Хотя можно распечатать данные из таблицы, запроса, формы или отчет в базе данных Microsoft Access, вы можете настроить параметры печати отчетов, чтобы получать привлекательные и более удобные для чтения печатные копии данных.
Печать данных напрямую из таблиц или запросов хорошо подходит для простых списков данных. Формы подходят для просмотра или печати данных одной записи или набора связанных записей, но не крупных наборов данных или сводок. Отчеты позволяют сравнивать, обобщать и сводить крупные наборы данных, а затем выводить их на печать в привлекательном виде.
Дополнительные сведения о создании отчетов см. в статье Основные сведения об отчетах в Access.
В этом разделе...
Выбор параметров страницы
После создания отчета можно задать параметры печати в диалоговом окне Параметры страницы. В нем можно настроить параметры полей, линий сетки и столбцов, а также напечатать только данные из отчета без форматирования. Чтобы задать параметры печати:
-
Щелкните правой кнопкой мыши название отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр.
-
На вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы нажмите кнопку Параметры страницы и задайте нужны параметры полей, ориентации и столбцов.
Вкладка Параметры печати
|
Параметр |
Описание |
|---|---|
|
Поля (в дюймах) |
Увеличение или уменьшение полей, заданных по умолчанию. Изменения можно просмотреть на странице Образец. |
|
Печатать только данные |
Выберите этот параметр, если не требуется печатать элементы макета отчета, например сетку. |
|
Разделенная форма |
Этот параметр недоступен для отчетов. |
Чтобы настроить поля отчета, на вкладке Предварительный просмотр в группе Размер страницы нажмите кнопку Поля и выберите нужное значение. Появится изображение отчета с измененными полями.
Параметры вкладки страницы
|
Параметр |
Описание |
|---|---|
|
Ориентация |
Выбор книжной или альбомной ориентации. Если требуется узнать, как будет выглядеть отчет, настраивайте ориентацию не здесь, а на вкладке "Предварительный просмотр". На вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы выберите пункт Книжная или Альбомная. |
|
Бумага |
Выбор размера и источника бумаги. |
|
Принтер |
При выборе значения Другой принтер можно выбрать несколько других параметров принтера и формата документов. |
Вкладка Столбцы
Примечание: Эти параметры также доступны на вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы (раздел Столбцы).
|
Значение |
Описание |
|---|---|
|
Параметры сетки |
Выберите число столбцов и интервалы между строками. Если настраивается один столбец, параметры Интервал между столбцами и Макет столбца будут недоступны. |
|
По размеру данных |
Печать столбца с размером, заданным в отчете. Чтобы настроить ширину и высоту столбца, снимите флажок и введите новые значения. |
|
Размер столбца |
Выбор высоты и ширины столбцов. |
|
Макет столбца |
Выберите направление печати столбцов. Этот параметр доступен только при наличии нескольких столбцов. |
Выбор параметров принтера
После настройки параметров страницы для отчета можно выбрать параметры принтера, чтобы задать макет печати, номера страниц, которые вы хотите напечатать, или количество копий.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно напечатать, и выберите команду Предварительный просмотр.
-
На вкладке Предварительный просмотр в группе Печать нажмите кнопку Печать.
Сочетание клавиш: нажмите клавиши CTRL+P.
-
Выберите нужные параметры, а затем нажмите кнопку ОК для печати отчета.
В следующей таблице описаны результаты, которые можно ожидать от параметров принтера:
|
Значение |
Описание |
|---|---|
|
Принтер |
Выберите принтер, на котором нужно будет распечатать отчет. Если ориентация и размер бумаги не заданы, нажмите кнопку Свойства. |
|
Распечатать |
|
|
Число копий |
Укажите число копий и установите флажок Разобрать по копиям, если нужно, чтобы страницы многостраничного отчета печатались группами. |
Чтобы сохранить бумагу, отправить задание печати на коммерческий принтер или отправить отчет по электронной почте, можно создать .pdf или xps формат отчета: на вкладке Предварительный просмотр печати в группе Данные щелкните PDF или XPS.
Предварительный просмотр перед печатью
Используйте функцию "Предварительный просмотр", чтобы проверить, как будет выглядеть распечатанный отчет.
Чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, можно использовать один из указанных ниже способов.
-
Чтобы просмотреть отчет, который еще не открыт, в области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который требуется просмотреть, и выберите команду Предварительный просмотр.
или
-
Щелкните Файл > Печать и выберите команду Предварительный просмотр.
или
-
Если отчет открыт, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа и выберите команду Предварительный просмотр.
Дополнительные изменения форматирования можно внести в режиме предварительного просмотра с помощью параметров на вкладке Предварительный просмотр .
Если вы хотите просмотреть несколько страниц отчета, перейти на другие страницы или просмотреть несколько страниц одновременно при просмотре отчета, попробуйте любой из следующих вариантов:
-
Нажмите кнопку Открыть/закрыть границу области переходов (<<) в правом верхнем углу области переходов, а затем разверните область просмотра отчета.
-
Измените положение отчета с помощью горизонтальных и вертикальных полос прокрутки.
-
Чтобы увеличить область в отчете, на вкладке Предварительный просмотр в группе Масштаб щелкните стрелку под масштабом и выберите процент увеличения. Вы также можете использовать элемент управления Масштаб в правом нижнем углу окна.
-
Чтобы просмотреть несколько страниц одновременно, в группе Масштаб щелкните Две страницы или Нажмите кнопку Другие страницы , а затем выберите один из вариантов.
Выберите параметры печати: В группе Печать нажмите кнопку Печать , а затем выберите параметры печати.
Закрыть предварительный просмотр печати: В группе Закрыть предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть предварительный просмотр печати.
