В этой статье объясняется, как подсчитать данные, возвращаемые запросом, в Access. Например, в форме или отчете можно подсчитать количество элементов в одном или нескольких полях таблицы или элементах управления. Вы также можете вычислять средние значения, находить наибольшее и наименьшее значения, самую давнюю и самую последнюю дату. Кроме того, в Access предусмотрено средство, называемое строкой итогов, с помощью которого можно подсчитывать данные в таблице, не изменяя структуру запроса.
Выберите нужное действие
Способы подсчета данных
Подсчитать количество элементов в поле (столбце значений) можно с помощью функции Число. Функция Число принадлежит к ряду функций, называемых агрегатными. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. Кроме функции Число, в Access есть следующие агрегатные функции:
-
Сумма для суммирования столбцов чисел;
-
Среднее для вычисления среднего значения в столбце чисел;
-
Максимум для нахождения наибольшего значения в поле;
-
Минимум для нахождения наименьшего значения в поле;
-
Стандартное отклонение для оценки разброса значений относительно среднего значения;
-
Дисперсия для вычисления статистической дисперсии всех значений в столбце.
В Access предусмотрено два способа добавления функции Count и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:
-
Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов позволяет использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.
-
Создать итоговый запрос. В итоговом запросе вычисляются промежуточные итоги по группам записей. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж. С другой стороны, с помощью строки итогов можно вычислить общий итог для одного или нескольких столбцов (полей) данных.
Примечание: Ниже в разделах этой статьи подробно описано применение функции Сумма, однако следует помнить, что вы можете использовать другие агрегатные функции в строках итогов и запросах. Дополнительные сведения об использовании других агрегатных функций см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.
Дополнительные сведения о способах использования других агрегатных функций см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.
В следующих разделах описаны шаги, которые следует выполнить, чтобы добавить строку итогов, а также описывается использование итогового запроса для подсчета данных. Следует обратить внимание на то, что функция Число работает с большим числом типов данных, чем другие агрегатные функции. Функцию Число можно использовать для любого типа полей, кроме тех, которые содержат сложные повторяющиеся скалярные данные, например поле с многозначными списками.
С другой стороны, многие агрегатные функции работают только с данными в полях, имеющих определенный тип данных. Например, функция Сумма работает только с типами данных "Число", "Действительное" и "Денежный". Дополнительные сведения о типах данных, требуемых для каждой функции, см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.
Общие сведения о типах данных см. в статье Изменение типа данных для поля.
Подсчет данных с помощью строки итогов
Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите функцию Число или другую агрегатную функцию, например Сумма, Минимум, Максимум или Среднее. В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов.
Создание простого запроса на выборку
-
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
-
Дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Выбранные таблицы отображаются в виде окон в верхней части конструктора запросов. На рисунке показана типичная таблица в конструкторе запросов.
-
Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе.
Вы можете включить поля, содержащие описательные данные, например имена и описания, но следует обязательно добавить поле, содержащее подсчитываемые значения.
Каждое поле отображается в столбце в бланке запроса.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
-
При необходимости переключитесь в Конструктор и скорректируйте запрос. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Конструктор. После этого можно изменить запрос, добавив или удалив поля таблицы. Чтобы удалить поле, выберите столбец в бланке запроса и нажмите клавишу DELETE.
-
При необходимости вы можете сохранить запрос.
Добавление строки итогов
-
Откройте запрос в режиме таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите пункт Представление таблицы.
-или-
Дважды щелкните запрос в области навигации. Запрос будет выполнен, а его результаты будут загружены в таблицу.
-
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
Под последней строкой данных в таблице появится новая строка Итог.
-
В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
Скрытие строки итогов
-
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.
Подсчет данных с помощью итогового запроса
Когда нужно подсчитать некоторые или все записи, возвращаемые запросом, то вместо строки итогов можно воспользоваться итоговым запросом. Например, вы можете подсчитать общее число сделок или число сделок в отдельном городе.
Как правило, итоговый запрос применяется вместо строки итогов тогда, когда требуется использовать значение результата в другой части базы данных, например в отчете.
Подсчет всех записей в запросе
-
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
-
Дважды щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, и нажмите кнопку Закрыть.
Таблица появится в окне в верхней части конструктора запросов.
-
Дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе, и убедитесь, что вы включили поле, которое нужно подсчитать. Можно подсчитать поля большинства типов данных, исключение — поля, содержащие сложные повторяющиеся скалярные данные, такие как поля многозначных списков.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги.
В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.
-
В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
-
При необходимости вы можете сохранить запрос.
Подсчет записей в группе или категории
-
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
-
Дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Таблица (или таблицы) появится в окне в верхней части конструктора запросов.
-
Дважды щелкните поле, содержащее данные категории, а также поле, значения в котором вы хотите подсчитать. Запрос не может содержать других описательных полей.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги.
В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.
-
В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
-
При необходимости вы можете сохранить запрос.
Справочные сведения об агрегатных функциях
В следующей таблице перечислены и отписаны агрегатные функции Access, которые можно использовать в строке итогов и в запросах. Помните, что в Access предусмотрено больше агрегатных функций для запросов, чем для строки итогов.
|
Функция |
Описание |
Поддерживаемые типы данных |
|---|---|---|
|
Сумма |
Суммирует элементы в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. |
"Число", "Действительное", "Денежный" |
|
Среднее |
Вычисляет среднее значение для столбца. Столбец должен содержать числовые или денежные величины или значения даты или времени. Функция игнорирует пустые значения. |
"Число", "Действительное", "Денежный", "Дата/время" |
|
Число |
Подсчитывает число элементов в столбце. |
Все типы данных, за исключением сложных повторяющихся скалярных данных, таких как столбец многозначных списков. Дополнительные сведения о многозначных списках см. в статье Создание или удаление многозначного поля. |
|
Максимум |
Возвращает элемент, имеющий наибольшее значение. Для текстовых данных наибольшим будет последнее по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения. |
"Число", "Действительное", "Денежный", "Дата/время" |
|
Минимум |
Возвращает элемент, имеющий наименьшее значение. Для текстовых данных наименьшим будет первое по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения. |
"Число", "Действительное", "Денежный", "Дата/время" |
|
Стандартное отклонение |
Показывает, насколько значения отклоняются от среднего. Дополнительные сведения об этой функции см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице. |
"Число", "Действительное", "Денежный" |
|
Дисперсия |
Вычисляет статистическую дисперсию для всех значений в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. Если таблица содержит менее двух строк, Access возвращает пустое значение. Дополнительные сведения о функциях для расчета дисперсии см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице. |
"Число", "Действительное", "Денежный" |
