Obiectiv de management de proiect: Adăugarea persoanelor și atribuirea lor la activități

Sfaturi pentru managementul proiectelor, înainte să începeți . . .

Dacă sunteți începător în managementul de proiect Dacă nu sunteți familiarizat cu managementul de proiect, se poate să vă dați seama că există mai multe aspecte de care să vă preocupați, nu numai adăugarea activităților, de exemplu: câte persoane să atribuiți, cum să țineți evidența perioadelor de concedii și a zilelor lor libere și cum și când să completați informații personale, cum ar fi numere de telefon, adrese de e-mail și informații despre salariu.

Iată sfaturile care vă ajută să începeți.

• Aflați ce tipuri de resurse puteți să atribuiți la activități    După ce strângeți informațiile de care aveți nevoie despre activitățile de proiect, identificați tipurile de resurse de care veți avea nevoie.

  • Resurse sub formă de persoane    Acestea sunt resursele la care ne gândim în mod normal că lucrează la activități. Managerii de proiect le numesc uneori resurse de lucru, spre deosebire de materiale și echipament.

  • Resurse de întreprindere    Aceste resurse sunt resurse de lucru gestionate și partajate într-o organizație. Resursele de întreprindere se utilizează cu Project Professional.

  • Resurse materiale    Aceste resurse includ computere sau utilaje utilizate pentru a duce la bun sfârșit lucrul la activități.

  • Resurse generice    Aceste resurse specifică cerințele de personal pentru activități, iar nu anumiți indivizi, cum ar fi tâmplari sau programatori.

• Luați în considerare modul în care numărul de resurse modifică duratele Atunci când amplasați mai multe resurse într-o activitate, vă așteptați ca durata unei activități să se scurteze. Totuși, în multe cazuri, adăugarea de persoane la o activitate poate avea un efect opus. Acesta poate adăuga costuri suplimentare, comunicații suplimentare și alte ineficiențe. De exemplu, designul pentru un nou pod cu taxă probabil că nu va fi mai rapid dacă dublați numărul de arhitecți din proiect. Project vă permite să controlați ce se întâmplă cu duratele activităților după ce adăugați la activități.

• Luați în considerare modul în care capacitățile unei persoane afectează duratele activităților Experiența unei persoane poate afecta direct durata activității. Vă puteți aștepta ca o persoană cu experiență de cinci ani să finalizeze o activitate în mai puțin timp decât o persoană cu doi ani.

Dacă sunteți manager de proiect cu un sezon Pe măsură ce proiectele devin mai complexe, se înmulțesc și aspectele de luat în considerare. Acum vă faceți griji în legătură cu utilizarea resurselor în alte departamente, angajarea de distribuitori, urmărirea activității a sute de persoane, generarea de rapoarte pentru directori și numeroase alte aspecte complexe la care nici măcar nu v-ați gândit. Din fericire, Microsoft Project are instrumentele expert de care aveți nevoie.

Iată câteva sfaturi care să vă îmbunătățească experiența.

• Revizuirea și rafinarea estimărilor de durată    Utilizați informațiile pe care le colectați despre proiectul curent și proiectele similare pentru a rafina estimările de durată. Acuratețea estimărilor dvs. pentru cerințele de resurse (și, în cele din urmă, costurile proiectului) depinde în mare măsură de acuratețea estimărilor de durată ale activității.

• Urmăriți progresul resurselor    Asigurați-vă că persoanele implicate în proiect trimit actualizări de stare a activității regulate. Vizualizările și rapoartele din Microsoft Project vă ajută să nu pierdeți din vedere ce face fiecare.

• Identificați problemele de supraalocare a resurselor    Project vă poate ajuta să identificați când persoanele lucrează la prea multe activități în același timp.

• Urmăriți referințele    Referințele vă oferă un instantaneu al proiectului dvs., astfel încât să comparați progresul curent cu ceea ce ați planificat la început.

• Distribuiți lucrul prin redistribuire    Când persoanele lucrează în prea multe activități simultan, Project poate ajusta atribuirile la un volum de muncă mai realist. Redistribuirea atribuirilor de resurse reprezintă o metodă de egalizare a sarcinilor.

• Exportați datele de proiect în Excel pentru analiză aprofundată Excel vă poate ajuta atunci când aveți nevoie de analize suplimentare ale informațiilor din Project. De exemplu, puteți să exportați informațiile despre activități și resurse în Excel pentru rapoarte de valoare obținută complexe și apoi să afișați informațiile utilizând diagrame sparkline pentru a vedea cum sunt utilizate costurile în raport cu volumul de lucru efectuat.
  
  
  
  Înzestrați-vă angajații cu noi competențe    Organizațiile mari investesc timp și bani pentru a-și instrui angajații și a le facilita obținerea unor competențe noi și posibilitatea de a lucra în medii diverse. Instruirea angajaților curenți poate fi o metodă rentabilă de a îmbunătăți performanța, în comparație cu angajarea de persoane noi.