Рабочий процесс с тремя состояниями отслеживает состояние элемента списка в трех состояниях (этапах). Его можно использовать для управления бизнес-процессами, которым требуются Организации для отслеживания большого объема проблем или элементов, например проблем поддержки пользователей, интересов продаж или задач проекта. Например, три состояния для задачи проекта могут быть, не начата, в ходе выполнения и завершены.
Примечание: Рабочие процессы SharePoint 2010 были прекращены с 1 августа, 2020 для новых клиентов и удалены из существующих клиентов, начиная с 1 ноября 2020. Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, рекомендуем перейти на Power автоматизировать или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения можно найти в статье о выбытие рабочего процесса в SharePoint 2010.
В этой статье
Как работает рабочий процесс с тремя состояниями?
Рабочий процесс с тремя состояниями поддерживает бизнес-процессы, требующие от организаций отслеживания состояния вопроса или элемента между тремя состояниями и двумя переходами между состояниями. При каждом переходе между состояниями рабочий процесс назначает задачу пользователю и отправляет ему уведомление по электронной почте о задаче. После завершения этой задачи рабочий процесс обновляет состояние элемента и продвигается в следующем состоянии. Рабочий процесс с тремя состояниями работает с шаблоном списка отслеживания вопросов . Однако его можно использовать со списком, который содержит столбец выбора с тремя или более значениями. Значения в этом столбце выбора служат в качестве состояний, которые отслеживает рабочий процесс.
Список может содержать несколько столбцов вариантов выбора, и столбец вариантов может содержать более трех значений. Тем не менее, Рабочий процесс с тремя состояниями можно настроить только на использование одного из столбцов выбора и только трех значений в выбранном столбце выбора. При добавлении рабочего процесса с тремя состояниями в список или библиотеку вы выбираете столбец выбора и три значения, предоставленные столбцом.
Рабочий процесс с тремя состояниями может использоваться для управления бизнес-процессами, требующими Организации отслеживания большого объема проблем или элементов, таких как проблемы обслуживания клиентов, интересы продаж и задачи проекта. Например, сотрудники компании с небольшим планированием событий могут использовать список отслеживания вопросов и настраиваемый рабочий процесс с тремя состояниями для управления многочисленными задачами, связанными с событиями, которые они планируют. Рабочий процесс отслеживает задачи по планированию событий по трем состояниям: активна, готова для проверкии завершена. Все задачи подготовки событий, связанные с определенным событием, компилируются в список отслеживания проблем, созданный для этого события и помеченный как Активный. Координатор событий назначает участникам своей группы отдельные задачи, а затем запускает рабочий процесс, чтобы начать работу над задачей события.
При запуске рабочего процесса создается задача для указанного человека. Когда участник команды получает задачу, он выполняет работу, необходимую для выполнения задачи. Это может быть вызвано за пределами списка или сайта, в котором находится список отслеживания проблем. Например, если участник команды получает задачу рабочего процесса, чтобы разработать план Catering, он связывается с компанией Catering и работает с ними, чтобы разработать план. После того как план Catering будет черновиком, участник группы помечает свою задачу рабочего процесса как завершенную. На этом этапе рабочий процесс обновляет состояние задачи события в списке отслеживания проблем с активного на проверкуи создает вторую задачу для координатора событий, чтобы просмотреть план Catering. После того как координатор событий проанализирует и утверждает план Catering, он помечает свою задачу рабочего процесса как завершенную, а рабочий процесс обновляет состояние задачи с готовности на выполнениепроверки.
Примечание: Участник рабочего процесса может выполнить задачу рабочего процесса в трехуровневом рабочем процессе двумя способами. Участник может изменить задачу рабочего процесса, чтобы помечать ее как завершенную, или участник может изменить состояние элемента рабочего процесса в списке (если у участника есть разрешение на изменение этого списка). Если участник вручную обновляет состояние элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса завершается. Если участник редактирует задачу рабочего процесса, чтобы помечать ее как завершенную, состояние элемента рабочего процесса в списке обновляется до завершения.
Действия в рабочем процессе с тремя состояниями в предыдущем примере используют следующий процесс:
Настройка списка для использования в рабочем процессе с тремя состояниями
Прежде чем можно будет использовать рабочий процесс с тремя состояниями, необходимо настроить список, содержащий элементы, которые вы планируете отслеживать, или управлять ими с помощью рабочего процесса. Шаблон списка отслеживания проблем работает с тремя состояниями рабочего процесса. Однако вы также можете создать настраиваемый список для использования с этими рабочими процессами. Если вы создаете настраиваемый список, убедитесь, что список содержит по крайней мере один столбец вариантов , включающий три или более значений выбора. При настройке рабочего процесса для использования со списком укажите столбец выбора , содержащий значения состояния, которые будет отслеживать рабочий процесс.
Создание списка отслеживания вопросов
По умолчанию вы можете использовать рабочий процесс с тремя состояниями со всеми списками, созданными в шаблоне списка отслеживания вопросов .
-
В
-
На странице "ваши приложения" щелкните ссылку Отслеживание вопросови введите имя списка. Требуется имя списка
-
Если вы хотите предоставить описание списка, нажмите Дополнительные параметры.
-
В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.
-
-
Щелкните Создать.
Создание настраиваемого списка для использования в рабочем процессе с тремя состояниями
Если вы хотите создать настраиваемый список для рабочего процесса с тремя состояниями, необходимо добавить по крайней мере один столбец выбора , содержащий не менее трех значений состояния, которые будет отслеживать рабочий процесс.
-
В
-
На странице "ваши приложения" щелкните настраиваемый списоки введите имя списка. Имя списка является обязательным.
-
Если вы хотите предоставить описание списка, нажмите Дополнительные параметры.
-
В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.
-
Щелкните "Создать".
Настройка настраиваемого списка для использования в рабочем процессе с тремя состояниями
-
Щелкните настраиваемый список, созданный на предыдущем шаге.
-
На ленте откройте вкладку список, а затем в группе Параметры нажмите кнопку Параметры списка.
-
В разделе столбцынажмите кнопку создать столбец.
-
В разделе имя и тип в поле имя столбцавведите имя столбца, который вы хотите использовать для задания значений состояния рабочего процесса. Например, вы можете ввести имя как состояние рабочего процесса.
-
В разделе тип данных этого столбцавыберите вариант выбор (меню для выбора).
-
В разделе Дополнительные параметры столбца в разделе Описаниевведите необязательное описание столбца.
-
В разделе требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные, нажмите кнопку Да.
-
В диалоговом окне в разделе Введите один из вариантов в отдельной строкевведите три или более значений выбора, которые нужно использовать для этого столбца. Эти значения будут преобразованы в состояние рабочего процесса. Например, вы можете выбрать активный, готовы к просмотру и выполнить эти три действия.
-
В разделе Показать варианты выбора с помощьювыберите одно из раскрывающегося меню или переключателей.
-
В разделе Разрешить варианты выборанажмите кнопку нет.
-
Укажите, нужно ли использовать для этого столбца конкретное значение по умолчанию или вы хотите добавить его в представление по умолчанию для списка.
-
Нажмите кнопку ОК.
Добавление рабочего процесса с тремя состояниями в список
Вы должны добавить рабочий процесс с тремя состояниями в список, прежде чем вы сможете использовать его в элементах этого списка. При добавлении рабочего процесса с тремя состояниями в список вы указываете, какой столбец в списке включает значения состояния, которые нужно отслеживать в рабочем процессе. Кроме того, вы можете указать сведения о том, что должно происходить на каждом этапе рабочего процесса. Например, вы можете указать тему и текст для уведомлений по электронной почте, полученных от получателей задачи.
Рабочий процесс с тремя состояниями включен по умолчанию на большинстве типов сайтов. Однако администратор семейства веб-сайтов может отключить эту функцию. Если рабочий процесс с тремя состояниями недоступен, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов.
Важно: Для добавления рабочего процесса в список необходимо разрешение на управление списками.
-
Откройте список, в который вы хотите добавить рабочий процесс с тремя состояниями.
-
Откройте вкладку список> Параметры спискаили выберите параметры типа библиотеки, которую вы открываете. Например, если вы работаете с библиотекой документов, выберите Параметры библиотеки документов.
-
В разделе разрешения и управлениевыберите пункт Параметры рабочих процессов.
-
На странице "Параметры рабочих процессов" щелкните ссылку Добавить рабочий процесс.
-
На странице Добавление рабочего процесса в разделе Рабочий процесс в разделе Выберите шаблон рабочего процесса выберите три-состояния.
-
В разделе имя введите уникальное имя рабочего процесса.
-
В разделе Task List (список задач ) укажите список задач, который будет использоваться в рабочем процессе.
Примечания:
-
Вы можете использовать список задач по умолчанию или создать новый. Если вы используете список задач по умолчанию, участники рабочего процесса смогут легко находить и просматривать задачи рабочего процесса с помощью представления "Мои задачи" в списке "задачи".
-
Создайте список задач, если задачи для этого рабочего процесса будут раскрывать конфиденциальные или конфиденциальные данные, которые вы хотите хранить отдельно от списка "Общие задачи".
-
Создайте список задач, если у вашей организации несколько рабочих процессов, или в случае, если рабочие процессы будут включать большое количество задач. В этом случае вам может понадобиться создать списки задач для каждого рабочего процесса.
-
-
В разделе Журнал выберите список журналов, который будет использоваться для этого рабочего процесса. В списке Журнал отображаются все события, происходящие во время каждого экземпляра рабочего процесса.
Примечание: Вы можете использовать список журналов по умолчанию или создать новый. Если в вашей организации много рабочих процессов, вам может потребоваться создать отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.
-
В разделе Параметры запуска выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы хотите разрешить запуск рабочего процесса вручную, установите флажок Разрешить запуск этого рабочего процесса вручную пользователем, прошедшим проверку подлинности, с разрешениями "участие ". Установите флажок требовать разрешения на управление списками для запуска рабочего процесса , если требуется использовать дополнительные разрешения для запуска рабочего процесса.
-
Если вы хотите, чтобы рабочий процесс автоматически загружался при создании новых элементов, установите флажок запускать этот рабочий процесс при создании нового элемента .
-
-
Нажмите кнопку Далее.
-
В разделе " состояния рабочих процессов " в разделе выберите полевыбора выберите столбец выбора в списке, содержащий значения, которые нужно использовать для состояний в рабочем процессе, а затем выберите значения столбцов для первоначального состояния, среднего состоянияи конечного состояния рабочего процесса.
-
В двух разделах указываются действия, которые необходимо выполнить при инициировании рабочего процесса (параметры первой задачи в рабочем процессе), и Укажите, что должно происходить при переходе рабочего процесса в его промежуточное состояние (параметры для второй задачи в рабочем процессе) укажите следующие данные:
Сведения о задаче
|
Поле |
Описание |
|---|---|
|
Название задачи: |
При необходимости вы можете изменить заголовок сообщения, которое будет отображаться в задаче, когда рабочий процесс инициируется или достигает среднего состояния. Если установить флажок включить поле списка , выбранное поле будет добавлено в конец сообщения. |
|
Описание задачи: |
Введите сведения, которые вы хотите включить в описание задачи. Если установить флажок включить поле списка , выбранное поле будет добавлено в конец сообщения. Если установить флажок Добавить ссылку на элемент списка , в описание будет включено ссылка на элемент списка. |
|
Дата выполнения задачи: |
Если вы хотите задать дату выполнения для задачи, установите флажок включить поле списка , а затем выберите в списке столбец Дата, содержащий сведения о дате, которые вы хотите использовать для даты выполнения. |
|
Назначена задача: |
Чтобы назначить задачу пользователю, указанному в списке, нажмите кнопку включить поле со списком, а затем выберите столбец из списка, который содержит нужные сведения о пользователе. При запуске этого рабочего процесса ему назначается первая задача, имя которой отображается в этом столбце для элемента рабочего процесса. Чтобы назначить эту задачу во всех экземплярах этого рабочего процесса для определенного человека, выберите пункт Настраиваемаяи введите или выберите имя человека, которому вы хотите назначить задачу. |
-
Установите флажок Отправить сообщение электронной почты , если вы хотите, чтобы участники рабочего процесса получали сообщения по электронной почте о задачах рабочего процесса.
Примечание: Если вы хотите, чтобы участники рабочего процесса получали уведомления и напоминания о задачах рабочего процесса после запуска рабочих процессов, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов, чтобы убедиться, что на вашем сайте включена поддержка электронной почты.
Сведения о сообщении электронной почты
|
Поле |
Описание |
|---|---|
|
Задача |
Введите имя пользователя, которому вы хотите отправить уведомление о задаче рабочего процесса по электронной почте. Установите флажок включить назначенную задачу , если вы хотите отправить оповещение по электронной почте владельцу задачи. |
|
Subject |
Введите строку темы, которую вы хотите использовать для оповещения по электронной почте. Установите флажок использовать название задачи , если вы хотите добавить название задачи в строку темы сообщения электронной почты. |
|
Обычно |
Введите сведения, которые должны отображаться в тексте сообщения электронной почты. Установите флажок Вставить ссылку на элемент списка , если вы хотите добавить ссылку на элемент списка в сообщении. |
-
Нажмите кнопку ОК.
Запуск рабочего процесса с тремя состояниями вручную для элемента
Рабочий процесс с тремя состояниями сначала необходимо добавить в список, чтобы его можно было использовать для элементов этого списка. Дополнительные сведения приведены в предыдущих разделах.
Рабочий процесс с тремя состояниями можно настроить для автоматического запуска при добавлении новых элементов в список или разрешить пользователям с определенными разрешениями запускать рабочий процесс вручную. Некоторые рабочие процессы могут допускает оба варианта.
Чтобы вручную запустить рабочий процесс с тремя состояниями для элемента списка, выполните указанные ниже действия. Для списка требуется разрешение на изменение элементов. Для некоторых рабочих процессов может потребоваться разрешение на управление списками.
Примечание: Если вы хотите, чтобы участники рабочего процесса получали уведомления и напоминания о задачах рабочего процесса после запуска рабочего процесса, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов, чтобы убедиться, что на вашем сайте включена поддержка электронной почты.
-
Откройте список, содержащий элемент, для которого необходимо запустить рабочий процесс с тремя состояниями.
-
Щелкните многоточие рядом с элементом, для которого необходимо запустить рабочий процесс, а затем в появившемся меню выберите пункт рабочие процессы.
Примечание: Команда " рабочие процессы " доступна только в том случае, если элемент находится в списке или библиотеке, с которой связан хотя бы один рабочий процесс.
-
В
-
В разделе Запуск нового рабочего процессащелкните имя рабочего процесса с тремя состояниями, который вы хотите запустить.
Рабочий процесс запускается немедленно.
Выполнение задачи рабочего процесса в рабочем процессе с тремя состояниями
Для выполнения задачи рабочего процесса в рабочем процессе с тремя состояниями для списка задач, в котором записаны задачи рабочего процесса, необходимо иметь разрешение на изменение элементов по крайней мере.
-
Откройте список задач для сайта, а затем в меню вид выберите пункт Мои задачи , чтобы найти задачу рабочего процесса.
Примечание: Если рабочий процесс не использует список задач сайта по умолчанию, ваша задача рабочего процесса может не отображаться в списке " задачи ". Чтобы найти задачу рабочего процесса, перейдите к списку или библиотеке, в которых хранится элемент рабочего процесса. Наведите указатель мыши на имя элемента, который вы хотите выполнить, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду рабочие процессы. На странице "состояние рабочего процесса" в разделе " выполняющиеся рабочие процессы" щелкните имя рабочего процесса, в котором вы являетесь участником. В разделе задачивыберите задачу рабочего процесса, а затем перейдите к шагу 3.
-
Откройте список, содержащий элемент, который нужно помечать как завершенный.
-
Наведите указатель мыши на имя задачи, которую вы хотите выполнить, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду изменить элемент.
-
В диалоговом окне задачи введите или выберите данные, необходимые для выполнения задачи, и нажмите кнопку сохранить.
