Это звучит болезненно знакомо? Вы отправите своим коллегам по электронной почте файл. Они добавляют свои отзывы, а затем вы должны интегрировать комментарии и изменения из 3 или 4 копий вашего оригинала.
К счастью, возможен другой подход. Если у вас есть учетная запись в SharePoint или Microsoft OneDrive, вы можете хранить файлы, например документы Word, в одном из этих расположений, а затем использовать команду Общий доступ, чтобы другие могли читать или редактировать вашу копию файла. Больше не нужно разбираться со множеством файлов — все комментарии рецензентов собраны в одной копии. Доступные другим пользователям действия над файлом зависят от того, какие разрешения им предоставлены.
Ниже приведено полное описание этой процедуры. Просто перейдите к нужному разделу.
Начните с добавления SharePoint или OneDrive в список мест в Word.
-
В приложении Word откройте вкладку Файл и выберите пункты Сохранить как > Добавить место.
-
В разделе Добавление места щелкните нужную службу, например Office 365 SharePoint или OneDrive.
-
Введите нужные сведения в окне входа в службу. Для получения имени пользователя и пароля может потребоваться обратиться в ИТ-отдел.
После завершения новое расположение появится в области Сохранить как приложения Word.
Сохранение документа в новом месте с предоставлением общего доступа к нему
После добавления расположения облачного хранилища в список мест вы можете предоставить общий доступ к документу. Для конкретного файла это нужно сделать только один раз.
-
Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.
-
Щелкните Файл >Сохранить как.
-
На странице Сохранить как дважды щелкните нужное расположение: библиотеку документов SharePoint, расположение на своем компьютере, личный сайт MySite или службу OneDrive.
-
Укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить. Вы вернетесь на вкладку Сведения, где вам понадобится снова нажать кнопку Общий доступ.
-
В разделе Совместно с пользователями (или Пригласить других людей в Word 2013) введите имена или адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить доступ к файлу.
-
Если нужно, то выберите Можно редактировать или Можно просматривать. Первый параметр разрешает другим пользователям изменять файл, а второй обеспечивает его защиту.
-
Если необходимо, введите сообщение в поле под адресной строкой и выберите команду Общий доступ.
Предоставление общего доступа к уже сохраненному документу
Если файл уже сохранен в SharePoint или OneDrive, выполните указанные ниже действия.
-
Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.
-
Нажмите Файл > Общий доступ > Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013).
-
Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которым нужно предоставить доступ к документу.
-
Если нужно, выберите Можно редактировать или Можно просматривать. При выборе первого варианта другие пользователи смогут изменять файл. Второй вариант обеспечит лучшую защиту файла.
-
Если необходимо, введите сообщение в поле под адресной строкой и выберите команду Общий доступ.
Отмена общего доступа к документу
Чтобы отменить общий доступ к документу, выполните указанные ниже действия.
-
Откройте документ, общий доступ к которому нужно отменить.
-
На вкладке Файл выберите команду Разрешить общий доступ.
-
В разделе Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013) щелкните правой кнопкой мыши пользователя, для которого нужно отменить общий доступ, и выберите команду Удалить пользователя.
Дополнительные сведения о OneDrive и Microsoft 365
-
Сведения об открытии учетной записи OneDrive см. в статье Регистрация учетной записи Майкрософт.
-
Чтобы подписаться на учетную запись SharePointMicrosoft 365, перейдите на домашнюю страницу Microsoft 365 .
-
С вопросами об используемых продуктах SharePoint обращайтесь к системному администратору.
