Distribuirea unui raport

Ce intenționați?

• Trimiterea unui raport utilizând comanda E-mail

• Exportul unui raport într-un folder sau într-o bibliotecă de documente SharePoint

• Aflați despre crearea unui centru de raportare în SharePoint

Trimiterea unui raport utilizând comanda E-mail

Una dintre cele mai rapide modalități de a distribui un raport este utilizarea comenzii E-mail. Cu doar câteva clicuri de mouse, Access exportă raportul, apoi creează un mesaj nou de e-mail cu fișierul atașat.

1. În Panoul de navigare, selectați raportul pe care doriți să-l trimiteți.

2. Selectați Date externe > e-mail.

3. În caseta de dialog Trimitere obiect ca , selectați formatul de ieșire pe care doriți să-l utilizați, cum ar fi PDF, apoi faceți clic pe OK.

   Notă    Deși există o varietate de formate pe care le puteți selecta, luați în considerare utilizarea Portable Document Format (PDF), care a devenit un standard defacto, păstrează aspectul și formatul raportului Access original și are modalități predefinite de a particulariza paginile pentru vizualizare și imprimare. Pentru mai multe informații, consultați Instalarea Adobe Reader și Imprimare PDF.

   Access deschide un mesaj de e-mail nou în Outlook cu fișierul atașat.

4. Tastați adresele de e-mail ale destinatarilor în casetele Către și Cc , o descriere în caseta Subiect și un mesaj în zona de mesaj.

   Sfat    În mod implicit, fișierul pe care îl trimiteți utilizând această metodă nu este salvat pe computer. Dacă doriți să salvați o copie a fișierului pe computer, faceți clic dreapta pe atașare în caseta Atașat , apoi selectați Salvare ca.

5. Selectați Trimitere.

Notă    Pentru a automatiza procesul, puteți utiliza acțiunea de macrocomandă EMailDatabaseObject. De exemplu, puteți crea o macrocomandă cu o secvență de aceste acțiuni pentru a trimite rapoarte diferite unor utilizatori diferiți.

Începutul paginii

Exportul unui raport într-un folder sau într-o bibliotecă de documente SharePoint

1. În Panoul de navigare, selectați raportul pe care doriți să-l exportați.

2. Selectați Date externe > PDF sau XPS pentru a deschide caseta de dialog Publicare ca PDF sau XPS .

3. Alegeți una dintre următoarele:

   • Găsiți folderul utilizând panoul de navigare.

   • Găsiți site-ul SharePoint, făcând clic pe SharePoint în panoul de navigare sau introducând ADRESA URL a site-ului în caseta de adrese din partea de sus. De exemplu:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Pentru mai multe informații, consultați Descoperiți conținut cu pagina de pornire SharePoint.

4. În caseta Salvare cu tipul , asigurați-vă că este selectat tipul de fișier PDF .

5. Pentru a modifica numele implicit al raportului, tastați un nume nou de fișier în caseta Nume fișier .

6. Pentru a deschide raportul imediat după export, bifați caseta de selectare Deschidere fișier după publicare .

7. Sub Optimizare pentru, alegeți una dintre următoarele variante:

   • Pentru a optimiza raportul pentru un fișier mai mare, cu rezoluție mai mare (recomandat pentru imprimare), selectați Standard.

   • Pentru a optimiza raportul pentru un fișier mai mic, cu rezoluție joasă (recomandat pentru publicare online), selectați Dimensiune minimă.

8. Selectați Publicați. Access creează fișierul. Dacă ați ales ca Access să deschidă fișierul după publicare, Adobe Reader afișează fișierul.

9. Pentru a salva pașii operațiunii astfel încât să rulați și să planificați aceeași operațiune, faceți clic pe caseta de selectare Salvare pași de export :

   • Introduceți un nume și o descriere pentru pași.

   • Pentru a crea o activitate Outlook care planifică operațiunea de export la o dată viitoare, bifați caseta de selectare Create Activitate Outlook.

   Pentru mai multe informații, consultați Salvarea detaliilor unei operațiuni de import sau export ca specificație.

   Notă    O altă modalitate de a automatiza procesul este să utilizați acțiunea de macrocomandă ExportWithFormatting. De exemplu, puteți crea un nume de fișier semnificativ pe baza titlului raportului și a datei de export. Acest lucru îi ajută pe utilizatori să găsească raportul corect într-o bibliotecă SharePoint sau într-un folder din mai multe rapoarte. Pentru a face acest lucru, specificați următoarea expresie în argumentul Fișier de ieșire:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Unde RptQC5 este numele obiectului raportului, Auto_Header0 este secțiunea antet raport, iar proprietatea Legendă este titlul raportului.

Începutul paginii

Aflați despre crearea unui centru de raportare în SharePoint

Luați în considerare crearea unui centru de raportare dedicat într-o bibliotecă de documente SharePoint, astfel încât utilizatorii să poată găsi și vizualiza mai ușor rapoartele de care au nevoie. Prin adăugarea coloanelor, legarea la bibliotecă din Access și particularizarea bibliotecii de documente cu vizualizări, puteți oferi o experiență de primă clasă pentru utilizatorii dvs. Iată pașii de bază pe care îi puteți urma.

Create unei biblioteci de documente    O bibliotecă de documente este o locație sigură de fișier care simplifică colaborarea. Puteți adăuga coloane la o bibliotecă, cum ar fi categorii, persoane sau grupuri și coloane calculate, pe care le puteți utiliza apoi pentru a crea vizualizări și filtre.

Pentru mai multe informații, consultați Ce este o bibliotecă de documente?

Actualizarea coloanelor bibliotecii din Access    Prin legarea bibliotecii la Access, puteți actualiza coloanele din biblioteca de documente din Access pentru a-i ajuta pe utilizatori să găsească rapoartele dorite și să furnizeze informații suplimentare.

Pentru mai multe informații, consultați Importul, legarea sau mutarea datelor în SharePoint.

Create vizualizări sortate și filtrate    În loc să trimiteți raportul din Access prin e-mail, trimiteți un link la vizualizarea relevantă a bibliotecii de documente. De exemplu:

• Sortați vizualizarea în ordine ascendentă după coloana Modificat , astfel încât raportul cel mai curent să fie afișat primul. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea sortării pentru a modifica o vizualizare SharePoint.

• Dacă aveți o coloană Alegere în biblioteca numită JobFunction cu trei valori: Muncitor în linie, Foreman și Supraveghetor, creați vizualizări separate bazate pe o expresie filtru pentru fiecare rol de loc de muncă:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Atunci când trimiteți un link la vizualizarea Supervisor și utilizatorul face clic pe ea, vizualizarea ar afișa rapoarte specifice pentru supraveghetori. Pentru a obține un link la vizualizarea bibliotecă, afișați vizualizarea, apoi copiați URL-ul din bara de adrese.

• Dacă aveți o coloană persoană în biblioteca denumită OurEmployees, creați o vizualizare bazată pe o expresie de filtru care utilizează funcția Eu pentru a afișa doar rapoarte pentru utilizatorul curent:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Atunci când trimiteți un link la vizualizare și utilizatorul face clic pe aceasta, vizualizarea va afișa rapoartele specifice pentru acel utilizator.

Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea filtrării pentru a modifica o vizualizare SharePoint și Editarea unei vizualizări listă în SharePoint.

Conectarea părților web pe o pagină modernă   De asemenea, puteți crea o pagină modernă pentru a afișa un fișier pe baza a ceea ce selectează un utilizator într-o bibliotecă de documente, conectând o parte web Vizualizator fișiere la o parte web Bibliotecă de documente. Utilizatorii pot parcurge rapoartele pentru a-l găsi pe cel dorit.

Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea părților web pe paginile SharePoint și Conectarea părților web în SharePoint Online.

Valorificați Microsoft Flow    Puteți automatiza utilizarea și gestionarea bibliotecii utilizând un Microsoft Flow. De exemplu, puteți să împingeți notificări, să trimiteți mementouri zilnice, să creați o activitate planificatoare și să arhivați fișierele expirate într-un folder.

Pentru un element selectat din SharePoint, creați o activitate Planner cu un link la elementul SharePoint.

Pentru mai multe informații, consultați Create unui flux pentru o listă sau o bibliotecă în SharePoint Online sau OneDrive pentru business.

Începutul paginii