Работа с расписаниями — одна из основных задач участника группы в Project Online.
Как заполнить свое расписание?
-
На панели быстрого запуска нажмите кнопку Расписание.
Представление расписания состоит из двух сторон с разделителем между ними.
Слева выводятся ваши задачи, а также периоды временной нетрудоспособности и отпуска.
Справа вводится фактическое количество часов, затраченное на выполнение задач каждый день.
Советы:
-
Чтобы отобразить больше данных в одной из сторон представления, перетащите находящийся посередине разделитель.
-
-
-
Открыв представление расписания, можно выполнить ряд действий.
-
После ввода часов работы в расписание вам нужно отправить его на утверждение руководителю.
Откройте на ленте вкладку Расписание.
-
Последовательно щелкните элементы Отправить > Отправить окончательное расписание.
Совет: При выборе команды Отправить окончательное расписание оно становится заблокированным для редактирования. Если вы еще не готовы его отправить, выберите команду Отправить сведения о ходе выполнения для всех задач или Отправить данные о ходе выполнения выбранных задач.
Почему расписания важны?
Никто не любит заполнять расписания. Если вы работаете одновременно над множеством разных задач, может быть трудно определить, какая часть дня была потрачена на каждую из них. Кроме того, порой трудно отрабатывать установленное количество рабочих часов. Иногда у вас может возникнуть желание поработать подольше, а иногда — завершить работу раньше. И в том, и в другом случае вам вряд ли захочется привлекать внимание к своему рабочему графику.
Однако когда речь идет об управлении проектами, дело не в вашей трудовой дисциплине, хотя, конечно, это тоже важно. Но еще важнее, чтобы все задачи выполнялись вовремя и в рамках бюджета. А для этого нужно назначить достаточное количество сотрудников, чтобы они могли выполнить работу, не переутомляясь, и чтобы при этом организация потратила не больше денег, чем планировала.
С помощью расписаний руководители проектов определяют, сколько сотрудников нужно будет назначить для выполнения аналогичных задач в рамках будущих проектов. Ваш отдел кадров может использовать эти данные, чтобы гарантировать, что для выполнения тех или иных обязанностей выделено соответствующее число сотрудников. И, конечно же, расписания непосредственно определяют ваш заработок, если у вас почасовая оплата труда. Однако важно помнить, что ценность расписаний не только в этом. Если взглянуть более масштабно, они обеспечивают преимущества вашей организации в целом, улучшая планирование и повышая эффективность работы.
В конечном итоге эти преимущества заметите и вы, так как вам не придется выкладываться, работая сверхурочно, чтобы выполнить возложенные задачи вовремя. Руководитель вашего проекта будет иметь реалистичное представление о том, сколько времени и сотрудников нужно для выполнения той или иной работы, так что вы сможете, наконец, отдохнуть на выходных!
Как работают расписания в Project Online?
Периоды расписаний для организации настраиваются администратором, и вы на этот процесс не влияете. Например, расписания могут создаваться на каждую неделю.
Когда руководитель проекта назначает вам задачу, она включается в ваше расписание в тот период, на который она намечена в плане проекта.
Вы указываете фактические часы, которые затратили на выполнение каждой задачи в течение периода расписания, а затем отправляете его.
За каждым сотрудником в Project Online закрепляется управляющий расписаниями (иногда несколько). Им может быть руководитель проекта или другое лицо, например менеджер отдела кадров, отвечающий за управление трудовыми ресурсами в организации.
Ваш управляющий расписаниями получает отправленное вами расписание и проверяет его. Если все в порядке, ваше расписание утверждается. Если что-то в расписании управляющего не устраивает, он может отклонить его, добавив комментарий с указанием причины отклонения.
Если ваше расписание утверждено, указанное вами затраченное время идет в счет общего выполненного объема работы, а оставшийся объем работы уменьшается. Эти данные отражаются в общем плане проекта, так что руководитель проекта может точно отслеживать ход его выполнения.
СЛЕДУЮЩИЙ ЭТАП...
Ознакомьтесь со статьей Действие 3. Обновление хода выполнения задачи.
