Повторяющиеся данные часто возникают, когда несколько пользователей добавляют данные в базу данных одновременно или если база данных не предназначена для проверки на наличие дубликатов. Проще использовать запрос, если требуется удалить большое количество повторяющихся данных. Первым шагом является поиск повторяющихся записей с запросом в базе данных.
Примечание: Методы, описанные в этой статье, не применяются к веб-приложениям Access.
Перед удалением данных
Вы не можете отменить удаление данных, поэтому убедитесь, что база данных готова, прежде чем пытаться удалить дубликаты записей:
-
Убедитесь, что файл не доступен только для чтения.
-
Если вы предоставляете общий доступ к базе данных другим пользователям, попросите их закрыть объекты, с которыми вы хотите работать, чтобы избежать возможных конфликтов данных.
-
Если у вас есть разрешения на открытие базы данных в монопольном режиме, щелкните Файл >Открытьи выберите базу данных. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и щелкните Открыть монопольно.
-
Самое главное, не забудьте создать резервную копию базы данных. Единственный способ восстановить удаленные записи — восстановить их из резервной копии. Операция удаления также может удалять записи в связанных таблицах.
Примечание: Чтобы выполнить восстановление из резервной копии, закройте и переименуйте исходный файл, чтобы резервная копия могла использовать имя исходной версии. Назначьте имя исходной версии резервной копии и откройте ее в Access.
Создание и выполнение запроса на удаление
-
Перейдите на вкладку Создать > Конструктор запросов и дважды щелкните таблицу, из которой требуется удалить записи.
-
Дважды щелкните звездочку (*), чтобы добавить все поля таблицы в конструктор запросов.
-
Добавьте поля, которые будут использоваться для идентификации записей для удаления. Например, предположим, что клиент уходит из бизнеса, и вам нужно удалить все ожидающие заказы для этого клиента. Чтобы найти только эти записи, можно добавить поля Идентификатор клиента и Дата заказа в сетку конструктора.
-
Можно также добавить критерии в строку Условия. Например, можно добавить идентификатор клиента, который вышел из бизнеса, и дату, после которой заказы этого клиента будут недействительными.
-
Снимите флажок Показать для каждого поля условия.
-
На вкладке Конструктор нажмите кнопку Выполнить. Убедитесь, что запрос возвращает записи, которые требуется удалить.
-
Щелкните Конструктор и на вкладке Конструктор нажмите кнопку Удалить. Access изменяет запрос на выборку на запрос на удаление, скрывает строку Показать в нижней части сетки конструктора и добавляет строку Удалить .
-
Еще одна проверка перед выполнением запроса на удаление. Убедитесь, что строка Удалить в столбце * (все поля) отображается в любом из столбцов условий.
-
На вкладке Конструктор щелкните Выполнить > Да.
Дополнительные сведения см. в статье Сравнение двух таблиц и поиск записей без совпадений.
