Whiteboard предоставляет группам возможность вместе подумать, опробовать разные идеи и составить лучший план. Приложение Whiteboard полностью интегрировано в Microsoft Teams, что позволяет легко планировать проекты до, во время и после собрания Teams.
Ознакомьтесь с этими советами, чтобы максимально эффективно использовать Whiteboard во время следующего сеанса планирования.
Подготовьте свою доску заранее
Вот несколько советов по подготовке доски перед собранием:
-
Создайте новую доску на экране выбора доски.
-
На панели создания выберите Шаблоны > Планирование проекта.
-
Выберите шаблон, который лучше всего соответствует вашим потребностям Например, выберите шаблон "Ежедневная планерка стоя", чтобы отслеживать рабочую нагрузку и повседневные задачи. Или выберите "Начало проекта", если вам необходимо определить долгосрочные цели своей группы.
-
Настройте шаблон в соответствии со своими потребностями. Например, вы можете добавить дополнительные примечания, изменить цвета или добавить стрелки выделения.
-
Отправка изображений или соответствующих документов в качестве PDF-документов.
-
Подробнее см. в разделе Функции и возможности Whiteboard
Когда доска будет готова, вы сможете отправить ссылку своей группе.
Управление собранием
После начала собрания сделайте следующее, чтобы поделиться своей доской:
-
Выберите значок Поделиться в области предоставления общего доступа к собранию.
-
В разделе Whiteboard выберите Microsoft Whiteboard.
Откроется представление выбора доски. Вы можете выбрать уже подготовленную доску из списка или создать новую.
Вот некоторые дополнительные функции Whiteboard, которые можно использовать при ведении собрания:
-
Управляйте вниманием своей группы с помощью лазерной указки.
-
Используйте инструмент выделения или формы стрелок, чтобы выделить ключевые понятия.
-
Добавляйте новые записки, чтобы отслеживать обсуждение.
Поддерживайте задействование своей группы
Напомните своей группе, что они могут использовать следующие инструменты для совместной работы в реальном времени:
-
Добавляйте записки, чтобы отслеживать новые идеи.
-
Используйте записки с реакциями, такими как галочки или смайлики, чтобы проголосовать за идеи.
-
Рисуйте на доске или создавайте заметки от руки с помощью средства рукописного ввода.
-
Отправляйте изображения, в том числе стоковые изображения из Bing.
Курсоры для совместной работы позволяют легко отслеживать изменения, внесенные определенными участниками.
Начните реализацию своего плана!
Вот несколько советов по поддержанию группы в курсе дел после собрания:
-
Отправьте участникам сообщение с результатами и последующими действиями. Вы также можете добавить ссылку на доску.
-
Напомните участникам собрания, что они могут найти доску в средстве выбора досок.
-
Отправьте снимок готовой доски всем, кто пропустил собрание. Выберите Экспортировать изображение из меню параметров.
-
Дополнительные сведения см. в разделе Продолжение работы на доске после собрания.
Запуск регулярных сеансов планирования
Если вы хотите настроить регулярные собрания по планированию, сделайте следующее:
Создайте канал "Планирование" в Teams и добавьте доску
-
Перейдите к своей команде в Teams, выберите меню . . . и добавьте канал. Его название должно быть периодом, для которого выполняется планирование (например, "Первый квартал").
-
В верхней части того же канала нажмите кнопку +, выполните поиск по запросу Whiteboard и нажмите Сохранить.
-
Доска прикрепляется к каналу, и вы можете приступить к планированию.
-
Проинформируйте участников своей команды о канале и доске, @упомянув их в Teams.
Завершение процесса планирования
-
Сформируйте структуру доски с помощью шаблона планирования проекта или создайте собственный вариант.
-
Напишите инструкции в пустом месте на доске, чтобы участники команды знали, как ее использовать.
-
Инструкции могут включать применение определенных цветов для указания областей, к которым относятся некоторые функции, или реакций, представляющих принятие функции, и т. д.
-
Предоставьте участникам команды инструкции по заполнению невыполненных пунктов на доске с помощью цветных записок.
-
Во время собраний, связанных с планированием, используйте доску для перемещения элементов по разделу невыполненной работы и упрощения соответствующих бесед.
-
После настройки плана перенесите его в систему управления проектами.
