Освобождайте отчеты о доступе и распространяйте их на много и много. Например, отправьте их по электронной почте одному или нескольким пользователям, экспортируйте их в библиотеки документов SharePoint и заархивируйте в сетевых папках. При распространении отчета Access вы создаете статический отчет с данными в определенный момент времени, например ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Таким образом, у вас есть единая точка истины, которую информационные работники могут использовать для принятия правильных бизнес-решений, ответов на вопросы, поиска альтернатив, определения оптимальных планов, оценки рисков и повышения качества.
Совет При создании отчета добавьте дату публикации. Это помогает пользователям подтвердить правильное время создания отчета. Дополнительные сведения см. в статье Вставка даты и времени в отчет или форму.
В этой статье
Отправка отчета с помощью команды Email
Одним из самых быстрых способов распространения отчета является использование команды Email. Всего несколькими щелчками мыши Access экспортирует отчет, а затем создает новое сообщение электронной почты с вложенным к нему файлом.
-
В области навигации выберите отчет, который нужно отправить.
-
Выберите Внешние данные > Email.
-
В диалоговом окне Отправить объект как выберите формат выходных данных, который нужно использовать, например PDF, и нажмите кнопку ОК.
Примечание. Несмотря на то, что вы можете выбрать различные форматы, рассмотрите возможность использования формата переносимого документа (PDF), который стал стандартом defacto, сохраняет макет и формат исходного отчета Access и имеет встроенные способы настройки страниц для просмотра и печати. Дополнительные сведения см. в разделе Установка Adobe Reader и печать PDF.
Access открывает новое сообщение электронной почты в Outlook с вложенным файлом.
-
Введите адреса электронной почты получателей в полях Кому и Копия , описание в поле Тема и сообщение в области сообщения.
Совет По умолчанию файл, отправляемый с помощью этого метода, не сохраняется на компьютере. Если вы хотите сохранить копию файла на компьютере, щелкните правой кнопкой мыши вложение в поле Присоединено и выберите команду Сохранить как.
-
Нажмите кнопку Отправить.
Примечание. Чтобы автоматизировать процесс, можно использовать макрокоманду EMailDatabaseObject. Например, можно создать макрос с последовательностью этих действий для отправки разных пользователей разных отчетов.
Экспорт отчета в папку или библиотеку документов SharePoint
-
В области навигации выберите отчет, который нужно экспортировать.
-
Выберите Внешние данные > PDF или XPS , чтобы открыть диалоговое окно Публикация в формате PDF или XPS .
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Найдите папку с помощью области навигации.
-
Найдите сайт SharePoint, щелкнув SharePoint в области навигации или введя URL-адрес сайта в поле адреса вверху. Например:
https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents
Дополнительные сведения см. в разделе Обнаружение содержимого с помощью начальной страницы SharePoint.
-
-
В поле Сохранить как тип убедитесь, что выбран тип PDF-файла .
-
Чтобы изменить имя отчета по умолчанию, введите новое имя файла в поле Имя файла .
-
Чтобы открыть отчет сразу после его экспорта, установите флажок Открыть файл после публикации проверка.
-
В разделе Оптимизировать для выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы оптимизировать отчет для большого файла с более высоким разрешением (рекомендуется для печати), выберите Стандартный.
-
Чтобы оптимизировать отчет для файла с меньшим разрешением (рекомендуется для публикации в Интернете), выберите Минимальный размер.
-
-
Нажмите Опубликовать. Access создает файл. Если вы решили, чтобы Access открыл файл после публикации, Adobe Reader отобразит файл.
-
Чтобы сохранить шаги операции, чтобы можно было выполнить и запланировать ту же операцию, установите флажок Сохранить шаги экспорта проверка:
-
Введите имя и описание шагов.
-
Чтобы создать задачу Outlook, которая планирует операцию экспорта на будущую дату, выберите поле Create задача Outlook проверка.
Дополнительные сведения см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Примечание. Другой способ автоматизации процесса — использовать макрокоманду ExportWithFormatting. Например, можно создать понятное имя файла на основе заголовка отчета и даты экспорта. Это помогает пользователям найти правильный отчет в библиотеке SharePoint или папке многих отчетов. Для этого укажите следующее выражение в аргументе Выходной файл:
=[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"
Где RptQC5 — это имя объекта отчета, Auto_Header0 — раздел заголовка отчета, а свойство Caption — заголовок отчета.
-
Сведения о создании центра отчетов в SharePoint
Рассмотрите возможность создания выделенного центра отчетов в библиотеке документов SharePoint, чтобы пользователям было проще находить и просматривать нужные отчеты. Добавляя столбцы, связывание с библиотекой из Access и настраивая библиотеку документов с представлениями, вы можете предоставить пользователям первоклассный интерфейс. Ниже приведены основные действия, которые можно выполнить.
Создание библиотеки документов Библиотека документов — это безопасное расположение файлов, которое упрощает совместную работу. В библиотеку можно добавить столбцы, такие как категории, люди или группы, а также вычисляемые столбцы, которые затем можно использовать для создания представлений и фильтров.
Дополнительные сведения см. в статье Что такое библиотека документов?
Обновление столбцов библиотеки из Access Связав библиотеку с Access, вы можете обновить столбцы в библиотеке документов из Access, чтобы помочь пользователям найти нужные отчеты и предоставить дополнительные сведения.
Дополнительные сведения см. в статье Импорт, связывание и перемещение данных в SharePoint.
Create отсортированные и отфильтрованные представления Вместо отправки отчета из Access по электронной почте отправьте ссылку на соответствующее представление библиотеки документов. Например:
-
Отсортируйте представление в порядке возрастания по столбцу Изменено , чтобы сначала отображался самый актуальный отчет. Дополнительные сведения см. в разделе Использование сортировки для изменения представления SharePoint.
-
Если в библиотеке есть столбец Выбор с именем JobFunction с тремя значениями: Lineworker, Foreman и Supervisor, создайте отдельные представления на основе выражения фильтра для каждой роли задания:
JobFunction is equal to Lineworker JobFunction is equal to Foreman JobFunction is equal to Supervisor
Когда вы отправляете ссылку на представление "Руководитель" и пользователь щелкает его, в представлении будут отображаться определенные отчеты для руководителей. Чтобы получить ссылку на представление библиотеки, откройте представление и скопируйте URL-адрес из адресной строки.
-
Если в библиотеке есть столбец person с именем OurEmployees, создайте представление на основе выражения фильтра, которое использует функцию Me для отображения отчетов только для текущего пользователя:
OurEmployees is equal to [Me]
Когда вы отправляете ссылку на представление и пользователь щелкает его, представление будет отображать конкретные отчеты для этого пользователя.
Дополнительные сведения см. в статьях Использование фильтрации для изменения представления SharePoint и Изменение представления списка в SharePoint.
Подключение веб-частей на современной странице Вы также можете создать современную страницу для отображения файла в зависимости от того, что пользователь выбирает в библиотеке документов, подключив веб-часть средства просмотра файлов к веб-части библиотеки документов. Пользователи могут просматривать отчеты, чтобы найти нужный.
Дополнительные сведения см. в разделах Использование веб-частей на страницах SharePoint и Подключение веб-частей в SharePoint Online.
Использование Microsoft Flow Вы можете автоматизировать использование библиотеки и управление ею с помощью Microsoft Flow. Например, можно отправлять push-уведомления, отправлять ежедневные напоминания, создавать задачу планировщика и архивировать файлы с истекшим сроком действия в папку.
Для выбранного элемента в SharePoint создайте задачу Планировщик со ссылкой на элемент SharePoint.
Дополнительные сведения см. в статье Create потока для списка или библиотеки в SharePoint Online или OneDrive для бизнеса.