Knižnica je miesto na lokalite, kde môžete nahrávať, vytvárať, aktualizovať a spolupracovať na súboroch s členmi tímu. V každej knižnici sa zobrazí zoznam súborov a kľúčové informácie o súboroch, napríklad kto naposledy upravil súbor. Väčšina lokalít obsahuje knižnicu pri vytváraní lokality. Tímová lokalita má napríklad knižnicu Dokumentov, kde môžete organizovať a zdieľať svoje dokumenty.
Keďže potrebujete viac knižníc, môžete si vybrať z niekoľkých aplikácií pripravených na použitie a pridať ich na lokalitu. Knižnice môžete prispôsobiť aj viacerými spôsobmi. Môžete napríklad ovládať, ako sa dokumenty zobrazujú, spravujú a vytvárajú. alebo sledovať verzie súborov vrátane počtu a typu verzie. Môžete dokonca vytvoriť vlastné zobrazenia, formuláre a pracovné postupy, ktoré vám pomôžu spravovať projekty a obchodné procesy.
Ak chcete vytvoriť knižnice alebo pracovať s knižnicami a potrebujete informácie o postupoch, tu sú bežné a užitočné úlohy, ktoré môžete vykonávať.
-
Vytvorenie, pridanie, zobrazenie a premenovanie knižníc dokumentov
-
Video: Nastavenie ukladania a zdieľania dokumentov v službe Microsoft 365
-
Odstránenie súboru, priečinka alebo prepojenia z knižnice dokumentov SharePointu
-
Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice
-
Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií pre zoznam alebo knižnicu
-
Nastavenie šablóny súboru pre knižnicu dokumentov alebo formulárov
-
Nastavenie povolení a rozšírených nastavení úrovní povolení knižnice v SharePointe
-
Nastavenie knižnice materiálov na ukladanie obrázkov, zvukových súborov alebo videosúborov
-
Spravovanie veľkých knižníc dokumentov a záznamov pomocou metaúdajov (pozri úvodné informácie o spravovaných metaúdajoch)
Marketingový tím spoločnosti Contoso vytvorí tímovú lokalitu, na ktorej plánuje spravovať projekty a dokumenty. Vyberie vlastníka lokality, ktorý bude lokalitu spravovať. Vlastník lokality získa úroveň povolení Úplný prístup po pridaní do skupiny Vlastníci lokality. Zdieľa lokalitu a dáva každému povolenie na jej prispievanie. Tím sa rozhodne použiť knižnicu Dokumenty na správu tlačových správ, rozpočtových súborov, zmlúv, návrhov a ďalších tímových dokumentov.
Vlastník lokality nahrá dôležité dokumenty, aby tím začal používať knižnicu ako centrálne umiestnenie. Potom zapne riadenie verzií, takže tím má históriu vývoja súborov a v prípade potreby môže obnoviť predchádzajúcu verziu. Vlastník lokality tiež pridá do knižnice štandardné šablóny pre marketingové zostavy, predajné zmluvy, plány kampaní a rozpočtové hárky. Každá šablóna obsahuje logo spoločnosti a formát, s ktorým súhlasili všetci používatelia. Keď členovia vytvoria nový súbor z knižnice dokumentov, môžu jednoducho vybrať, ktorú šablónu chcú použiť.
Keď členovia tímu pridávajú súbory a spolupracujú na dokumentoch, usporadúvajú knižnicu pridaním stĺpcov a vytváraním zobrazení, ktoré im pomôžu rýchlo nájsť dokumenty. Vlastník lokality napríklad pridá stĺpec Názov projektu, aby členovia mohli filtrovať alebo zoraďovať podľa daného stĺpca. Ostatní členovia tímu pridávajú verejné zobrazenia, ktoré zoskupujú podľa fiškálneho štvrťroka, a filtrujú zmluvy, ktoré vypršia do šiestich mesiacov. Každý člen tiež vytvorí osobné zobrazenia, ktoré im pomôžu rýchlo vyhľadať informácie a dokončiť svoju prácu.
Po veľkej diskusii na schôdzi zamestnancov sa tím rozhodne nastaviť upozornenia na úrovni knižnice tak, aby sa aktualizácie vykazovali raz týždenne. Každý člen sa môže podľa potreby rozhodnúť, ako nastaviť ďalšie upozornenia alebo informačné kanály RSS pre konkrétne súbory.
Tím sa tiež zaväzuje k dôležitému "osvedčenému postupu" v tomto novom svete spolupráce. Ak chcú členovia zdieľať dokument, odolávajú pokušeniu priložiť ho k e-mailovej správe a namiesto toho odoslať prepojenie na dokument e-mailom. Odosielanie prepojenia e-mailom z knižnice je jednoduché a smeruje ľudí na najnovšiu verziu tímovej lokality.
Dôležitou zodpovednosťou tohto tímu je navrhnutie marketingových kampaní na podporu predaja a príjmov. Keď členovia tímu vytvoria nový plán kampane, spoločne vytvárajú dokumenty a sledujú vedľajšie verzie súborov. Spolutvorba umožňuje viacerým ľuďom upravovať dokument naraz bez toho, aby sa museli obávať zosúladenia zmien. Ak sa pomýlijú v jednej verzii dokumentu, môžu obnoviť predchádzajúcu verziu. Po dokončení plánu kampane môžu vytvoriť hlavnú verziu a potom ju odoslať na schválenie svojmu právnemu oddeleniu a manažérovi. Keď je súbor schválený, ostatní zamestnanci v spoločnosti môžu súbor zobraziť.
Vlastník lokality preskúma online dokumentáciu a školenia a dozvie sa, ako nastaviť pracovný postup, priradiť ho ku knižnici a automatizovať proces zhromažďovania pripomienok, zhromažďovania podpisov a publikovania finálneho dokumentu.
Po troch mesiacoch používania sa knižnica dokumentov a lokalita stali kritickými pre marketingový tím a pomohli zlepšiť ich produktivitu a viditeľnosť v celom podniku. Nedokážu si bez nej predstaviť prácu a skúmajú ďalšie spôsoby, ako používať technológie SharePointu na lepšiu spoluprácu.
Tu je niekoľko spôsobov, ako pracovať s knižnicami a urobiť ich užitočnejšími pre vašu skupinu (voľne usporiadané od základných po pokročilejšie):
Používanie a vytváranie zobrazení Pomocou zobrazenie môžete zobraziť súbory v knižnici, ktoré sú pre vás najdôležitejšie alebo ktoré najviac vyhovujú účelu. Obsah knižnice sa nezmení, ale každé zobrazenie usporiada alebo filtruje súbory tak, aby sa dali jednoduchšie vyhľadať a prehľadávať zmysluplným spôsobom. Ďalšie informácie o zobrazeniach nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.
Sledovanie verzií Ak potrebujete zachovať predchádzajúce verzie súborov, knižnice vám pomôžu sledovať, ukladať a obnovovať súbory. Môžete sa rozhodnúť sledovať všetky verzie rovnakým spôsobom. Môžete tiež určiť niektoré verzie ako hlavné, napríklad pridať novú kapitolu do príručky a niektoré verzie ako vedľajšie, napríklad opraviť pravopisnú chybu. Ak chcete spravovať ukladací priestor, môžete voliteľne vybrať počet jednotlivých typov verzií, ktoré chcete uložiť.
Tip: Ak váš tím plánuje použiť funkciu spolutvorby, odporúčame zapnúť v knižnici aspoň riadenie hlavných verzií, iba pre prípad, že by sa niekto pomýlil a nahral dokument s rovnakým názvom v knižnici, v ktorej sú všetci spoluautormi. Ak stratíte zmeny, budete môcť obnoviť predchádzajúcu verziu dokumentu.
Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Povolenie a konfigurácia riadenia verzií pre zoznam alebo knižnicu.
Spolutvorba alebo vzatie súborov z projektu Keď upravujete dokument programu Microsoft Word alebo PowerPoint z knižnice bez toho, aby ste ho vyčiarkli, ostatní používatelia ho môžu upravovať súčasne (to je spolutvorba). Keď vziať z projektu súbor, uistite sa, že súbor môže upravovať iba jedna osoba, kým ho nevrátite do projektu. Dokumenty môžete vziať z projektu v knižniciach, ktoré obsahujú citlivé dokumenty, alebo v prípade, že chcete pozorne sledovať vývoj dokumentov. Majte však na pamäti, že vyžadovanie vzatia z projektu znemožní ľuďom spolutvorbu dokumentov. Pri vzatí z projektu sa ľuďom zobrazí výzva na zadanie komentára o zmenách v dokumente, ale vzatie z projektu tiež spomalí procesy úprav a revízií. Ďalšie informácie nájdete v téme Spolupráca na dokumentoch a spolutvorba , vzatie z projektu, čítanie alebo zahodenie zmien v súboroch v knižnici.
Úprava súborov z počítačových programov Pri ukladaní dokumentov na lokalite SharePoint môžete vytvárať, upravovať a spolutvorbu dokumentov priamo z kompatibilných počítačových programov, ako je napríklad Microsoft Word alebo PowerPoint, bez toho, aby ste museli prejsť na lokalitu. Powerpointovú prezentáciu môžete napríklad upravovať v rovnakom čase, v akom ju upravujú iní používatelia (nazýva sa aj spolutvorba). Vzatie z projektu a vzatie z projektu môžete spravovať aj priamo z PowerPointu. Okrem toho môžete použiť OneDrive pre prácu alebo školu alebo Outlook na presunutie obsahu knižnice do režimu offline, pracovať s nimi zo vzdialeného umiestnenia a potom hladko synchronizovať zmeny po návrate do režimu online.
Informovanie o zmenách Ak chcete zostať aktualizovaní, keď sa dokumenty v knižnici zmenia, nastavte upozornenia, prihláste sa na odber informačných kanálov RSS alebo sledujte dokumenty. Hlavným rozdielom medzi upozorneniami, informačným kanálom RSS a nasledujúcimi položkami sú miesta, kde prijímate oznámenia. Upozornenia aj informačné kanály RSS vás informujú o aktualizáciách a obe vám umožňujú prispôsobiť, koľko informácií získate. Môžete nastaviť upozornenia alebo informačné kanály RSS, aby ste zistili, kedy sa niečo zmení v knižnici. Ak vám záleží len na konkrétnom dokumente, nastavte upozornenie alebo postupujte podľa dokumentu. Upozornenia sa môžu odosielať ako e-mailové alebo textové správy. Oznámenia informačného kanála RSS sa dostanú do konsolidovaného informačného kanála, ktorý si môžete prečítať v Outlooku alebo v inom čítačke informačného kanála. Ak sledujete dokument, do informačného kanála s aktualizáciami dostanete oznámenie (ak vaša organizácia používa informačný kanál s aktualizáciami). Ďalšie informácie o oznámeniach nájdete v téme Vytvorenie upozornenia alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS.
Vyžadovať schválenie dokumentu Pred zobrazením dokumentov môžete vyžadovať, aby boli dokumenty schválené. Dokumenty zostanú v stave čakania, kým ich neschváli alebo neodmietol niekto, kto na to má povolenie. Môžete určiť, ktoré skupiny používateľov môžu zobraziť dokument pred jeho schválením. Táto funkcia môže byť užitočná, ak knižnica obsahuje dôležité pokyny alebo postupy, ktoré musia byť konečné skôr, ako sa zobrazia ostatným.
Nastavenie povolení Skupiny SharePointu a úrovne povolení vám pomáhajú efektívne spravovať prístup k obsahu. Predvolene sa povolenia pre knižnice, priečinky v knižniciach a dokumentoch dedia z lokality. Priradenie jedinečných povolení ku konkrétnej knižnici alebo dokumentu vám môže pomôcť chrániť citlivý obsah, ako sú napríklad zmluvy alebo rozpočtové informácie, bez obmedzenia prístupu k zvyšku lokality. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v téme Úrovne povolení v SharePointe.
Vytvorenie pracovných postupov Knižnica dokumentov alebo typ obsahu môže používať pracovné postupy, ktoré vaša organizácia definovala pre obchodné procesy, ako je napríklad správa schválenia alebo revízie dokumentu. Vaša skupina môže použiť obchodné procesy na svoje dokumenty, známe ako pracovné postupy, ktoré určujú akcie, ktoré je potrebné vykonať v sekvencii, ako je napríklad schvaľovanie dokumentov. Pracovný postup SharePointu je automatizovaný spôsob premiestňovania dokumentov alebo položiek v postupnosti akcií alebo úloh. Knižnice sú predvolene k dispozícii tri pracovné postupy: Schválenie, ktoré smeruje dokument do skupiny ľudí na schválenie. Kolekcia pripomienok, ktorá smeruje dokument skupine ľudí na spätnú väzbu a vráti dokument osobe, ktorá pracovný postup spustila ako kompiláciu. a zhromažďovať podpisy, ktoré smerujú dokument do skupiny ľudí na zhromažďovanie ich digitálnych podpisov.
Poznámka: V službe SharePoint Foundation je k dispozícii iba trojfázový pracovný postup.
Ďalšie informácie o pracovných postupoch nájdete v téme Informácie o pracovných postupoch, ktoré sú súčasťou SharePointu.
Definovanie typov obsahu Ak skupina pracuje s niekoľkými typmi súborov, ako sú napríklad hárky, prezentácie a dokumenty, funkčnosť knižnice môžete rozšíriť povolením a definovaním viacerých typov obsahu. Typy obsahu zvyšujú flexibilitu a konzistentnosť vo viacerých knižniciach. Každý typ obsahu môže určovať šablónu a dokonca aj pracovný postup procesy. Šablóny slúžia ako východiskový bod formátovania a ľubovoľného často použitého textu a vlastností, ktoré sa vzťahujú na dokumenty tohto typu, ako je napríklad názov oddelenia alebo číslo zmluvy.
Sledovanie auditu Ak máte skupinu citlivých súborov a bolo by užitočné vedieť, ako sa dokumenty používali, môžete definovať politiku, ktorá vám umožní sledovanie udalostí auditu, ako sú napríklad zmeny súborov, kópie alebo odstránenie.
Nastavenie politík Nastavenia politiky umožňujú uplynutie platnosti dokumentu, automatické odstránenie alebo pravidelnú revíziu (prostredníctvom pracovného postupu) dokumentov, ktoré dosiahli zadaný vek. Ako sa knižnice vyvíjajú, použitie týchto nastavení vyraďovania môže ušetriť čas a námahu pri pokuse o manuálne vyčistenie plného miesta na pevnom disku alebo na zabránenie dosiahnutia limitov kvót.
Poznámka: Nastavenie politiky nie je k dispozícii v službe SharePoint Foundation.
Používanie lokality Centrum dokumentov Lokalitu Centrum dokumentov môžete použiť počas vytvárania, spravovania a ukladania veľkého počtu dokumentov. Centrum dokumentov je navrhnuté tak, aby slúžilo ako centralizovaný odkladací priestor na správu mnohých dokumentov. Funkcie, ako sú napríklad metaúdaje a navigácia v stromovom zobrazení, typy obsahu a webové časti, pomáhajú usporadúvať a načítavať dokumenty. Správcovia obsahu môžu rýchlo nakonfigurovať navigáciu riadenú metaúdajmi tak, aby fungovala správne pre väčšinu knižníc bez explicitného vytvárania indexov. Správcovia obsahu tiež môžu vytvárať indexy na zvýšenie výkonu v širšom rozsahu filtrov a zobrazení. Lokalitu Centrum dokumentov môžete použiť ako prostredie na tvorbu obsahu (kde používatelia prejdú do projektu alebo z projektu súbory a vytvoria štruktúry priečinkov pre tieto súbory) alebo ako archív obsahu (kde používatelia zobrazujú alebo nahrávajú len dokumenty).
Poznámka: Centrum dokumentov nie je k dispozícii v službe SharePoint Foundation.
Spôsob usporiadania súborov v knižnici závisí od potrieb skupiny a od spôsobu ukladania a vyhľadávania informácií. Niektoré plánovanie vám môže pomôcť nastaviť štruktúru, ktorá je pre vašu skupinu najvhodnejšia. Knižnice obsahujú niekoľko funkcií, ktoré vám pomôžu pracovať s viacerými súbormi v jednej knižnici. Viacero knižníc však môže vašej skupine vyhovovať lepšie.
Možno budete chcieť, aby jedna knižnica slúžila rôznym potrebám. Môžete mať napríklad niekoľko projektov v rámci tej istej skupiny alebo viacero skupín, ktoré pracujú na tom istom projekte. Zvážte použitie jednej knižnice, ak:
-
Skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie o rovnakej množine súborov alebo o rôznych zobrazeniach. Manažér môže napríklad chcieť zobraziť všetky súbory zoskupené podľa oddelenia alebo podľa termínu dokončenia.
-
Ľudia chcete vyhľadať súbory v rovnakom umiestnení na lokalite.
-
Chcete použiť rovnaké nastavenia pre súbory, ako je napríklad sledovanie verzií súborov alebo vyžadovanie schválenia.
-
Skupiny, ktoré pracujú s knižnicou, zdieľajú podobné charakteristiky, ako sú napríklad rovnaké úrovne povolení.
-
Chcete analyzovať informácie o súboroch v tabuľkovom hárku alebo získať konsolidované aktualizácie súborov.
Ak chcete efektívne pracovať s dokumentmi v jednej knižnici, môžete súbory v knižnici usporiadať pridaním stĺpcov, definovaním zobrazení alebo vytvorením priečinkov.
Môžete vytvoriť viacero knižníc, ak existujú zreteľné rozdiely medzi množinami súborov, ktoré chcete uložiť a spravovať, alebo medzi skupinami ľudí, ktorí so súbormi pracujú. Viaceré knižnice použite, ak:
-
Typy súborov, ktoré chcete uložiť a spravovať, sú odlišné a neočakávate, že ľudia budú často zobrazovať súhrny súborov alebo spoločne vyhľadávať v súboroch.
-
Skupiny ľudí, ktorí používajú súbory, sú odlišné a majú výrazne odlišné úrovne povolení.
-
Na rôzne množiny súborov je potrebné použiť rôzne nastavenia, napríklad riadenie verzií alebo schválenie.
-
Súbory nemusíte analyzovať spoločne ani prijímať konsolidované aktualizácie súborov.
-
Chcete poskytnúť rôzne množiny možností na vytváranie nových súborov alebo chcete, aby sa možnosti v ponuke Nové knižnice zobrazovali v inom poradí.
Nižšie je uvedených niekoľko spôsobov efektívnej práce s viacerými knižnicami.
Nastavenie šablón a stĺpcov lokality Ak chce vaša organizácia vo svojich knižniciach vytvoriť jednotné nastavenia, môže nastaviť šablóny lokalít a stĺpce lokality. Nastavenia môžete zdieľať vo viacerých knižniciach, takže ich nemusíte zakaždým znova vytvárať.
Odoslanie súborov do iného umiestnenia Ak chcete, aby bol súbor k dispozícii vo viacerých knižniciach, môžete ho uložiť do jednej knižnice a potom odoslať kópiu do iných knižníc. Pri zmenách v pôvodnom dokumente môžete vybrať, aby sa pripomeňlo, že sa majú aktualizovať všetky kópie dokumentu.
Vytvorenie šablón knižnice Ak chcete vytvoriť jednotné nastavenia knižníc alebo opätovne použiť charakteristiky v rámci knižníc, môžete knižnicu uložiť ako šablónu. Šablóny knižnice sú k dispozícii ako možnosť na stránke Pridať aplikáciu na lokalite.
Existuje niekoľko spôsobov usporiadania súborov v knižnici. Môžete pridávať stĺpce, definovať zobrazenia a vytvárať priečinky. Každý prístup má svoje výhody a každý prístup môžete spojiť tak, aby vyhovoval jedinečným potrebám knižnice a vášho tímu.
Knižnice predvolene sledujú názov súboru, ako aj informácie o stave súboru, ako je napríklad to, či je súbor vrátenia do projektu. Môžete však zadať ďalšie stĺpce, ktoré pomôžu skupine kategorizovať a sledovať súbory, ako je napríklad názov kampane alebo číslo projektu, alebo iné informácie, ktoré sú dôležité pre váš tím. Existuje niekoľko možností pre typ stĺpca, ktorý vytvoríte, vrátane jedného riadka textu, rozbaľovacieho zoznamu možností, čísla vypočítaného z iných stĺpcov alebo dokonca mena a obrázka osoby na lokalite.
Stĺpce poskytujú hlavičky stĺpcov, vďaka ktorým môžu používatelia jednoducho zoraďovať a filtrovať dokumenty. Pri zobrazovaní súborov v knižnici môžete súbory dočasne zoradiť alebo filtrovať tak, že ukážete na názov stĺpca a potom kliknete na šípku nadol vedľa názvu. Je to užitočné, ak potrebujete súbory zobraziť určitým spôsobom, ale kroky je potrebné zopakovať pri ďalšom zobrazení knižnice.
Ďalšie informácie o pridávaní stĺpcov nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie stĺpca v zozname alebo knižnici.
Budú používatelia často chcieť vidieť: všetky dokumenty súvisiace s konkrétnym projektom, všetky dokumenty, ktoré patria k určitému oddeleniu, alebo zoskupiť dokumenty podľa mesiaca, do ktorého majú dokumenty splniť? Ak očakávate, že súbory budete zobrazovať určitým spôsobom často, môžete definovať zobrazenie. Toto zobrazenie môžete použiť kedykoľvek, keď pracujete s knižnicou. Keď vytvoríte zobrazenie, pridá sa do rozbaľovacieho zoznamu Aktuálne zobrazenia, ktorý sa nachádza na páse s nástrojmi knižnice.
Zobrazenie knižnice je výber stĺpcov na stránke, ktorá zobrazuje položky v knižnici a často definuje konkrétny spôsob zoradenia, filter, zoskupenie a vlastné rozloženie. Knižnice môžu mať osobné zobrazenia a verejné zobrazenia. Každý, kto bol priradený k skupine Členovia na lokalite (ktorá má úroveň povolenia na prispievanie), môže vytvoriť osobné zobrazenie na zobrazenie súborov určitým spôsobom alebo filtrovať len tie súbory, ktoré chce zobraziť. Ak máte povolenie na navrhovanie knižnice, môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ktoré môže pri prezeraní knižnice používať ktokoľvek. Každé verejné zobrazenie môžete nastaviť ako predvolené, aby sa ľuďom automaticky zobrazovali dané zobrazenie knižnice.
Ak členovia skupiny zobrazia knižnice v mobilnom zariadení, môžete dokonca vytvoriť mobilné zobrazenia, ktoré poskytujú limity, ako je napríklad počet položiek zobrazených v zobrazení, ktoré sú optimálne pre šírku pásma a obmedzenia zariadení.
Ďalšie informácie o zobrazeniach nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.
Priečinky sú kontajnery, ktoré sa používajú na zoskupenie a spravovanie obsahu v knižnici alebo zozname. Ak sú pre knižnicu povolené priečinky, môžete pridať priečinky do väčšiny typov knižníc. Ak knižnica obsahuje veľa položiek, priečinky tiež zvyšujú efektivitu prístupu k týmto položkám. Keď vytvárate priečinok, vytvárate okrem neho aj vnútorný index. Tento interný index sa vytvorí aj pre koreňový priečinok alebo najvyššiu úroveň knižnice alebo zoznamu. Keď pristupujete k položkám priečinka, tento index efektívne používate na prístup k údajom.
Ak knižnica obsahuje veľa položiek, ktoré možno zoskupiť určitým spôsobom, môžete obsah v rámci knižnice usporiadať pomocou priečinkov. Medzi vhodné príklady skupín patria projekty, tímy, oddelenia, kategórie produktov, vekové rozsahy, abecedné zoznamy a abecedné podskupiny (A – C, D – F atď.). Priečinky môžu pomôcť používateľom skontrolovať a spravovať množstvo súborov známym spôsobom.
Knižnica s povolenými priečinkami predvolene zobrazuje priečinky v predvolenom zobrazení knižnice bez filtrov. Je to užitočné, pretože používatelia si môžu vybrať vhodný priečinok pri vkladaní nových dokumentov. Zobrazenie všetkých priečinkov taktiež zníži pravdepodobnosť nesprávneho pridania položiek mimo priečinkov v knižnici. Pomocou príkazu Otvoriť v programe Prieskumník , ktorý je k dispozícii na páse s nástrojmi knižnice, môžete jednoducho zmeniť usporiadanie dokumentov do rôznych priečinkov knižnice.
Poznámka: Zobrazenie knižnice je možné nastaviť na zoradenie iba podľa zadaných kritérií. V takom prípade sa priečinky nezobrazia pred položkami v zobrazení ako prvé. Túto možnosť zoradenia zobrazenia možno nebudete chcieť použiť, ak chcete, aby používatelia jednoducho našli správny priečinok.
Hoci sa priečinky knižnice nezobrazujú v navigácii lokality, vlastník lokality alebo používateľ s povolením na navrhovanie lokality môže povoliť stromové zobrazenie, ktoré zobrazuje časť Obsah lokality v navigácii lokality, a umožňuje rozbaliť, zbaliť a jednoducho prechádzať priečinkami knižníc.
Ďalšie informácie o priečinkoch nájdete v téme Vytvorenie priečinka v knižnici dokumentov alebo Odstránenie priečinka v knižnici.
Všetky tri prístupy môžu spolupracovať. Rovnaké stĺpce, ktoré používate na sledovanie dokumentov v predvolenom zobrazení knižnice, možno použiť na vytvorenie zobrazenia s niekoľkými kritériami filtra. Ľudia môžete zoradiť a filtrovať zobrazenie dynamicky kliknutím na hlavičky stĺpcov a vyhľadať obsah v okamihu. Ak bola v knižnici definovaná štruktúra priečinkov, môžete zobrazenie knižnice zlúčiť nastavením možnosti Zobraziť všetky položky bez priečinkov v časti Priečinky pri vytváraní alebo úprave zobrazenia. Každý prístup môže dopĺňať druhý získať správny obsah v správny čas a správnym spôsobom pre vás.
Niektoré knižnice sa vytvárajú pri vytváraní novej lokality, ako je napríklad knižnica Dokumenty na tímovej lokalite. Tieto knižnice môžete prispôsobiť na svoje účely alebo môžete vytvoriť vlastné ďalšie knižnice. Každý typ knižnice má konkrétny účel a niektoré majú iné správanie a funkcie.
Dôležité: Na lokalite môžete mať k dispozícii menej alebo viac knižníc v závislosti od verzie SharePointu, na ktorých je založená vaša lokalita, plánu Microsoft 365, na odber ktorých sa vaša organizácia prihlási, alebo od toho, či sú na lokalite povolené určité funkcie.
Knižnica materiálov Ak chcete zdieľať a spravovať položky digitálnych médií, ako sú napríklad obrázky, zvukové súbory a videosúbory, použite knižnicu materiálov. Knižnica materiálov uľahčuje používateľom zisťovanie a opätovné používanie digitálnych mediálnych súborov, ktoré už vytvorili iní používatelia, ako sú napríklad logá a firemné obrázky. Knižnica materiálov tiež poskytuje typy obsahu s vlastnosťami a zobrazeniami na správu a prehľadávanie mediálneho obsahu, ako sú napríklad miniatúry a kľúčové slová metaúdajov. Môžete napríklad spravovať a ukladať značkové obrázky a opätovne použiteľné fragmenty obsahu z aplikácií, aby boli k dispozícii v celom podniku a neustále sa používali.
Knižnica tabúľ Obsahuje stránky webových častí, stránky webových častí so stavovým Zoznamy a tabule (dashboard) služby PerformancePoint.
Knižnica údajových pripojení Ak chcete zjednodušiť údržbu a správu pripojení údajov, použite knižnicu pripojení údajov. Knižnica pripojení údajov je centralizované miesto na ukladanie súborov pripojenia údajov balíka Office (ODC). Každý z týchto súborov (.odc) obsahuje informácie o tom, ako vyhľadať, prihlásiť sa, dotazovať a získať prístup k externému zdroju údajov. Centralizácia súborov ODC v knižnici pripojenia údajov tiež umožňuje zdieľať, spravovať a vyhľadávať súbory pripojenia údajov z lokality SharePoint a pomáha zabezpečiť, aby pracovné údaje a zostavy, najmä tabuľkové hárky, zachovali konzistentnú množinu hodnôt a výsledkov vzorcov ako "jednu verziu pravdy".
Poznámka: Ak chcete zjednodušiť údržbu a správu súborov pripojenia údajov pre PerformancePoint, použite knižnicu pripojení údajov pre PerformancePoint. V tejto knižnici môžete ukladať súbory ODC a UDC (Universal Data Connection).
Knižnica dokumentov V prípade mnohých typov súborov vrátane dokumentov a tabuľkových hárkov použite knižnicu dokumentov. V knižnici dokumentov môžete ukladať iné typy súborov, hoci niektoré typy súborov sú blokované z bezpečnostných dôvodov. Pri práci s programami, ktoré nie sú blokované, môžete tieto súbory vytvoriť z knižnice. Marketingový tím môže mať napríklad vlastnú knižnicu dokumentov na plánovanie materiálov, správ a publikácií.
Knižnica formulárov Ak potrebujete spravovať skupinu obchodných formulárov založených na formáte XML, použite knižnicu formulárov. Vaša organizácia môže napríklad chcieť použiť knižnicu formulárov na vyúčtovanie výdavkov. Nastavenie knižnice formulárov vyžaduje editor XML alebo program na navrhovanie formulárov XML, ako je napríklad Program Microsoft InfoPath. Formulár, ktorý používatelia vypĺňajú, je len .xml súbor, ktorý obsahuje údaje (a len údaje), ktoré boli zadané do formulára, ako napríklad dátum výdavkov a suma. Všetko ostatné, čo tvorí vyúčtovanie výdavkov, poskytuje šablóna formulára. Po vyplnení formulárov môžete údaje formulára zlúčiť alebo ich exportovať na analýzu.
Knižnica obrázkov. Ak chcete zdieľať kolekciu digitálnych obrázkov alebo grafických prvkov, použite knižnicu obrázkov. Hoci obrázky je možné uložiť v iných typoch knižníc SharePointu, knižnice obrázkov majú niekoľko výhod. Z knižnice obrázkov môžete napríklad zobrazovať obrázky v prezentácii, sťahovať obrázky do počítača a upravovať obrázky pomocou kompatibilných grafických programov, ako je napríklad Microsoft Skicár. Ak chcete ukladať obrázky tímových udalostí alebo uvedení produktov na trh, zvážte vytvorenie knižnice obrázkov. Môžete tiež vytvoriť prepojenie na obrázky v knižnici z iného miesta na lokalite, napríklad zo stránok wiki a blogov.
Knižnica záznamov Ak si chcete ponechať centrálny odkladací priestor na ukladanie a spravovanie záznamov alebo dôležitých obchodných dokumentov organizácie, použite knižnicu záznamov. Vaša organizácia môže napríklad potrebovať dodržiavať nariadenia o dodržiavaní súladu, ktoré vyžadujú organizovaný proces spravovania príslušných dokumentov. Lokalita centra záznamov môže obsahovať množstvo knižníc záznamov na ukladanie rôznych typov záznamov. Pre každú knižnicu môžete nastaviť politiky, ktoré určujú, ktoré záznamy sa majú uložiť, ako smerovať a spravovať dokumenty a ako dlho sa majú tieto záznamy uchovávať.
Knižnica zostáv Ak chcete zjednodušiť vytváranie, správu a doručovanie webových stránok, dokumentov a kľúčových ukazovateľov výkonu (KPI) metrík a cieľov, použite knižnicu zostáv. Knižnica zostáv je centrálnym miestom, kde môžete vytvárať a ukladať zostavy, ako sú napríklad excelové zošity a stránky tabule. Keď publikujete excelový zošit do knižnice zostáv, otvorí sa v zobrazení prehliadača jediným kliknutím, čo predstavuje pohodlný spôsob zobrazenia zošita bez jeho pridania na stránku webových častí.
Knižnica diagramov procesov (metrické jednotky a americké jednotky) Ak chcete ukladať a zdieľať dokumenty procesu diagramu, ako sú napríklad dokumenty vytvorené pomocou programu Microsoft Visio, použite knižnicu diagramov procesov. Knižnice Metrické a americké jednotky sú prispôsobené ich príslušným meraniam.
Knižnica stránok wiki Ak chcete vytvoriť kolekciu pripojených stránok wiki, použite knižnicu stránok wiki. Wiki umožňuje viacerým ľuďom zhromažďovať informácie vo formáte, ktorý sa dá jednoducho vytvoriť a upraviť. Do knižnice môžete tiež pridať stránky wiki, ktoré obsahujú obrázky, tabuľky, hypertextové prepojenia a interné prepojenia. Ak napríklad váš tím vytvorí lokalitu wiki pre projekt, lokalita môže ukladať tipy a triky v sérii stránok, ktoré sa navzájom spájajú.
Poznámka: V závislosti od lokality a konfigurácie sa automaticky vytvoria ďalšie systémové knižnice, ako napríklad knižnica štýlov, knižnica materiálov lokality a knižnica stránok lokality. Tieto konkrétne knižnice však nie je možné vytvoriť prostredníctvom používateľského rozhrania.
