Acest articol furnizează o prezentare generală a unor concepte cheie legate de lucrul cu noile caracteristici de metadate gestionate din SharePoint Server. Acesta prezintă modul în care noile caracteristici de metadate gestionate oferă suport pentru implementarea taxonomiilor formale prin intermediul termenilor gestionați. De asemenea, explică modul în care funcționează etichetele sociale și legătura lor cu caracteristicile de metadate gestionate, cum ar fi termenii gestionați și cuvintele cheie de întreprindere.
În acest articol
Caracteristici de metadate gestionate
Noile caracteristici de metadate gestionate din SharePoint Server sunt activate de o nouă aplicație Serviciu metadate gestionate care oferă suport pentru două lucruri cheie:
-
Publicarea tipurilor de conținut Partajarea tipurilor de conținut între colecții de site-uri și aplicații web. Pentru mai multe informații despre publicarea tipurilor de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut.
-
Taxonomie Crearea și gestionarea colecțiilor ierarhice de termeni gestionați central (numite seturi de termeni) care pot fi utilizate ca atribute pentru elementele din site-SharePoint gestionate. Aceste seturi de termeni pot fi partajate între colecții de site-uri și aplicații web. Seturile de termeni pot fi create și gestionate printr-o caracteristică numită Instrument gestionare depozit termeni.
Termeni și concepte cheie
Există mai mulți termeni și concepte cheie care sunt utile pentru a înțelege lucrul cu diferite caracteristici de metadate din SharePoint Server. Înțelegerea acestor concepte vă va ajuta să înțelegeți informațiile conceptuale explicate ulterior în acest articol și în alte articole despre caracteristicile metadatelor gestionate.
Taxonomie
Taxonomia este o clasificare ierarhică a cuvintelor, etichetelor sau termenilor care sunt organizați în grupuri în funcție de asemănările acestora. Taxonomia poate fi definită și gestionată central de una sau mai multe persoane. Clasificare industrială standard internațională (ISIC), care a fost dezvoltată de Națiunile Unite, este un exemplu faimos de taxonomie industrială utilizată pentru clasificarea datelor economice. Taxonomiile sunt utile deoarece furnizează o structură logică, ierarhică a metadatelor care pot fi utilizate pentru a clasifica informațiile în mod unitar.
Folksonomy
O omonomie este clasificarea rezultată atunci când utilizatorii site-ului web aplică în colaborare cuvinte, etichete sau termeni conținutului de pe un site. Dacă ați văzut vreodată un nor de etichete pe un site web, atunci ați văzut o vizualizare a unei persoane. Figura de mai jos afișează o parte web Nor etichetă pe un SharePoint site. O abordare bazată pe folksonomy a metadatelor poate fi utilă, deoarece atinge cunoștințele și expertiza utilizatorilor site-ului și creatorilor de conținut și permite ca clasificarea conținutului să evolueze odată cu nevoile și interesele în schimbare ale utilizatorilor de afaceri.
Set de termeni
Un set de termeni este un grup de termeni referitori.
În funcție de locul unde este creat un set de termeni, domeniul său poate fi local sau global:
-
Seturile de termeni locali sunt create în cadrul unei colecții de site-uri și sunt disponibile pentru utilizare (și vizibile) doar pentru utilizatorii colecției de site-uri. De exemplu, dacă adăugați o coloană de metadate gestionate la o listă sau la o bibliotecă și creați un nou set de termeni pentru această coloană, atunci setul de termeni este local pentru colecția de site-uri care conține această listă sau bibliotecă.
-
Seturile globale de termeni sunt disponibile pentru utilizare în toate site-urile care se abonează la o anumită aplicație Serviciu metadate gestionate.
Seturile de termeni pot fi configurate să fie închise, ceea ce înseamnă că utilizatorii nu pot adăuga termeni noi la ele atunci când introduc o valoare pentru o coloană care este mapată la setul de termeni. Sau pot fi configurați pentru a fi deschideți, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot adăuga termeni noi la setul de termeni atunci când actualizează valoarea pentru o coloană care este mapată la setul de termeni.
Termen
Un termen este un element individual dintr-un set de termeni și este un anumit cuvânt sau o expresie care poate fi asociat cu un element de pe un site SharePoint Server site. Un termen are un ID unic și poate avea mai multe etichete text diferite (sinonime). Dacă lucrați pe un site multilingv, acesta poate avea etichete și în limbi diferite.
Există două tipuri de termeni:
Termeni gestionați
Termenii gestionați sunt de obicei pre-definiți și organizați într-un termen ierarhic setat de un administrator depozit de termeni sau de altă persoană cu permisiuni pentru lucrul cu metadate gestionate.
Cuvinte cheie de întreprindere
Un cuvânt cheie de întreprindere este un cuvânt cheie sau o expresie care se adaugă la elementele de pe SharePoint site. Cuvintele cheie de întreprindere sunt organizate într-un set de termeni unic, neafișat, din Instrumentul de gestionare depozit de termeni, numit set de Cuvinte cheie. Deoarece utilizatorii pot adăuga de obicei orice cuvânt sau expresie la un element ca cuvânt cheie, cuvintele cheie de întreprindere pot fi utilizate pentru etichetarea în stil de omonomie. Administratorii depozitului de termeni sau alte persoane care au permisiunea de a gestiona metadate pot alege să mute cuvinte cheie în afara setului de termeni Cuvinte cheie și într-un anumit set de termeni gestionați, moment în care cuvintele cheie vor deveni disponibile în contextul unui anumit set de termeni. Administratorii depozitului de termeni pot alege, de asemenea, să închidă setul de Cuvinte cheie, astfel încât utilizatorii să nu poată remite cuvinte cheie noi și să fie limitați la utilizarea cuvintelor cheie existente.
Grupare
Grupurile definesc limitele de securitate. Un grup este un set de seturi de termeni care îndeplinesc cerințe de securitate comune. Numai utilizatorii care sunt desemnați colaboratori la un anumit grup pot gestiona seturi de termeni care aparțin grupului sau pot crea seturi noi de termeni în cadrul său. Organizațiile trebuie să creeze grupuri unice pentru seturi de termeni care vor avea acces unic sau necesități de securitate.
Instrument gestionare depozit de termeni
Instrumentul gestionare depozit termeni este instrumentul pe care taxonomii, administratorii sau alte persoane care gestionează taxonomii îl pot utiliza pentru a crea, a importa și a gestiona seturi de termeni și termenii din acestea. Instrumentul Gestionare depozit termeni afișează toate seturile de termeni globali și toate seturile de termeni locali disponibili pentru colecția de site-uri din care accesați Instrumentul gestionare depozit termeni.
Coloana Metadate gestionate
Coloana Metadate gestionate este un tip nou de coloană care poate fi adăugat în liste sau biblioteci, astfel încât utilizatorii site-ului sau proprietarii de conținut să poată selecta valori dintr-un anumit set de termeni gestionați și să le aplice la conținut. O coloană de metadate gestionate poate fi configurată pentru a mapa la un set de termeni existent sau puteți să creați un nou set de termeni special pentru coloană. Dacă creați un set nou de termeni special pentru o coloană De metadate gestionate, acel set de termeni va fi un set de termeni local, disponibil doar pentru utilizare în colecția de site-uri în care a fost creat.
Coloana Cuvinte cheie întreprindere
Coloana Cuvinte cheie întreprindere este o coloană pe care o puteți adăuga la tipuri de conținut, liste sau biblioteci, pentru a le permite utilizatorilor să etichetați elementele cu cuvinte sau expresii pe care le aleg. Este o coloană cu mai multe valori în mod implicit. Atunci când utilizatorii tastezi un cuvânt sau o expresie în coloană, acestea sunt prezentate cu sugestii de tastare, care pot include elemente din ambele seturi de termeni gestionați și din setul de termeni Cuvinte cheie. Utilizatorii pot selecta o valoare existentă sau pot introduce ceva nou (dacă setul de termeni Cuvinte cheie a fost configurat pentru a fi deschis pentru adăugirile de utilizator).
Etichete sociale
Etichetele sociale sunt cuvinte sau expresii pe care utilizatorii site-ului le pot aplica conținutului de pe un site SharePoint, pentru a-i ajuta să clasifice informațiile în moduri semnificative pentru ei. Etichetele sociale pot fi aplicate și adreselor URL din afara unui site SharePoint site. Etichetele sociale acceptă etichetarea bazată pe web. O etichetă socială este compusă din indicatori spre trei tipuri de informații:
-
o identitate de utilizator
-
an item URL
-
un termen
Aceste indicatori sunt stocate în Magazinul de etichetare socială care face parte din aplicația Serviciu profil utilizator. Din punct de vedere tehnic, etichetele sociale nu fac parte din caracteristicile de metadate gestionate din SharePoint Server, dar se conectează la caracteristicile de metadate gestionate în două moduri importante care ajută la susținerea utilizării unitare a metadatelor într-o organizație. Termenul parte a unei etichete sociale indică spre un termen din setul Cuvinte cheie din Depozit termeni pentru una dintre aplicațiile Serviciu metadate gestionate la care este conectat un site.
De exemplu, atunci când creați o etichetă socială nouă, aveți opțiunea de a selecta din termenii existenți, care pot include termeni gestionați, precum și cuvinte cheie întreprindere. Dacă selectați unul dintre acești termeni existenți, eticheta socială conține un indicator spre acel termen. Dacă optați să nu selectați un termen existent și creați un termen care nu a mai fost utilizat înainte, se creează un cuvânt cheie nou pentru acesta în setul de termeni Cuvinte cheie din Depozit termeni și noua etichetă socială indică acest termen.
Astfel, cuvintele cheie utilizate în etichetele sociale sunt adăugate în setul de termeni Cuvinte cheie vizibil în Instrumentul gestionare depozit termeni (dacă nu există deja acolo) și pot fi gestionate de administratorii depozitului de termeni. În plus, atunci când utilizatorii aplică cuvinte cheie de întreprindere sau termeni gestionați la conținut, actualizând fie un Cuvinte cheie de întreprindere, fie o coloană Metadate gestionate, etichetele sociale pot fi create automat, astfel încât acești termeni să fie vizibili ca etichete în fluxul de știri, în nori de etichete sau în profilurile Site-ul meu. Proprietarii de liste sau biblioteci pot activa sau dezactiva publicarea metadatelor prin actualizarea metadatelor și cuvintelor cheie de întreprindere de Setări pentru o listă sau o bibliotecă.
Atunci când adăugați o etichetă socială la un element, puteți specifica dacă doriți să faceți identitatea dvs. și url-ul elementului privat, dar termenul, stocat în Depozit termeni, este întotdeauna public.
Etichetarea socială este utilă, deoarece le permite utilizatorilor site-ului să îmbunătățească capacitatea de descoperire a conținutului și a informațiilor de pe un site.
Pentru mai multe informații despre implicațiile de confidențialitate și securitate ale etichetarei sociale, consultați Implicațiile legate de confidențialitate și securitate ale etichetarei sociale.
Etichetare
În sensul cel mai generic, etichetarea se poate referi pur și simplu la faptul că aplicați metadate la un element, indiferent dacă este vorba de metadate gestionate sau de o etichetă socială. În acest articol, verbul "etichetă" este utilizată în acest sens și nu este restricționat la etichete sociale.
Metadata scenarios: from taxonomies to folksonomies
Caracteristicile de gestionare a metadatelor SharePoint Server acceptă o serie de abordări pentru gestionarea și utilizarea metadatelor. Imagine această zonă ca un tip de continuum. La un capăt al acestui continuum, există taxonomii, care sunt grupuri ierarhice formale, gestionate central, de termeni. La celălalt capăt al acestei zone, există folksonomii,care sunt clasificările în colaborare rezultate atunci când persoanele aplică etichetele liber la conținut.
SharePoint Server se acceptă atât extremele acestui continuum, cât și punctele de-a lungul parcursului. La un capăt al continuumului, puteți implementa taxonomii formale prin termeni gestionați și seturi de termeni. La celălalt capăt, există suport pentru cuvintele cheie de întreprindere și etichetarea socială, ambele fiind în posibilitatea ca utilizatorii site-ului să etichetați conținutul cu cuvinte cheie alese de ei.
Între aceste extreme, puteți aplica grade flexibile de structură și control la metadate și puteți ajusta domeniul la care aplicați acest control alegând să fie global în toate site-urile sau local, la anumite site-uri. De exemplu, aveți posibilitatea de a configura ca seturile de termeni să fie închise sau deschise pentru contribuțiile utilizatorilor. Puteți alege să utilizați cuvintele cheie de întreprindere și etichetarea socială împreună cu termenii gestionați, sau nu. SharePoint Server permit organizațiilor să combine avantajele taxonomiilor formale, gestionate, cu avantajele dinamice ale etichetarei sociale în moduri particularizate.
Diagrama următoare ilustrează modul în care diferite tipuri de soluții SharePoint pot necesita abordări diferite la metadate, pe baza unor probleme de afaceri.
Avantajele metadatelor gestionate
Există mai multe avantaje pentru utilizarea metadatelor gestionate în site-urile din organizație:
Utilizarea unitară a metadatelor Caracteristicile de metadate gestionate din SharePoint Server vă permit să aplicați grade de control ajustabile la metadatele adăugate la conținut. Cu seturile de termeni și termenii gestionați, puteți stabili controlul asupra tipurilor de termeni disponibili pentru a fi adăugați la conținut și puteți controla cine poate adăuga termeni noi. De asemenea, puteți limita utilizarea cuvintelor cheie de întreprindere la o anumită listă de cuvinte cheie, configurând termenul Cuvinte cheie setat ca fiind închis.
Atunci când aceeași termeni se utilizează în mod unitar pe toate site-urile, este mai ușor să construiți procese robuste sau soluții care se bazează pe metadate. În plus, experiența de utilizator în lucrul cu metadate pe site-uri, în liste și biblioteci, precum și în programele client Office îi înlesnească pe utilizatorii site-ului să aplice metadate unitare la conținutul lor.
Descoperire îmbunătățită a conținutului Atunci când conținutul din site-urile dintr-o organizație are metadate consistente, este mai ușor să găsiți și să accesați informații de afaceri și date utilizând căutarea. Noile caracteristici de căutare, cum ar fi panoul de rafinare, care se afișează în partea stângă a paginii cu rezultatele căutării, le permit utilizatorilor să filtreze rezultatele căutării pe baza metadatelor.
În plus, puteți să configurați navigarea în metadate pentru liste și biblioteci, pentru a le permite utilizatorilor să creeze vizualizări dinamice ale informațiilor pe baza unor câmpuri de metadate specifice. Utilizatorii pot să navigheze în biblioteci după folder sau după pivotul de metadate și pot rafina apoi rezultatele utilizând filtre de cheie suplimentare.
Flexibilitate crescută Caracteristicile de metadate gestionate îi înlesnează pe administratorii depozitului de termeni (sau altor persoane care au permisiunea de a actualiza metadatele gestionate) să păstreze și să adapteze metadatele pe măsură ce necesitățile de afaceri evoluează. Puteți să actualizați cu ușurință un set de termeni din instrumentul Gestionare depozit termeni, iar termenii noi sau actualizați vor deveni automat disponibili pentru utilizare oriunde este disponibilă o coloană de metadate gestionate asociată cu acel set de termeni. În cazul în care îmbinați mai mulți termeni într-un singur termen, conținutul etichetat cu acești termeni se actualizează automat pentru a reflecta această modificare. Puteți specifica mai multe sinonime (sau etichete) pentru termeni individuali. Dacă site-ul este multilingv, puteți specifica și etichete multilingve pentru termeni individuali.
Gestionarea metadatelor
Planificarea și configurarea metadatelor gestionate
Este posibil ca organizația dvs. să doresc să se implice în grad de planificare înainte de a începe să utilizați caracteristicile de metadate gestionate. Gradul de planificare necesar este mai mult sau mai puțin proporțional cu gradul de formalitate și de control pe care doriți să le impuneți metadatelor.
Dacă doriți să le permiteți utilizatorilor să vă dezvolte taxonomia, atunci puteți pur și simplu să spuneți utilizatorilor să adauge cuvinte cheie la elemente și apoi să le organizați în seturi de termeni, după cum este necesar.
Dacă organizația dvs. dorește să utilizeze seturi de termeni gestionați pentru a implementa taxonomii formali predefiniti, participanții direct interesați cu interese personale în structura taxonomiei trebuie să colaboreze pentru a planifica și a dezvolta seturile de termeni și termenii care trebuie utilizați. Pentru mai multe informații despre acest proces de planificare, consultați Planificarea termenilor și seturilor de termeni. Pentru mai multe informații despre configurarea unei aplicații Serviciu metadate gestionate, consultați Administrarea metadatelor gestionate.
După ce participanții direct interesați din organizație convin asupra seturilor de termeni necesari, puteți utiliza Instrumentul gestionare depozit termeni pentru a importa sau a crea seturi de termeni și pentru a gestiona și a păstra seturile de termeni pe măsură ce utilizatorii încep să lucreze cu metadatele. Dacă a fost configurată o aplicație Serviciu metadate gestionate pentru aplicația dvs. web și sunteți administrator al colecției de site-uri sau administrator de depozit de termeni desemnat, puteți să accesați Instrumentul gestionare depozit termeni făcând clic pe site Setări în meniul Acțiuni site, apoi pe Gestionare depozit termeni sub Administrare site.
Crearea și gestionarea seturilor de termeni
Instrumentul Gestionare depozit termeni oferă un control arboresc pe care îl puteți utiliza pentru a efectua majoritatea activităților. Rolul dvs. de utilizator pentru acest instrument determină ce activități puteți efectua. Pentru a lucra în Instrumentul gestionare depozit termeni, trebuie să fiți administrator de fermă, administrator depozit de termeni sau o persoană care a fost desemnată manager de grup sau colaborator pentru seturi de termeni. Pentru informații detaliate despre aceste roluri, consultați Rolurile de metadate gestionate.
Pentru a lua măsuri asupra unui element din ierarhie, indicați spre numele aplicației Serviciu metadate gestionate, către un grup, un set de termeni sau un termen pe care doriți să-l modificați, faceți clic pe săgeata care apare, apoi utilizați meniul pentru a selecta acțiunile dorite.
De exemplu:
Dacă sunteți administrator depozit de termeni, puteți să creați sau să ștergeți grupuri dintr-o aplicație Serviciu de metadate gestionate.
Dacă sunteți administrator depozit de termeni sau manager de grup, puteți să creați, să importați sau să ștergeți seturi de termeni dintr-un grup. Colaboratorii setului de termeni pot crea seturi de termeni noi.
Dacă sunteți administrator depozit de termeni, manager de grup sau colaborator, puteți să creați sau să reutilizați termeni dintr-un set de termeni, precum și să copiați, să mutați sau să ștergeți un set de termeni selectat.
Dacă sunteți administrator depozit de termeni, manager de grup sau colaborator, puteți crea o copie, reutiliza, îmbina, perima, muta sau șterge termeni individuali dintr-un set de termeni.
La fiecare nivel al ierarhiei, aveți posibilitatea să configurați proprietăți specifice pentru un grup, un set de termeni sau un termen utilizând panoul Proprietăți care se afișează în partea dreaptă a controlului arboresc Depozit termeni.
De exemplu, dacă configurați un set de termeni, puteți utiliza panoul Proprietăți pentru a specifica detalii, cum ar fi Nume, Descriere, Proprietar, Persoană de contact și Participanți direct interesați. Puteți specifica dacă doriți ca un set de termeni să fie deschis sau închis pentru remiterile noi de la utilizatori. De asemenea, puteți specifica dacă doriți ca termenul setat să fie disponibil pentru etichetare. Dacă alegeți să faceți indisponibil un set de termeni pentru etichetare, acesta nu va fi vizibil pentru majoritatea utilizatorilor. De exemplu, dacă un set de termeni este încă în curs de dezvoltare, puteți alege să faceți indisponibil pentru etichetare.
Aplicarea metadatelor
Etichetarea conținutului cu termenii gestionați
Dacă o coloană de metadate gestionate a fost adăugată la un tip de conținut, la o listă sau la o bibliotecă, proprietarii de conținut pot eticheta conținutul cu termeni gestionați dintr-un anumit set de termeni, editând proprietățile pentru un element de listă sau bibliotecă, apoi actualizând câmpurile relevante din formularul Editare proprietăți pentru element sau document. Coloanele De metadate gestionate sunt ușor de identificat, deoarece afișează o pictogramă de etichete care poate fi utilizată pentru a lansa caseta de dialog selectare a termenilor.
Puteți utiliza selectorul de termeni pentru a selecta un termen din ierarhia unui set de termeni. Acest lucru este util dacă nu sunteți familiarizat cu termenii care pot fi disponibili. Dacă un set de termeni a fost configurat să fie deschis și coloana de metadate gestionate pentru acesta permite valori de completare, este posibil să aveți opțiunea de a adăuga un termen nou la un set de termeni. Sau este posibil să aveți pur și simplu opțiunea de a trimite feedback persoanei de contact desemnate pentru setul de termeni.
Atunci când puteți începe să tastați termenul dorit, termenii disponibili vă sunt sugerați automat pe baza a ceea ce începeți să tastați și îl puteți selecta pe cel dorit. Este posibil să vedeți informații între paranteze drepte după termenul care indică numele și ierarhia setului de termeni pentru termen. Acest lucru vă poate ajuta să alegeți dintre termenii similari.
Dacă se sugerează termeni dublați sau similari, este posibil, de asemenea, să vedeți un text descriptiv pe care administratorul depozitului de termeni l-a configurat pentru termen pentru a-i ajuta pe utilizatori să facă selecțiile corespunzătoare.
Etichetarea conținutului cu cuvinte cheie de întreprindere
Dacă a fost adăugată o coloană Cuvinte cheie întreprindere la un tip de conținut, o listă sau o bibliotecă, proprietarii de conținut (sau orice persoană cu permisiuni de Contribuire pentru listă sau bibliotecă) pot eticheta conținutul cu termeni gestionați disponibili sau cuvinte cheie disponibile, editând proprietățile pentru un element din listă sau bibliotecă și tastând cuvintele cheie pe care le doresc în câmpul Cuvinte cheie întreprindere. Dacă există un termen potrivit sau similar, va fi sugerat și îl puteți selecta. Sau puteți adăuga un cuvânt cheie nou, dacă setul de termeni Cuvinte cheie a configurat să fie deschis pentru noii termeni. Câmpul Cuvinte cheie întreprindere are mai multe valori, deci puteți adăuga mai multe cuvinte cheie la un element.
Etichetarea conținutului cu etichete sociale
Dacă a fost activată caracteristica de etichetare socială, puteți eticheta conținut pe un site SharePoint site pe care îl găsiți relevant sau interesant. Pentru a eticheta o pagină, puteți utiliza pictograma etichetă care se afișează în partea de sus a paginii.
Pentru a eticheta documente sau elemente de listă, puteți utiliza comanda etichetă care se afișează pe fila Bibliotecăsau Listă din panglică.
Atunci când începeți să tastați eticheta sau etichetele pe care doriți să le aplicați, puteți să selectați dintre cuvintele cheie sau termenii gestionați existenți sau să adăugați cuvinte cheie noi dacă setul de termeni Cuvinte cheie este deschis.
De asemenea, aveți opțiunea de a eticheta conținutul pe site-urile externe, cum ar fi alte site-uri de intranet sau de internet, adăugând instrumentul SharePoint Etichete și note în browser. Pentru mai multe informații despre etichetarea site-urilor externe, consultați Noțiuni de bază cu Site-ul meu.
Pentru mai multe informații despre caracteristicile de etichetare socială, consultați Utilizarea etichetelor și notelor pentru a partaja informații cu subiectele colegilor.
