípade údajového pripojenia môžete meno používateľa alebo heslo uložiť v rámci prepojenia na údajové pripojenie.

Ak použijete schému XML v zošite, do zošita sa uloží cesta k schéme XML, ktorú ste vytvorili. V niektorých prípadoch môže cesta obsahovať vaše meno používateľa.

Keď vytvoríte funkciu údajov hárka alebo zostavu kontingenčnej tabuľky z externého zdroja údajov, požadované údaje sa uložia ako súčasť hárka spolu s jedinečným identifikátorom zdroja údajov. Uloží sa aj meno používateľa osoby, ktorá naposledy obnovila vyrovnávaciu pamäť.

V závislosti od spôsobu nastavenia zošita alebo zostavy kontingenčnej tabuľky sa môže zobraziť len podmnožina uložených údajov. Ak chcete odstrániť všetky tieto uložené údaje, odstráňte pripojenie k zdroju údajov z funkcií údajov hárka a odstráňte všetky kontingenčné kontingenčné funkcie odkazujúce na údaje.

Pri vytváraní grafu v Exceli môžete filtrovať údaje vybraté pre graf tak, aby sa zobrazila len časť údajov. Všetky vybraté údaje sa však uložia spolu s grafom. Ak chcete zabrániť iným osobám v zmene grafu alebo zobrazení jeho údajov, pri kopírovaní do programu spoločnosti Microsoft prilepte graf ako bitovú mapu. Ak údaje v grafe pochádzajú z externého zdroja údajov, môžete graf zabezpečiť heslom, aby ste zabránili iným používateľom v aktualizácii grafu najnovšími údajmi z externého zdroja. Ak graf vychádza z údajov v zošite, zabezpečenie grafu heslom môže zabrániť iným používateľom v úprave údajov, ktoré sa zobrazujú v grafe.

Keď vytlačíte excelový zošit a potom tento zošit uložíte, Excel uloží cestu k tlačiarni spolu s dokumentom. V niektorých prípadoch môže cesta obsahovať meno používateľa alebo názov počítača.

Excel umožňuje pridávať a upravovať alternatívny text tabuliek, tvarov, obrázkov, grafov, grafických prvkov SmartArt a iných objektov v zošitoch. Alternatívny text sa uloží spolu so zošitom a môže obsahovať osobné informácie pridané ľubovoľným prispievateľom prezentácie. V prípade niektorých objektov, ako sú napríklad obrázky vložené do zošita, predvolený alternatívny text obsahuje cestu k súboru vloženého objektu.

Alternatívny text môžu používať funkcie na zjednodušenie ovládania, ako sú napríklad čítačky obrazovky. Alternatívny text je k dispozícii každému, kto má prístup k vášmu súboru.

Excel umožňuje prístup k pracovnému priestoru dokumentov v SharePointe. Pracovný priestor dokumentov je zdieľaný priestor, v ktorom môžete spolupracovať s ostatnými členmi tímu na jednom alebo viacerých zošitoch.

Keď pristupujete k pracovnému priestoru dokumentov, Excel stiahne údaje z lokality pracovného priestoru dokumentov, aby vám poskytol informácie o danej lokalite. Tieto údaje zahŕňajú:

• Názov lokality

• URL adresa alebo adresa lokality

• Mená, e-mailové adresy a úrovne povolení používateľov lokality

• Zoznamy dokumentov, úloh a ďalších informácií dostupných z lokality

Excel tiež ukladá zoznam lokalít pracovného priestoru dokumentov, ktoré ste navštívili v počítači, vo forme súborov cookie. Tento zoznam slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k lokalitám, ktoré ste už navštívili. Spoločnosť Microsoft nepristupuje k zoznamu navštívených lokalít a nezobrazí sa na internete, pokiaľ sa nerozhodnete sprístupniť zoznam v širšom meradle.

Služba faxovania umožňuje odoslať fax cez internet a usporiadať faxy, ktoré ste odoslali v Microsoft Outlooku. Ak chcete používať faxovú službu, musíte sa zaregistrovať u poskytovateľa faxovej služby oddelene od spoločnosti Microsoft, ktorý spracováva faxy a odosiela ich cez internet. Spoločnosť Microsoft nezhromažďuje žiadne údaje pomocou funkcie faxovej služby.

Keď sa zaregistrujete do faxovej služby, poskytovateľ faxovej služby vytvorí registračný balík, ktorý je uložený poskytovateľom faxových služieb a Excelom. Balík sa skladá z adresy webovej lokality poskytovateľa faxovej služby a z tokenu potvrdzujúceho váš prístup k poskytovateľovi faxovej služby. Keď odošlete fax z Excelu, tento registračný balík sa pripojí k dokumentu.

Faxovú službu môžete použiť aj na výpočet ceny faxu bez toho, aby ste fax odoslali. Ak sa rozhodnete vypočítať cenu faxu, Excel použije šifrované pripojenie na odoslanie registračného tokenu, telefónne číslo, kam sa má fax odoslať, a počet strán faxu poskytovateľovi faxovej služby. Spoločnosť Microsoft tieto informácie neprijíma ani neukladá.

Excel umožňuje vyžiadať informácie o konkrétnom výraze alebo slovnom spojení od mnohých prémiových poskytovateľov obsahu. Keď požiadate o vyhľadávanie konkrétneho slova alebo slovného spojenia, Excel použije internet na odoslanie požadovaného textu, softvérového produktu, ktorý momentálne používate, miestneho nastavenia systému a informácií o overení, ktoré označujú, že máte právo na sťahovanie informácií o výskume, ak to tretia strana potrebuje.

Program Excel odošle tieto informácie službe poskytovanej spoločnosťou Microsoft alebo nezávislým poskytovateľom, ktorého vyberiete. Táto služba vráti informácie o požadovanom slove alebo slove.

Prijímané informácie často obsahujú prepojenie na ďalšie informácie z webovej lokality služby. Ak kliknete na toto prepojenie, poskytovateľ služby môže do vášho systému pridať súbor "cookie", aby vás identifikoval pre budúce transakcie. Spoločnosť Microsoft nenesie zodpovednosť za postupy ochrany osobných údajov webových lokalít a služieb tretích strán. Spoločnosť Microsoft nedostáva ani neuchováva žiadne z týchto informácií, pokiaľ ste nevykonali dotaz na službu vlastnenú spoločnosťou Microsoft.

Zdroje informácií a referencie môžete vypnúť takto:

Excel umožňuje prekladať celý dokument alebo jeho časť pomocou dvojjazyčného slovníka alebo strojového prekladu. Máte na výber spôsob prekladu dokumentu.

Môžete vybrať alebo zadať slovo alebo slovné spojenie, ktoré chcete preložiť, alebo môžete vybrať preklad celého dokumentu výberom príslušnej možnosti prekladu na table Zdroje informácií a referencie.

Ak vyberiete alebo zadáte slovo alebo slovné spojenie, ktoré chcete preložiť, zadaný výraz sa porovná s dvojjazyčným slovníkom. Niektoré dvojjazyčné slovníky sú súčasťou vášho softvéru a iné sú k dispozícii v Office.com. Ak sa zadané slovo alebo slovné spojenie nenachádza v dvojjazyčnom slovníku zahrnutom vo vašom softvéri, slovo alebo slovné spojenie sa odošle nezašifrované spoločnosti Microsoft alebo prekladateľskej službe tretej strany.

Ak chcete preložiť celý zošit, odošle sa nešifrovaný do prekladateľských služieb spoločnosti Microsoft alebo tretej strany. Podobne ako pri všetkých informáciách, ktoré sa odosielajú cez internet bez šifrovania, aj ostatní používatelia môžu vidieť slovo, frázu alebo zošit, ktorý prekladáte.

Ak sa rozhodnete použiť niektorý z slovníkov dostupných v Office.com alebo prekladateľskej službe tretej strany, Excel použije internet na odoslanie požadovaného textu, typu softvéru, ako aj miestneho nastavenia a jazyka, na ktorý je systém nastavený. V prípade prekladateľských služieb tretích strán môže Excel odosielať aj overovacie informácie uložené vo vyrovnávacej pamäti, ktoré označujú, že ste sa predtým zaregistrovali na prístup na webovú lokalitu.

Microsoft SharePoint poskytuje zdieľané webové lokality pracovného priestoru, na ktorých môžete spolupracovať na dokumentoch alebo schôdzach.

Keď pristupujete k lokalite SharePoint pomocou webového prehliadača alebo ľubovoľného programu balíka Office, lokalita uloží súbory cookie do počítača, ak máte povolenia na vytvorenie novej podlokality na danej lokalite. Tieto súbory „cookie“ tvoria spolu zoznam lokalít, pre ktoré máte povolenia. Tento zoznam používa niekoľko programov balíka Office na poskytovanie rýchleho prístupu k lokalitám, ktoré ste už v minulosti navštívili.

Spoločnosť Microsoft nepristupuje k zoznamu navštívených lokalít a nezobrazí sa na internete, pokiaľ sa nerozhodnete sprístupniť zoznam v širšom meradle.

Keď v SharePointe vytvoríte novú webovú lokalitu alebo zoznam alebo pridáte alebo pozvete ľudí na existujúcu webovú lokalitu alebo do zoznamu, lokalita uloží pre každú osobu nasledovné:

• Celé meno

• E-mailová adresa

Identifikácia používateľa sa pridá ku každému prvku, ktorý vy alebo iní používatelia lokality pridáte k lokalite alebo na lokalite upravíte. Rovnako ako v prípade všetkého obsahu na lokalite SharePoint by k týmto informáciám mali mať prístup iba správcovia a členovia samotnej lokality.

Všetky prvky lokality SharePoint obsahujú dve polia: Vytvoril a upravil. Pole Vytvoril sa vyplní menom používateľa osoby, ktorá prvok pôvodne vytvorila, a dátumom jeho vytvorenia. Pole Upravil sa vyplní menom používateľa osoby, ktorá zošit naposledy upravila, a dátumom poslednej úpravy zošita.

Správcovia serverov, na ktorých sú hosťované lokality SharePoint, majú prístup k niektorým údajom z týchto lokalít, ktoré sa používajú na analýzu vzorov používania lokality a zlepšovanie percentuálneho podielu času, počas ktorého je lokalita k dispozícii. Tieto údaje sú k dispozícii len pre správcov servera a nezdieľa sa so spoločnosťou Microsoft, pokiaľ spoločnosť Microsoft nie je hostiteľom lokality SharePoint. Konkrétne zaznamenané údaje obsahujú mená, e-mailové adresy a povolenia všetkých používateľov s prístupom na lokalitu.

Všetci používatelia s prístupom ku konkrétnej lokalite SharePoint môžu vyhľadávať a zobrazovať celý obsah dostupný na danej lokalite.

Microsoft SharePoint poskytuje funkcie auditovania, ktoré umožňujú správcom uchovávať spoľahlivé záznamy auditu o tom, ako používatelia pracujú s určitým obsahom.

Keď správcovia SharePointu zapnú funkciu auditovania, server automaticky zaznamená v databáze obsahu SharePointu určité akcie vykonané používateľom. Tieto akcie zahŕňajú zobrazenie, úpravu, vrátenie do projektu a vzatie z projektu. Pri každej zaznamenanej akcii server zaznamená identifikačné informácie o súbore, akcii a identifikácii SharePointu používateľa. Ako súčasť tejto funkcie sa spoločnosti Microsoft neodosielajú žiadne údaje.

Táto funkcia je predvolene vypnutá a je k dispozícii len pre správcov lokalít SharePoint, na ktorých je uložený obsah.

Excel poskytuje možnosť odosielať okamžité správy zo samotného programu a poskytuje možnosť byť upozornení, keď sú ľudia online, alebo keď sa vykonajú určité zmeny v zdieľaných zošitoch alebo pracovných priestoroch.

Excel môže použiť klienta na odosielanie okamžitých správ, ktorý vám poskytne možnosť vidieť online prítomnosť iných ľudí a odosielať im správy. Excel obsahuje webový ovládací prvok, ktorý umožňuje zobrazenie prítomnosti okamžitých správ na webovej stránke. Tento ovládací prvok používajú stránky Microsoft SharePointu. Tieto stránky neprenášajú údaje o prítomnosti späť na webový server.

Tento webový ovládací prvok možno použiť na prenos údajov o prítomnosti z programu na odosielanie okamžitých správ na webový server. Údaje o prítomnosti sa predvolene môžu odosielať iba na intranetové lokality, dôveryhodné lokality a lokality v lokálnom počítači.

Excel používa formáty súborov založené na formáte XML. Formáty súborov XML sú rozšíriteľné, čo znamená, že používatelia môžu do súborov zadať ďalšie schémy alebo značky. Doplnok alebo kód tretej strany môže tiež priložiť ďalšie metaúdaje k týmto formátom súborov XML, ktoré nie je možné zobraziť v Exceli.

Metaúdaje, ktoré boli priradené k súboru XML, môžete overiť zobrazením súboru v textovom zobrazovači.

Ak predvolene uložíte komentáre do súboru, Excel pridá do každého komentára vaše iniciály. Táto informácia tak bude dostupná pre každého, kto získa k súboru prístup.

Svoje osobné údaje môžete z týchto komentárov odstrániť takto:

1. Kliknite na kartu Súbor.

2. Kliknite na položku Informácie.

3. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

Keď v súbore vykonáte zmeny so zapnutou funkciou Sledovať zmeny, vaše meno používateľa alebo iniciály sa predvolene uložia do zošita a pridajú sa k vami vykonávaným zmenám. Tieto informácie sú spolu s pôvodným a revidovaným textom dostupné každému, kto má prístup k vášmu súboru.

Po prijatí alebo odmietnutí týchto zmien sa vaše meno odstráni. Svoje osobné údaje môžete z týchto zmien odstrániť aj takto:

1. Kliknite na kartu Súbor.

2. Kliknite na položku Informácie.

3. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

V niektorých prípadoch Excel ukladá vaše meno, aby vám poskytol lepšie možnosti pri používaní niektorých funkcií. Vaše meno je napríklad uložené v týchto umiestneniach:

• Polia autora

• Vlastnosť súboru AuthorName

Svoje meno môžete odstrániť z týchto polí a vlastností takto:

1. Kliknite na kartu Súbor.

2. Kliknite na položku Informácie.

3. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

Riešenia balíka Microsoft Office vytvorené inými spoločnosťami môžu do vlastných vlastností priradených k vášmu súboru zahrnúť aj vaše meno alebo iné osobné informácie.

Ak používate microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc alebo iné funkcie, ktoré umožňujú priame pripojenie k inému zdroju údajov, vaše informácie o oprávneniach (identifikácia používateľa a heslo) sa môžu uložiť v zošite. Ak chcete zmeniť alebo odstrániť tieto informácie o overení, budete musieť zmeniť vlastnosti pripojenia pomocou metódy špecifickej pre metódu pripojenia.

Každý súbor uložený v Exceli predvolene obsahuje vlastnosti súboru, napríklad:

• Autor

• Manažér

• Spoločnosť

• Naposledy uložil

• Mená recenzentov zošita

Okrem toho sa do súboru môžu uložiť aj ďalšie vlastnosti v závislosti od funkcií alebo riešení tretích strán, ktoré používate. Ak je napríklad zošit súčasťou pracovného postupu dokumentu, uložia sa ďalšie vlastnosti súboru na sledovanie pracovného postupu.

Táto informácia tak bude dostupná pre každého, kto získa k súboru prístup.

Svoje meno môžete z týchto vlastností odstrániť takto:

1. Kliknite na kartu Súbor.

2. Kliknite na položku Informácie.

3. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

Funkciu Kontrola dokumentu možno použiť aj na odstránenie iných typov údajov, ktoré nemusia byť k dispozícii vo všetkých zobrazeniach, ako sú napríklad komentáre a revízie. Spoločnosť Microsoft odporúča spustiť kontrolu dokumentov v každom zošite, ktorý plánujete verejne sprístupniť.

Skryté údaje a metaúdaje možno zahrnúť aj do súborov balíka Microsoft Office pomocou objektového modelu balíka Microsoft Office. Obrázky môžete napríklad nastaviť ako neviditeľné v objektovom modeli balíka Microsoft Office, čo znamená, že sa nedajú zobraziť pri otvorení súboru, ale obrázok je uložený v súbore a neskôr ho možno zobraziť.

Záznam makra umožňuje zaznamenať postupnosť akcií, aby ste mohli akcie reprodukovať neskôr. Ak sa rozhodnete zaznamenať makro, vaše meno používateľa sa pri prvom vytvorení makra uloží ako komentár v kóde. Svoje meno používateľa môžete z tohto umiestnenia odstrániť manuálne.

Digitálny podpis je voliteľná funkcia, ktorá vám môže pomôcť overiť identitu osoby, ktorá vám zošit odoslala. Digitálny podpis je jedinečná šifrovaná hodnota údajov v zošite, ktorý podpisujete. Keď odošlete zošit s digitálnym podpisom, podpis sa odošle príjemcovi spolu s údajmi v zošite a dôveryhodným digitálnym certifikátom od vás (odosielateľa). Digitálny certifikát vydáva certifikačná autorita, napríklad VeriSign, a obsahuje informácie na overenie odosielateľa a overenie, či pôvodný obsah zošita nebol zmenený. Excel sa môže automaticky obrátiť na certifikačnú autoritu online a overiť digitálny podpis.

Po podpísaní zošita sa zobrazí dialógové okno s informáciami, ktoré sú súčasťou digitálneho podpisu, ako je napríklad systémový dátum a čas, číslo verzie operačného systému, číslo verzie balíka Microsoft Office a číslo verzie programu Excel.

Správa prístupových práv k informáciám (IRM) vám umožňuje udeliť určitým používateľom alebo skupinám právo na prístup k zošitu a jeho úpravu. Správa prístupových práv k informáciám (IRM) sa napriek niektorým podobnostiam nezhoduje s ochranou dokumentu. Správa prístupových práv k informáciám umožňuje nastaviť povolenia pre celý zošit pre veľmi špecifické akcie, ako je napríklad tlač dokumentu alebo preposielanie dokumentu iným osobám, ako aj na čítanie alebo úpravu zošita.

Po uložení zošita so zapnutou technológiou IRM Excel uloží do zošita zoznam všetkých používateľov, ktorí majú práva na daný zošit a aké sú ich povolenia. Tieto informácie sú šifrované, aby k týmto informáciám mali prístup iba vlastníci zošita.

Okrem toho zošity so zapnutou irm obsahujú licencie na obsah. Licencia na obsah obsahuje e-mailovú adresu, povolenie a informácie o overení. Vždy, keď sa ktokoľvek pokúsi otvoriť zošit so zapnutou metrikou IRM, Excel skontroluje, či licencie na obsah uložené v zošite nekontrolujú identitu používateľa. Ak používateľ ešte nikdy neotvoril zošit, Program Excel kontaktuje server SPRÁVY prístupových práv k informáciám, overí identitu používateľa, stiahne používateľovi novú licenciu na obsah (za predpokladu, že má potrebné práva) a uloží danú licenciu na obsah do zošita.

Vlastníci zošitov majú možnosť vyhnúť sa ukladaniu licencií na obsah do zošita. Ak však táto licencia na obsah nie je uložená v zošite, program Excel sa musí obrátiť na server správy prístupových práv k informáciám pri každom otvorení zošita. Ak program Excel nie je pripojený k sieti alebo sa nemôže spojiť so serverom SPRÁVY prístupových práv k informáciám, zošit nie je možné otvoriť.

Ochrana zošita umožňuje chrániť excelové zošity rôznymi spôsobmi, napríklad poskytnúť iba určitým používateľom práva na úpravu, pridávanie komentárov alebo čítanie zošita.

Pri používaní funkcie Ochrana zošita sa zobrazí výzva na zadanie identifikácií používateľov. Tieto identifikácie používateľov môžu byť vo forme kont Windows NT Domain (napríklad DOMÉNA\meno používateľa) alebo e-mailových adries Windows Live ID (napríklad someone@example.com). Tieto identifikácie používateľov sa ukladajú vždy, keď používateľovi udelíte práva na čítanie alebo zmenu rozsahu textu.

Excelový zošit je možné zabezpečiť aj bez použitia hesla. Ak sa rozhodnete zabezpečiť zošit bez hesla, ktokoľvek, kto zošit číta, uvidí identifikácie používateľov, ktorým bol udelený prístup. Ak je zošit uložený vo formáte XML alebo HTML, identifikácie používateľov sú k dispozícii každému používateľovi, ktorý súbor prečíta.

Ak chcete ďalej obmedziť prístup k identifikáciám používateľov, môžete tento súbor uložiť pomocou hesla alebo pomocou správy prístupových práv k informáciám (IRM). Identifikácie používateľov sa zobrazia len vám a ďalším osobám, ktorým bol udelený prístup.

Keď otvoríte niektoré staršie verzie excelových súborov v balíku Microsoft Office, overovanie súborov balíka Office skontroluje, či štruktúra súborov zodpovedá špecifikácii od spoločnosti Microsoft pre daný formát súboru. Ak toto overenie súboru zlyhá, microsoft Office ho otvorí v chránenom zobrazení.

Kópia každého súboru, ktorý zlyhá pri overovaní súboru balíka Office, sa po ukončení Excelu uloží do počítača. Služba Hlásenie chýb spoločnosti Microsoft sa pravidelne pýta, či súhlasíte s odoslaním kópie týchto súborov spoločnosti Microsoft. Ďalšie informácie o hlásení chýb spoločnosti Microsoft vrátane úplného prehlásenia o ochrane osobných údajov nájdete v prehlásení spoločnosti Microsoft o ochrane osobných údajov pri hlásení chýb.

Excel počas úprav automaticky ukladá kópie zošita. Tento postup vám pomôže obnoviť zošity, ak omylom zatvoríte zošit bez uloženia zmien. Ak nechcete automaticky ukladať kópie zošitov, postupujte takto:

Prístup k naposledy uloženým verziám predtým uložených zošitov môžete získať a odstrániť kliknutím na kartu Súbor , kliknutím na položku Informácie a následným kliknutím na požadovaný zošit v časti Verzie. Prístup k naposledy uloženým verziám novovytvorených zošitov môžete získať a odstrániť kliknutím na kartu Súbor , kliknutím na položku Informácie, kliknutím na položku Spravovať verzie a následným kliknutím na položku Obnoviť neuložené zošity. Excel pravidelne odstraňuje automaticky uložené zošity, ak ich neotvoríte a nepoužívate. Ďalšie informácie nájdete v téme Obnovenie súborov balíka Office.

Na začiatok stránky