Разработка макета и формата сводной таблицы

Для внесения существенных изменений в макет сводной таблицы или ее поля можно использовать одну из трех форм.

• Сжатая форма.    В этой форме элементы из различных полей области строк отображаются в одном столбце, а для различения элементов из разных полей используются отступы. Подписи строк в сжатой форме занимают меньше места, благодаря чему остается больше пространства для числовых данных. Кнопки Развернуть и Свернуть отображаются в сжатой форме, позволяя отображать или скрывать сведения. Сжатая форма экономит место и упрощает чтение сводной таблицы, поэтому используется в качестве формы макета по умолчанию для сводных таблиц.

  

• Табличная форма.    В этой форме отображается один столбец для каждого поля и выделяется место для заголовков полей.

  

• Форма структуры.    Эта форма похожа на табличную, но в ней можно отображать промежуточные итоги над каждой группой, так как элементы в следующем столбце отображаются на одну строку ниже текущего элемента.

  

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Макет отчета и выберите один из указанных ниже вариантов.

   • Чтобы связанные данные не выходили по горизонтали за пределы экрана (это позволяет меньше пользоваться прокруткой), выберите команду Показать в сжатой форме.

     В сжатой форме поля находятся в одном столбце и отображаются с отступами, чтобы показать вложенность столбцов.

   • Чтобы отобразить структуру данных в классическом стиле сводной таблицы, выберите команду Показать в форме структуры.

   • Для просмотра всех данных в традиционном формате таблицы, в котором можно легко копировать ячейки на другие листы, выберите команду Показать в табличной форме.

     

1. В сводной таблице выберите поле строки.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

   Также в форме структуры или табличной форме можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.

   

3. В диалоговом окне Параметры поля откройте вкладку Разметка и печать и в разделе Макет выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы элементы полей отображались в форме структуры, установите переключатель в виде структуры.

   • Чтобы отобразить или скрыть подписи следующего поля в этом же столбце в сжатой форме, щелкните переключатель в виде структуры и установите флажок Отобразить подписи из следующего поля в том же столбце (сжатая форма).

   • Чтобы элементы полей отображались в табличной форме, установите переключатель в виде таблицы.

Чтобы получить макет в нужном виде, можно добавлять и удалять поля, а также изменять их положение с помощью списка полей сводной таблицы.

Если список полей сводной таблицы не отображается, убедитесь, что выбрана сводная таблица. Если список полей сводной таблицы по-прежнему не отображается, на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Список полей.

Если нужные поля отсутствуют в списке полей, возможно, требуется обновить сводную таблицу, чтобы отобразить новые поля, вычисляемые поля, оценки, вычисляемые оценки и измерения, добавленные с момента выполнения последней операции. На вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Обновить.

Дополнительные сведения о работе со списком полей сводной таблицы см. в статье Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

• Установите флажок рядом с каждым именем поля в разделе полей. Поля будут помещены в область макета, используемую по умолчанию. При необходимости их положение можно изменить.

  По умолчанию текстовые поля добавляются в область Названия строк, числовые поля — в область Значения, а иерархии даты и времени OLAP — в область Названия столбцов.

• Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.

• Щелкните имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из раздела полей в одну из областей раздела макета.

В сводной таблице, основанной на данных с листа Excel или внешних данных из источника, не относящегося к OLAP, можно добавить в область Значения несколько копий одного поля, чтобы отображать разные вычисления с помощью возможности Дополнительные вычисления. Например, можно сравнить вычисления (такие как коэффициенты валовой и чистой прибыли, минимальные и максимальные показатели продаж или количество клиентов и процент от их общего числа) расположив их рядом. Дополнительные сведения см. в статье Отображение различных вычислений в полях значений сводной таблицы.

1. Щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его в область Значения в разделе макета.

2. Повторите действие 1 столько раз, сколько нужно копий поля.

3. В каждом скопированном поле измените нужным образом функцию сведения или настраиваемое вычисление.

   : 

   • При добавлении в область значений двух или нескольких полей (как копий одного поля, так и разных полей) список полей автоматически добавляет в область Значения название столбца значений. С помощью этого поля можно перемещать поле вверх и вниз в области Значения. Название столбца значений можно даже переместить в область Названия столбцов или Названия строк. Однако переместить название столбца значений в область фильтров отчетов нельзя.

   • Поле можно добавить в область Фильтр отчета, Названия строк или Названия столбцов только один раз как для числовых, так и для нечисловых типов данных. При попытке добавить одно поле несколько раз (например, в области Названия строк и Названия столбцов в разделе макета) поле автоматически удаляется из исходной области и перемещается в новую.

   • Кроме того, добавить копию поля в область Значения можно с помощью формулы (также называемой вычисляемым столбцом), в которой используется это поле.

   • Одно и то же поле невозможно добавить несколько раз в сводную таблицу, созданную на основе источника данных OLAP.

Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части раздела макета:

Отчет сводной таблицы	Описание	Сводная диаграмма	Описание
Значения	Используются для вывода итоговых числовых данных.	Значения	Используются для вывода итоговых числовых данных.
Названия строк	Используются для отображения полей в виде строк сбоку от отчета. Строка, расположенная ниже, вложена в строку, непосредственно предшествующую ей.	Поля осей (категории)	Используются для отображения полей в качестве осей диаграммы.
Названия столбцов	Используются для отображения полей в виде столбцов сверху отчета. Столбец, расположенный ниже, вложен в столбец, непосредственно предшествующий ему.	Названия полей легенды (рядов)	Используются для отображения полей в легенде диаграммы.
Фильтр отчета	Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета.	Фильтр отчета	Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета.

Чтобы изменить положение полей, щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд:

Команда	Задача
Переместить вверх	Перемещение поля в области на одну позицию вверх.
Переместить вниз	Перемещение поля в области на одну позицию вниз.
Переместить в начало	Перемещение поля к началу области.
Переместить в конец	Перемещение поля к концу области.
Переместить в фильтр отчета	Перемещение поля в область фильтра отчета.
Переместить в названия строк	Перемещение поля в область названий строк.
Переместить в названия столбцов	Перемещение поля в область названий столбцов.
Переместить в значения	Перемещение поля в область значений.
Параметры поля значений, Параметры поля	Отображение диалогового окна Параметры поля или Параметры поля значений. Дополнительные сведения о каждом параметре можно получить, нажав кнопку "Справка" в верхней части диалогового окна.

Можно также щелкнуть имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить его из раздела полей в другой раздел макета или другую область.

1. Щелкните сводную таблицу.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. Если нужно отобразить список полей сводной таблицы, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Список полей. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрать Показать список полей.

   

3. Чтобы удалить поле, в списке полей сводной таблицы выполните одно из следующих действий.

   • В списке полей сводной таблицы снимите флажок рядом с именем поля.

     : Снятие флажка в списке полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.

   • В области макета щелкните имя поля и выберите пункт Удалить поле.

   • Щелкните имя поля в разделе макета и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из списка полей сводной таблицы.

Чтобы точнее настроить макет сводной таблицы, можно изменить расположение столбцов, строк и промежуточных итогов, например включить отображение промежуточных итогов над строками или отключить заголовки столбцов. Также можно переместить отдельные элементы в строке или столбце.

Включение и отключение заголовков полей столбцов и строк

1. Щелкните сводную таблицу.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. Чтобы переключаться между режимами отображения и скрытия заголовков полей, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Заголовки полей.

   

Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк

1. В сводной таблице выделите поле строки, для которого нужно отобразить промежуточные итоги.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

   : В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.

   

3. В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Промежуточные итоги и фильтры в группе Итоги выберите вариант Автоматические или Другие.

   : Если выбрать вариант Нет, промежуточные итоги будут отключены.

4. На вкладке Разметка и печать в группе Макет выберите вариант В виде структуры и выполните одно из следующих действий.

   • Чтобы промежуточные итоги отображались над суммируемыми строками, установите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы. Этот вариант выбран по умолчанию.

   • Чтобы промежуточные итоги отображались под суммируемыми строками, снимите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы.

Изменение порядка элементов строк и столбцов

Выполните любое из следующих действий.

• В сводной таблице щелкните правой кнопкой мыши название строки или столбца либо элемент в названии, наведите указатель на пункт Переместить и воспользуйтесь одной из команд меню Переместить, чтобы переместить элемент.

• Выберите элемент названия строки или столбца, который нужно переместить, и наведите указатель на нижнюю границу ячейки. Когда указатель примет вид четырехсторонней стрелки, перетащите элемент в новое положение. На рисунке ниже показано, как переместить элемент строки путем перетаскивания.

  

Настройка ширины столбцов при обновлении.

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

   

3. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы на вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы столбцы сводной таблицы автоматически изменялись по размеру самого широкого текста или числового значения, установите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.

   • Чтобы сохранить текущую ширину столбца сводной таблицы, снимите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.

Перемещение столбца в область названий строк или строки в область названий столбцов

Для оптимизации структуры и удобочитаемости сводной таблицы может потребоваться переместить поле столбца в область названий строк или поле строки в область названий столбцов. При перемещении столбца в строку или строки в столбец выполняется транспонирование вертикальной или горизонтальной ориентации поля. Эта операция также называется "поворотом" строки или столбца.

Используйте команду правой кнопки мыши

Выполните любое из следующих действий.

• Щелкните поле строки правой кнопкой мыши, наведите указатель на команду Переместить <имя поля> и выберите пункт Переместить <имя поля> в столбцы.

• Щелкните поле столбца правой кнопкой мыши и выберите команду Переместить <имя поля> в строки.

Используйте перетаскивание

1. Переключитесь в классический режим, поместив указатель на сводную таблицу, выбрав Анализ сводной таблицы > Параметры, выбрав вкладку Отображение, а затем выбрав Классический макет сводной таблицы.

2. Перетащите поле строки или столбца в другую область. На рисунке ниже показано, как переместить поле столбца в область названий строк.

   А. Щелкните поле столбца	б) Прокрутите списки Избранное и Контактные лица для веб-поддержки. Перетащите его в область строки	В. Поле "Спорт" станет полем строки, как и "Регион"

Объединение и отмена объединения ячеек для элементов внешних строк и столбцов

Чтобы выровнять элементы в центре по горизонтали и вертикали, можно объединить ячейки для элементов строк и столбцов. Чтобы выровнять элементы внешней строки по левому краю и поля столбцов по верхнему краю группы элементов, отмените объединение ячеек.

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

   

3. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Макет установите или снимите флажок Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями.

Иногда возникают ситуации, когда данные сводной таблицы содержат пустые ячейки, пустые строки или ошибки и требуется изменить способ их отображения.

Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

   

3. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Формат выполните одно или несколько из следующих действий.

   • Чтобы изменить способ отображения ошибок, установите флажок Для ошибок отображать. Введите в поле значение, которое нужно выводить вместо ошибок. Для отображения ошибок в виде пустых ячеек удалите из поля весь текст.

   • Чтобы изменить способ отображения пустых ячеек, установите флажок Для пустых ячеек отображать и введите в текстовом поле значение, которое будет отображаться в пустых ячейках.

     : Чтобы они оставались пустыми, удалите из поля весь текст. Чтобы отображались нулевые значения, снимите этот флажок.

Отображение и скрытие пустых строк после строк или элементов

Для строк выполните следующие действия.

• В сводной таблице выберите поле строки.

  На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

  : В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.

• На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.

  

• В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Разметка и печать в группе Макет установите или снимите флажок Пустая строка после каждой подписи.

Для элементов выполните следующие действия.

• В сводной таблице выберите нужный элемент.

  На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

• На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Пустые строки и установите флажок Вставить пустую строку после каждого элемента или Удалить пустую строку после каждого элемента.

  

  : Вводить данные в эти пустые строки нельзя, но к ним можно применять параметры форматирования знаков и ячейки.

Изменение способа отображения элементов и подписей без данных

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

   

3. На вкладке Вывод в группе Вывод выполните одно или несколько из следующих действий.

   • Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в строках, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в строках.

     : Этот параметр доступен только для источника данных OLAP.

   • Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в столбцах, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в столбцах.

     : Этот параметр доступен только для источников данных OLAP.

   • Чтобы отображать или скрывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений, установите или снимите флажок Показывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений.

Можно выбрать стиль из большой коллекции стилей сводных таблиц. Кроме того, можно управлять чередованием в отчете. Быстрым способом применения единого формата во всем отчете является изменение числового формата поля. Также можно добавлять чередование (темного и светлого фона) строк и столбцов. Чередование может упростить восприятие и поиск данных.

Применение стиля для форматирования сводной таблицы

Быстро изменить внешний вид и формат сводной таблицы можно с помощью одного из готовых стилей сводных таблиц (или экспресс-стилей).

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы выполните любое из следующих действий.

   • Щелкните отображаемый стиль сводной таблицы или прокрутите коллекцию, чтобы увидеть другие стили.

   • Чтобы посмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки.

     

     Если нужно создать собственный стиль сводной таблицы, выберите команду Создать стиль сводной таблицы внизу коллекции, чтобы открыть диалоговое окно Создание стиля сводной таблицы.

Применение чередования для изменения формата сводной таблицы

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей сводной таблицы выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы применить чередование строк со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся строки.

   • Чтобы применить чередование столбцов со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся столбцы.

   • Чтобы включить заголовки строк в стиль чередования, установите флажок Заголовки строк.

   • Чтобы включить заголовки столбцов в стиль чередования, установите флажок Заголовки столбцов.

     

Удаление стиля или формата чередования из сводной таблицы

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки, чтобы отобразить все доступные стили, и выберите команду Очистить внизу коллекции.

   

Условное форматирование данных в сводной таблице

Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, шаблонов и тенденций. Условное форматирование помогает давать ответы на определенные вопросы о данных. При использовании условного форматирования в сводной таблице необходимо учитывать ряд важных моментов.

• При изменении макета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.

• Область действия условного формата для полей в области Значения может быть основана на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.

  : В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские — от дочерних.

• Задать область действия условного формата для полей в области Значения можно тремя способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.

Дополнительные сведения см. в статье Применение условного форматирования.

Изменение числового формата поля

1. Выделите в сводной таблице нужное поле.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.

   

   В диалоговом окне Параметры поля отображаются названия и фильтры отчета; в диалоговом окне Параметры поля значений отображаются значения.

3. В нижней части диалогового окна нажмите кнопку Числовой формат.

4. В диалоговом окне Формат ячеек в списке Категории выберите нужный числовой формат.

5. Укажите нужные параметры и дважды нажмите кнопку ОК.

   Можно также щелкнуть поле значения правой кнопкой мыши и выбрать параметр Числовой формат.

Включение форматирования сервера OLAP

Если вы подключены к базе данных Microsoft SQL Server Analysis Services Online Analytical Processing (OLAP), вы можете указать, какие форматы сервера OLAP следует извлекать и отображать вместе с данными.

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Данные нажмите кнопку Изменить источник данных и выберите пункт Свойства подключения.

   

3. В диалоговом окне Свойства подключения на вкладке Использование в разделе Форматирование сервера OLAP выполните одно из следующих действий.

   • Чтобы включить или отключить форматирование чисел, таких как денежные значения, даты и время, установите или снимите флажок Числовой формат.

   • Чтобы включить или отключить стили шрифта, такие как полужирный, курсив, подчеркнутый и зачеркнутый, установите или снимите флажок Стиль шрифта.

   • Чтобы включить или отключить цвета заливки, установите или снимите флажок Цвет заливки.

   • Чтобы включить или отключить цвета текста, установите или снимите флажок Цвет текста.

Сохранение и игнорирование форматирования

1. Щелкните в любом месте сводной таблицы.

   На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.

2. На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

   

3. На вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы сохранить макет и формат сводной таблицы для применения при каждом выполнении операции со сводной таблицей, установите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.

   • Чтобы игнорировать макет и формат сводной таблицы и возвращаться к стандартному макету и формату при каждом выполнении операции со сводной таблицей, снимите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.

   : Хотя этот параметр также влияет на форматирование сводных диаграмм, линии тренда, подписи данных, пределы погрешностей и другие изменения определенных рядов данных не сохраняются.