Atașarea fișierelor și graficelor la înregistrările din baza de date

Atașări și reguli de proiectare pentru baza de date

În mod implicit, fiecare câmp dintr-o bază de date relațională conține numai un fragment de date. De exemplu, dacă un câmp adresă ar include mai multe adrese, găsirea lor ar fi dificilă, dacă nu imposibilă. Așadar, la prima vedere, atașările par să încalce regulile de proiectare a bazelor de date, deoarece puteți atașa mai multe fișiere - mai multe porțiuni de date - la un câmp. Cu toate acestea, atașările nu încalcă regulile de proiectare, deoarece pe măsură ce atașați fișiere la o înregistrare, Access creează unul sau mai multe tabele de sistem și le utilizează în culise pentru normalizarea datelor. Nu puteți să vizualizați aceste tabele sau să lucrați cu ele.

Pentru informații despre vizualizarea altor tabele de sistem, consultați articolul Utilizarea Panoului de navigare. Pentru informații proiectarea bazelor de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Moduri în care se pot utiliza fișierele atașate

Rețineți aceste principii generale în timp ce lucrați cu fișierele atașate:

• Puteți atașa fișiere numai la bazele de date pe care le creați în Access și care utilizează formatul de fișier .accdb. Nu puteți partaja atașări între o bază de date Access (.accdb) și o bază de date în formatul de fișier mai vechi (.mdb).

• Trebuie să creați un câmp într-un tabel și să setați acel câmp la tipul de date Atașări. După ce setați tipul de date la Atașări, nu-l mai puteți modifica.

• Aveți posibilitatea să stocați mai multe fișiere într-o singură înregistrare. De exemplu, aveți posibilitatea să stocați imagini și fișiere create cu programe de procesare de text și programe de foi de calcul.

• Puteți atașa maximum doi gigabyți de date (dimensiunea maximă pentru o bază de date Access ). Fișierele individuale nu pot să depășească dimensiunea de 256 megaocteți.

• Utilizați caseta de dialog Atașări pentru a adăuga, edita și gestiona atașările. Aveți posibilitatea să deschideți caseta de dialog direct din câmpul de atașare dintr-un tabel făcând dublu clic pe câmp. Dacă doriți să gestionați atașările dintr-un formular sau să vizualizați atașările dintr-un raport, adăugați controlul de atașare la raport sau formular, apoi legați controlul la câmpul atașare al tabelului subiacent.

• În mod implicit, controlul atașare redă imaginile și afișează pictograma de program care corespunde altor tipuri de fișiere. De exemplu, să presupunem că aveți o fotografie, un curriculum vitae și un desen Visio atașate la o înregistrare. Când defilați prin atașări, controlul redă imaginea și afișează pictogramele de program pentru document și desen.

• Când deschideți caseta de dialog Atașări dintr-un tabel sau un formular, puteți să adăugați, să eliminați, să editați și să salvați fișierele atașate. Când deschideți caseta de dialog Atașări dintr-un raport, puteți salva fișierele atașate doar în altă locație.

• Access va comprima fișierele atașate în afara cazului în care acele fișiere sunt de tip comprimat. De exemplu, fișierele JPEG sunt comprimate de programul care le-a creat, de aceea Access nu le comprimă.

• Dacă programul care a fost utilizat pentru a crea fișierul atașat a fost instalat pe computerul dvs., aveți posibilitatea să deschideți și să editați fișierele atașate în acel program.

• Aveți posibilitatea să salvați fișierele atașate în locații de pe unitatea de hard disk sau din rețea. Apoi, editați atașările și asigurați-vă că sunteți de acord cu modificările înainte să le salvați în baza de date.

• Atașările pot fi manipulate prin programare.

Pașii din următoarele secțiuni explică modul în care se pot adăuga și gestiona atașările.

Începutul paginii

Adăugarea unui câmp atașare în vizualizarea Foaie de date

1. Cu tabelul deschis în Vizualizarea foaie de date, faceți clic pe prima coloană necompletată disponibilă. Pentru a găsi o coloană necompletată, căutați cuvintele Adăugare câmp nou în antetul coloanelor.

2. Pe fila Câmpuri tabel, în grupul Formatare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă Tip de date, apoi faceți clic pe Atașare.

   Access setează tipul de date pentru câmp la Atașare și plasează o pictogramă în rândul antet al câmpului. Următoarea ilustrație afișează un câmp nou Atașare. Rețineți pictograma agrafei de hârtie din rândul antet al câmpului. În mod implicit, nu aveți posibilitatea să introduceți text în rândul antet din câmpurile Atașare.

   

3. Salvați modificările.

   Rețineți că nu puteți efectua conversia câmpului nou la alt tip de date, dar puteți șterge câmpul dacă credeți că ați făcut o greșeală.

Adăugarea unui câmp atașare în vizualizarea Proiectare

1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

2. În coloana Nume câmp, selectați un rând necompletat și introduceți un nume pentru câmpul Atașare.

3. În același rând, sub Tip de date, faceți clic pe Atașare.

4. Salvați modificările.

   Rețineți că nu puteți efectua conversia câmpului nou la alt tip de date, dar puteți șterge câmpul dacă credeți că ați făcut o greșeală.

5. În fila Proiectare, în grupul Vizualizări, faceți clic pe săgeata de sub butonul Vizualizare, apoi pe Vizualizare Foaie de date pentru a deschide tabelul pentru utilizare.

   

   -sau-

   Faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document pentru tabelul nou, apoi faceți clic pe Vizualizare foaie de date în meniul de comenzi rapide.

   - sau -

   În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel, apoi faceți clic pe Deschidere în meniul de comenzi rapide.

6. Treceți la pașii următori.

Începutul paginii

Adăugați o atașare la un tabel

1. Cu tabelul care conține câmpul atașare deschis în vizualizarea Foaie de date, faceți dublu clic pe câmpul atașare.

   Se afișează caseta de dialog Atașări. Următoarea ilustrație prezintă caseta de dialog.

   

2. Faceți clic pe Adăugare. Se afișează caseta de dialog Alegere fișier.

3. Utilizați lista Privire în pentru a răsfoi la fișierul sau fișierele pe care doriți să le adăugați la înregistrare, selectați fișierul sau fișierele, apoi faceți clic pe Deschidere.

   Aveți posibilitatea să selectați mai multe fișiere de orice tip de date acceptat. Pentru o listă de tipuri de date acceptate, consultați Referințe despre atașări mai jos în acest articol.

4. În caseta de dialog Atașări, faceți clic pe OK pentru a adăuga fișierele la tabel.

   Access adaugă fișierele în câmp și incrementează numărul care indică atașările în mod corespunzător. Următoarea cifră arată un câmp cu două imagini atașate:

   

5. Repetați acești pași pentru a adăuga fișierele de care aveți nevoie la câmpul curent sau la câmpurile din tabelul dvs.

Deschiderea câmpurilor atașate dintr-un tabel

1. Cu tabelul deschis în vizualizarea Foaie de date, faceți dublu clic pe celulă în câmpul atașare.

2. În caseta de dialog Atașare, faceți dublu clic pe fișierul pe care doriți să-l deschideți.

   –sau–

   Selectați fișierul și faceți clic pe Deschidere.

   Programul asociat cu fișierul pornește și deschide fișierul atașat: fișierele Excel se deschid în Excel etc.

   Este posibil ca anumite imagini să se deschidă în Microsoft Windows Picture. Dacă doriți să faceți mai mult decât să vizualizați imaginea, puteți să faceți clic dreapta pe imagine, apoi să faceți clic pe Editare. Se va porni programul utilizat pentru crearea fișierului, dacă este instalat pe computer.

Salvarea modificărilor efectuate într-un fișier atașat

1. Utilizați după cum este necesar programul părinte pentru a edita fișierul dvs.

2. Salvați toate modificările aduse fișierului și închideți programul părinte. Rețineți că, de fiecare dată când modificați un fișier atașat, modificările sunt salvate în folderul internet temporar de pe unitatea de hard disk. Consultați notele de la sfârșitul acestei secțiuni pentru mai multe informații despre acel folder.

3. Pentru a salva definitiv modificările, reveniți la Access și, în caseta de dialog Atașări , faceți clic pe OK.

   Va apărea un mesaj asemănător cu următorul:

   

4. Faceți clic Da pentru a salva modificările.

   Notă: Atunci când deschideți un fișier atașat în programul său părinte pentru vizualizare sau editare, Access amplasează o copie temporară a fișierului într-un folder temporar. Dacă modificați fișierul și salvați modificările din programul părinte, Access salvează modificările în copia temporară. Când reveniți la Access și faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Atașări , Access vă solicită să salvați din nou fișierul atașat. Faceți clic pe Da pentru a scrie fișierul modificat în baza de date sau pe Nu pentru a lăsa fișierul neatins în baza de date.

Începutul paginii

Adăugarea controlului atașare la un formular sau raport

Pașii din această secțiune vă arată cum să adăugați controlul atașare la un formular sau raport, apoi să legați controlul la un câmp Atașare dintr-un tabel subiacent. Urmați aceiași pași atunci când adăugați controlul atașare la un formular sau la un raport. Înainte de a începe, rețineți că cel puțin unul dintre tabelele din baza de date trebuie să aibă un câmp atașare. Pentru informații despre adăugarea unui câmp atașare, consultați Adăugarea unui câmp atașare la un tabel , anterior în acest articol.

Deoarece proiectarea formularelor și a rapoartelor poate fi un proces complex, pașii din aceste secțiuni presupun că aveți deja o bază de date cu cel puțin un tabel și un formular sau un raport. Pentru informații despre crearea de tabele, formulare sau rapoarte, consultați următoarele articole:

• Crearea unui tabel și adăugarea de câmpuri

• Crearea unui formular utilizând instrumentul Formular

• Crearea unui raport simplu

Gestionarea atașărilor utilizând un formular

După ce adăugați un control atașare la un formular, aveți posibilitatea să adăugați, editați, eliminați și să salvați fișierele atașate direct din acel formular. Când o înregistrare conține mai multe atașări, aveți posibilitatea și să defilați în fișiere atașate, lucru care nu este posibil când se lucrează cu un tabel.

Salvarea unei singure atașări

1. În caseta de dialog Atașări, faceți clic pe Salvare ca.

   Se afișează caseta de dialog Salvare atașare.

2. Utilizați lista Salvare în pentru a răsfoi pentru a stabili o locație nouă pentru fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

Salvarea tuturor atașărilor

1. În caseta de dialog Atașări, faceți clic pe Salvare totală.

   Se afișează caseta de dialog Salvare atașări.

2. Utilizați lista Privire în pentru a răsfoi pentru a stabili o locație nouă pentru fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii

Eliminarea unei atașări

1. Faceți dublu clic pe câmpul atașare din tabel pentru a deschide caseta de dialog Atașări.

   –sau–

   În formularul dvs. (în vizualizarea Aspect sau Formular), răsfoiți la înregistrarea care conține atașarea pe care doriți să o eliminați, apoi faceți clic pe butonul Vizualizare atașare în Minibara de instrumente pentru a deschide caseta de dialog.

2. În caseta de dialog Atașări, selectați fișierul pe care doriți să-l ștergeți, apoi faceți clic pe Eliminare.

Începutul paginii

Deschiderea unui tabel, formular sau raport din Panoul de navigare

1. Apăsați F11.

   Notă: Dacă Panoul de navigare este închis, apăsarea tastei F11 deschide și plasează focalizarea în panou. Dacă panoul este deschis, apăsarea tastei F11 în închide. Trebuie să apăsați F11 din nou pentru a deschide panoul și a muta focalizarea pe el.

2. Utilizați tastele SĂGEATĂ SUS și SĂGEATĂ JOS pentru a selecta tabelul, formularul sau raportul pe care doriți să îl deschideți.

3. Apăsați ENTER pentru a deschide obiectul selectat.

   Dacă deschideți un tabel, Access plasează cursorul în primul câmp din tabel. Dacă deschideți un formular sau un raport, Access plasează focalizarea în primul câmp.

Vizualizați atașările din tabele

1. Utilizați după cum este necesar tastele săgeată pentru a muta cursorul în câmpul atașare dorit.

2. Apăsați BARA DE SPAȚIU.

   Se afișează caseta de dialog Atașări.

3. Apăsați tasta TAB pentru a vă deplasa între butoanele din caseta de dialog și a vă deplasa de la butoane la lista de fișiere de sub Atașări.

   Notă: Înregistrările pot conține mai multe atașări. Dacă doriți să selectați o atașare dintr-o listă de două sau mai multe fișiere, apăsați tasta TAB pentru a vă deplasa la lista de fișiere, apoi utilizați tastele săgeată pentru a selecta fișierul dorit. Apoi, apăsați tasta TAB pentru a reveni la butoane și selectați acțiunea dorită.

4. Când selectați fișierul și butonul dorit, apăsați ENTER.

5. Când ați terminat, apăsați tasta TAB sau utilizați tastele SĂGEATĂ JOS și SĂGEATĂ SUS pentru a selecta OK, apoi apăsați ENTER.

Defilarea în atașările dintr-un raport sau formular

Acești pași se aplică doar dacă aveți o tastatură Microsoft Natural Keyboard și o înregistrare conține mai multe atașări.

1. Apăsați tasta TAB pentru a deplasa focalizarea la controlul atașare. În mod implicit, Access evidențiază controlul și eticheta asociată cu controlul, dacă există eticheta.

2. Apăsați tasta Application.

   Apare un meniu de comenzi rapide.

3. Apăsați tasta TAB sau utilizați tastele săgeată pentru a selecta Înainte sau Înapoi, apoi apăsați ENTER.

4. Repetați pasul doi pentru a defila în fișierele atașate.

Deschiderea casetei de dialog Atașări dintr-un formular sau raport

Acești pași se aplică doar dacă aveți o tastatură Microsoft Natural Keyboard.

1. Apăsați tasta TAB pentru a deplasa focalizarea la controlul atașare. În mod implicit, Access evidențiază controlul și eticheta asociată cu controlul, dacă există eticheta.

2. Apăsați tasta Application.

   Apare un meniu de comenzi rapide.

3. Apăsați tasta TAB sau utilizați tastele săgeată pentru a selecta Vizualizare atașări, apoi apăsați ENTER.

   Se afișează caseta de dialog Atașări.

4. Apăsați tasta TAB pentru a vă deplasa între butoanele din caseta de dialog și a vă deplasa de la butoane la lista de fișiere de sub Atașări (faceți dublu clic pentru a edita).

   Înregistrările pot conține mai multe atașări. Dacă doriți să selectați o atașare dintr-o listă de două sau mai multe fișiere, apăsați tasta TAB pentru a vă deplasa la lista de fișiere, apoi utilizați tastele săgeată pentru a selecta fișierul dorit. Apoi, apăsați tasta TAB pentru a reveni la butoane și selectați acțiunea dorită.

5. Când selectați fișierul și butonul dorit, apăsați ENTER.

6. Când ați terminat, apăsați tasta TAB sau utilizați tastele săgeată pentru a selecta OK, apoi apăsați ENTER.

Începutul paginii

Formate de fișiere imagine acceptate

Access acceptă următoarele formate de fișier în mod natural, adică nu este necesar software suplimentar pentru a fi redate de controlul atașare.

BMP (Bitmap Windows)

RLE (Run Length Encoded Bitmap)

DIB (Bitmap independent de dispozitiv)

GIF (Graphics Interchange Format)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

ICON, ICO (Pictogramă)

WMF (Metafișier Windows)

EMF (Metafișier extins)

Formate acceptate pentru documente și alte fișiere

Ca regulă, se poate atașa orice fișier care a fost creat cu un program Microsoft Office. De asemenea, puteți atașa fișiere jurnal (.log), fișiere text (.text, .txt) și fișiere comprimate .zip.

Convenții de denumire a fișierelor

Numele fișierelor atașate pot conține orice caracter Unicode acceptat de sistemul de fișiere NTFS utilizat în Microsoft Windows. În plus, numele fișierelor trebuie să respecte următoarele reguli:

• Numele nu trebuie să depășească 255 de caractere, incluzând extensiile de nume de fișier.

• Numele nu pot conține următoarele caractere: semne de întrebare (?), ghilimele ("), bare oblice sau bare oblice inverse (/ \), paranteze drepte deschise sau închise (< >), asteriscuri (*), bare verticale sau linii verticale (|), caractere punct și virgulă (:) sau semne de paragraf (¶).

Tipuri de fișiere pe care Access le comprimă

Atunci când atașați oricare dintre următoarele tipuri de fișiere la o bază de date, Access le comprimă dacă nu sunt comprimate deja în mod nativ.

Formate de fișier blocate

Access blochează următoarele tipuri de fișiere atașate. Momentan, nu puteți debloca tipurile de fișiere listate aici.

Atașarea fișierelor la înregistrări prin programare

Access expune interfețele de programare și de modelare a obiectelor pentru atașarea fișierelor la înregistrări prin programare, utilizând cod VBA (Visual Basic for Applications). Pentru informații despre atașarea fișierelor prin programare, consultați articolele LoadFromFileși SaveToFile.

Începutul paginii