Microsoft Access предоставляет несколько различных вариантов создания меток, содержащих данные, хранящиеся в таблицах Access. Проще всего использовать мастер меток в Access для создания и печати отчета, отформатированного в соответствии с вашими метками. Метки могут содержать данные, хранящиеся в таблицах Access, или данные, импортированные или связанные из других источников, таких как книги Microsoft Excel или списки контактов Microsoft Outlook. Вы можете создать метки в виде отчета в Access или "объединить" данные с документом Microsoft Word, а затем распечатать метки из Word. В этой статье описаны необходимые действия.
В этой статье
Создание и печать наклеек с помощью Access
В Access вы создаете метки в виде отчета, который имеет небольшой размер страницы в соответствии с требуемой меткой. Чаще всего наклейки используются для рассылки, но любые данные Access могут быть напечатаны в формате наклеек для различных целей. В случае почтовых меток отчет получает данные об адресах из таблиц или запросов, содержащих адреса. При печати отчета вы получаете одну метку для каждого адреса из базового источника записей.
Дополнительные сведения о связывании или импорте данных из других источников (например, Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования в метках см. в статье Общие сведения об импорте и экспорте данных.
Мастер меток задает ряд вопросов о метках и данных, которые вы хотите отобразить на них. Мастер создает отчет, который при необходимости можно настроить.
Create меток с помощью мастера меток в Access
-
В области навигации выберите объект, содержащий данные, которые нужно отобразить на метках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но вы также можете выбрать форму или отчет.
-
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
Access запускает мастер меток.
-
Если вы знаете производителя и номер продукта наклеек:
-
Выберите производителя в поле Фильтр по изготовителю .
-
Выберите метку в поле Какой размер метки вы хотите?
В противном случае попробуйте найти продукт, значения которого в столбцах Измерения и Число в столбцах соответствуют вашим меткам.
Если вы не можете найти аналогичную метку:
-
Нажмите кнопку Настроить , а затем — Создать.
Откроется диалоговое окно Новая метка .
-
Измерьте метки и введите измерения в соответствующие поля в диалоговом окне Создание метки .
-
Введите имя пользовательских меток в текстовое поле Имя метки , выберите нужный тип и ориентацию метки, а затем нажмите кнопку ОК.
Если вы уже создали пользовательскую метку и хотите ее выбрать:
-
Щелкните Показать настраиваемые размеры меток, а затем выберите нужную пользовательскую метку.
-
-
Выберите Веб-канал листа или Непрерывный в разделе Тип метки и нажмите кнопку Далее.
-
Выберите имя шрифта, его размер, вес и цвет текста, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На странице Что бы вы хотели на метку рассылки мастера, выберите нужные поля в метках в списке Доступные поля и дважды щелкните их, чтобы добавить их в поле Метка прототипа .
-
Чтобы добавить пробел между полями в поле Метка прототипа , нажмите клавишу ПРОБЕЛ.
-
Чтобы создать новую строку, нажмите клавишу ВВОД.
-
Для перемещения между полями и линиями используйте клавиши со стрелками.
-
Чтобы удалить поле из поля, нажмите клавишу BACKSPACE.
-
Чтобы добавить другой текст или знак препинания (например, запятую после названия города), поместите курсор в нужное место и начните вводить текст. Этот текст будет одинаковым для каждой метки.
Примечание: С помощью мастера меток можно добавлять только поля следующих типов данных: Короткий текст (Текст), Длинный текст (Memo), Число, Дата/Время, Валюта, Да/Нет или Вложение. Чтобы добавить поля других типов данных, откройте отчет меток в режиме конструктора после завершения работы мастера меток, а затем используйте область Список полей , чтобы добавить эти поля. Чтобы открыть панель "Список полей ", когда отчет открыт в режиме конструктора, нажмите клавиши ALT+F8.
Если поля расположены в метки так, как вы хотите, нажмите кнопку Далее.
-
-
На следующей странице можно выбрать поля для сортировки меток. Например, для крупной рассылки может потребоваться отсортировать по почтовому индексу. Выберите поля, по которым нужно отсортировать, в списке Доступные поля и дважды щелкните их, чтобы добавить их в поле Сортировка. По завершении нажмите кнопку Далее.
-
На последней странице введите имя меток и нажмите кнопку Готово.
Если вы выбрали Просмотреть метки, как они будут выглядеть на последней странице мастера наклеек, Access отобразит метки в режиме предварительного просмотра. Вы можете щелкнуть метку, чтобы увеличить и уменьшить масштаб, или использовать элемент управления масштабированием в строке состояния.
Если на последней странице мастера меток выбран вариант Изменить структуру меток , в Access отобразится отчет метки в режиме конструктора.
Примечание: Предварительный просмотр — это единственное представление, в котором можно увидеть столбцы при их расположении. При просмотре отчета в режиме отчета или режиме макета access отображает все данные в одном столбце.
-
Настройка внешнего вида метки
Если результирующие метки выглядят не так, как вы хотите, можно настроить макет, открыв отчет в режиме конструктора и внося изменения. При работе с метками обычно проще использовать представление конструктора, где у вас есть более точный контроль над макетом. Чтобы просмотреть результаты изменений, внесенных в режим конструктора, переключитесь на предварительный просмотр.
Если в Access отображается сообщение о недостаточном горизонтальном пространстве для отображения данных
Это сообщение, когда оно появляется, является побочным эффектом измерений некоторых меток. Обычно это происходит, когда метки подходят очень близко к левому и правому краю листа наклеек. Это может привести к тому, что мастер укажет некоторые измерения, которые находятся за пределами обычного диапазона печати, а это, в свою очередь, приведет к отображению сообщения при предварительном просмотре или печати меток.
Если вы удовлетворены выравниванием текста на метках и не получаете пустую страницу на каждой другой странице, вы можете оставить структуру отчета как есть и просто нажать кнопку ОК в сообщении при каждом его появлении. В противном случае можно попробовать настроить некоторые параметры настройки страницы, как описано в следующем разделе.
Если данные неправильно выстраиваются с метками
Во многих случаях можно устранить незначительные проблемы с макетом меток, внося изменения в режим конструктора. Вы можете перемещать элементы управления и изменять размер метки, изменяя ширину или высоту раздела Сведения.
Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
Если вам нужно изменить поля или интервал между метками, можно использовать диалоговое окно Настройка страницы в режиме конструктора:
-
На вкладке Параметры страницы в группе Макет страницы щелкните Столбцы. Откроется диалоговое окно Настройка страницы с выбранной вкладкой Столбцы .
В трех разделах диалогового окна Настройка страницы можно изменить следующие параметры:
|
Часть |
Параметр |
Описание |
|
Параметры сетки |
Число столбцов |
Это должно быть равно количеству меток на странице. |
|
Междурядье |
Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить вертикальное пространство между строками меток. |
|
|
Интервал между столбцами |
Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить горизонтальное пространство между столбцами меток. |
|
|
Размер столбца |
Ширина |
При установке этого значения следует помнить о параметрах полей и интервале между столбцами. Вы можете проверка и настроить поля, щелкнув Параметры печати в диалоговом окне Настройка страницы. |
|
Высота |
При необходимости настройте высоту каждой метки. |
|
|
По размеру данных |
Если этот параметр выбран, задает ширину и высоту столбца, равные ширине и высоте раздела Подробности в режиме конструктора. |
|
|
Макет столбца |
Вниз, затем поперек |
Если этот флажок выбран, данные метки печатают первый столбец, затем второй столбец и т. д. |
|
Поперек, затем вниз |
Если этот флажок выбран, данные метки печатаются в первой строке, а затем во второй строке и т. д. |
Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно Настройка страницы во время предварительного просмотра, щелкнув Столбцы на вкладке Предварительный просмотр . При нажатии кнопки ОК , чтобы закрыть диалоговое окно, изменения сразу же отразятся в предварительном просмотре.
Печать наклеек
-
Откройте отчет в любом представлении (или выберите отчет в области навигации).
-
На вкладке Файл нажмите кнопку Печать, а затем нажмите кнопку Печать.
Откроется диалоговое окно Печать.
-
Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
-
Нажмите кнопку ОК.
Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word
Если ваши адреса хранятся в Access, но вы хотите экспортировать их в Word, чтобы можно было использовать функцию слияния для форматирования и печати наклеек, можно использовать мастер слияния в Word.
-
В области навигации выберите таблицу или запрос, содержащие данные, которые нужно распечатать.
-
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкните Word Объединить.
-
Если вы уже создали документ и хотите связать с ним данные в диалоговом окне Мастер слияния Microsoft Word, щелкните Связать данные с существующим документом Microsoft Word. В противном случае щелкните Create новый документ, а затем привяжите к нему данные.
-
Нажмите кнопку ОК.
Если вы выбрали связать данные с существующим документом Microsoft Word, откроется диалоговое окно Выбор документа Microsoft Word. Выберите нужный документ и нажмите кнопку Открыть. Документ будет открыт в Word.
Если вы решили создать новый документ, Word откроется с пустым документом.
-
В Word следуйте инструкциям в области задач Слияние. Когда вы приступаете к шагу 3 процесса слияния Word (Выберите получателей), источник данных, выбранный на шаге 1 этой процедуры, будет уже выбран. Дополнительные сведения о мастере слияния Word см. в справке по Word.
Примечание: Вы можете использовать Word для печати адресов, независимо от того, где они хранятся. С Word можно подключаться к спискам адресов, хранящимся в различных программах, таких как Excel, Outlook и Access. Или, если у вас нет списка адресов, вы можете создать его в Word, а затем распечатать наклейки. Дополнительные сведения см. в справке по Word.
