В этой статье объясняется, как задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления в форме в базе данных Access. Заданные значения по умолчанию будут отображаться в поле или элементе управления при создании новой записи в базе данных.
В этой статье
Общие сведения о значениях по умолчанию
Значение по умолчанию добавляется в поле таблицы или элемент управления формы, когда требуется, чтобы Access автоматически вводит значение в новой записи. Например, в Access всегда можно добавить текущую дату в новые заказы.
Как правило, в поля таблицы добавляется значение по умолчанию. Чтобы добавить значение, откройте таблицу в режиме конструктора и введите значение в свойстве Значение по умолчанию для поля. Если вы задали значение по умолчанию для поля таблицы, Access применит ваше значение ко всем элементам управления, которые вы используете в этом поле. Если вы не привязываете элемент управления к полю таблицы или связываетесь с данными в других таблицах, задается значение по умолчанию для самих элементов управления формы.
Вы можете задать значение по умолчанию для полей таблицы, для которых заданы типы данных "Короткий текст", "Длинный текст", "Число", "Дата/время", "Валюта", "Да/Нет" и "Гиперссылка". Если не указать значение, поле остается пустым, пока не введете значение. После определения значения по умолчанию Access применит это значение ко всем новым записям, которые вы добавляете. При необходимости можно изменить значение в записи со значения по умолчанию на другое, если только это не запрещено правилом проверки.
Задание значения по умолчанию для поля таблицы
Если задать значение по умолчанию для поля таблицы, все элементы управления, к которым вы привязываетесь, будут отображать значение по умолчанию.
Установка значения по умолчанию
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изменить, и выберите пункт Конструктор.
-
Выберите поле, которое требуется изменить.
-
На вкладке Общие введите значение в поле Свойства Значение по умолчанию .
Значение, которое можно ввести, зависит от типа данных, заданного для поля. Например, можно ввести =Date(), чтобы вставить текущую дату в поле даты и времени. Примеры значений по умолчанию см. в разделе Примеры значений по умолчанию далее в этой статье.
-
Сохраните изменения.
Установка значения по умолчанию для элемента управления
Как правило, значение по умолчанию для элемента управления устанавливается только в том случае, если вы не привязываете этот элемент управления к полю таблицы или при связывании с данными в другой таблице.
Установка значения по умолчанию
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите изменить, и выберите команду Конструктор.
-
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который нужно изменить, а затем выберите пункт Свойства или нажмите клавишу F4.
-
Перейдите на вкладку Все на странице свойств, найдите свойство Значение по умолчанию и введите значение по умолчанию.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите сочетание клавиш CTRL+S.
Установка строки по умолчанию для списка или поля со списком
По умолчанию в элементах управления "Поле со списком" и "Поле со списком" отображаются списки двух типов: списки значений и списки подстановок. Список значений — это жестко заданный список элементов, который находится в свойстве Row Source элемента управления list box или поле со списком. В отличие от этого, список подстановок принимает данные из поля подстановки (поля, которое использует запрос для получения данных из другой таблицы), а затем загружает эти данные в элемент управления поле со списком.
Для списков значений и списков подстановок можно указать, какой элемент списка отображается по умолчанию, но для каждого типа списка следует соблюдать разные процедуры. Ниже описано, как задать значения по умолчанию для списка значений и списка подстановок.
Установка значения по умолчанию для списка значений
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите изменить, и выберите команду Конструктор.
-
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления "Список" или "Текстовое поле", а затем выберите пункт Свойства или нажмите клавишу F4.
-
Убедитесь, что свойство Row Source содержит список значений. Элементы в списке значений окружены двойными кавычками и разделены точкой с запятой. Например, вы можете увидеть следующий список: "Хорошо";" Fair";" Бедный".
-
Если свойство Row Source содержит запрос (строка текста, начинающаяся с SELECT), перейдите к следующему набору шагов.
-
В поле Свойство Значение по умолчанию введите следующее:
[control_name]. ItemData(n)
В этом случае control_name — это имя списка или элемента управления со списком, а n — номер элемента списка, который нужно сделать по умолчанию. Если вы не знаете имя элемента управления, просмотрите значение в свойстве Name , расположенном в верхней части страницы свойств.
Например, предположим, что у вас есть элемент управления "Поле со списком" с именем Owner и вы хотите использовать третье значение в списке в качестве значения по умолчанию. В поле Свойства Значение по умолчанию введите следующее:
[Владелец]. ItemData(2)
Вы вводите 2 вместо 3 , так как ItemData отсчитывается от нуля, то есть начинается подсчет с нуля, а не с нуля.
-
Сохраните изменения, а затем вернитесь в режим формы. Выбранное значение по умолчанию должно отображаться в списке или поле со списком при добавлении записи в базу данных.
Установка значения по умолчанию для списка подстановок
-
Откройте таблицу с исходными данными для поля подстановки в режиме таблицы.
-
Обратите внимание на значение ключа, связанное с элементом, значение которого требуется сделать значением по умолчанию.
Примечание: По умолчанию Access скрывает поля первичного и внешнего ключей. Если поле ключа не отображается, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в строке заголовка таблицы, выберите команду Отобразить столбцы и в диалоговом окне Отображение столбцов выберите поле ключа и нажмите кнопку Закрыть.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле подстановки, и выберите конструктор.
-
Выберите поле подстановки и на вкладке Общие в поле свойства Значение по умолчанию введите значение ключа, указанное на шагах 1 и 2. Это значение, соответствующее элементу списка, который вы хотите сделать по умолчанию.
Например, предположим, что у вас есть 10 поставщиков, и вы хотите, чтобы имя наиболее используемого поставщика отображалось по умолчанию. Для этого найдите значение ключа, которое однозначно идентифицирует поставщика, и введите его в поле Свойство Значение по умолчанию поля внешнего ключа.
-
Сохраните изменения, переключитесь в режим таблицы и введите новую запись. Значение по умолчанию отображается в поле подстановки при добавлении записи.
Примеры значений по умолчанию
В следующей таблице перечислены и описаны некоторые значения по умолчанию. Эти примеры можно адаптировать для использования с собственными данными.
|
Выражение |
Значение поля по умолчанию |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"Московская" |
Московская |
|
"Пушкино, Московская область" |
Нью-йорк, Штат Нью-Йорк (обратите внимание, что значение необходимо заключить в кавычки, если оно включает пунктуацию) |
|
"" |
Строка нулевой длины |
|
Date( ) |
Текущая дата |
|
=Да |
"Да" отображается на локальном языке компьютера |
