Организатор контента — это компонент SharePoint, автоматически управляющий некоторыми важными задачами библиотеки. Это не только экономит время, но и обеспечивает единообразное управление библиотекой документов.
Возможности организатора контента
Организатор контента может автоматически выполнять следующие задачи.
-
Направление документов в различные библиотеки или папки. По сути, организатор контента является своего рода "привратником". Каждый раз при отправке документа он, используя созданные вами правила, определяет, можно ли пропустить этот документ. Затем он направляет его в нужную библиотеку или папку, которая может находиться в другом семействе сайтов. В основе этих правил может лежать сочетание метаданных и типов контента.
-
Отправка всех документов в библиотеку drop off Вы можете настроить организатор контента так, чтобы помещать все отправленные документы в библиотеку-распределитель, где можно ввести метаданные и завершить процесс отправки.
-
Управление размером папок. Можно настроить организатор контента для отслеживания и ограничения количества элементов в папках. По умолчанию максимальное количество элементов составляет 2500, и при поступлении 2501-го организатор контента автоматически создает новую папку и помещает в нее этот документ. Вы можете изменить допустимое количество элементов, которое организатор контента разрешает хранить в каждой папке.
-
Управление дубликатами отправленных документов. При отправке документа, который уже существует в библиотеке, организатор содержимого может использовать SharePoint версии или изменить имя файла, добавив уникальные символы. Это гарантирует сохранение как существующего документа, так и его дубликата.
-
Ведение журналов аудита. Организатор контента может вести журналы аудита о сохранении документа после его перенаправления.
Включение компонента "Организатор контента" на сайте
У вас должны быть по крайней мере разрешения владельца сайта, а функции публикации должны быть включены.
Чтобы включить компонент "Организатор контента" на сайте:
-
перейдите на сайт, который нужно настроить;
-
Щелкните Параметры
Для SharePoint выберите Параметры
-
На странице Параметры сайта в группе Действия сайта щелкните Управление функциями сайта.
-
рядом с названием компонента "Организатор контента" нажмите кнопку Активировать. После включения компонента в столбце Состояние отображается надпись Активный.
Настройка организатора контента для маршрутизации документов
Примечание: Для настройки организатора контента требуются права уровня не ниже владельца сайта.
-
Перейдите к сайту, на котором требуется настроить организатор контента для автоматической маршрутизации документов в указанные расположения.
-
Щелкните Параметры
Для SharePoint выберите Параметры
-
В группе Администрирование сайта выберите пункт Параметры организатора контента.
Примечание: Ссылка "Параметры организатора контента" отображается, если соответствующий компонент включен для этого сайта.
-
В разделе Перенаправление пользователей в библиотеку-распределитель установите флажок, включающий использование организатора контента. Это позволит автоматически перенаправлять пользователей в библиотеку-распределитель при попытке отправить документ.
-
В разделе Отправка на другой сайт установите флажок, если нужно разрешить перенаправление документов на другой сайт.
-
В разделе Разбиение папки на разделы установите флажок Создание вложенных папок, если конечное расположение содержит слишком много элементов, чтобы автоматически создавались вложенные папки, когда количество элементов в расположении превысит определенный предел.
-
В поле Число элементов в одной папке введите число документов, которые могут быть сохранены в одной папке, прежде чем будет создана новая.
-
В поле Формат имени папки укажите способ именования новых папок.
-
-
В разделе Дубликаты отправленных элементов укажите, нужно ли к дубликатам применять управление версиями, или же к именам файлов элементов должны всегда добавляться уникальные символы.
-
Установите флажок в разделе Сохранение контекста, если для отправленных элементов или документов нужно сохранять журналы аудита или метаданные в виде записей аудита.
-
В разделе Диспетчеры правил введите имена пользователей, которые являются диспетчерами правил в вашей организации. Диспетчеры правил должны иметь разрешения на управление веб-сайтом для доступа к странице настройки правил организатора контента. Дополнительные сведения см. в статье Создание правил организатора контента для маршрутизации документов.
-
Выберите соответствующие поля проверка, чтобы сообщения электронной почты автоматически отправлялись диспетчерам правил. Организатор содержимого может отправить сообщение электронной почты, если отправка не соответствует правилу или когда какое-либо содержимое отправляется организатору контента.
Примечание: Email должны быть настроены администратором SharePoint или сети для включения этих флажков сервером или службой.
-
В разделе Точки отправки введите сведения о других сайтах или приложениях электронной почты, используемых для передачи контента на текущий сайт.
Совет: В этом разделе представлен URL-адрес веб-службы для отправки контента на сайт в том случае, если вы хотите создать рабочий процесс или настраиваемое решение для передачи документов по электронной почте.
