Cu cât trimiteți și primiți mai multe mesaje de e-mail, cu atat mai mare poate crește cutia poștală Outlook. Deschiderea și căutarea în cutiile poștale mari poate dura mai mult, iar mulți furnizori de e-mail, inclusiv Microsoft 365, limitează dimensiunea maximă a cutiei poștale. Dacă primiți un mesaj care vă anunță că a depășit limita de dimensiune a cutiei poștale, ștergerea mesajelor și folderelor vă poate ajuta, dar dacă stocați informațiile într-un fișier de date Outlook (.pst) sau într-un fișier de date Outlook offline (.ost), este posibil ca fișierul de date să nu se micșoreze automat.
Notă: dacă utilizați un cont POP, toate informațiile contului de e-mail, inclusiv folderele, mesajele de e-mail, persoanele de contact, calendarul și informațiile despre activități sunt stocate într-un fișier de date Outlook (.pst). Dacă utilizați un cont Microsoft 365, Exchange, IMAP sau Outlook.com, o copie a cutiei poștale este stocată într-un fișier de date Outlook offline (.ost).
Pentru a reduce dimensiunea fișierului de date Outlook (.pst) sau a fișierului de date Outlook offline (.ost), puteți compacta manual fișierul de date. Selectați versiunea dvs. de Outlook de mai jos pentru a vedea instrucțiuni despre cum să reduceți dimensiunea unui fișier .pst sau .ost.
Există mai multe modalități de a reduce dimensiunea cutiei poștale.
Puteți utiliza instrumentul Curățare cutie poștală pentru a vizualiza dimensiunea cutiei poștale și a folderelor individuale. De asemenea, acest instrument vă poate ajuta să căutați mesaje mai vechi sau foarte mari pe care poate doriți să le ștergeți sau să le mutați într-un fișier de date Outlook (.pst).
Adesea, cauza unei cutii poștale mari este un folder mare Elemente șterse. Instrumentul oferă un buton pentru a vizualiza dimensiunea folderului Elemente șterse și a goli folderul Elemente șterse.
Ocazional, Outlook va stoca elemente în conflict într-un folder numit Conflicte. Conflictele apar atunci când o copie a unui element stocat pe serverul de e-mail nu este sincronizată cu o copie a unui element stocată pe computerul local. Instrumentul Curățare cutie poștală poate șterge aceste conflicte pentru dvs.
Rulați instrumentul Curățare cutie poștală
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Instrumente > Curățare cutie poștală.
-
Selectați Vizualizare dimensiune cutie poștală, Găsire elemente mai vechi de, Găsire elemente mai mari decât, Vizualizare dimensiune elemente șterse, Golire folder Elemente șterse , Vizualizare dimensiune conflicte sau Conflicte necompletate pentru a efectua activitatea dorită.
Utilizați Curățare conversație pentru a elimina mesajele redundante
Într-un fir lung de e-mail, există adesea numeroase mesaje care conțin toate informațiile identice cu mesajele anterioare. Curățare conversație poate elimina automat acele mesaje redundante. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea Curățare conversație pentru a șterge mesajele redundante.
Căutarea mesajelor mari
Puteți căuta toate mesajele mai mari de o anumită dimensiune din caseta Căutare din Outlook. Faceți clic în caseta Căutare și tastați: dimensiunemesaj:>5 mb. Acest lucru va găsi toate mesajele mai mari de 5 MB. Puteți să ștergeți unele dintre aceste mesaje sau pe toate sau să le mutați în alt fișier de date Outlook (.pst). Pentru mai multe informații despre mutarea elementelor, consultați Mutarea sau copierea unui mesaj între foldere.
Dacă ștergeți elemente dintr-un fișier de date Outlook (.pst) sau dintr-un fișier de date Outlook offline (.ost), Outlook compactează automat fișierul în fundal în timpul inactivității, atunci când nu utilizați computerul, dar Outlook rulează în continuare.
Notă: Outlook compactează fișierul doar dacă există mai mult de 20% din "spațiul alb" (spațiu neutilizat) în fișier.
De asemenea, puteți utiliza următorii pași pentru a începe manual procesul de compactare imediat, proces care poate dura câteva minute.
-
Ștergeți toate elementele pe care nu doriți să le păstrați și goliți folderul Elemente șterse .
-
Faceți clic pe Setări cont > fișier > Setări cont.
-
Pe fila Fișiere de date , faceți clic pe fișierul de date pe care doriți să-l compactați, apoi faceți clic pe Setări.Notă: dacă utilizați un cont de e-mail Exchange sau Outlook.com, trebuie să faceți clic în plus pe fila Complex > Setări fișier de date Outlook.
-
În caseta de dialog Fișier de date Outlook, faceți clic pe Compactare acum , apoi faceți clic pe OK.
Notă: Nu trebuie să ieșiți din Outlook după ce compactați un fișier de date Outlook.
