Crearea unei interogări de selectare simple

Avantajele utilizării unei interogări

O interogare vă permite:

• Să vizualizați date doar din câmpurile care vă interesează. Atunci când deschideți un tabel, vedeți toate câmpurile. O interogare este o modalitate utilă de a salva o selecție de câmpuri.

  Notă: O interogare doar indică spre date, dar nu le stochează. Când salvați o interogare, nu salvați o copie a datelor.

• Să combinați date din mai multe surse. Un tabel afișează, de obicei, doar datele pe care le stochează. O interogare vă permite să selectați și să alegeți câmpuri din diferite surse și să specificați modul în care informațiile trebuie combinate.

• Să utilizați expresii cu rol de câmpuri. De exemplu, puteți utiliza funcția Dată drept câmp sau puteți utiliza funcția Format cu un câmp pentru a controla modul în care datele din câmp sunt formatate în rezultatele interogării.

• Să vizualizați înregistrările care îndeplinesc criteriile pe care le specificați. Atunci când deschideți un tabel, vedeți toate înregistrările. O interogare este o modalitate utilă de a salva o selecție de înregistrări.

Pași de bază pentru a crea o interogare de selectare

Puteți crea o interogare de selectare utilizând Expertul interogare sau lucrând în Vizualizarea proiect. Unele elemente de proiectare nu sunt disponibile atunci când utilizați expertul, dar le puteți adăuga mai târziu, utilizând Vizualizarea proiect. Chiar dacă cele două metode sunt oarecum diferite unele de altele, pașii de bază sunt în esență aceiași:

1. Alegeți tabelele sau interogările pe care doriți să le utilizați ca surse de date.

2. Specificați câmpurile pe care doriți să le includeți din sursele de date.

3. Opțional, specificați criteriile pentru a limita înregistrările pe care le returnează interogarea.

După ce ați creat o interogare de selectare, o rulați pentru a vedea rezultatele. Pentru a rula o interogare de selectare, o deschideți în vizualizarea Foaie de date. Dacă salvați interogarea, o puteți reutiliza ori de câte ori aveți nevoie, de exemplu, ca sursă de date pentru un formular, un raport sau o altă interogare.

Înainte de a începe

Dacă utilizați câmpuri din sursele de date care nu sunt legate între ele, Expertul interogare vă întreabă dacă doriți să creați relații. Expertul deschide fereastra Relații pentru dvs., dar trebuie să reporniți expertul dacă editați vreo relație. Prin urmare, înainte de a rula expertul, ați putea să creați toate relațiile de care are nevoie interogarea.

Pentru mai multe informații despre crearea de relații între tabele, consultați articolul Ghid pentru relațiile între tabele.

Utilizarea Expertului interogare

1. Pe fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Expert interogare. 

   

2. În caseta de dialog Interogare nouă, faceți clic pe Expert interogare simplă, apoi faceți clic pe OK.

3. În continuare, adăugați câmpuri. Puteți adăuga până la 255 de câmpuri din maximum 32 de tabele sau interogări.

   Pentru fiecare câmp, efectuați acești doi pași:

   1. Sub Tabele/Interogări, faceți clic pe tabelul sau interogarea care conține câmpul.

   2. Sub Câmpuri disponibile, faceți dublu clic pe câmp pentru a-l adăuga în lista Câmpuri selectate. Dacă doriți să adăugați toate câmpurile la interogarea dvs., faceți clic pe butonul cu două săgeți spre dreapta (>>).

   3. Când ați adăugat toate câmpurile pe care le doriți, faceți clic pe Următorul.

      

4. Dacă nu ați adăugat câmpuri numerice (câmpuri care conțin date numerice), treceți mai departe la Pasul 9. Dacă ați adăugat câmpuri numerice, expertul vă întreabă dacă doriți ca interogarea să returneze detalii sau date de sinteză.

   Alegeți una dintre următoarele:

   1. Dacă doriți să vedeți înregistrările individuale, faceți clic pe Detaliu, apoi pe Următorul. Treceți la Pasul 9.

   2. Dacă doriți să vedeți date numerice de sinteză, cum ar fi mediile, faceți clic pe Rezumat, apoi pe Opțiuni sinteză.

      

5. În caseta de dialog Opțiuni sinteză, specificați ce câmpuri doriți să rezumați și cum doriți să sintetizați datele. Doar câmpurile numerice sunt listate.

   Pentru fiecare câmp numeric, alegeți una dintre următoarele funcții:

   1. Sum    Interogarea returnează suma tuturor valorilor din câmp.

   2. Avg    Interogarea returnează media valorilor din câmp.

   3. Min    Interogarea returnează cea mai mică valoare din câmp.

   4. Max    Interogarea returnează cea mai mare valoare din câmp.

   

6. Dacă doriți ca rezultatele interogării să includă numărul de înregistrări dintr-o sursă de date, bifați caseta de selectare corespunzătoare Contorizați înregistrările din numele sursei de date.

7. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Opțiuni sinteză.

8. Dacă nu ați adăugat un câmp dată/oră la interogare, treceți mai departe la Pasul 9. Dacă ați adăugat un câmp dată/oră la interogare, Expertul interogare vă întreabă cum doriți să grupați valorile de dată. De exemplu, să presupunem că ați adăugat un câmp numeric („Preț”) și un câmp dată/oră („Ora_tranzacției”) la interogarea dvs., apoi ați specificat în caseta de dialog Opțiuni sinteză că doriți să vedeți valoarea medie a câmpului numeric „Preț”. Deoarece ați inclus un câmp dată/oră, ați putea calcula valorile de sinteză pentru fiecare valoare dată/oră unică, pentru fiecare zi, pentru fiecare lună, pentru fiecare trimestru sau pentru fiecare an.

   

   Selectați perioada de timp pe care doriți s-o utilizați pentru a grupa valorile dată/oră, apoi faceți clic pe Următorul.

   Notă: În Vizualizarea proiect, puteți utiliza o expresie pentru a grupa după orice perioadă de timp pe care o doriți, dar expertul oferă doar aceste opțiuni.

9. Pe ultima pagină a expertului, oferiți un titlu interogării, specificați dacă doriți să deschideți sau să modificați interogarea, apoi faceți clic pe Terminare.

   Dacă alegeți să deschideți interogarea, aceasta afișează datele selectate în vizualizarea Foaie de date. Dacă alegeți să modificați interogarea, aceasta se deschide în Vizualizarea proiect.

Începutul paginii

Asocierile automate

Atunci când adăugați sursele de date, dacă acestea au deja relații definite între ele, relațiile respective sunt adăugate automat la interogare ca asocieri. Asocierile specifică modul în care ar trebui să fie combinate date din surse legate. Access creează automat o asociere între două tabele dacă acestea au câmpuri cu tipuri de date compatibile și un câmp este o cheie primară.

Se recomandă să ajustați asocierile create de Access. Access determină ce tip de asociere să creeze pe baza relației pe care o reprezintă asocierea. Dacă Access creează o asociere, dar nu există nicio relație definită, Access creează o unire internă.

Dacă Access creează automat asocierile corecte atunci când adăugați sursele de date, puteți trece mai departe la Pasul 3: Adăugați câmpuri de ieșire.

Utilizați aceeași sursă de date mai multe ori

În unele cazuri, doriți să asociați două copii ale aceluiași tabel sau ale aceleiași interogări, numite auto unire, care combină înregistrări din același tabel atunci când există valori corespondente în câmpurile asociate. De exemplu, să presupunem că aveți un tabel Angajați, în care câmpul RaporteazăCătre pentru înregistrarea fiecărui angajat afișează ID-ul managerului în loc de nume. Ați putea utiliza o asociere automată pentru a afișa, în schimb, numele managerului în înregistrarea fiecărui angajat.

Atunci când adăugați o sursă de date a doua oară, Access adaugă _1 la numele celei de-a doua apariții. De exemplu, dacă ați adăuga de două ori tabelul Angajați, a doua apariție s-ar numi Angajați_1.

Adăugarea unei asocieri

• Pentru a adăuga o asociere, glisați un câmp dintr-o sursă de date spre un câmp corespondent din altă sursă de date.

  Access afișează o linie între cele două câmpuri, pentru a arăta că s-a creat o asociere.

  

Modificarea unei asocieri

1. Faceți dublu clic pe asocierea pe care doriți s-o modificați.

   Apare caseta de dialog Proprietăți asociere.

   

2. În caseta de dialog Proprietăți asociere, revizuiți cele trei opțiuni.

3. Faceți clic pe opțiunea pe care doriți s-o utilizați, apoi faceți clic pe OK.

După ce asocierile sunt gata, adăugați câmpurile de ieșire - câmpurile care conțin datele pe care le doriți în rezultatele interogării.

Utilizați o expresie drept câmp de ieșire

Dacă doriți să efectuați calcule sau să utilizați o funcție pentru a produce rezultatul interogării, puteți utiliza o expresie drept câmp de ieșire. O expresie poate utiliza date din oricare dintre sursele de date ale interogării, precum și funcții, cum ar fi Format sau InStr, și poate conține, de asemenea, constante și operatori aritmetici.

1. Într-o coloană goală din grila de proiectare a interogării, faceți clic dreapta pe rândul Câmp, apoi faceți clic pe Zoom în meniul de comenzi rapide.

2. În caseta Zoom, tastați sau lipiți expresia. Prefațați expresia cu numele pe care doriți să-l utilizați pentru rezultatul acesteia, urmat de o virgulă. De exemplu, dacă doriți ca expresia să fie etichetată cu „Ultima actualizare”, începeți expresia cu Ultima actualizare:.

   Notă: Puteți face diverse lucruri utilizând expresii. O explicație detaliată a expresiilor nu face obiectul acestui articol. Pentru mai multe informații despre crearea unei expresii, consultați articolul Generarea unei expresii.

Specificarea criteriilor pentru un câmp rezultat

1. În grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii din câmpul ce are valori pe care doriți să le limitați, tastați o expresie pe care trebuie s-o satisfacă valorile câmpului pentru a fi incluse în rezultate. De exemplu, dacă doriți să limitați o interogare la înregistrările în care valoarea câmpului Localitate este Sinaia, tastați Sinaia în rândul Criterii de sub acel câmp.

   Pentru mai multe exemple de criterii de interogare pentru diferite tipuri de date, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

2. Specificați orice criterii alternative în rândul Sau, sub rândul Criterii.

   Dacă specificați criterii alternative, o valoare de câmp poate satisface oricare dintre criteriile listate și poate fi inclusă în rezultatul interogării.

Criterii cu câmpuri multiple

Puteți utiliza și criterii cu mai multe câmpuri. Când faceți acest lucru, toate criteriile dintr-un anumit rând Criterii ori Sau trebuie să fie adevărate pentru ca înregistrarea să fie inclusă.

Specificați criteriile utilizând un câmp pe care nu doriți să-l generați

Puteți să adăugați un câmp la proiectarea interogării și să nu includeți datele câmpului în rezultatul acesteia. Faceți acest lucru dacă doriți să utilizați valorile câmpului pentru a limita rezultatele interogării, dar nu doriți să vedeți valorile câmpului.

1. Adăugați câmpul în grila de proiectare.

2. Debifați caseta de selectare din rândul Afișare pentru câmp.

3. Specificați criterii la fel ca pentru un câmp rezultat.