Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.
Шаг 1. Настройка источника данных в Excel
Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.
После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.
-
Откройте Excel.
-
Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.
-
Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
-
В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.
-
Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.
-
Выберите Преобразование > Тип данных: > Текст.
-
Нажмите кнопку Заменить текущий.
-
При необходимости повторите шаги 5–7.
-
Выберите Закрыть и загрузить.
-
Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.
-
Откройте Excel.
-
Excel 2016 Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.
-
Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
-
В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.
-
При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.
-
В области Разделители установите нужный флажок (например, "знак табуляции" или "запятая") и нажмите кнопку Далее.
-
В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.
Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат ("общий", "текстовый" или "дата") к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
-
При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
-
Нажмите кнопку Finish (Готово).
-
В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.
Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
-
Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.
Шаг 2. Подготовка источника данных
В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.
При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.
Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.
-
Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.
-
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, "Текст").
Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:
Если добавить символы, числа будут иметь смысл.
В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:
См. также
Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.
Шаг 1. Настройка источника данных в Excel
Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.
-
Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.
-
Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.
-
В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.
-
В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.
Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.
-
В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Формат данных столбца выберите значение Текст.
-
При необходимости повторите действие 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
-
Нажмите кнопку Готово.
-
В диалоговом окне Импорт данных укажите, куда Excel следует поместить данные, и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.
Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel
Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.
-
Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.
-
На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.
Теперь вы можете использовать эти данные для слияния.
