Рекомендации по работе с Outlook

Папки поиска

Благодаря папкам поиска удобно собирать сведения из разных почтовых папок и RSS-папок. Папки поиска особенно полезны для сбора сведений, сохраненных в разных папках, — например, при подготовке к квартальным собраниям.

Если вы получаете большое количество сообщений (более 200 в день), с помощью папок поиска удобно анализировать почту от разных отправителей.

Избранное (необязательно)

В раздел Избранное можно помещать папки, которые иначе затерялись бы среди других почтовых папок.

Избранное представляет собой набор из нескольких папок и отображается в верхней части область навигации. Этот элемент необязательно должен присутствовать в Outlook, но с его помощью на маленьком экране можно свернуть область навигации и дальше перетаскивать сообщения в нужные папки, а также выполнять общие поисковые запросы и переключаться между представлениями Календарь, Контакты и Задачи.

В Избранное рекомендуется добавить следующие папки: Входящие, 1-Для справки, Отправленные и Удаленные.

К началу страницы

Пометка по умолчанию

Рекомендуется настроить программу так, чтобы при щелчке устанавливалась пометка Сегодня (выбрано по умолчанию).

К началу страницы

Необязательные быстрые действия

Помимо перечисленных выше быстрых действий в зависимости от вашей должности и обязанностей можно создать другие быстрые действия.

Во время создания быстрых действий вы узнаете, что оптимизировать большое количество действий для выполнения задач можно и другими способами. Как только вы заметите, что повторно выполняете какое-либо действие, попробуйте создать быстрое действие. По мере изменения проектов обновляйте быстрые действия, чтобы они представляли задачи, которые вы действительно выполняете.

К началу страницы

Удаление

Удаляйте сообщения, которые вы не собираетесь читать. Избавляйтесь от нежелательной почты.

Если вы не хотите больше получать сообщения, относящиеся к определенной беседе, игнорируйте их.

Что можно сделать за две минуты

Поразительно, сколько всего можно успеть за две минуты! Например, за это или даже меньшее время можно ответить на большинство сообщений. Но если обработка письма занимает больше двух минут, отложите его. Чтобы почувствовать, что такое две минуты, попробуйте рассчитывать свое время.

Обработав сообщение, выполните одно из следующих действий.

• Удалите его, если оно вам больше не понадобится.

• Сохраните его в одну из папок для справки (например, 1-Для справки) с помощью быстрого действия.

Чтобы сохранить запись о выполненных задачах, например для оценки работы, проделанной за год или подготовки отчетов, воспользуйтесь быстрым действием Завершенные, которое также помечает сообщения как выполненные.

Делегирование

Иногда вы получаете сообщения, предназначенные для других сотрудников. В таких случаях ответьте на сообщение, указав сотрудника, которому вы делегируете сообщение, в поле Кому. Если вам приходится часто проделывать эту процедуру, настройте быстрое действие для создания ответа и добавления делегата в поле Кому.

Чтобы завершить обработку сообщения позже, пометьте его для себя перед отправкой. В списке дел отнесите задачу к категории @Ожидание.

Откладывание

Умейте говорить "нет"

Просматривая календарь и задачи, будьте реалистичны относительно своих возможностей. Иногда вам придется говорить «нет». Вот несколько способов, которые позволяют освободить время, сказав «нет».

• Отменяйте собрания, которые нет необходимости посещать. Да, это возможно.

• Удаляйте ненужные задачи и те дела, которые вы не собираетесь выполнять.

• Отправляйте сообщения о том, что вы работаете над ответом (и не забывайте делать отметки после отправки). Лучше сразу сообщить, что вы ответите при первой возможности, чем заставлять людей думать, что вы забыли об их письме.

Управление календарем

Если целый день необходимо присутствовать на собраниях, остается мало времени на выполнение задач и написание сообщений, поэтому переносите задачи на другие дни.

Если задача трудоемкая, но обязательная (в отличие от задач, которые можно не выполнять), перетащите ее из списка дел на день в календаре, чтобы зарезервировать время.

Как создавать задачи

Просматривая календарь и задачи, вы обязательно вспомните также о других делах, которые необходимо сделать. Вот несколько способов создания задач в Outlook.

• Пометьте сообщение.

• В верхней части списка дел введите задачу в поле Введите новую задачу.

• Создайте задачу, нажав сочетание клавиш CTRL+SHIFT+K.

• Находясь в транспорте, (если это безопасно и не запрещено законом) создавайте задачи с помощью функции голосовых записок на мобильном устройстве, а затем переносите их в список дел.

• Делайте заметки на собрании с помощью приложения OneNote. Помеченные в OneNote элементы отображаются в списке дел Outlook.

Как управлять задачами

Вот несколько способов, которые помогут вам разобраться с задачами.

• По мере появления задач добавляйте их в поле Введите новую задачу или в верхней части списка задач, в пустом поле в списке дел на день или с помощью кнопки Создать задачу на ленте.

• Удаляйте задачи, которые нет необходимости выполнять. Не засоряйте свой список дел, поскольку в таком случае он перестанет быть удобным. Если нужно сохранить помеченные сообщения, нажмите кнопку Удалить из списка или же просто щелкните Удалить.

• Помечайте завершенные задачи, чтобы удалить их из списка дел.

• Формулируйте темы задач помеченных сообщений максимально конкретно. Например, Не получается изменить сведения об участии в группе с помощью клавиатуры лучше заменить на Ответить Владимиру, то есть указать следующее действие, которое необходимо выполнить в рамках этой задачи. Чтобы изменить ее тему, выберите элемент в списке дел и введите новую тему или щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Переименовать задачу. При этом тема сообщения остается прежней. Изменяется только тема, отображаемая в списке задач.

• Создавайте и назначайте цветовые категории, чтобы указать место выполнения следующего действия и выделить некоторые задачи.

• Переупорядочивайте задачи, чтобы сгруппировать похожие, например задачи одной категории. Чтобы переместить задачу, выберите задачу в списке дел и перетащите ее. Таким образом можно выполнять несколько связанных задач одновременно.

• Перетащите задачи в список задач на день и в список дел, выбрав день, в который вы планируете их выполнить. Задачи, выполнение которых займет определенное время, перетащите на календарь, чтобы зарезервировать для них время.

Хорошо, когда все организовано, но не стоит тратить много времени на определение приоритетов и управление списком дел. Этот процесс должен занимать лишь несколько минут в день!

Создание встреч для управления временем с помощью календаря

Помните: дел всегда больше, чем времени для их выполнения.

Для эффективного управления своим графиком необходимо выделять время на работу с сообщениями, управление встречами и задачами, а также на планирование дел.

Можно зарезервировать это время, распланировав регулярные встречи и собрания в календаре. Рассматривайте свой календарь как настоящий план своего времени — если на определенное время запланировано определенное дело, его необходимо выполнить в это время.

Выделяйте время на:

• Работу с сообщениями. Выделять время на работу с сообщениями особенно важно, если вы получаете много сообщений. Даже если настроены правила, пропускающие в папку «Входящие» только важные сообщения, все равно вам потребуется время на их обработку.

• Просмотр задач и встреч ежедневно и еженедельно. Просмотрите календарь и задачи и определите для себя приоритеты встреч и задач. Если у вас насыщенный календарь, следует выполнить следующее.

• Устраните конфликты между встречами, поскольку невозможно быть в двух разных местах одновременно.

• Запланируйте время на выполнение работы.

• Проанализируйте свою работу: эффективно ли вы используете время и правильно ли расставляете приоритеты.

• Регулярные встречи со своим руководителем. Это позволит вам объяснить, над чем вы работаете и при необходимости изменить приоритеты. Чтобы настроить регулярные или повторяющиеся встречи, выберите Повторение .

К началу страницы

Еженедельный просмотр

С полной картиной своего времени и задач, вы сможете выделить для себя важную работу среди менее срочных заданий. Это поможет вам объяснить другим людям, выполнения каких задач можно от вас ожидать. Полезно также просматривать прошедшую и будущую недели, чтобы подготовиться к еженедельной встрече с руководителем или подготовить сообщение о состоянии ваших дел.

Рабочая программа

После обработки сообщений в Outlook лучше всего продолжить работу (отвечать на сообщения и др.) в представлении задач. Перейдя в раздел задач, вы не будете отвлекаться на сообщения, поступающие в папку «Входящие».

Выполнение однотипных задач

Просматривая список дел и календарь, старайтесь выполнять похожие задачи вместе. Например, если у вас есть всего несколько минут, сделайте все телефонные звонки (если их всего несколько). Выполняйте сложные задачи (например, отвечайте на сообщения) в часы, когда вы способны работать наиболее эффективно. Выполняйте несложные задания, например просматривайте сообщения о состоянии, в конце рабочего дня, когда эффективность вашей работы снижается. Обрабатывая однотипные задачи вместе, вы сможете выполнять все свои проекты одновременно.

Один из способов одновременного выполнения однотипных задач состоит в том, чтобы изменить упорядочение с Упорядочение: дата начала на Упорядочение: категории. Для этого выберите Упорядочение, а затем — Категории.

Выполнение задач

После выполнения задач помечайте их как завершенные. В Outlook автоматически сохраняется список выполненных задач. Он может стать полезной сводкой о проделанной работе. Если вам не нужны архивы задач или сообщений, просто удаляйте их или снимайте пометки.

Работа в автономном режиме

Когда у вас много работы, стоит перейти в автономный режим, чтобы не отвлекаться на поток поступающих сообщений.

При переключении между онлайновым и автономным режимами во всех учетных записях электронной почты в профиле Outlook выполняется обновление.

• На вкладке Отправка и получение в группе Параметры выберите Работать автономно.

  

При работе в автономном режиме выделена команда Работать автономно.

Выберите выделенную команду Работать автономно, чтобы вернуться к режиму «В сети».

К началу страницы

Поиск сообщения от определенного пользователя

• Чтобы найти сообщение от определенного пользователя, щелкните поле поиска в любой папке, а затем на вкладке Поиск выберите От.

  

• Введите имя пользователя.

  

Или начните вводить имя в поле поиска, а затем нажмите клавишу со стрелкой вниз, чтобы выбрать От и сузить результаты поиска.

Поиск сообщения с вложением

Чтобы найти сообщение с вложением, щелкните поле поиска и на вкладке «Поиск» выберите Имеет вложения.

Все условия поиска складываются, поэтому для поиска сообщения с вложениями от определенного пользователя щелкните команды на ленте (От и Имеет вложения).

Поиск сообщений во всем почтовом ящике

Иногда невозможно найти сообщение, выполняя поиск только в папке для справки. Это касается отправленных вами сообщений или сообщений, по ошибке сохраненных в неправильном месте. В таких случаях начните с поиска в какой-либо папке (Входящие, 1-Для справки и т. д.), затем выберите Текущий почтовый ящик в раскрывающемся меню поля поиска.

Также можно выбрать Текущий почтовый ящик на вкладке Поиск.

Если вы подозреваете, что искомое сообщение может находиться в принятом приглашении на собрание (а значит и в календаре), попробуйте выбрать Все элементы Outlook.

Если вы часто выполняете поиск во всем почтовом ящике, можете по умолчанию установить диапазон поиска по всем папкам, перейдя к представлению Backstage.

1. Выберите вкладку Файл, а затем Параметры.

2. Нажмите Поиск.

3. В разделе Результаты выберите Текущий почтовый ящик.

   

Прекращение поиска

Когда необходимый элемент найден и вы готовы перейти к следующему заданию, нажмите значок закрытия возле поля «мгновенного поиска» или на вкладке Поиск в группе Закрыть выберите Закрыть поиск.

Основные правила создания профессиональных сообщений

• Перед отправкой сообщения прочтите его.

• Тема сообщения должна быть содержательной и ориентированной на действие. Например: Отдел продаж: Сообщите предложенные даты завершения полномочий совета директоров, где Отдел продаж — это имя группы, а сообщите — действие. Другие полезные приставки: Для информации: и К исполнению.

• Если требуются действия, укажите их в поле Тема.

• В случае изменения темы беседы измените тему сообщения.

• Все сообщения должны быть краткими и точными.

• Текст сообщения следует излагать в порядке важности.

• Выделяйте важные сведения полужирным шрифтом.

• Начинайте просьбы и вопросы с новой строки, чтобы они были заметны.

• Задавая вопросы, выделяйте полужирным шрифтом имена людей. Например: «Виталий, на каком этапе находится проект?»

• Отправляйте сообщение только тем людям, которым необходимо его прочитать.

• Людей, которых нужно проинформировать о сообщении, указывайте в поле «Копия».

• Людей, которые должны ответить на сообщение или выполнить определенные действия, указывайте в поле «Кому».

• При необходимости используйте подпись, но не забывайте, что она должна быть простой, лаконичной, профессиональной и по возможности не содержать графики.

• Если вам необходим мгновенный ответ, не отправляйте сообщение электронной почты. Позвоните по телефону или отправьте мгновенное сообщение.

• Если вам не удается решить вопрос, даже обменявшись десятью сообщениями электронной почты, попробуйте назначить собрание для его обсуждения. Электронная почта не всегда эффективна для решения сложных проблем. Выберите нужное сообщение и на вкладке Главная в группе Ответить выберите Собрание.

  

• Отмечайте сообщения, требующие более масштабных действий. Если вы слишком заняты, чтобы сразу дать полный ответ, сообщите отправителю, что вы занимаетесь вопросом и ответите до определенного времени или дня. Пометьте такое сообщение, чтобы обработать его позже.

• Не используйте отметку Высокая важность слишком часто.

  

• Если вы задаете вопрос, на который может ответить несколько человек, выберите только одного человека, а не отправляйте вопрос группе.

К исполнению: пометка сообщений после отправки

При отправке сообщения сотруднику, от которого ожидаете ответ, выполните указанные ниже действия.

• Отметьте для себя сообщение после отправки.

• Измените название задачи помеченного сообщения в списке дел таким образом, чтобы оно начиналось со слов: К исполнению.

• Назначьте для него категорию @Ожидание.

• Выполнив эти три шага, вы будете знать, что вашим следующим действием должна быть отправка другого сообщения или ожидание ответа.

Основные правила профессиональных сообщений: чего не следует делать

• Не используйте бланки.

• Не включайте своего руководителя в список получателей каждого отправляемого вами сообщения.

• Не отправляйте сообщение, написанное в состоянии раздражения. Лучше сохраните его в папку черновиков и вернитесь к нему позже.

• Не ожидайте быстрого ответа на длинные сообщения (более двух абзацев).

• Не отправляйте повторные запросы меньше чем через день после первого сообщения. Если вы не получили ответ вовремя, позвоните по телефону или воспользуйтесь приложением для обмена сообщениями, например Microsoft Teams.

• Не используйте уведомления о прочтении или доставке для каждого отправляемого сообщения. Используйте эти функции, только когда не уверены в том, что адресат получит сообщение.

• Не применяйте пометки или значки высокой важности к каждому отправляемому сообщению. Вскоре ваши получатели перестанут обращать на них внимание.

• Не используйте выделение ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

• Старайтесь по возможности отправлять ссылки вместо вложений. Это правило особенно важно для приглашений на собрания, когда вложения могут использовать значительные ресурсы сервера.

• Не разворачивайте списки рассылки. Это затрудняет визуальное восприятие текста сообщения, кроме того, у пользователей, использующих правила, такие сообщения могут попадать в неправильные папки.

• Не следует иронизировать. Ваш юмор могут неправильно понять.

• Не передавайте в сообщении информацию, которая скрывается от сотрудников компании. Вы не знаете, где может оказаться ваше сообщение.

• Не применяйте выделение курсивом или «забавные» шрифты, которые сложно прочитать.

• Не выделяйте текст красным цветом, он усложняет зрительное восприятие и может расцениваться как критика.

• Не пользуйтесь функцией "Ответить всем" по отношению к группе контактов, участники которой просят удалить ее. Никогда.

Совет для групп контактов (прежнее название «списки рассылки»)

Отвечая большой группе контактов, следуйте всем правилам составления сообщений.

Если вам необходима дополнительная информация или вы занимаетесь решением вопроса в индивидуальном порядке, ответьте всей группе контактов, чтобы все ее участники знали о вашем ответе, а затем отдельно ответьте конкретному участнику. Решив вопрос, обязательно сообщите группе контактов его решение. Таким образом, на решение смогут ссылаться другие люди в группе контактов.

Использование встроенных комментариев

Добавление встроенных комментариев в получаемые сообщения — удобный способ ответа на вопросы и решения определенных задач. Ниже приведены рекомендации по добавлению таких комментариев.

1. Укажите в тексте сообщения, что используете встроенные комментарии. Например, напишите «См. дополнительные комментарии ниже».

2. Текст комментариев должен выделяться на фоне основного текста. Рекомендуется:

   • использовать шрифт другого цвета;

   • сперва указывать в скобках свое имя или инициалы, например [Екатерина Подколзина].

     

   • использовать выделение курсивом или полужирным шрифтом.

3. Не удаляйте комментарии, написанные не вами.

Если вы хотите прокомментировать только небольшую часть длинного сообщения, скопируйте эту часть сообщения в свой ответ, использовав другой цвет и вставив цитату в кавычки, а затем введите ответ.

Использование скрытой копии

Адресат, указанный в поле Скрытая копия, получает копию данного сообщения электронной почты, но другие получатели письма не видят его имени.

Используйте функцию скрытой копии, чтобы удалить из беседы электронной почты людей, которые больше в ней не участвуют, или если тема беседы изменилась.

Например, если вы являетесь одним из пяти пользователей, получивших запрос и хотите ответить на него, укажите других четырех пользователей в поле Скрытая копия и напишите в тексте сообщения о том, что добавляете в скрытую копию, например, Владимира, Руслана, Николая и Екатерину.Дальнейшая переписка будет осуществляться только между вами и первоначальным отправителем.

Не добавляйте скрытую копию, чтобы рассказать третье стороне (например, своему руководителю) конфиденциальные сведения. Получатель скрытой копии может не знать, что его адрес скрыт, и ответь всем, показав, что получил сообщение посредством скрытой копии. Это может показаться ненадлежащим поведением с вашей стороны.

Вместо скрытой копии лучше рассказать третьей стороне о проблеме, переслав сообщение.

К началу страницы

Когда следует организовывать собрание?

Организуйте собрание в следующих случаях.

• Новая группа людей впервые начинает совместную работу.

• Несколько людей обменялись уже более чем 10 относительно длинными сообщениями, решая определенный вопрос.

• Необходимо обсуждение, мозговой штурм или совместная работа.

• Устраивайте собрания, когда это наиболее эффективный способ решения вопроса. Постарайтесь как можно четче формулировать их цели.

Кого следует приглашать

Приглашайте только тех людей, которым необходимо участвовать в собрании. Каждый дополнительный приглашенный человек усложняет управление собранием. С другой стороны, если нужно принять решение, позаботьтесь о присутствии всех необходимых сторон, в противном случае собрание будет лишь пустой тратой времени и ресурсов.

Выбор времени для собрания

Выберите время, когда каждый участник может присутствовать на собрании. Для этого предварительно просмотрите сведения о занятости всех потенциальных участников в Календаре или с помощью помощника по планированию.

Сетка занятости показывает доступность участников. Пара линий и выделение представляют собой предлагаемое начало и окончание собрания.

Чтобы просмотреть помощник по планированию при составлении приглашения на собрание, на вкладке Собрание в группе Показать выберите пункт Помощник по планированию.

В области Поиск помещений можно определить наиболее подходящее время для собрания (когда большинство участников свободны). Чтобы выбрать время, щелкните предлагаемый вариант в области Поиск помещений в разделе Предлагаемые варианты времени или выберите время в сетке занятости.

Примечание: Если область Поиск помещений не отображается, на вкладке Собрание в группе Параметры щелкните Поиск помещений.

Если вы часто создаете собрания для одной и той же группы людей, создайте группу в области навигации, чтобы упростить просмотр сведений о занятости участников. В группы также могут быть добавлены сведения о помещениях для удобного поиска комнаты для проведения собрания.

Чтобы создать группу календарей, выполните указанные ниже действия.

• В области навигации календаря прокрутите список календарей и щелкните правой кнопкой мыши Мои Календари.

• Введите имя новой группы календарей и нажмите клавишу ВВОД.

• Щелкните правой кнопкой мыши новую группу календарей и выберите Добавить календарь.

• Выберите источник, а затем календарь, который нужно добавить.

Личные встречи и удаленные собрания

Личные собрания необходимы в указанных ниже случаях.

• Группа будет работать вместе впервые.

• Необходимо провести наглядную демонстрацию определенных неэлектронных материалов.

• На собрании будет проводиться мозговой штурм.

• На собрании будет проводится интенсивная совместная работа.

• Не у всех участников есть телефон, приложение для веб-конференций или необходимое программное обеспечение и оборудование для участия в собрании по сети.

В противном случаем рекомендуется провести собрание по сети с помощью приложения, например Microsoft Teams или в телефонном режиме.

Работа со связанными документами

Подготовка к собранию часто предполагает обмен документами до собрания или во время него.

Если все участники подключены к вашей корпоративной сети, разместите документы на сайте SharePoint или на общем сетевом диске.

Если некоторые участники не являются сотрудниками вашей компании (например, поставщик, у которого нет доступа к вашей интрасети), рекомендуется воспользоваться SharePoint Workspace.

Не отправляйте вложения в приглашениях на собрания.

Подготовка повестки дня с помощью задач

• Пункты повестки дня следует разместить в категории @Собрание   .

Создайте задачу, отнесите ее к категории @Собрание и укажите в дате начала или дате выполнения день проведения собрания. По мере приближения даты собрания и появления новых тем для обсуждения добавляйте к задаче комментарии и свои идеи. Эта задача станет вашей повесткой дня на собрании.

После собрания пометьте задачу как завершенную и создайте новые задачи для дальнейших действий.

• Необходимо обсудить ряд сообщений или всего одно сообщение…   

Если на собрании необходимо обсудить сообщение, сделайте для него пометку на день собрания или относите его к категории @Собрание.

Если необходимо обсудить более трех сообщений, не помечайте каждое из них, это лишь засорит ваш список дел. Вместо этого добавьте новую задачу с названием собрания; щелкните правой кнопкой и перетащите сообщения на задачу (оно будет скопировано). Отнесите эту задачу к категории @Собрание.

• Необходимо больше «пространства» для идей...   

Если вам нужно работать над документами с другими пользователями или необходимо больше «пространства» для идей, воспользуйтесь записной книжкой OneNote, которую можно совместно использовать на сайте SharePoint или на локальном сервере. OneNote обеспечивает более широкие возможности для создания заметок, чем задачи Outlook.

Проведение собрания: совместная работа

Инструмент для совместной работы, который используется во время собрания, зависит от места проведения собрания и доступа участников.

Во время совместной работы над документами в одной комнате можно использовать функции исправления и примечаний в приложении Word.

Если во время вашей презентации не все участники присутствуют в офисе, воспользуйтесь функциями проведения собрания по сети и чата приложения Microsoft Teams или, если собрание носит более неформальный характер, соберите всех участников вместе с помощью группового чата Microsoft Teams, позволяющего предоставлять совместный доступ к рабочему столу или второму монитору.

Для более продуманного сотрудничества можно воспользоваться приложением OneNote, чтобы одновременно делать заметки в одной записной книжке. Если она не является общей, отправьте заметки в сообщении после собрания.

Если во время собрания вы делаете заметки или ведете протокол в записной книжке OneNote, вы также сможете добавить в нее сведения из Outlook. После собрания у вас будет возможность отправить свои заметки участникам в сообщении.

Завершение повторяющихся собраний

После завершения серии собраний вместо отмены собрания, которая приведет к удалению журнала экземпляров собрания, установите в расписании повторений дату проведения последнего собрания. Для этого нажмите «Повторение» и измените дату завершения.

Когда и как обмениваться сведениями из календаря

Предоставление общего доступа к календарю позволяет всем сотрудникам организации видеть ваше расписание, но не обязательно просматривать сведения о содержании или теме собраний и встреч. Однако вы можете легко поделиться календарем со своей командой, если хотите, чтобы ваши коллеги могли просматривать все ваши собрания и встречи.

Может понадобиться, чтобы вашим календарем от вашего имени управлял другой человек, например помощник, который может принимать приглашения на собрания или отклонять их за вас. В таком случае можно делегировать свой календарь. Для этого выберите только одного пользователя: не делайте делегатами календаря всех участников. При наличии более чем одного участника в работе с календарем могут возникать ошибки.

Создайте календарь SharePoint для дел группы и предоставьте к нему доступ всем участникам группы. Это удобнее, чем предоставлять доступ к своему календарю. Например, можно создать календарь на сайте SharePoint, чтобы следить за графиком отпусков группы.

Отправляйте календарь в сообщении, организуя собрание для людей, которые не могут видеть сведения о вашей занятости, например если они не работают в вашей компании.

К началу страницы

Когда следует использовать контакты Outlook в корпоративной среде

Даже если в вашей компании имеется глобальный список адресов, могут возникать ситуации, в которых удобнее сохранить контакт в Outlook. Создавайте контакты для:

• людей вне компании;

• людей, о которых нужно запомнить определенные сведения или добавить к их контактным данным определенную информацию, например день рождения;

• людей, сведения о которых необходимо синхронизировать с мобильным телефоном. Это может быть удобно в тех случаях, когда на вашем устройстве нет доступа к корпоративной адресной книге или оно не подключено к сети.

Когда стоит создавать группу контактов в Outlook

Создавайте группы контактов (прежнее название «личные списки рассылки») в Outlook, когда необходимо упростить отправку сообщений группе людей вне корпорации. Создайте общедоступную группу контактов для всех групп в пределах корпорации (узнайте, как это сделать, у ИТ-администратора в вашей компании).

К началу страницы

Что такое быстрые действия?

Быстрые действия позволяют выполнять различные операции одним щелчком. С их помощью можно легко поддерживать порядок в папке «Входящие» и в целом более эффективно использовать Outlook. Если вы часто выполняете в Outlookодинаковые операции, попробуйте создать быстрое действие.

Почему следует разместить область чтения справа, а не снизу (или закрыть ее)?

Читать длинный и узкий столбец текста проще, чем короткий и широкий фрагмент. Кроме того, перемещать взгляд вниз проще, чем влево и вправо на длинные расстояния, поскольку при этом может понадобиться поворачивать шею, что быстрее приведет к усталости. Лучше не закрывать область чтения, чтобы не приходилось открывать каждое сообщение для просмотра его содержимого.

Что делать с папками, которые больше не нужны?

В списке папок в области навигации следует сохранять только те папки, которые часто используются. Если в ней размещаются папки, о которых вы уже не помните, переместите все сообщения из этих папок в папку для справки, а сами папки удалите.

Как выделить синим цветом все сообщения, отправленные только мне?

1. На вкладке Вид в группе Текущее представление выберите Настройка представления.

   

2. В диалоговом окне Дополнительные параметры представления нажмите Условное форматирование.

   

3. В диалоговом окне Условное форматирование выберите Добавить.

4. В поле Название введите я, а затем нажмите Шрифт.

5. В диалоговом окне Шрифт в разделе Цвет выберите Синий, а затем ОК.

6. В диалоговом окне Условное форматирование нажмите Условие.

7. В диалоговом окне Отбор установите флажок Искать сообщения возле Только с моим именем в поле Кому, а затем выберите ОК в каждом открытом диалоговом окне.

   Примечание: Для изменения условий поиска можно использовать раскрывающееся меню.

Когда следует использовать представление беседы?

Представление беседы удобно использовать в указанных ниже случаях.

• Вы проверяете сообщения нечасто, поэтому просматриваете большое количество сообщений за раз.

• У вас много цепочек сообщений с обсуждениями.

• Необходимо видеть контекст: кто кому ответил.

• Вы получаете много сообщений.

Просматривая сообщения в представлении беседы, можно сразу увидеть, в каких беседах самая длинная цепочка обсуждений. В таком случае целесообразно читать и отвечать только на последнее сообщение в цепочке. Можно также выбрать целую беседу и работать с ней. Цепочки бесед, в которых последним сообщением может быть такое: «Спасибо, теперь я знаю ответ на свой вопрос», можно просто удалять.

В представлении беседы можно также просматривать сообщения из других папок. Это очень удобно, когда приходит новое сообщение в длинной беседе — можно видеть всю историю, включая ваши ответы.

Следует ли хранить личные и рабочие сообщения вместе?

Централизация электронной почты не обязательно означает сосредоточение рабочих и личных сообщений в одной папке. Для рабочих и личных сообщений рекомендуется использовать отдельные учетные записи электронной почты. Однако не стоит регистрировать слишком много адресов электронной почты. К счастью, в Outlook можно просматривать несколько учетных записей одновременно. В дополнение к рабочей учетной записи электронной почты (Exchange Server) можно добавить другие учетные записи, такие как Outlook.com или Gmail, в один и тот же профиль в Outlook.

Для чего нужны состояния «прочитано» и «не прочитано»?

Состояния «прочитано» и «не прочитано» в Outlook помогают быстро увидеть, какие сообщения были просмотрены, а какие — нет. При этом их можно легко переключать, щелкая сообщение. Эти состояния являются не постоянным признаком, а только инструментом.

Чтобы быстро отметить сообщение как прочитанное, нажмите сочетание клавиш CTRL+Q. Чтобы отметить сообщение как непрочитанное, нажмите сочетание клавиш CTRL+U.

Почему состояний «прочитано» и «не прочитано» недостаточно?

Некоторые пользователи с помощью состояний «прочитано» и «не прочитано» отмечают сообщения как новые или сохраненные для справки. Однако состояние «не прочитано» является ненадежным, поскольку сообщение автоматически помечается как прочитанное, как только вы переходите к другому письму. Кроме того, это происходит с сообщениями, которые просматриваются на других устройствах (например, телефонах). Такие сообщения зачастую приходится перечитывать и затем снова размышлять над тем, что с ними делать. Если же вы получаете очень много писем, то по темам некоторых из них можете понять, что читать их необязательно. В таких случаях вам будет сложно разделить свои «задачи» и те сообщения, которые вы не собираетесь открывать. Намного эффективнее просматривать сообщения и сразу решать, что делать с каждым из них. Тогда сообщения будут удалены или перенесены из папки «Входящие», а не останутся «непрочитанными».

Для чего необходимо сохранять сообщения?

Рекомендуется создать для сообщений центральное хранилище, чтобы можно было обращаться к ним после обработки. При небольшом количестве папок, в которых выполняется поиск (1-Для справки и 2-Личные), не нужно беспокоиться о неправильном сохранении сообщения или необходимости копировать письмо в несколько папок, если оно относится более чем к одной теме или проекту.

Нет необходимости говорить о том, что не нужно просматривать каждое сообщение, отнесенное к определенной теме или конкретному проекту. В Outlook есть усовершенствованные средства, например категории и папки поиска, для эффективного поиска данных.

Почему необходимо использовать только одну папку для справки?

Используя одну папку, в которую помещаются все сообщения, которые вы просмотрели и решили сохранить, вы не запутаетесь в папках и сообщениях.

Если используется много папок, каждый раз, сохраняя сообщение, вы делаете выбор между папками. Часто одному сообщению могут соответствовать несколько папок, при этом одни из них используются чаще, другие — реже. В результате создается беспорядок.

Может показаться, что нет ничего страшного в том, чтобы оставлять все сообщения в папке «Входящие». Но при каждом просмотре сообщения вы будете думать: «К этому сообщению еще нужно вернуться, или оно здесь просто для справки?» Вы всегда будете спокойны, зная, что в папке «Входящие» содержатся только новые сообщения. Содержимое папки «Входящие» зависит от других людей, а содержимое папок для справки — только от вас.

Зачем нужны разные папки для групп контактов?

• Разная частота архивирования    Для разных групп контактов необходимо создать разные папки в зависимости от темы и частоты автоматического архивирования. Например, если вы входите в группу контактов, использующих корпоративный автомобиль, сообщения в папке Корпоративный автомобиль необходимо удалять ежедневно. Группу контактов, созданную для рабочих вопросов, следует архивировать не так часто, например раз в год.

• Эффективное группирование бесед    При наличии отдельных папок для групп контактов можно просматривать сгруппированные вместе полные беседы. При необходимости можно эффективно искать нужные сообщения в папке.

В каких случаях нужны отдельные папки для групп контактов и RSS-каналов?

Сообщения, отправляемые по длинному списку рассылки и по RSS-каналу, могут легко переполнить папку «Входящие». Относитесь к этим информационным потокам как к периодике — они могут содержать интересные или полезные статьи, но прочтение всего материала может занять много времени. С помощью правил отфильтруйте наиболее интересные и значимые для себя сведения.

Сообщения от каких групп контактов должны поступать в отдельную папку, а не в папку «Входящие»?

Следует применить правила и создать отдельную папку для списков рассылки, в которые:

• поступает много сообщений;

• входит много людей.

Корпоративные сообщения с важными новостями (например, от директора) и сообщения от ИТ-отдела о простоях сервера не нужно направлять в отдельную папку. Для сообщений группе контактов, которые только время от времени содержат интересные и полезные сведения, независимо от частоты их поступления, необходимо создать правило и папку.

Как настроить правила для RSS-канала?

Если вы подписаны на несколько RSS-каналов, рассматривайте их как еще один список рассылки. Переместите интересные элементы RSS (на основе ключевых слов) в папку «Входящие»; в противном случае пусть они автоматически перенаправляются в папки RSS.

Что если используются политики хранения или сетевой архив Exchange Server?

Вместо автоматического архивирования используйте решение организации и, как всегда, следуйте корпоративной политике. Если согласно корпоративной политике необходимо иметь папки для элементов всех типов, придерживайтесь этой политики.

Для чего нужно использовать правила?

Со временем вы будете получать все больше сообщений. Каждое письмо прочитать невозможно. Поэтому сосредоточьтесь только на важных элементах. Правила помогут отфильтровать их и уменьшить количество отвлекающих внимание писем.

Какие даты устанавливаются для разных пометок

Что делать с содержащимися в списке дел задачами и помеченными сообщениями, которым уже несколько лет?

Если вы редко пользуетесь задачами или пометками, выделите все элементы, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите команду «Удалить». Старые задачи, а также пометки для сообщений и контактов будут удалены, но сами элементы останутся в целости.

Что делать с неиспользуемыми категориями?

Удалите все категории, которые не планируете использовать. Один набор категорий применяется ко всем отмеченным элементам. Поэтому если определенная категория используется для контактов, не удаляйте ее.

Каким образом лучше выбирать цвета?

Создавая цветовые категории, выбирайте цвета осмысленно. Например, не выбирайте один и тот же цвет для категорий @телефон и @электронная почта, при этом выбирайте похожие цвета (например, оттенки зеленого) для всех категорий 1:1. Со временем вы сможете при одном взгляде на список дел определять по цвету, какую задачу можно выполнить в данный момент. Например, если категория @Дом фиолетового цвета, а вы находитесь на работе, выполнять задачи фиолетового цвета вы не сможете.

Зачем нужно планировать время для себя?

Когда вы планируете время для себя в календаре, сведения о вашей занятости обновляются и меньше вероятности, что люди будут обращаться к вам в неудобное для вас время. Если у вас плотный график, возможно, только таким способом вы сможете выделить время на выполнение определенных задач.

Это также позволяет вовремя выполнять поручения. Запланировав работу в календаре, вам необходимо сделать ее к определенному сроку. Если кто-либо планирует какое-либо дело в ваше рабочее время, обязательно измените свой график.

Как обработать 10 000 сообщений в папке «Входящие»?

Если в папке «Входящие» больше 20 сообщений, обработайте сообщения за последнюю неделю, а затем выделите оставшиеся сообщения и переместите их в папку 1-Для справки. Да, так можно.

Почему я получаю так много сообщений?

Если вы не справляетесь со всем объемом входящих сообщений, вероятно, вы получаете больше почты, чем можете обработать, и вам необходимо установить более жесткие правила. Попробуйте проанализировать, откуда приходят сообщения, упорядочив их по полю От, а затем свернув все заголовки. Вы читаете ненужные сообщения, отправленные группе контактов? Если это так, создайте правило. Если вы изменили представление, не забудьте вернуть его в первоначальное состояние!

Какие сообщения в папке «Входящие» следует прочитать первыми, если времени мало?

Если у вас мало времени, например, несколько минут между собраниями, можно прочитать выделенные синим цветом сообщения — они отправлены непосредственно вам. Часто такие сообщения содержат указания к действию и являются самыми важными.

Как часто следует читать сообщения?

Не следует посвящать обработке почты слишком много времени. Посвятите утром 20 минут на просмотр сообщений, а затем изучите список дел на день. После этого начинайте свой день! Читая сообщения только два раза в день (утром и в конце дня), вы значительно повысите эффективность своей работы. Попробуйте делать это в течение недели, и сами в этом убедитесь.

Как управлять сложными задачами?

Для планирования некоторых задач необходимы дополнительные средства. Для этого используйте OneNote. Например, OneNote лучше подходит для подготовки проекта с несколькими этапами, вложенными задачами и т. д.

Если вы хотите просто запомнить несколько связанных задач, перечислите их в основном тексте задачи. При наличии связанных сообщений перетащите их в задачу.

Следует ли хранить личные и рабочие задачи вместе?

Если возможно, храните личные и рабочие задачи в одном месте. Используя только один список, вы сэкономите время на просмотр предстоящих дел. Личные и рабочие задачи, сохраненные в одном списке, можно сортировать с помощью категорий, чтобы управлять списком более эффективно. Личные задачи будут храниться на сервере Exchange Server вашей компании и будут видны вашему ИТ-отделу, поэтому помещайте в список только соответствующие личные задачи.

Почему нельзя просто запоминать задачи?

Когда вы держите все свои дела в голове, можно легко что-то упустить. Лучше доверить отслеживание задач Outlook и сосредоточиться на текущих делах. Программа не забудет напомнить вам, к примеру, что «необходимо отправить Сергею сообщение с шаблонами», позволив сфокусироваться на необходимом.

Зачем хранить задачи в Outlook

Ниже объясняется, почему список дел эффективнее хранить в Outlook, чем на бумаге.

• Списки на бумаге нельзя автоматически обновлять.

• Списки на бумаге сложно переупорядочить.

• С помощью Outlook в Интернете можно просматривать список дел отовсюду.

• Outlook интегрируется с OneNote, сервером Microsoft SharePoint Server и мобильными устройствами.

• Списки на бумаге легко потерять.

Расширенные возможности: как создать папку поиска для сообщений электронной почты?

Можно с легкостью получить доступ к набору сообщений на определенную тему для обсуждения на собрании. Создайте категорию для собрания, а затем создайте папку поиска со следующими критериями: <имя> категории, невыполненные, за определенный период времени. Получая сообщения на эту тему, относите их к категории. После завершения собрания помечайте обсужденные вопросы как завершенные.

К началу страницы

Книги и другие ресурсы

• Система «Доведение дел до совершенства» (GTD), Дэвид Аллен и компания

• Полное управление рабочим днем с помощью Microsoft Outlook, Майкл Линенбергер

• Lifehacker: : советы и доступные для скачивания материалы о том, как все успевать

• Как работает Билл Гейтс, журнал Fortune 500 на CNNMoney.com

К началу страницы