В качестве руководителя ресурсов вы знаете, что поднужды подвести нужные ресурсы для нужных проектов в течение интервала времени всегда очень сложнее, особенно из-за того, что необходимо прогнозировать будущее. Хорошая новость состоит в том, что вы можете использовать Project Web App для Project Online для анализа исторических данных об использовании ресурсов, сохраненных в подобных прошлых проектах. С помощью этих данных вы можете более уверенно прогнозировать потребности в ресурсах для будущих проектов и даже для всей Организации. Затем вы можете создавать модели в предстоящих проектах, чтобы точнее определить, кто и когда задействованы ресурсы.
В этой статье
Просмотр типов ресурсов, используемых в прошлых проектах
Если ваша организация использует Project Web App для Project Online по крайней мере для одного или двух завершенных проектов, вы можете использовать исторические данные, собранные в этих проектах, чтобы помочь вам прогнозировать потребности в ресурсах для предстоящих подобных проектов. Например, вы можете использовать сведения из проекта развертывания системы, реализованные два года назад, для сбора сведений о ресурсах для аналогичной развертки, запланированной на следующий год. С помощью исторических данных проекта и ресурсов вы можете анализировать типы используемых ресурсов и их квалификационные наборы.
Просмотр ресурсов на странице "Создание группы"
Первое место для поиска типов ресурсов, используемых в завершенном проекте, — на странице Создание группы. Здесь вы можете просмотреть названия всех ресурсов, назначенных выбранному проекту.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт проекты.
-
В центре проектоввыберите имя готового проекта, который вы хотите просмотреть.
-
Чтобы открыть страницу Создание группы , на вкладке проект в группе Навигация нажмите кнопку создать группу.
-
Запишите ресурсы, указанные в правой части представления. Это участники группы для выбранного проекта, сведения о вашем прогнозе которого вы хотите просмотреть.
Совет: Возможно, вам будет проще напечатать страницу и добавить в заметки снимок экрана.
Просмотр сведений о ресурсе на странице "изменение ресурсов"
Теперь, когда у вас есть имена ресурсов, которые работали над проектом, вы можете просматривать ресурсы по отдельности на странице " изменение ресурсов " и собирать сведения об их функциональных наборах уровней, рабочих единицах и затратах.
-
На панели быстрого запуска выберите ресурсы.
Откроется страница "центр ресурсов". Центр ресурсов содержит список всех ресурсов в пуле ресурсов Организации, которые настроены в Project Web App. В списке ниже указаны участники группы, к которым вы выберете нужный проект.
-
Установите флажок рядом с именем первого ресурса, который вы хотите исследовать.
-
На вкладке ресурсы в группе ресурсы нажмите кнопку изменить.
Откроется страница изменить ресурс , в которой отображаются сведения о выбранном ресурсе.
-
Сведения о типе ресурсов можно найти в разделе СДРес, Отдел ресурсови поле код . Поле кода иногда используется для должностных обязанностей или кодов задач.
Совет: Если в поле СДРес указан код, можно нажать кнопку "выбрать значение" (кнопка многоточия), чтобы просмотреть полную структуру декомпозиции ресурсов. СДРес — это иерархическая структура функций, которая часто используется для определения ресурсов на основе функциональной точки в проекте или с помощью ролей представления. Это противоположено названию отдела или должности отдела кадров в компании. Если в вашей организации выбрана СДРес для детализации функциональных наборов навыков и она была настроена в Project Online, это отличное место для определения типов ресурсов для набора персонала для предстоящих проектов.
-
Сведения о том, сколько ресурсов этого типа были назначены этому проекту, можно найти в разделе " текущие Макс.". Единицы (%) полях.
-
За сведениями о затратах ресурсов просмотрите стандартные поля ставка, ставка сверхурочных работи затраты на использование . Запишите все полезные сведения. Если это проще, напечатайте или запишите страницу.
-
По завершении нажмите кнопку Отмена.
-
В центре ресурсов установите флажок рядом с именем следующего ресурса, который вы хотите исследовать, и повторите этот процесс.
Примечание: Пользователи, которым назначены задачи проекта, рассматриваются как трудовые ресурсы, а самые распространенные ресурсы проекта — оборудование — это другой тип трудового ресурса. Кроме того, существуют материальные ресурсы и ресурсы затрат. Дополнительные сведения о различных типах ресурсов можно найти в статье Добавление ресурса в Project Web App .
Просмотр количества использованных ресурсов в прошлых проектах
Проанализировать фактическое время, затраченное на работу над назначениями задач, и узнать, сколько ресурсов использовались в течение жизненного цикла проекта. Представление "назначения ресурсов" предоставляет сведения на основе времени, которые можно использовать для планирования в будущем, например, когда ресурс был добавлен в группу, и когда их задачи были завершены, а также когда время их пикового времени было в течение проекта. В дополнение к просмотру фактических часов, затраченных на выполнение отдельных задач за определенный период времени, вы можете просматривать сведенные итоги для этапов или для всего проекта.
Эти сведения о работе с фактическими трудозатратами в идеале были бы предоставлены ресурсами с помощью отправленных расписаний, однако руководители проектов также могли ввести их.
-
На панели быстрого запуска выберите ресурсы.
-
Установите флажки рядом с именами ресурсов, чье Фактическое время вы хотите исследовать.
-
На вкладке ресурсы в группе Навигация нажмите кнопку назначения ресурсов.
Отобразится представление "Диаграмма Ганта" для назначений проекта каждого из выбранных ресурсов.
-
На вкладке задания в группе Отображение выберите повременные данные.
В представлении отображаются запланированные , фактическиеи сверхурочные часы для каждой задачи в проекте, сгруппированные по различным выбранным ресурсам. Повременная часть представления показывает количество часов за определенный период времени.
-
Чтобы просмотреть сводные данные за определенный период времени, в разделе с повременными данными рядом с именем проекта щелкните значения в полях сведенные и сверхурочные . Чтобы получить общие и сверхурочные часы для ресурса всего проекта, щелкните повременную часть представления и нажмите клавишу End, чтобы перейти к полю итогов .
Поиск дополнительных источников данных для исторических ресурсов
Вы можете просматривать отчеты о ресурсах и выученные уроки из предыдущего аналогичного проекта.
Просмотр отчетов
-
Чтобы просмотреть отчет "Обзор ресурсов" для завершенного проекта, на панели быстрого запуска выберите пункт отчеты.
-
На появившейся странице отчеты PWA выберите язык. В списке перечислены три образца отчетов.
-
Чтобы открыть отчет в Excel в Интернете, выберите Общие сведения о ресурсе.
Чтобы скачать его в систему хранения, щелкните всплывающее окно слева от имени отчета, а затем в строке меню выберите загрузить. Найдите в файловой системе расположение, в котором вы хотите сохранить отчет, и нажмите кнопку сохранить.
Просмотр выученных уроков
Если завершенный проект пройдет в рамках упражнения "изученные уроки", найдите сводный документ и ознакомьтесь со сведениями о типах ресурсов, наборах навыков, затратах и использовании. Оно может храниться в библиотеке документов для проекта.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт проекты.
-
В центре проектоввыберите имя проекта, для которого вы хотите открыть документ, в котором выучены уроки.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт документы. Откроется страница " документы " для проекта.
-
Найдите документ изученный уроки и выберите его, щелкнув подходящую подменю слева от имени файла. (Если вы выберете само имя файла, оно может открыть файл.)
-
В строке меню выберите загрузить.
-
Найдите в файловой системе расположение, в котором вы хотите сохранить документ, и нажмите кнопку сохранить.
Совет: Если вы не нашли файл, полученный от уроков, в библиотеке документов проекта, свяжитесь с руководителем проекта и диспетчером ресурсов, если это применимо. Сосмотрите их, чтобы узнать, какие возможности вы можете использовать в требованиях к ресурсам.
Разработка прогнозов ресурсов для предстоящих проектов путем создания универсальных ресурсов
После того как вы проанализируете прежние похожие проекты на предмет полезных сведений о ресурсах, вы можете разрабатывать прогнозы для будущих проектов и, возможно, для портфеля проектов в Организации. В ходе анализа создайте список типов ресурсов и их квалификационные наборы, в идеале, с помощью СДРес.
Затем в Project Web App для Project Online добавьте новый универсальный ресурс для каждого типа ресурса или названия задания, которые могут потребоваться в будущих проектах. Универсальный ресурс — это ресурс, который можно добавить в пул ресурсов Project Web App, который представляет название задания, набор уровней опыта, стоимость за час или на использование и уровни доступности.
Добавление универсального ресурса
Вы добавляете в группу универсальные ресурсы и назначаете ей задачи таким же образом, как и фактический ресурс. Разница заключается в том, что ресурс помечен как универсальный, а не как имя, например "Дарлене Санчез", имя ресурса — нечто вроде "сетевой инженер".
-
На панели быстрого запуска выберите ресурсы.
-
На вкладке ресурсы в группе ресурсы нажмите кнопку создать.
-
На странице Создание ресурсов в разделе тип установите флажок универсальное поле.
-
В поле Отображаемое имя введите общее функциональное имя ресурса. Например, вместо имени человека введите название или функцию, например дизайнер, Writerили разработчик.
-
Заполните другие поля, которые могут оказаться полезными для моделирования потребностей в ресурсах, а также связанные с ними расписания и затраты. Например, введите любые сведения, которые могут быть указаны для базового календаря: Стандартная ставка, ставка сверхурочных работ, Текущая максимальная. Единицы (%), а также поля "затраты" и " Использование ".
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Новый универсальный ресурс добавляется в центр ресурсов и теперь доступен для добавления в Project Teams.
Примечание: Универсальные ресурсы часто применяются к людям, но вы также можете определять общие ресурсы для оборудования и материальных ресурсов.
Моделирование предстоящего проекта с помощью универсальных ресурсов
В предстоящих проектах вы можете работать с руководителем проекта для создания команды с помощью набора универсальных ресурсов. Таким образом, при моделировании предстоящего проекта вы можете прогнозировать требования к ресурсам и затраты без искусственного выделения реальных ресурсов в проект, который пока еще не существует.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт проекты.
-
В центре проектоввыберите имя проекта, который вы собираетесь моделировать.
-
На вкладке проект в группе Навигация нажмите кнопку создать группу.
-
В левой таблице на странице, в которой содержится список пула ресурсов Project Online, установите флажок для универсального ресурса.
-
Между двумя таблицами нажмите кнопку Добавить.
-
На вкладке Группа в группе Группа выберите команду сохранить & закрыть.
Универсальный ресурс будет добавлен в группу текущего проекта. Теперь вы или руководитель проекта можете назначить задачи для этого универсального ресурса.
Замена универсальных ресурсов фактическими ресурсами
Если проект возвращает данные, которые можно получить от управляющих заинтересованных лиц, вы можете начисление реальных ресурсов, удовлетворяющих условию, и замена универсальных заполнителей ресурсов.
-
На панели быстрого запуска выберите ресурсы.
-
Установите флажок рядом с именем универсального ресурса, который вы хотите заменить.
-
На вкладке ресурсы в группе ресурсы нажмите кнопку изменить.
-
На странице " изменение ресурсов " в разделе " тип " снимите флажок " универсальный ".
-
В поле Отображаемое имя замените универсальное функциональное имя ресурса именем пользователя.
-
Заполните другие поля, для которых вы хотите получить информацию. Особый процент для планирования, использования и затрат — это СДРес, базовый календарь, самые ранние доступные, последние доступные, Стандартная ставка, ставка сверхурочных, Текущая максимальная. Единицы (%), а также поля "затраты" и " Использование ".
-
Нажмите кнопку Сохранить.
В любых проектах универсальный ресурс заменяется именем и данными нового фактического ресурса, как на странице Создание группы , так и в назначениях задач проекта.
Настройка стадии для будущего прогнозирования ресурсов
При исследовании исторических данных, если вы дисмайед, что определенные категории данных, связанных с ресурсами, не были записаны в прошлых проектах, вы можете приступить к установке этого права. В текущих и будущих проектах можно сделать следующее:
-
Должности, затраты, коды заданий и отделы вводятся на странице " изменение ресурсов " для каждого ресурса.
-
СДРес создается и периодически обновляется для всех наборов навыков и связывается со всеми ресурсами в центре ресурсов, который является пулом ресурсов Project Web App.
-
Участники групп обновляют календарный план проекта с учетом фактического количества часов из периодических расписаний.
-
Каждая команда проекта переходит к выполнению упражнений и отправляет итоговый документ в Project Web App библиотеку документов для проекта.
Если в вашей компании есть организация управления проектами или руководитель портфеля, эти рекомендации можно использовать в качестве стандартных для всех проектов. Вы также можете попросить администратора Project Online сделать поля ресурсов обязательными, а не необязательными.
См. также
Как использовать максимальное количество единиц для ресурсов?
Добавление ресурса в Project Web App
Образцы отчетов в Project Online
Какие средства создания отчетов можно использовать с данными Project?
