Знакомы ли приведенные ниже сценарии? Вы отправьте файл по электронной почте нескольким коллегам. Затем все они добавляют свои отзывы, оставляя вам задачу интеграции входных данных из нескольких копий исходного кода.
Существует лучший способ справиться с этим. Вы можете хранить файл в SharePoint или Microsoft OneDrive и использовать команду "Общий доступ ", чтобы другие могли читать или редактировать. Кроме того, есть только одна копия для просмотра, содержащая отзывы всех пользователей. (То, что они могут делать с файлом, зависит от разрешений, которые вы ему предоставляете.)
Вот этот процесс.
Добавьте SharePoint или расположение OneDrive в список мест в Word
-
В Word выберите Файл > Сохранить как > Добавить место.
-
В разделе Добавление места выберите облачную службу, которую вы хотите использовать (например, SharePoint, OneDrive).
-
Завершите экран входа , который может появиться. При необходимости обратитесь в ИТ-отдел, чтобы получить имя пользователя и пароль.
-
Обратите внимание на новое расположение, которое теперь доступно в области "Сохранить как" Word.
Сохранение документа и предоставление общего доступа к документу
Документ можно сохранить в доступном облачном расположении. Это необходимо сделать только один раз, после чего все изменения можно будет внести в один общий файл.
-
В документе для общего доступа выберите Файл > Сохранить как.
-
На странице Сохранить как дважды щелкните нужное расположение (например, OneDrive, SharePoint или MySite).
-
Укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить. Если вы вернелись на вкладку Сведения , просто нажмите кнопку Поделиться еще раз.
-
В разделе Поделиться с Люди введите имя или адрес электронной почты для каждого получателя.
-
При необходимости выберите Можно редактировать или Может просматривать. Первый вариант позволяет коллегам изменять файл, второй — более безопасный.
-
При необходимости добавьте сообщение в поле под адресной строкой. Затем нажмите кнопку Поделиться.
Предоставление общего доступа к уже сохраненному документу
Если вы уже сохранили файл в SharePoint или OneDrive, можно выполнить следующие действия.
-
Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.
-
Щелкните Файл > Поделиться > поделиться с Люди
-
Введите имя или адреса электронной почты для каждого получателя.
-
При необходимости выберите Можно изменять или Может просматривать. При выборе первого варианта другие пользователи смогут изменять файл. Второй вариант обеспечит лучшую защиту файла.
-
При необходимости введите сообщение в поле под адресной строкой и нажмите кнопку Поделиться.
Отмена общего доступа к документу
При необходимости можно остановить общий доступ для определенных получателей.
-
Откройте документ.
-
Выберите Файл > общий доступ
-
В разделе Общий доступ с Люди щелкните правой кнопкой мыши все имена, которые нужно удалить, а затем выберите Удалить пользователя.
Дополнительные сведения о OneDrive и Microsoft 365
-
Сведения об открытии учетной записи OneDrive см. в статье Регистрация учетной записи Майкрософт.
-
Чтобы подписаться на учетную запись SharePoint Microsoft 365, перейдите на домашнюю страницу Microsoft 365 .
-
С вопросами об используемых продуктах SharePoint обращайтесь к системному администратору.
